Сергей Дубовик: Десять правил работы с почтой и файлами для экономии времени и сокращения ошибок

Сергей Дубовик

Мы ежедневно получаем, отправляем, сохраняем создаем огромное количество файлов. Чтобы сэкономить время себе и коллегам привожу несколько простых правил, которые существенно сократят количество ошибок, неточностей, недопониманий, лишних вопросов, и позволят сократить время всем сотрудникам и нашим партнерам.

1. Отправляемое письмо обязательно должно иметь заполненное поле «Тема». В теме письма указывается, про что ваше письмо так, чтобы, просматривая в почте перечень писем от одного человека, по теме письма можно было найти нужное.

2. При ответе на письмо меняйте тему. Именно «письмо-ответ» и информацию, которая содержится в «письме-ответе», труднее всего найти.

3. Если письмо отправляется нескольким людям, часть из которых получает письмо «для ознакомления» или «для контроля»:

- В поле «Кому» указываются только тот (те), кому письмо адресовано напрямую, т.е. тот (те), кто должен что-то сделать, дать ответ, предоставить информацию.

- В поле «Копия» указываются все остальные.

- Текст письма начинайте с имен (имени) тех (того), к кому письмо обращено в первую очередь. Это дополнительно укажет им (ему), что от них (него) требуется.

4. Письмо, отправляемое человеку, должно обязательно содержать информацию, что вы от него хотите. Т.е. в письме необходимо указывать, что получатель должен сделать.

Письмо, в котором есть только вложенный файл и подпись, означает, что «ты просил у меня файл, вот он». Ответ, отправленный на письмо, содержащий одно слово – это просто обратная связь «Я тебя услышал».

Еще, раз. Человек, получивший письмо, должен не понять, а прочитать, что ему сделать. Например:

· Дать информацию к такому сроку

· Написать ответ

· Высказать свое мнение

· Поручить выполнить

· Сделать конкретную вещь

· Посчитать и дать ответ

5. Давайте всегда обратную связь на письмо с запросом. Письмо, оставленное без ответа – проигнорированное письмо.

· Не могу сегодня. Давай завтра

· Хорошо. Сделаю.

· Чего ты конкретно хочешь?

· Зачем мне это?

· и т.д.

Обратите внимание. Ответ «Ок» может быть расценен получателем, как полное согласие со всем, что было им написано в письме к вам. Именно этот смысл вы вкладывали в свой ответ? Если да, тогда все нормально. Если нет, не пишите «Ок».

6. Если отправляете письмо с «подвалом» (все, что ниже вашей подписи) в котором содержится еще несколько писем от других людей, это означает, что содержащаяся там информация важна получателю. Если, она не имеет отношения к вашему письму, «подвал» нужно удалить.

Если все же вы ссылаетесь на информацию в «подвале», укажите «Смотри ниже».

7. Если хотите задать несколько вопросов, пронумеруйте их. В противном случае можете получить ответ не на все заданные вопросы.

8. Если отправляете новую версию файла или текста письма, взамен недавно отправленного, простое указание «Предыдущее письмо удалите» может избавить от большого числа ошибок.

Несколько простых правил по работе с файлами

9. Созданные вами файлы, особенно таблицы и расчеты, которыми будут пользоваться другие сотрудники компании или, тем более, клиенты и партнеры, должны быть им понятны с первого прочтения.

· Делайте понятные для других шапки таблиц, чтобы можно было однозначно определить, что в этом столбце.

· Потратьте 1 минуту на создание комментария к столбцу или таблице, чтобы не тратить час на дополнительные пояснения впоследствии.

· Если вы делаете файл на основе другого - удаляйте или скрывайте не относящуюся к делу информацию.

· Будьте предельно понятны в отображении информации. Например, если хотите, чтобы получатель (пользователь) файла что-то сделал или заполнил в таблице, лучше всего выделить эти области (например, желтым), и прямо так и написать – «заполните выделенные желтым ячейки.

