7 способов сократить затраты, не сокращая сотрудников

Когда в компании все идет благополучно, легко и просто говорить, что сотрудники — наш капитал. Делать-то особо ничего не нужно: зарплата выплачивается вовремя, премия начисляется, тренинги проводятся, мотивация действует.

Когда наступают тяжелые времена, просто слов недостаточно. И вот мы уже начинаем терять ключевых лояльных сотрудников, которые в количестве 20% от всего персонала выполняют 80% всех задач компании. И если не провести ряд спасательных мер, то можно быстро пойти ко дну.

Вот эти меры:

  • Сдерживать данные сотрудникам обещания или совсем их не давать.
  • Больше доверять тем сотрудникам, которые решают проблемы клиентов и приносят компании деньги — подразделения продаж и обслуживания.
  • Не мешать работать своим сотрудникам. А это значит — не вмешиваться в рабочие процессы по пустякам и не контролировать постоянно действия и слова своих подчиненных.
  • Убрать двойные стандарты, а также «любимчиков» и «козлов отпущения».
  • Вместе с ключевыми сотрудниками разрабатывать план по выходу из критической ситуации. Четко ставить цели по SMART.
  • Больше поддерживать и подбадривать сотрудников — и нематериально в том числе. И кошке доброе слово приятно! 
  • Усилить HR именно как тот орган, который создает и поддерживает в компании благоприятную атмосферу, а не является источником сплетен и негатива.
  • Провести честный внутренний аудит ресурсов, бизнес-процессов и статей расхода. Он позволит выявить подразделения с «жирком» и понять, какие процедуры и бизнес-процессы съедают время и человеческие ресурсы.

Предлагаю в этой статье разобраться с расходами компании, которые можно временно или даже на постоянной основе сократить.

Что касается персонала: если он адекватный, профессиональный и в коллективе каждый сидит на своем месте (если штат раздут и много «лишних» людей — это уже другая история), то без сокращения штата вполне можно обойтись. Если копнуть поглубже, вы увидите, что есть много неодушевленных статей бюджета, которые можно частично и даже полностью сократить, оставив в живых свой прекрасный персонал.

Итак, начнем наш аудит.

Канцелярия

Что часто отъедает большую часть вашего бюджета, но не лежит на поверхности? Да, это канцелярские товары. Вы скажете, что все эти ручки, папки, рамки, маркеры — неотъемлемая часть рабочего процесса. Безусловно, но не все так просто. Советую провести хорошую ревизию заказов ваших сотрудников. Частично сократить расходы тут точно можно. Да и сотрудники станут бережливее относиться к своим рабочим инструментам. В компаниях частенько живут сотрудники с синдромом Плюшкина. Они как хомяки любят запасать на черный день: кто шариковые ручки, кто — коробки с бумагой для принтеров. Их срочно нужно раскулачивать!

Внешние тренинги, семинары

Если есть возможность без них обойтись, смело отказывайтесь! Сейчас много литературы по всем направлениям можно найти в Интернете на специальных сайтах — было бы желание! Если без тренингов все-таки никак не обойтись (нужно оттачивать навыки продаж и постоянно улучшать обслуживание), растите своих тренеров.

Мы в своей компании поступили именно так, благо у нашей сотрудницы тренерство значилось в списке ее интересов. Наша компания стала для нее площадкой, где она реализовала свою давнюю мечту создавать и вести тренинги для развития сотрудников. Мы достигли сразу нескольких целей: замотивировали коллегу, проложили ей путь для развития и профессионального роста, не оставили без знаний и навыков свой нуждающийся в них персонал и получили хорошие результаты после года активного проведения тренингов. И денег сэкономили прилично, так как внешние тренинги сейчас дороги, хотя порой они не выполняют поставленных задач.

Командировки

Периодически можно заменять на аудио- и видео-конференции. Один раз закупили оборудование (можно и без закупки — просто через Skype), настроили его и пользуйтесь! Мы по скайпу проводим обучение, семинары, встречи с сотрудниками, которые трудятся в других наших регионах.

