Как избавиться от «срочных и важных» дел

С матрицей Эйзенхауэра я познакомился восемь лет назад, в книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей». Матрица разделена на секторы для определения приоритетов дел:

  • Квадрат 1 – задачи срочные и важные.
  • Квадрат 2 – задачи важные, но не срочные.
  • Квадрат 3 – задачи срочные, но не важные.
  • Квадрат 4 – задачи не срочные и не важные.

Для себя сделал вывод: работать в квадрате 2 – планировать, учиться, искать новые возможности – и периодически устранять проблемы в квадрате 1. При этом не терять время в квадрате 4. А вот на третий квадрат не обратил внимания или не понял. Только сейчас разобрался, что же это за квадрат-то такой, где задачи срочные, но не важные? Как это вообще может быть?

Непонятый третий квадрат

Вначале снова заглянул в книгу, но Стивен Кови расплывчато описал задачи из этого квадрата:

  • Посторонние разговоры и звонки.
  • Какая-то корреспонденция.
  • Некоторые встречи.
  • Предстоящие неотложные дела.
  • Распространенные виды деятельности.

Для непонятливых автор поясняет: «Есть и другие люди – те, кто значительную часть своего времени тратят на срочный, но неважный квадрат, думая, что пребывают в квадрате 1».

Я понял – когда выполняю задачи важные и срочные, но неправильно расставляю приоритеты, то делаю не самое важное или важное для кого-то другого. То есть, когда меняю колесо на машине и думаю, что делаю важное и срочное дело, то не факт, что я в квадрате 1, возможно, в квадрате 3, потому что есть дела поважнее. В общем понятно, но я копнул глубже.

Какие задачи относят к третьему квадрату?

Я прочитал 20 статей о квадрате Эйзенхауэра и заметил, что задачи в третьем квадрате делятся на три группы.

1. Обязанности, точнее обязательства:

  • Обязательство быть матерью, женой, мужем: постирать, приготовить ужин, погладить, оплатить квитанции, погулять с детьми, навести порядок, загрузить или выгрузить посудомойку, забронировать билеты, отпраздновать юбилей, убраться в квартире…
  • Обязательство быть хорошим сотрудником: написать отчет, посетить совещание, проверить почту…
  • Обязательство быть хорошим хозяином: разослать открытки, прибраться перед гостями, выгулять собаку…

2. Слабости, желания: сделать пост в соцсети о первом снеге, просьбы.

3. Препятствия, которые могут или обязаны решить другие люди: чужая зона ответственности, поломка компьютера.

В нескольких статьях в третий квадрат помещали рутину без конкретных примеров. Считаю это неправильным. Профилактика и планирование – тоже рутина, но относится к квадрату 2.

Что делать с задачами из квадрата 3?

Даже разобравшись, какие задачи относятся к третьему квадрату, непонятно, как от них избавиться.

Список дел на день обычно составляют из задач первого и третьего квадрата. Верхняя часть списка – квадрат 1, что выполнить надо по объективным причинам. Нижняя часть – квадрат 3, что выполнить надо по субъективным причинам. Начинаем с нижней части, потому что это задачи понятные. Не потому, что они кажутся важнее или более срочными, а потому, что делали сотни раз. Но задач в квадрате 3 много, поэтому на самые важные задачи из первого квадрата времени не остается, а еще в план абсолютно не умещаются задачи из квадрата 2.

И мы, как белки в колесе, каждый день делаем одно и то же, а когда бьет по лбу проблема (о которой знали, но не нашли времени ее решить заранее), напрягаемся сверх меры и, когда выполнили, чувствуем безмерную гордость.

Как этого избежать?

Во всех статьях задачи из третьего квадрата рекомендуют поручить или делегировать. В одном источнике нашел замечательное дополнение: минимизировать и автоматизировать.

Берем наш список задач, оставляем верхние две-три задачи (квадрат 1), добавляем пару важных, но не срочных (из квадрата 2) и выполняем план на день. Задачи из квадрата 3 делегируем, минимизируем и автоматизируем, вуаля.

Будь это так просто, то все бы в разы повысили эффективность и добились успеха. Проблема в том, что уйти из квадрата 3 очень сложно. Мы не в силах отказаться от обязательств, слабостей, желания объять необъятное и бестолковой работы, даже понимая, что жертвуем целями.