Посмотрите на файл, глазами получателя (который видит его впервые). Вам все будет понятно в этом случае?

10. Все создаваемые вами файлы должны называться так, чтобы через неделю, месяц и т.д. можно было понять, что внутри этого файла содержится.

Если файлы со схожим содержанием формируются и обрабатываются регулярно, в названии должна присутствовать дата составления. В принципе, дату в названии файла желательно использовать как можно чаще.

Если файлы со схожим названием получает один человек от вас и кого-то еще (например, еженедельный отчет), в названии файла должна быть ваша фамилия или название отдела.

Файл назван правильно, если о том, что находится у него внутри, можно судить не глядя на название папки (папок) в которых он лежит.

Файл назван правильно, если получив его по электронной почте, вы сможете через 3 месяца только по названию определить, что там внутри.

Важно, чтобы название файла было максимально близко к заглавию документа. Нельзя называть файл «Регламент» если заглавие документа «Инструкция к правилам реализации геотекстиля».

Если вы получили какой-либо файл от клиентов, коллег, партнеров – ОБЯЗАТЕЛЬНО сохраните его в папках общего доступа именно в соответствии с п.10.

Все вышесказанное относится и к названиям папок.

 

Название файла

Комментарий

Ужасно

«Прайс», «Форма», «09.jpg» и т.д.

Какой из тысячи используемых нами прайсов?, что за форма? что за картинка? Т.е. мы используем тысячу аналогичных файлов и документов – эти какие?

Плохо

«Бланк заявки», «Адреса объектов», «Акция в рассрочку»

Какой заявки? каких объектов? акция какого месяца? Скорее всего, можно понять о чем идет речь, глядя на то, в какой папке (папках) лежат эти файлы. Но далеко не всегда.

Нормально

«Отделка черновая пример», «План развития отдела (1 к)», «Проектная Декларация», «Разрешение на строительство № 78-15054.2с-2006 от 14.02.2008 продленное»

Глядя на то, в какой папке лежит файл, мы поймем, что внутри. Но, как только мы отправим этот файл по почте или перенесем в другую папку – автоматически название файла теряет однозначный смысл.

Хорошо

«Геотекстиль – области применения 2», «Альбом применения пены ноябрь 2010»

Предельно понятно. Но в первом случае – почему два, и чем отличается от «один»? Во втором есть даже дата, но не понятно чего.

Отлично

«Прайс-лист Урса 16.11.10», «Петрофомевроблок – технические характеристики 010611»

С вероятностью 99% пользователь поймет, что внутри, не открывая для этого файл. И что очень важно – есть даты, т.е. в любой момент времени можно оценить, насколько актуальна информация,


Еще раз:

Заполняйте поле «Тема» в письмах и пишите, что получателю нужно сделать. Давайте обратную связь, подумайте, зачем в вашем письме «подвал», пронумеруйте свои вопросы.

Посмотрите на таблицу (название столбцов, строк, расчетные данные) глазами человека, который ее ранее никогда не видел. Ему все будет понятно?

Файл назван правильно, если не глядя на название папки (папок) в которых он лежит, или даже через 3 месяца после получения его по электронной почте, можно абсолютно точно определить, что внутри.

Называйте файл максимально похоже на заглавие документа.

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Консультант, Москва

Сергей, спасибо за очень полезную статью! Казалось бы всё элементарно - но как помогает, если следовать этим простым правилам. Вы очень просто, лаконично и доходчиво объяснили основы офисной культуры, культуры делопроизводства и работы с документами. Считаю что каждый начинающий офисный клерк, прежде навыков работы с оргтехникой и ПК, должен изучать такие вещи. Это то что реально может увеличивать или уменьшать производительность труда в офисе если не в разы, то на многие десятки процентов.

