Чек-лист: 13 пунктов для подготовки к онлайн-встрече

Новое время диктует новые подходы к привычным процессам. И если раньше онлайн-встречи были неким дополнением к прямым коммуникациям, то теперь это, зачастую, единственный способ организовать эффективное взаимодействие сотрудников.

Прежде всего нужно сразу договориться, что онлайн – это отдельный вид коммуникации, он далек от заседаний в «переговорке». Согласитесь,  владение навыками управления танка и езда на танковом симуляторе все-таки разные вещи. И если 20-летний водительский стаж не является залогом успеха в Need for Speed, то и опыт блестящих рабочих совещаний и презентаций с трибуны не гарантирует таких же ярких побед в онлайн-пространстве. Готовиться к совещанию и проводить его придется иначе, если вам нужен результат. Вместе с тем, мы получаем значительную экономию времени и денег, в случае, когда участники, например, находятся в разных городах.

Общий перечень «вызовов», характерных для онлайн-встреч, таков: отсутствие зрительного контакта, затрудненная обратная связь и коммуникация между участниками, низкая управляемость группой, сложный процесс вовлечения аудитории, масса «слепых зон», когда организатор попросту не видит, чем заняты слушатели, и так далее и тому подобное. Попробуем разобраться, как нивелировать эти аспекты и использовать преимущества, которые дают удаленные коммуникации. Разумеется, часть рекомендаций применимы и к очным встречам.

1. Внешний вид

Прежде всего хочется верить, что вам удалось выспаться. Пусть на экране мешки под глазами и налитые кровью белки не так заметны, как при общении лицом к лицу, но общее состояние собеседника улавливается даже при использовании аппаратуры с низким разрешением. Особенно, когда вы общаетесь с людьми, которые вас хорошо знают. Мужчины не должны пренебрегать бритвой, если только окладистая борода – не часть постоянного образа «при любой погоде». Женщинам есть смысл пользоваться косметикой в объеме, приближенном к обычному. Особенно важно, если косметика придает уверенности в общении. Даже парфюм может помочь правильному настрою.

2. Одежда

Начнем с внешнего вида. Ваше тело должно настроиться на деловой лад. Никаких маек-алкоголичек и любимых «треников» с пузырями на коленях. Даже если у вас в гардеробе таких не найти, все равно отбрасываем все домашнее и одеваемся «для работы». Парадный костюм будет перебором, но пусть одежда будет приближена к вашему рабочему стилю. Те же требования и к аудитории. Если в компании принято носить на работу корпоративные галстуки или значки с логотипом – надеваем.

3. Рабочее место

Нужно постараться уединиться для совещания и исключить внезапное вторжение посторонних в кадр. Как говорят люди сцены: «Невозможно переиграть детей и животных». Если у вас в кадре во время совещания возникнет любопытная киса – будьте уверены, ее участники и запомнят, а не ваш фантастический инвестиционный план на грядущую пятилетку. При желании можно уйти в машину, на балкон, в парк, на крышу и так далее. В пределах разумного, конечно. Один из моих коллег вещал из авто трейлера, другой в хорошую погоду уходил с ноутбуком в ближайший парк. Некуда идти, а дома работать невозможно из-за маленького ребенка? Назначайте важные встречи во время прогулки или дневного сна малыша.

4. Подготовка

«Тяжело в учении, легко в бою». Составьте план совещания с интервалами времени для каждого раздела, включая сессию вопросов-ответов. Оставьте запас для форс-мажоров – технических и организационных. Наметьте для себя разделы/вопросы, которыми, в случае дефицита времени, можно будет пожертвовать. Собственно, это актуально для любых коммуникаций, однако в онлайн-формате, как правило, сложнее «вести игру».

5. Материалы

Материалы можно выслать заранее. Не стоит «дарить» свою презентацию, которую вы готовили для данного совещания. Эффективнее будет ознакомить участников с темой «глазами других» – так вы аргументируете тот факт, что тематика актуальна и привлекает внимание широкого круга специалистов. Вышлите ссылки на сайты, статьи, интервью, где эксперты освещают вопросы, вынесенные вами в повестку дня.