Почему трудно избавиться от задач из квадрата 3?

Квадрат 3 вместе с квадратом 4 – наша зона комфорта. Чтобы из нее выйти, нужно преодолеть немало преград.

  1. Страхи. Боимся потерять премию, работу, друзей, звание хорошего человека. Боимся осуждения: «А, это тот, который сдает табели последним», «А, это та, у которой дети постоянно в мятой одежде», «Ха, сам себе лампочку ближнего света поменять не может, там делов-то на 2 минуты». А еще: страх неудачи, страх успеха, да мало ли их. Редко наши цели перевешивают страхи.
  2. Отсутствие желания или возможностей. Мало желания делегировать стирку, нужны средства, чтобы передать это на аутсорс домработнице или прачечной. Мало желания делегировать отчет, нужны сотрудники или средства, чтобы передать на аутсорс. Или просто не желаете расставаться с обязанностью выгуливать собаку или готовить завтрак на всю семью.
  3. Привычки. Это самые близкие и родные задачи, мы их выполняем каждый день, неделю, месяц. Не задумываясь. Сработал триггер – табель на столе, сели и проверили, а потом еще сами отнесли в отдел персонала.
  4. Отсутствие навыков. Не все умеют делегировать, минимизировать и автоматизировать.

Способы сбежать из квадрата 3

Я тоже много работаю в квадрате 3 и пробую разные способы вырваться из него. И пока нашел только четыре:

  1. Нарушайте правила. Несерьезно, помаленьку. Чтобы расширить зону возможного. Да это риск, но кто не рискует, тот не выигрывает. Раньше всегда ездил по правилам, но в определенный момент начал нарушать, взвешивая возможные последствия. Не выполняю некоторые рабочие обязанности, которые считаю неважными, и наблюдаю, к чему это приведет.
  2. Фильтруйте чужие высказывания. Раньше беспокоился о том, что скажут и что подумают, но с момента, когда прояснились цели, игнорирую бесполезные замечания.
  3. Перестаньте играть роль хорошего человека, хорошего сотрудника. Раньше выполнял все задачи вовремя и в полном объеме, поэтому их подкидывали и подкидывали. Когда появились собственные цели, пришлось перестраиваться. Теперь на спине сидят только мои обезьяны.
  4. Описывайте процессы в работе. Описанный процесс легче измерить, исправить, автоматизировать и делегировать.

Квадрат 3 – опасное место, он засасывает как болото. Чтобы в этом болоте не сгнить, определитесь с целями, ищите возможности, боритесь со страхами, делегируйте, автоматизируйте, минимизируйте задачи, которые только на первый взгляд кажутся срочными и важными. Удачи!

Комментарии
Генеральный директор, Москва

Интересная идея разобраться с именно 3 квадратов. Это реально очень важно, потому что при всей не важности этого квадрата именно он забирает много времени.

Когда я даю эту тему, я говорю, что

1 квадрат, это то, что вам прилетает от вышестоящего руководителя и послать это нельзя.

2 квадрат, это то, что делает вас сильнее и дороже на рынке как руководителя и специалиста, а

3 квадрат, это то, что вам навязывают коллеги и, то что вы можете смело делегировать.

4 квадрат, это то, куда вы убегаете от стресса из-за большого количества 1 квадрата.

Поэтому если хотите жить в 2 квадрате научитесь говорить Нет коллегам, да, вы готовы помочь коллеге, но только после того, как сделаете Свои дела, нормальный коллега вас поймёт, а манипулятор себя проявит, давя на чувство вины и то, что мы команда. Манипуляторов после этого просто посылаем. 

А обучаясь делегировать, то есть развивая свой 2 квадрат, освобождаем ещё и 3 квадрат. 

 

Генеральный директор, Хабаровск

От важных дел не избавляются. Их решают! И лучше, если быстро и хорошо.

IT-консультант, Украина

Просто в день надо запланировать решение трёх вопросов

Остальные вопросы догонят вас сами

Генеральный директор, Нижний Новгород

Сначала  думал, что у меня Дежавю (читал у автора материал ранее). Проверил - такой статьи нет, значит приснилось.

Затем прочитал внимательно материал - понравилось +1. 