С удовольствием обнаружил что я в общем все правила, перечисленные Вами, соблюдаю. В свою очередь скажу, что я пришёл к тому чтобы хранить файлы, не используя слишком разветвлённую систему директорий и поддиректорий, чтобы не приходилось много переходить. Чтобы я мог очень чётко представлять, в каком файле у меня то что мне нужно, я стараюсь все основные данные указывать в наименовании файла. Для этого наименование у меня строится так: ''Фамилия автора (или кому, или от кого)_Название темы документа_Дата''. Причём название темы может быть и длинным, лишь бы отражало суть документа. А дату я обычно пишу в формате ''Месяц Год'', в таком представлении как мне кажется это быстрее всего считывается глазами и осознаётся.

Это казалось бы всё мелочи - но из этих и таких же мелочей складывается высокая производительность, и в итоге конкурентное преимущество. А на отсутствие комментариев не огорчайтесь - просто это не та тема, на которую можно долго и ''умно'' высказываться, а это любимое занятие втыкателей нашего сообщества:)

Нач. отдела, зам. руководителя, Москва

На мой взгляд, банальная статейка. Каждый образованный человек следует правилам переписки, даже начинающий клерк. А вот четко и лаконично излагать свои мысли может далеко не каждый. Поэтому иной раз и не понимаешь, что хотят от тебя в письме.

Предлагаю еще 10 правил работы с почтой, а именно по защите от спама:

Две вещи являются наиболее опасными для среднестатистического пользователя Интернет:

СПАМ
Вирусы
В первом случае вы подвергаетесь массовым рассылкам рекламного характера — каждый день вы будете получать до нескольких десятков (а то и больше) писем с предложениями купить совершенно не нужный вам товар, увеличить член с помощью таблеток, заработать сто миллионов долларов в месяц, работая по три часа в день, или что ещё интереснее заплатить денег за то, что вашу рекламу разошлют точно так же.

Во втором случае ваш собственный компьютер будет использоваться для рассылки СПАМа, массированных сетевых атак (естественно без вашего ведома). Так же вы рискуете потерять ваш красивый номер ICQ, номера кредитных карточек, почтовые аккаунты, пароли от кошельков систем интернет-оплат. У вас есть что-нибудь ещё? Это вы тоже потеряете. Вирус с вашего компьютера будет разослан всем вашим друзьям, информация о адресах e-mail находится в вашей книге контактов или в списке контактов ICQ.

Если Вы не хотите чтобы всё это с Вами произошло — необходимо придерживаться некоторых правил, которые вы должны хорошо усвоить.

Защита от СПАМа — дело не простое. Очень сложно оградить себя от этой гадости, но осложнить жизнь СПАМерам можно постараться.

Правило первое — внимательно относитесь к файлам, пришедшим вам по почте
Особенно следует придерживаться этого правила тем, кто не знает что такое программы Registry Monitor, Process Explorer и зачем они нужны.

Если вы без предупреждения получили по почте письмо с вложенным файлом — не торопитесь открывать его. Даже если в поле «обратный адрес» значится Ваш хороший знакомый — это не значит что письмо было отправлено с этого адреса, или что письмо было сознательно отправлено вашим знакомым. Если вы чувствуете себя не уверенно — вы должны попробовать связаться с отправителем (по телефону, ICQ или тому же e-mail) и переспросить его: «Привет Димочка, а что это за файлик ты мне прислал?» Если вы получите ответ, из которого следует, что Димочка или Васенька прислал Вам свою фотографию — можете открывать письмо. Если же окажется что Димочка письма Вам не слал — значит, Димочке пора проверить свой компьютер на наличие вирусов. А письмо сотрите. И из «корзины» тоже.

