Прошу оценить регламент рабочих совещаний и рабочий процесс

Здравствуйте!

Ситуация - на совещаниях, которые идут целый час, время расходуется крайне не эффективно.
Вариант решения - совещание разделяется на три 15-и минутных, в которых участвует по одному представителю каждого из отделов, которые общаются между собой по решению вопросов. Если отделов больше - то и времени больше. Но по 5 минут на каждого, не более.
За это время каждый представитель должен сообщить:
1. Чего достиг
2. Чего планирует достичь за сегодня
3. Какие у него помехи на сегодня.

Сами совещания записываются, чтоб их можно было перепрослушать и трансформируются в виде наборов задач на доске. Сначала проверяются все помехи и устраняются. Затем контроллируется оценка достижений. Ну а где-то после обеда уже можно свазяться с каждым, проверить что промехи таки не мешают достичь цели на сегодня.

Разумеется, что все задачи формируются на 1 день, а представитель разбивает эту задачу на подзадачи для своего отдела.

Цель - чтоб обеспечить синхронное выполнение проекта без впереди бегущих и отстающих.

Вопросы, предложения, советы, подводные камни?

Комментарии
Директор по маркетингу, Москва

Вообще сократить совещание до 15 минут. Если речь идет только о координации, то и не надо углубляться ни в какие вопросы. 

А углубленно лучше вопросы рассматривать в какой либо специальной платформе. Не электронной почте конечно. А в подобной этому форуму платформе. Чтобы по темам был поиск. Многие темы так и не получают окончательного развития сразу. Их выигрышно отложить на месяцы или на годы. Но важно чтобы потом не с нуля опять начать их прорабатывать. И для этого нужны специальные управленческие платформы по типу форумных. 

Директор по продажам, Санкт-Петербург

За это время каждый представитель должен сообщить:
1. Чего достиг
2. Чего планирует достичь за сегодня
3. Какие у него помехи на сегодня.

Может, лучше с начала, чего он может? Что ему для этого нужно? И, что от этого получит компания? Ответив на это, можно и к вышеописанным вопросам подойти.

Руководитель управления, Москва

Когда такое читаю, сразу понимаю что новатор крайне амбициозен и эгоцентричен )))

Ну вот сейчас мы наплодим совещаний, потом наплодим записей этих совещаний. А когда слушать эти записи, да и еще и вдумываться в контекст сказанного в них? Когда? ))

Мы почему то думаем, что все эти регламенты создаются для единственного во вселенной совещания со времен потопа, разумеется.

Я как то был свидетелем того, как обычная не совсем интеллектуально одаренная секретарша попала в ситуацию, когда вынуждена была рулить целым заводом. Там тож оч любили все кругом записывать, только не любили все это потом слушать (где время для этого). Заставили это делать нашу секретаршу. Она конечно не дура, выбирала то что ей было понятно и выдавала это за решение в протоколе. Про непрекращающийся управленческий ад при этом я умолчу.

Руководитель управления, Москва

Совещания конституционально делятся на совещания по текущим процессам и на совещания по проектам (новым процессам).

По переым существуют вполне технологичные подходы встроенные в современные портальные решения некоторых кейс средств. Смысл этих решений - точно, адресно, обозначить координату проблемы в процессе и обсудить как можно изменить процесс, - всё!
А по вторым нужно использовать аджайл метод, кроме него все остальное работает плохо.

Директор по операциям, Москва

Не понятно… а какую проблему решать: много времени на совещание (больше на «планерку похоже»), или все движутся с разными скоростями?

1.Если ежедневно нужно совещание для эскалации проблемы в «центр решений» – это утопия. Если много времени уходит на совещания – убрать их, пусть решают в «горизонтали». Когда только работать успевают… Зачем «пере прослушивать»? Протокол не ведётся? Каждый день новая уникальная задача или проблема? Планирование на неделю не работает?

2.Всё равно все будут двигаться с одной скоростью – со скоростью отстающего.  - Увеличить его производительность. Ему достаточно делать столько, сколько задач в среднем находятся в системе за день. 

- Запретить ходить на эти совещания как вариант.

- Запретить мультизадачность, от слова «совсем».   

3.Слишком большая вариабельность по скорости у одного. Изолировать его – установить канбан на входе, установить фиксированный лог задач.

Аналитик, Москва

Уважаемый Андрей! Не уверен, что поставив три таких вопроса, Вы увеличите эффективность совещаний. Да и совещание ли это? Может быть такие вопросы имеют смысл на подведении итогов за месяц, в крайнем случае - за неделю? Надо всё-таки для себя уяснить, что это - отчётное совещание, инструктивное совещание, мозговой штурм? У всех у них разный сценарий. Далеко не всегда совещание можно втиснуть в регламент. У совещаний творческое начало. Целое искусство.