6. Стакан воды

Перед совещанием приготовьте стакан воды в зоне доступа. При продолжительных речах в горле обязательно пересохнет, а паузы для марш-броска на кухню может и не случится. Пейте небольшими глотками. Ваша цель – не наполнить желудок, но смочить ротовую полость. И, да, чем интенсивнее вы налегаете на жидкости, тем быстрее потребуется покинуть рабочее место.

7. Перерывы

Сразу внесите в расписание совещания перерывы через каждые 1,5-2 часа, если не хотите, чтоб люди молча вставали и уходили с гримасой страдания на лице. Да и информация будет лучше усваиваться, когда аудитория думает о повестке дня, а не о времени, остающемся до следующей технической паузы.

8. Алкоголь для храбрости

Нет. Никогда. Да, ваши собеседники все равно не почувствуют букет Токайского, которое вам подарили во время последней командировки в Словакию, однако по жестам и речи легко догадаться о состоянии говорящего, а это может фатально сказаться на вашей репутации. Причем навсегда. Ну и к слову, креатива и куража вашему выступлению алкоголь не добавит, однако мысли начнут путаться, а язык – заплетаться. Итак, бокал решительно отставляем в сторону.

9. Фон

Стоит подумать, использовать ли фоны, предустановленные в мессенджерах. Как ни странно, такой фон зачастую отвлекает больше, чем стена с экзотическими охотничьими трофеями за спиной спикера. На изображении иногда «срезается» часть контура, во время движения проступает предметы позади говорящего, что перетягивает внимание слушателей. Лучше выберите спокойный статичный фон за спиной, который не будет отвлекать участников. Уходите от образа «говорящая голова». Отодвиньте стул дальше от камеры, чтоб появилась возможность жестикулировать. Попробуйте «презентовать» стоя, это добавит динамики, позволит вам в полной мере использовать язык тела, что значительно усилит выступление.

10. Реквизит

Вы можете показывать различные предметы в кадре. Например, интересную книгу, которую недавно прочли, имеющую отношение к теме дискуссии, продукт вашей или конкурирующей компании, любую вещь, придающую вашим словам дополнительный вес. Для продуктовых презентаций будет уместно разослать образцы заранее (если, конечно, вы не торгуете тяжелой строительной техникой и т. п.) с просьбой вскрыть только во время разговора, вместе со всеми. Таким образом участников встречи дополнительно объединят ощущения от продукта, обсуждение получит дополнительный импульс.

11. Техническая подготовка

Уделите особое внимание технической подготовке. Сбой работы оборудования поставит крест на всем мероприятии. Проработайте по возможности резервный канал связи, другого провайдера и т. п.

12. Камера, свет, звук

Выставляйте камеру, свет и звук задолго до совещания. Проверьте работу техники – позвоните коллеге и прорепетируйте фрагмент выступления. Попросите его/ее пройти по ссылкам вашей презентации, спросите об общем впечатлении от увиденного.

13. Приветственное слово

Запишите приветственное слово и просмотрите запись на предмет возможного внесения улучшений. Лучше провести финальный прогон накануне, оставив время на корректировки.

Непосредственно перед совещанием убедитесь в работе техники. Отключите сотовый или поставьте на виброрежим.

Камера, мотор, начали!

Читайте также:

Комментарии
Консультант, Москва

Сразу внесите в расписание совещания перерывы через каждые 1,5-2 часа, если не хотите, чтоб люди молча вставали и уходили с гримасой страдания на лице.

Если не хотите, чтобы люди всеми силами отмазывались от ваших совещаний, не делайте их длинее 1,5 часов. Это максимум для онлайн. Или речь идет об онлайн-конференциях? Тогда другое дело, хотя это несколько иной жанр. 