Рекламные материалы

Дешевле печатать самим, чем заказывать в типографиях большим тиражами. Так вам проще следить за трендами и быть гибче к изменениям. Также это хороший инструмент для развития сотрудников, ведь можно им поручить самостоятельно создавать и напечатать на цветном принтере красочные листовки. Это мы тоже успешно в своей компании внедряем.

Нужно ввести временный мораторий на прием новых сотрудников, перераспределяя работу среди текущего персонала за счет оптимизации бизнес-процессов, внутренних процедур и инструкций, развития систем самообслуживании для ваших клиентов и т. п. Но с этим перераспределением нужно обращаться осторожно, чтобы не перегрузить сотрудников и не добиться тем самым их выгорания и последующего оттока.

Нематериальная мотивация

Или условно материальной — это когда нематериальная мотивация подкреплена небольшими денежными вложениями вместо повышения заработной платы сотрудникам.

К слову: нематериальную мотивацию важно развивать на любом этапе становления компании, в любом ее состоянии, даже самом стабильном и процветающем, т. к. это очень хороший инструмент для развития сотрудников и повышения их интереса и лояльности к своей компании.

На примере тех компаний, где работала я: это тематические дни (мандариновая пятница), кофе-брейки с сотрудниками, конкурсы (лучший сотрудник месяца, лучший фотоколлаж сотрудников отдела, самый нарядный кабинет к празднику и т. д.) с подарками; интервью, статьи, отзывы сотрудников, о сотрудниках, с сотрудниками на корпоративном портале или в корпоративной газете/журнале. Известность и слава мало кого оставляет равнодушным, поэтому этим пренебрегать не стоит.

Реклама, акции

Сейчас социальные сети приобрели такой размах, что их уже нередко и крупные компании используют для проведения рекламных и иных акций, для PR-кампаний, для включения и работы сарафанного радио и т. д. Советую обратить внимание на данный канал продвижения своих продуктов и услуг.

Да, этим нужно скрупулезно заниматься. Да, на это направление нужно выделять самых грамотных и самых увлеченных Интернетом и социальными сетями сотрудников. Но попробовать стоит, т. к. за этим будущее! И затраты на рекламу благодаря развитию данного направления будут уверенно сокращаться.

Именно все эти семь пунктов позволят вам сократить ваши затраты, не сокращая при этом самое главное и самое ценное, что есть у вашей компании — грамотных, профессиональных и лояльных к компании сотрудников!

И еще вашему вниманию предлагаю семь негативных последствий, с которыми часто сталкивается компания, которая пошла по пути сокращения персонала (подтверждается моим богатым жизненным и профессиональным опытом):

    1. Снижение качества обслуживания клиентов, абонентов, пользователей, заказчиков.
    2. Срыв сроков проектов, заказов из-за того, что просто стало некому работать.
    3. Потеря клиентской базы (отток клиентов).
    4. Снижение доходов несмотря на то, что затраты на персонал снижены.
    5. Ухудшение репутации компании в глазах клиентов.
    6. Ухудшение репутации компании в глазах сокращенных работников.
    7. Ухудшение репутации компании на рынке работодателей.
Комментарии
Руководитель, Москва

Может быть честно сказать сотрудникам, что у нас проблемы, мы над ними работаем, планы у нас такие, цели следующие. Если Вы видите, как достичь цели лучше - предлагайте. 

Генеральный директор, Нижний Новгород

Цитата - Усилить HR именно как тот орган, который создает и поддерживает в компании благоприятную атмосферу, а не является источником сплетен и негатива.

Я бы первым пунктом рекомендовал сократить отдел HR. Не шучу. 

Вторым бы пунктом увязал бы вознаграждения руководителей всех подразделений с текучкой кадров (по собственному желанию) - чтобы руководитель любого уровея (включая гендира) - интересовался  довольны ли всем сотрудники. 

Экономия от уменьшения потери ценных сотрудников и затрат на обучение новых - будет экономической наградой. 

 

Генеральный директор, Нижний Новгород

Цитата - "Внешние тренинги, семинары

...Сейчас много литературы по всем направлениям можно найти в Интернете на специальных сайтах — было бы желание! ...растите своих тренеров....так как внешние тренинги сейчас дороги," 

Чтобы в этой литературе разобраться - нужно этим заниматься.  Вот один мой знакомый гендир (АН) сказал - Я подсел на видео такого-то, я посмотрел - чистое шаманство, а ему нравится. 