И уже теперь самое время  покритиковать (конструктивно)  - у меня иное решение по задаче, поставленной автором. 

Итак, главное - уйти из зоны комфорта. Согласен. Но нам предлагается это сделать рационально. Не получится (будет сплошное насилие над собой).

Решение - научиться бороться со своей ленью - то есть, делать нужное, но сделать его приятным. Такая технология есть (откопал у российского автора 30 лет назад),  здесь написал короткую заметку про Лень (инструкцию) как это сделать. 

Далее дело тех, кто применяет,  - выбрать более эффективную, попробовав и так и так. Хорошо, когда есть выбор. 

 

 

Аналитик, Москва

Лет 15 назад я тоже увлекался всякого рода "квадратами", пытался применять сиетмный, наукообразный подход к управленческой работе. Пока не понял, что системы такого рода сужают горизонт планирования, уводят от главной линии. По сути, это опасное упрощение рабочих процессов. Простой вариант "стать хорошим мальчиком".

 

Но статья очень понравилась!

Партнер, Москва

Если регулярно игнорировать задачи из квадрата 3 - срочные но не важные, особенно от вышестоящего руководства, есть риск получить проблемы с решением важных задач из квадрата 1. Делегировать далеко не всегда возмоно. Ну нет у вас человека с нужными компетенциями и кроме вас эту задачу некому выполнить. Поэтому если ресурсов у вас недостаточно вы всегда будете работать в авральном режиме, весьма распространенная проблема

Генеральный директор, Москва

Ох уж эти теоретики! Один что-то расплывчато написал, а затем 20 или 200 других теоретиков пытаются подогнать под это, некую смысловую базу.

У меня тоже возникло несколько теоретических вопросов:

  • Что подразумевается под понятием ВАЖНАЯ задача?
  • Кто определяет ВАЖНОСТЬ задачи?
  • Кто и как определяет приоритет и иерархию ВАЖНОСТИ и СРОЧНОСТИ задач?
Главный инженер, Тольятти

Спасибо за комментарии. Каждый натолкнул на какую-то мысль. Поскольку они больше рекомендательные отвечать на них, с вашего позволения, не буду. 

Отвечу только Олегу.

1. ВАЖНАЯ ЗАДАЧА это очень субъективное понятие поскольку зависит от десятков факторов: человека. целей этого человека, планов, окружения, ресурсов, обстоятельств, навыков, знаний, самочуствия и так далее. Если немного упростить, то это задача которая на субъективный взгляд конкретного человека в данный момент важнее других задач.

И цель всех моих теоретизирований - научиться различать важные задачи от тех, которые только кажуться важными.

2. Вы.

3. Вы. На основе своих целей, принципов и обязательств. Пример. Мама попросила в будний день отвезти её в больницу, но в этот день у вас несколько важных встреч. Для одного человека в приоритете мама, для другого бизнес. У третьего вообще нет таких проблем, потому что нет  ни мамы ни бизнеса. А четвёртый хотел бы помочь матери, но его не отпускает руководитель. 

 

Тайм-менеджмент (Персональный менеджмент) для меня - это не набор навыков или какая-то теоретическая база. Это самопознание. Попытки понять: как мне достичь своих целей используя то, что у меня есть и как добыть то, чего не хватает, при этом не сильно насилуя себя и людей вокруг. 

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Mini photo9x12 forweb1
ERP
Александр Пелевин
В настоящее время предложений ЕRP много: https://sourceforge.net/directory/business-enterprise/en...
Все дискуссии
HR-новости
Эксперты: 4-дневная рабочая неделя приведет к снижению зарплат

Закон не препятствует пропорциональному снижению ФОТ при переходе на четырехдневную рабочую неделю.

75% россиян не верят в пенсии

Три четверти россиян не верят в пенсии, показал опрос Райффайзенбанка. А те кто верят, полагают, что она составит всего 10-20 тыс. руб.

Японцы доказали, что при четырехдневной рабочей неделе производительность растет. В Microsoft сообщили о росте на 40%

Японское подразделение Microsoft подвело положительные итоги месячного эксперимента по переходу на четырехдневную рабочую неделю.

 
Кто счастлив в России?

Самыми счастливыми оказались - медики, госслужащие и HR-ы. Об этом сообщается в исследовании Headhunter.