Не хватает важного - интерактивности, вовлеченности участников, их роли в совещании. Чтобы не быть "говорящей головой", надо не только над фоном/задником подумать или "стул отодвинуть, чтобы была возможность жестикулировать".  Совещание - это совместная работа нескольких человек, но об этом ни слова в статье (за исключением того, что на ком-то надо потренироваться перед выступлением). Получается, что это рекомендации для блогера, который собирается общаться со своей аудиторией в одиночку.

В остальном статья понравилась. Это уже энный инстуктаж по теме, но звучит живо, заинтересованно:-).

 

 

Технический директор, Москва
Любовь Гвоздилина пишет:

Сразу внесите в расписание совещания перерывы через каждые 1,5-2 часа, если не хотите, чтоб люди молча вставали и уходили с гримасой страдания на лице.

Если не хотите, чтобы люди всеми силами отмазывались от ваших совещаний, не делайте их длинее 1,5 часов. Это максимум для онлайн. Или речь идет об онлайн-конференциях? Тогда другое дело, хотя это несколько иной жанр. 

Не хватает важного - интерактивности, вовлеченности участников, их роли в совещании. Чтобы не быть "говорящей головой", надо не только над фоном/задником подумать или "стул отодвинуть, чтобы была возможность жестикулировать".  Совещание - это совместная работа нескольких человек, но об этом ни слова в статье (за исключением того, что на ком-то надо потренироваться перед выступлением). Получается, что это рекомендации для блогера, который собирается общаться со своей аудиторией в одиночку.

В остальном статья понравилась. Это уже энный инстуктаж по теме, но звучит живо, заинтересованно:-).

 

 

Любовь, спасибо за Вашу оценку! Не всегда получается "вписаться" в 1,5-2 часа. Случаются, тренинги, страгегические сессии и тп. Про блогерство - интересная мысль, не задумывался :) Относительно "совместной работы нескольких человек" - согласен на 100%. Потому собрал в статье все инструменты интерактива, которые испробовал сам. Разумеется, необходимо подбирать методику, исходя из типа и цели мероприятия.

Преподаватель, Украина
Артем Семенов пишет:

Не всегда получается "вписаться" в 1,5-2 часа. Случаются, тренинги, страгегические сессии и тп. Про блогерство - интересная мысль, не задумывался :) Относительно "совместной работы нескольких человек" - согласен на 100%. Потому собрал в статье все инструменты интерактива, которые испробовал сам. Разумеется, необходимо подбирать методику, исходя из типа и цели мероприятия.

Действительно: "смешались в кучу кони, люди". Интерактив - это атрибут любой коммуникации, а  вот расставить акценты онлайна в различных формах ("круглый стол", мозговой штурм (атака)" "папка с бумагами" и др. классические виды совещаний) - возможно и требует новых подходов, не описанных в статье.

А вот с чем я категорически не согласен - это п.1 - наоборот, изображение в онлайне выпячивает недостатки (даже те, которые не замечает зеркало). А согласен - не надо пить словацкий Токай - это подделка (родина Венгрия).

P.S. По непмсаным правилам проведения совещаний, через 1,5 часа встречи участники соглашаются на любое решение, лишь бы скорее уйти. 

Генеральный директор, Москва

Вполне продуманно, но некоторые пункты из списка противоречат другим. 

Возможно, имеет смысл сгруппировать такого рода правила ( ... подготовки к встрече ...) по жанрам в зависимости от повестки дня и продолжительности, заранее сказать, как должны готовится участники и уделить особое внимание модерации и подготовке результатов для рассылки.

Совершенно согласен с идеями по ограничению времени для одной сессии.

 

Генеральный директор, Екатеринбург

Из серии "Мойте руки перед едой".

И что за перерывы каждые 1,5-2 часа. Перерыв долже быть один, на обед и то по  вторникам. Совещание так совещание! А то так и каждые 20 минут захотят кто перекусить, кто в туалет... так и распустятся совсем.

Технический директор, Москва
Евгений Равич пишет:

Вполне продуманно, но некоторые пункты из списка противоречат другим. 