Что делать, если отправитель недоступен, а что за файл пришел узнать нужно? Ну, во первых опять таки, попробуйте попросить кого-нибудь более опытного помочь вам разобраться что это за файл. Если нет — попробуем разобраться сами: Сохраните файл на диск, куда-нибудь в отдельную папочку. Главная наша задача — не открывать (не запускать — не кликать на нём два раза, не нажимать на нём Enter) файлы с «потенциально опасными» расширениями (тип файла, обычно три буквы после имени файла и точки, например EXE у файла iLoveYou.exe). К таким расширениям обычно относят: exe, com, pif, vbs, vsh, lnk, url, bat, cmd (это запускаемые файлы, и файлы-скрипты которые после открытия могут навредить вам). Как проверить какое у файла расширение? Многие «правильные» почтовые программы (например TheBat!) сразу сообщают пользователю о типе файла (видно в окошке где находятся прикреплённые файлы письма), кроме того при двойном клике на файле (в TheBat!, не на диске вашего компьютера!) «почтовик» сообщает настоящее расширение файла, и ещё раз спрашивает уверены ли вы в том, что хотите открыть файл.
Если ничего подобного у вас нет, и вы уже сохранили файл на диск не запуская его — перейдите к папке с файлом, кликните на нём правой кнопкой мыши, выберите в выпавшем меню пункт «свойства». Если на открывшейся панели (для Windows XP) Вы увидите в поле «тип файла» значение «Application» (приложение) — лучше оставить такой файл до выяснения обстоятельств. Так же для таких файлов обычно в окне свойств присутствует вкладка «совместимость» (которая нужно только приложениям).
Хочу так же обратить Ваше внимание на то, что внешность может быть обманчива. Файл имеющий иконку .doc файла — совсем может не быть файлом документа MS WORD, а файл (иконка) выглядящий как «картинка JPG» — может быть на самом деле запускаемой программой. Всегда смотрите на расширение. Поэтому советую открыть Пуск / Настройка / Панель управления / Свойства папки / вкладка «Вид» / убрать галку с ячейки «Скрывать расширения с зарегистрированных типов файлов».

Правило распространяется не только на файлы пришедшие по почте, это же относится к файлам присланным по ICQ, IRC и посредством других сетей.

Правило второе — не реагируйте на пришедшие вам письма рекламного характера (СПАМ)
Если Вы получили рекламное письмо — просто удалите его. Вы не должны на него отвечать — в лучшем случае его никто не прочитает (так как обратный адрес обычно поддельный) в худшем случае — вы покажете, что Ваш почтовый адрес «жив» и на него можно слать много рекламы.

Правило третье — не «отписывайтесь» от рассылок.
Многие СПАМ-письма содержат подпись, в которой говорится, что «если Вы не хотите больше получать от нас рекламу — вы должны пойти по такой-то ссылке и отписаться». Это провокация, никогда не нажимайте ссылок в СПАМ-письмах. Суть даже не в том что вы сделаете лишний «хост» на счётчике «раскручиваемого» сайта. Вся опасность заключается в самой ссылке — такая ссылка может выглядеть примерно так:
http://server.com/subscr.php?lamer_id=12345 , где 12345 это номер соответствующий Вашему почтовому адресу, и перейдя по такой ссылке вы опять-таки подтвердите что ваш почтовый адрес «жив и всегда готов принять СПАМ».

Правило четвёртое — не оставляйте свой e-mail адрес где попало.
Если где-либо при регистрации Вас просят указать Ваш e-mail — дважды подумайте, стоит ли это делать. Если вы не уверены что это надёжный сервер, и список зарегистрированных пользователей не будет передан СПАМерам — только тогда оставляйте свой настоящий адрес. (к «надёжным» серверам можно отнести крупные Интернет сервисы, старые проверенные форумы).
Что делать, если зарегистрироваться всё же нужно, а адрес оставлять боязно? Тут есть два варианта: 1 — заведите себе дополнительный почтовый ящик, специально для подобных регистраций. 2 — используйте сервис ipmouse.com. Суть этого сервиса проста — при регистрации вы указываете почтовый адрес user_name@ipmouse.com, (вместо user_name подставляете любой удобный Вам логин) регистрируетесь, затем идёте на сайт ipmouse.com, вводите Ваш логин (пароль не требуется) и видите там письмо, которое было отправлено Вам при регистрации. Советую выбирать login посложнее, чтобы он играл роль своеобразного пароля при получении данных на сайте ipmouse.com.