Если совещание имеет цель распределить ограниченные ресурсы, то такие вопросы очень скоро затрутся ежедневной рутиной. Представьте:

1. Чего достиг. "Мы занимались оптимизацией трафика".
2. Чего планирует достичь за сегодня. "Оптимизировать дальше".
3. Какие у него помехи на сегодня. "Отсутствуют".

И так все 333 отдела.

Я всегда, как руководитель, стараюсь не упускать инициативу на совещании. Нельзя таким образом опускать вопросы вниз. Нельзя пускать "корабль  совещания" в свободное плавание. Именно руководитель ставит вопросы, вы очерчиваете границы, вы обозначаете цель. Иначе, будет крайне неудобно рано или поздно вслух сказать: "ОК! Проехали. Всё ясно. Давайте к делу". Но не забывайте о тонкой грани между совещением и инструктажем. 

IT-консультант, Украина
Анатолий Курочкин пишет:

Уважаемый Андрей! Не уверен, что поставив три таких вопроса, Вы увеличите эффективность совещаний. Да и совещание ли это? Может быть такие вопросы имеют смысл на подведении итогов за месяц, в крайнем случае - за неделю? Надо всё-таки для себя уяснить, что это - отчётное совещание, инструктивное совещание, мозговой штурм? У всех у них разный сценарий. Далеко не всегда совещание можно втиснуть в регламент. У совещаний творческое начало. Целое искусство.

Если совещание имеет цель распределить ограниченные ресурсы, то такие вопросы очень скоро затрутся ежедневной рутиной. Представьте:

1. Чего достиг. "Мы занимались оптимизацией трафика".
2. Чего планирует достичь за сегодня. "Оптимизировать дальше".
3. Какие у него помехи на сегодня. "Отсутствуют".

И так все 333 отдела.

Я всегда, как руководитель, стараюсь не упускать инициативу на совещании. Нельзя таким образом опускать вопросы вниз. Нельзя пускать "корабль  совещания" в свободное плавание. Именно руководитель ставит вопросы, вы очерчиваете границы, вы обозначаете цель. Иначе, будет крайне неудобно рано или поздно вслух сказать: "ОК! Проехали. Всё ясно. Давайте к делу". Но не забывайте о тонкой грани между совещением и инструктажем. 

Если бы вся работа была из столь примитивных задач - то нам бы столько не платили.

Обычно в реальном IT это выглядит так:

1. Чего достиг: "Наш субпроект 123/4232/AAG прошел предварительную проверку регулятора Центрабанк"

2. Что планируется на сегодня: "Подключить решение от интегратора 228/101/AAH в субпроект 123/4232/AAG"

3. Что мешает: "Интегратор требудет для решения 228/101/AAH технологий класса SecuredFakupOSOS, которые только зарубежные и не сертифицированы."

 

Трейдер, Санкт-Петербург
Андрей Роговский пишет:
Анатолий Курочкин пишет:

Уважаемый Андрей! Не уверен, что поставив три таких вопроса, Вы увеличите эффективность совещаний. Да и совещание ли это? Может быть такие вопросы имеют смысл на подведении итогов за месяц, в крайнем случае - за неделю? Надо всё-таки для себя уяснить, что это - отчётное совещание, инструктивное совещание, мозговой штурм? У всех у них разный сценарий. Далеко не всегда совещание можно втиснуть в регламент. У совещаний творческое начало. Целое искусство.

Если совещание имеет цель распределить ограниченные ресурсы, то такие вопросы очень скоро затрутся ежедневной рутиной. Представьте:

1. Чего достиг. "Мы занимались оптимизацией трафика".
2. Чего планирует достичь за сегодня. "Оптимизировать дальше".
3. Какие у него помехи на сегодня. "Отсутствуют".

И так все 333 отдела.

Я всегда, как руководитель, стараюсь не упускать инициативу на совещании. Нельзя таким образом опускать вопросы вниз. Нельзя пускать "корабль  совещания" в свободное плавание. Именно руководитель ставит вопросы, вы очерчиваете границы, вы обозначаете цель. Иначе, будет крайне неудобно рано или поздно вслух сказать: "ОК! Проехали. Всё ясно. Давайте к делу". Но не забывайте о тонкой грани между совещением и инструктажем. 

Если бы вся работа была из столь примитивных задач - то нам бы столько не платили.