Возможно, имеет смысл сгруппировать такого рода правила ( ... подготовки к встрече ...) по жанрам в зависимости от повестки дня и продолжительности

Евгений, спасибо за этот комментарий. Статья написана полгода назад. На данный момент я и сам считаю, что нужна дифференциация по ряду показателей - тип мероприятия, аудитория, цель, длительность и тд и тп. Для каждой работы свой набор инструментов. Однако, из песни слов... Ну не переписывать же в самом деле!

Технический директор, Москва
Валерий Меркулов пишет:

Перерыв долже быть один, на обед и то по  вторникам. Совещание так совещание! А то так и каждые 20 минут захотят кто перекусить, кто в туалет... так и распустятся совсем.

Валерий, и не говорите. Распустились. Не совещание, а базар-вокзал. Не потерплю! (с) М.Е. Салтыков-Щедрин.

Будучи инженером-электронщиком по образованию (первому) давно подумывал запатентовать браслет для удаленщиков, с управляемым дистанционно слаботочным разрядом, для поддержания дисциплины в нестройных рядах.

Генеральный директор, Москва
Артем Семенов пишет:
Евгений Равич пишет:

Вполне продуманно, но некоторые пункты из списка противоречат другим. 

Возможно, имеет смысл сгруппировать такого рода правила ( ... подготовки к встрече ...) по жанрам в зависимости от повестки дня и продолжительности

Евгений, спасибо за этот комментарий. Статья написана полгода назад. На данный момент я и сам считаю, что нужна дифференциация по ряду показателей - тип мероприятия, аудитория, цель, длительность и тд и тп. Для каждой работы свой набор инструментов. Однако, из песни слов... Ну не переписывать же в самом деле!

Вам виднее!

Генеральный директор, Москва
Артем Семенов пишет:
Валерий Меркулов пишет:

Перерыв долже быть один, на обед и то по  вторникам. Совещание так совещание! А то так и каждые 20 минут захотят кто перекусить, кто в туалет... так и распустятся совсем.

Валерий, и не говорите. Распустились. Не совещание, а базар-вокзал. Не потерплю! (с) М.Е. Салтыков-Щедрин.

Будучи инженером-электронщиком по образованию (первому) давно подумывал запатентовать браслет для удаленщиков, с управляемым дистанционно слаботочным разрядом, для поддержания дисциплины в нестройных рядах.

Боюсь, что Вы опоздали с новизной - есть ошейники для собак с похожим функционалом и, возможно, что-то еще на тему будильников, но идея совершенно правильная. Этот именно тот IoT, о котором нам столько рассказывали.

Кстати, в офисе должно работать не хуже. 

Начальник участка, Волгоград

У меня возникает непонимание о чем идет речь из-за неудачных выбранных названий форматов коммуникации. Существует довольно ограниченный круг коммуникаций:
- знакомство;
- беседа;
- обмен мнениями;
- совещание;
- планерка;
- донесение важной информации;
- презентация;
- доклад и тд.
У каждого формата есть онлайн форма и протокол проведения.. Плюс к этому существуют цели сторон. К примеру кто то может проводить презентацию с иными целями и это повлияет на содержание. К примеру есть какие то корпоративные правила и договоренности, а клиент 100% бестолковый и бессмысленный. Или клиент является поклонником конного спорта, и уборка конного навоза в резиновых сапогах и майке алкоголичке может "зайти".

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
В Москве продлили антиковидные ограничения до 29 июня

В пятницу 18 июня в Москве было зафиксировано более 9 тыс. новых случаев заболевания COVID-19. Это максимальный прирост за все время пандемии.

Какие специальности для студентов востребованы на рынке труда

Работодатели готовы принять молодых соискателей и без опыта работы. Спрос на таких специалистов за год вырос в 3 раза.

В Москве начинается обязательная вакцинация работников сферы услуг

За два месяца должны будут привиться 60% работников торговли и сферы услуг.

Россияне рассказали сколько денег нужно, чтобы содержать семью

Больше всего ресурсов нужно на воспитание подростков от 15 лет, а меньше всего – на малышей от 6 до 9 лет.