Так же убедитесь что на всех форумах, которые вы посещаете в настройках Вашего аккаунта установлен флажок «не показывать мой e-mail» другим пользователям (практически все современные движки форумов поддерживают эту опцию). При участии различных эхо-конференциях тоже рекомендуется не использовать свой основной почтовый ящик.

Правило пятое — (в общем виде) не нажимайте на незнакомых сайтах «ОК» в диалоговых окнах.
Многие беды происходят из за того, что пользователи без разбору тыкают в кнопку «ОК» даже не вчитываясь в то, с чем они соглашаются. А вдруг это был Ваш смертный приговор? :)
Если во время работы в Интернет на каком-то сайте «выскочит» диалоговое окно с кнопочками «да» и «нет»: внимательно прочитайте что вам сообщают. Если вам предлагают установить какую-либо программу — не соглашайтесь. Если браузер сообщает Вам что содержимое странице не безопасно — выбирайте вариант, который сохранит вашу безопасность, старайтесь не игнорировать такие предупреждения. Если Вы пользуетесь браузером Internet Explorer (Ох, лучше бы это была Opera) лучше всего — установить повышенный уровень безопасности — меню Сервис / Свойства обозревателя / Безопасность / По умолчанию / выбрать «средний». Лучше ниже «среднего» не опускаться.

Правило шестое — не устанавливайте программное обеспечение сомнительного происхождения.
Болтаясь по Сети и скачивая с не проверенных сайтов «скринсейверы», «программы-приколы» и прочую муть — вы подвергаетесь риску «подцепить» вместе с такой программой вирус. Многие такие «цветные безделушки» с этой целью и создаются.

Особенно это касается «хакерского софта», чаще всех на такие уловки попадаются «юные дарования» возомнившие себя хакерами и выкачивающие мегабайты «троянов» вместе с устаревшими «нюками» и «кряками интернета». Яркий пример тому — не так давно появившаяся программа якобы для взлома форума «phpBB», содержащая в себе троянский вирус.

Правило седьмое — устанавливайте обновления.
Многие программы умеют закачивать обновления. В данном случае «обновления» это не новые версии программ, это так называемые «лайвапдейты» (Live update). Суть в следующем: Есть, к примеру, программа Norton Antivirus. Каждый день появляются новые вирусы, а ваша программа о них ничего не знает. Для того чтобы она могла с ними успешно бороться, ей нужны обновления базы определений вирусов. Такие обновления (если вы ничего не меняли в настройках) обычно выполняются автоматически, либо программа через определенный промежуток времени предлагает Вам осуществить проверку. Очень важно обновлять ваш антивирус, операционную систему (параметры обновления Windows XP — Пуск / настройка / панель управления / Система / Автоматическое обновление)

Правило восьмое — не выбирайте простое имя почтового ящика.
При регистрации почтового ящика Вы, конечно же, в первую очередь захотите зарегистрировать какое-нибудь простое имя вроде «sasha», «vasily» или что-нибудь в этом духе. Это логично — такой e-mail легче запомнить, легче продиктовать по телефону и вообще он лучше смотрится на визитной карточке. Посмотрим на такой подход с другой стороны: Если СПАМер составит список самых популярных логинов и будет рассылать свою рекламу на почтовые сервера по таким спискам «наугад» — вы так же попадёте под раздачу. Помните что такой СПАМер будет не один. Так что Вам решать что для Вас важнее — короткий распространённый логин, либо что-нибудь посложнее, зато «не словарное», что-то что так просто не угадаешь.

Правило девятое — не используйте простые пароли.
Ваш пароль не должен совпадать с логином. Ваш пароль не должен состоять из одних цифр (так его легче подсмотреть «из за спины»). Ваш пароль не должен быть слишком коротким. Ваш пароль не должен состоять из символов находящихся на одной линии на клавиатуре. Ваш пароль не должен состоять из слова «пароль».