Обычно в реальном IT это выглядит так:

1. Чего достиг: "Наш субпроект 123/4232/AAG прошел предварительную проверку регулятора Центрабанк"

2. Что планируется на сегодня: "Подключить решение от интегратора 228/101/AAH в субпроект 123/4232/AAG"

3. Что мешает: "Интегратор требудет для решения 228/101/AAH технологий класса SecuredFakupOSOS, которые только зарубежные и не сертифицированы."

 

 Андрей, может я и ошибаюсь, но Ваш пример мне кажется очень "странным" для реального. IT. Сколько отделов (их представителей) участвуют в таких совещаниях? Каждый день проводить совещания??? А когда работать?)) Цитирую Вас-Разумеется, что все задачи формируются на 1 день, а представитель разбивает эту задачу на подзадачи для своего отдела.

Цель - чтоб обеспечить синхронное выполнение проекта без впереди бегущих и отстающих.

Вопросы:

1. С чего Центробанк как регулятор проверяет какой-то субпроект? 

2. Что Вашем контексте "интегратор"? Он ваш заказчик? 

3. Зависит от ответа на мой второй вопрос. Но мне любопытно что это за  технологий класса SecuredFakupOSOS, ? Очень меня смущает fakup)).

 Подведу итог. Повторюсь, возможно я ошибаюсь, но если говорить о проекте (субпроекте), то я согласен с Анатолием Курочкиным. Совещание как и проект надо готовить и готовить заранее)). Каждый день совещания-нонсенс, возможны "пятиминутки". Надо достичь результата в ранее оговорëнные сроки и оговорëнными ранее  ресурсами. А если требуются технологии "fakup",  которые ещё не сертифицированы)), то об этом надо было думать раньше, а не сейчас и совещания уже не помогут, имхо. Впрочем любую проблему можно решить- вопрос только времени и денег)) 

Руководитель группы, Москва

Ситуация - на совещаниях, которые идут целый час, время расходуется крайне не эффективно.

Вариант решения - совещание разделяется на три 15-и минутных, в которых участвует по одному представителю каждого из отделов, которые общаются между собой по решению вопросов. Если отделов больше - то и времени больше. Но по 5 минут на каждого, не более.

Андрей Роговский пишет:
Обычно в реальном IT это выглядит так: 1. Чего достиг: "Наш субпроект 123/4232/AAG прошел предварительную проверку регулятора Центрабанк" 2. Что планируется на сегодня: "Подключить решение от интегратора 228/101/AAH в субпроект 123/4232/AAG" 3. Что мешает: "Интегратор требудет для решения 228/101/AAH технологий класса SecuredFakupOSOS, которые только зарубежные и не сертифицированы."

Андрей, по-моему эти виды совещаний (короткие vs длинные) не являются заменой друг друга, а являются вполне дополняющими. Это значит, что в работе полезны и те, и те.

Короткие каждодневные совещания - это "пятиминутка", распределение работ на текущий день.

А часовые совещания раз в 1-2 недели - это обсуждение промежуточного статуса проектов, обсуждение распределения работ уже на более стратегическом уровне.

IT-консультант, Украина
Андрей Кочанов пишет:

 Андрей, может я и ошибаюсь, но Ваш пример мне кажется очень "странным" для реального. IT. Сколько отделов (их представителей) участвуют в таких совещаниях? Каждый день проводить совещания??? А когда работать?)) Цитирую Вас-Разумеется, что все задачи формируются на 1 день, а представитель разбивает эту задачу на подзадачи для своего отдела.

Цель - чтоб обеспечить синхронное выполнение проекта без впереди бегущих и отстающих.

Вопросы:

1. С чего Центробанк как регулятор проверяет какой-то субпроект? 

2. Что Вашем контексте "интегратор"? Он ваш заказчик? 

3. Зависит от ответа на мой второй вопрос. Но мне любопытно что это за  технологий класса SecuredFakupOSOS, ? Очень меня смущает fakup)).

 Подведу итог. Повторюсь, возможно я ошибаюсь, но если говорить о проекте (субпроекте), то я согласен с Анатолием Курочкиным. Совещание как и проект надо готовить и готовить заранее)). Каждый день совещания-нонсенс, возможны "пятиминутки". Надо достичь результата в ранее оговорëнные сроки и оговорëнными ранее  ресурсами. А если требуются технологии "fakup",  которые ещё не сертифицированы)), то об этом надо было думать раньше, а не сейчас и совещания уже не помогут, имхо. Впрочем любую проблему можно решить- вопрос только времени и денег)) 

1. Потому что регулятор проверяет проект целиком, проводя своим жалом по каждой его части. Соотвественно какие-то субпроекты не проходят проверку.