Если есть претензии к внешним тренерам - к внутренним будет еще больше. Экономия только на бумаге. 

Если говорить о менеджменте (который у нас по показателям качества продукции здорово отстает от менеджмента развитых стран) - то нужно не внутреннего тренера заводить, а самим руководитлям начинать обучать сотрудников, чтобы таким образом хорошо разобраться в менеджменте.  В помощь  - бесплатное обучение в проекте "Открытое образование".

А при росте качества продукции фирмы будет легче и продавать (труднее впаривать существующие не очень качественные продукты - товары и услуги). 

Главный инженер, Санкт-Петербург

Двойственные впечатления от статьи. Первое что напрягает это как можно осуществлять оптимизацию расходов без понимания причин снижения денежного потока. Управление как функция человеческой деятельности начинается с некого "осмотра поляны" или ситуации и только после этого вырабатываются корректирующие меры по заворачиванию ситуации в нужное русло. 
Сейчас попробую полную аналогию привести к ситуации описанной в статье. Если в Вашем авто не хватает топлива чтобы доехать в пункт Б надо его экономить. Поэтому выключите фары, дворники, климатическую систему и расход топлива снизиться. Ну спорить не с чем снизиться расход, но вот доедет ли авто при таком раскладе не ясно. 
Второе что напрягает. Создается впечатление что автор статьи не владеет всей структурой расходов организации. Из видимых позиций только: заработная плата и накладные расходы. Есть еще как минимум: налоги, услуги сторонних организаций, выплаты учредителям и со всеми этими заинтересованными сторонами надо предметно работать. 

Генеральный директор, Москва

Сначала хотел поставить лайк статью, такое разумное начало. Потом стал читать дальше, и  инструменты оптимизации уже не показались такими бесспорными. 

Итак, сокращение на канцелярии, как и сокращение кофе, воды, чая и т. д. -  это самое худшее, что можно придумать в компании, во-первых, это реально копейки экономии, а во-вторых, и самое главное это создание нервозной обстановки на работе.

Второе, сократить внешнее обучение, имеет смысл только в Hard skills, то есть в технике продаж и тому подобных вещах, но обучение soft skills (управление, лидерство и т. д.) это только внешний тренер, так важна внешняя экспертиза, своему просто не будут так верить.

И переводить обучение на online, тоже не выход, это как заниматься сексом по интернету, процесс есть, но нет результата! Обучение может быть только в реале, а online только как дополнение.

И вообще думать надо не как сэкономить, а как заработать Больше. 

И тут предложение Максима Часовикова мне видится самым лучшим, включите сотрудников в процесс решения ситуации, уверен идеи сотрудников вас удивят свой эффективностью. 

Директор по работе с клиентами, Москва
Максим Часовиков пишет:

Может быть честно сказать сотрудникам, что у нас проблемы, мы над ними работаем, планы у нас такие, цели следующие. Если Вы видите, как достичь цели лучше - предлагайте. 

Для акционеров компании такое решение - не самое простое... Что касается адекватных руководителей - то да, они обычно доводят ту часть информации, которая известна им, до своих подчиненных при условии, что подчиненные - взрослые (я не про возраст даже сейчас) и адекватные люди. И тогда они вместе разрабавают план по выходу из кризиса.

И ещё я предлагаю на статью всё-таки под другим углом смотреть - что делать и от чего можно временно отказаться для того, чтобы ценных сотрудников не потерять. Иногда в компаниях вопрос ставится ребром - что/кого сократить, чтобы удержаться на поверхности.

Руководитель, Москва
Ева Озерова пишет:
чтобы удержаться на поверхности.

А вот что означает удержаться на поверхности? 

что бы компания генерировала положительных денежных поток лет несколько?

что бы была востребована на рынке?

что бы сохранились компетенции? 

Это несколько разные цели, но основная цель должна быть одна. Какая именно - это задача акционеров / работы с акционерами..  