Хорошая практика — набирать русские слова (так их легче запомнить) в английской раскладке. Например я загадываю пароль «синхрофазотрон» и набираю его нажимая русские буквы на клавиатуре в английской раскладке, получается «cby[hjafpjnhjy».

Правило десятое — не храните пароли в открытом виде
Если Вы работаете с большим количеством паролей — не храните их в открытом виде в текстовых файлах и не записывайте на бумажке.
Для хранения паролей написано достаточно большое количество программ — одна удобней другой. Тут, конечно, безопасность сводится к тому, что все ваши пароли защищены одним паролем, но другого выхода может не быть — все пароли не запомнить.

Могу посоветовать выбрать достаточно длинный пароль и не забывайте делать запасные копии базы с паролями, возможно на дискету или флеш-носитель.

у и в заключение несколько небольших советов без пояснений: Старайтесь читать, что вам сообщают программы, когда предлагают нажать кнопку ОК или Отмена. Читайте документацию к программам. Установите антивирус. Замените Internet Explorer и Outlook более безопасными программами, например Opera и TheBat!, ну или бесплатными Mozilla Firefox и Thunderbird. Не участвуйте в массовых игрищах вроде «писем счастья», «колбасы» в Живом Журнале и так далее. Установите программу Ad-Aware SE Professional и иногда проверяйте ей ваш компьютер на наличие вредоносных программ. (не забывайте обновлять базу определений для этой программы).

Генеральный директор, Москва
Как показывают исследования ''те, кто не структурирует свою электронную почту посредством папок, находят нужные письма даже быстрее, чем те, кто тщательно сортирует письма. Помимо затрат времени на сортировку и поиск нужных писем по папкам, при этом часто теряется нить разговора, что может негативно сказаться на производительности.''
Руководитель проекта, Челябинск
Как показывает мой личный опыт работы в продажах, маркетинге и снабжении, максимальная детализация заголовка письма полезна в двух случаях: 1) при переписке с коллегами (корпоративная корреспонденция); 2) при повторных письмах адресату, с которым уже установлен контакт. При первом контакте с потенциальным клиеном («холодная рассылка») слишком подробный заголовок как раз может «завалить» попытку – письмо будет удалено без прочтения. Пример 1: Я – начальник ОМТС электромонтажной организации. Соответственно, рассылка с темой «Минераловатные плиты. Акция. Скидки до 50%» мне будет абсолютно неинтересна даже столь заманчивыми дисконтами, ибо мы попросту не потребляем такие материалы. Близким к идеалу при первичном обращении к адресату считаю коммерческое предложение, у которого тема письма предельно ёмкая, но при этом содержит полные ФИО получателя. Пример 2: Письмо с заголовком «Коммерческое предложение для Филяева Константина Юрьевича» вызовет у меня как минимум интерес открыть его. Согласитесь, для поставщика это лучше, чем удаление без прочтения. Если б заголовок ограничивался даже двумя словами «Коммерческое предложение», шансы быть прочитанным у такого письма были бы заметно выше, чем в Примере 1. Ну а указание ФИО адресата – это почти 100%-ная гарантия того, что сообщение будет, как минимум, открыто. Исключение составляют навязчивые однотипные спам-послания типа «Срочная перевозка грузов для Филяева Константина Юрьевича» с порталов наподобие TransportlineRu. Такие письма гарантируют их авторам только одно – устойчивое отвращение к ним.
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Производитель бумаги «Снегурочка» продал свой российский завод

Сумма сделки составит 95 млрд рублей.

Microsoft сокращает расходы на сотрудников, обучение и корпоративы

Компания пытается сократить расходы всеми доступными способами.

Самые странные корпоративные правила: итоги опроса россиян

Общий поход на обед отделом, пение корпоративного гимна и кормление животных в офисе – попали в топ странных офисных правил и традиций.

Россияне назвали самые престижные и доходные профессии

В лидерах – работники сферы IT и государственные служащие.