После того, как она принята - уже можно задавать вопросы - кого будем сокращать, хочешь ли ты тут работать, для того, что бы эту цель достигать, что ты можешь сделать, что бы к этой цели приблизиться.. 

Генеральный директор, Москва
Ева Озерова пишет:

И если не провести ряд спасательных мер, то можно быстро пойти ко дну.

Вот эти меры:

  • Больше доверять тем сотрудникам, которые решают проблемы клиентов и приносят компании деньги — подразделения продаж и обслуживания.
  • Не мешать работать своим сотрудникам. А это значит — не вмешиваться в рабочие процессы по пустякам и не контролировать постоянно действия и слова своих подчиненных.

Я искренне рад за Еву, что ей, видимо повезло поработать в идеальных компаниях, укомплектованных идеальными сотрудниками.

Лично мой опыт не столь радужен.

Мне как-то пришлось поработать в компаниях, где собственники руководствовались именно этими пожеланиями.

И знаете, что выявил мой анализ?

То, что больше всего воруют те сотрудники, которым больше всего доверяют. И при этом еще больше активизируясь при первых же намеках, что "корабль" тонет.

Человек по натуре слаб и подвержен соблазнам. Такова уж его природа. И часто многих сдерживает ТОЛЬКО страх наказания за "грехи". Если же контроль слабеет, то сотрудник начинает поддаваться искушениям и начинает "грешить".

Менеджеры по продажам, проводят розничные продажи, как оптовые, кладя разницу себе в карман.

Менеджеры по закупкам, завышают входные цены, кладя откат себе в карман.

Главные бухгалтера, имея доступ к банк-клиентам выводят на счета подставных компаний по 100 тыс. долларов.

Генеральные директора вместе со своими замами, выводят средства со счетов фирмы, перерегистрируют на себя торговые знаки и строят на украденные у доверчевых собственников деньги, свои предприятия.

Думаю коллеги с нашего форума, смогут продлить мой список печальных примеров результатов излишнего доверия.

Директор по маркетингу, Москва

Два раза пришлось переживать понастоящему тяжёлые времена: 1998 и 2008. И вроде как оживали.

Можно сразу разогнать всех к чёртовой матери, потому как сотрудники в такие времена - самая затратная часть. ЗП.

В оптимизацию и антикризисное управление - на самой крайний случай мы всегда включали кнопку "non-fix".

Продажники и клиентские службы оставались без окладной части и повышался % от привлечённых средств. Остальным резали по 50% оклада. Никого не вылизывали. Кому не нравилось - уходили сразу пополняя армию кризисных безработных. Как обычно, крысы бежали первыми.

Те, кто понял и внешнюю и внутреннюю обстановку и нашёл силы остаться, выживать и помог выжить компании - в последующем заняли высокие кресла не только в ней, но и в компаниях партнёрах.

Понятно, что за каждого человека нужно биться, но насильно мил не будешь. 

В последний раз вообще пришлось почти всех вывести во фриланс и аутсорс. Сократились или исчезли постоянные отчисления государству по ндфл и другим налогам благодаря смене формы собственности, расходы на аренду офиса, сократить производственные площади (не мощности) и тп.

А если тяжёлые времена складываются не в кризис - то нужно задуматься о многом чем раньше тем лучше. Иначе долги растут в геометрической прогрессии со всеми вытекающими. 

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Эксперты: 4-дневная рабочая неделя приведет к снижению зарплат

Закон не препятствует пропорциональному снижению ФОТ при переходе на четырехдневную рабочую неделю.

75% россиян не верят в пенсии

Три четверти россиян не верят в пенсии, показал опрос Райффайзенбанка. А те кто верят, полагают, что она составит всего 10-20 тыс. руб.

Японцы доказали, что при четырехдневной рабочей неделе производительность растет. В Microsoft сообщили о росте на 40%

Японское подразделение Microsoft подвело положительные итоги месячного эксперимента по переходу на четырехдневную рабочую неделю.

 
Кто счастлив в России?

Самыми счастливыми оказались - медики, госслужащие и HR-ы. Об этом сообщается в исследовании Headhunter.