2. Он - партнер.

3. Эта такая штука, с которой безуспешно боролись, пытаясь запретить один скромый мессенджер.

Да, только сейчас пятиминутки уходят в почасовки... Вот и думаю как разруливать.

Руководитель группы, Москва
Андрей Роговский пишет:
Да, только сейчас пятиминутки уходят в почасовки... Вот и думаю как разруливать.

Вы имеете в виду, у Вас распределение дел на день занимает час? Или обсуждение распределения дел со всеми отделами занимает час ежедневно?

Трейдер, Санкт-Петербург
Андрей Роговский пишет:
Андрей Кочанов пишет:

 Андрей, может я и ошибаюсь, но Ваш пример мне кажется очень "странным" для реального. IT. Сколько отделов (их представителей) участвуют в таких совещаниях? Каждый день проводить совещания??? А когда работать?)) Цитирую Вас-

Цель - чтоб обеспечить синхронное выполнение проекта без впереди бегущих и отстающих.

Вопросы:

 

1. Потому что регулятор проверяет проект целиком, проводя своим жалом по каждой его части. Соотвественно какие-то субпроекты не проходят проверку.

2. Он - партнер.

3. Эта такая штука, с которой безуспешно боролись, пытаясь запретить один скромый мессенджер.

Да, только сейчас пятиминутки уходят в почасовки... Вот и думаю как разруливать.

Давайте ещё раз определимся с терминами. 

1.Центробанк регулирует денежные отношения. Как регулятор Центробанк может проводить жалом по каждой части проекта? С какой стороны он?  Набиулина конечно спорит с Грефом по его экосистеме, но, насколько я знаю, даже по Сберу ЦБ ничего не контролировал в софте, только ущемление прав других банков. 

2. Партнëр это соучастник бизнеса-проекта с определëнными правами и обязанностями. 

3. Партнëр вам "предлагает" использовать "такую штуку", которая не сертифицирована? На каком основании и зачем? Кто здесь вообще Заказчик? Про scrum писать не буду)). 

Андрей, в проекте, на мой взгляд, должна быть ясность. Кто заказчик, исполнитель, субисполнитель? Что надо сделать , когда и какими ресурсами? Какие согласования, разрешения, сертификаты и т.д. надо делать, когда и на основании чего? Какие надзорные органы участвуют, когда с ними надо иметь дело и какие и когда документы им предоставлять? Извините, но из Вашей информации получается, что этого всего нет. Тогда о чëм "спич"? И я Вам задавал вопросы про количество отделов на этих совещаниях- ответа не получил. Цитирую Вас ещё раз :Разумеется, что все задачи формируются на 1 день, а представитель разбивает эту задачу на подзадачи для своего отдела.

Кто решает что именно такие задачи надо ставить, почему каждый день, каким образом представитель (представитель отдела) разбивает задачи (как он это делает? ) и зачем? Я вообще не понимаю как можно каждый день тратить время на совещания. Контролировать выполнения графиков и т.п. да, возможно. Хотя детализация до суток редко встречается на практике. 

Андрей, я Вас не понимаю. Проект называется проектом, потому что его проектируют, т.е. выстраивается алгоритм и последовательность конкретных действий во времени, в пространстве и в  других составляющих. Даже импровизация получается хорошей тогда, когда для этого есть умение и ресурсы)) 

Аналитик, Москва
Андрей Роговский пишет:
Анатолий Курочкин пишет:

Уважаемый Андрей! Не уверен, что поставив три таких вопроса, Вы увеличите эффективность совещаний. Да и совещание ли это? Может быть такие вопросы имеют смысл на подведении итогов за месяц, в крайнем случае - за неделю? Надо всё-таки для себя уяснить, что это - отчётное совещание, инструктивное совещание, мозговой штурм? У всех у них разный сценарий. Далеко не всегда совещание можно втиснуть в регламент. У совещаний творческое начало. Целое искусство.

Если совещание имеет цель распределить ограниченные ресурсы, то такие вопросы очень скоро затрутся ежедневной рутиной. Представьте:

1. Чего достиг. "Мы занимались оптимизацией трафика".
2. Чего планирует достичь за сегодня. "Оптимизировать дальше".
3. Какие у него помехи на сегодня. "Отсутствуют".

И так все 333 отдела.

Я всегда, как руководитель, стараюсь не упускать инициативу на совещании. Нельзя таким образом опускать вопросы вниз. Нельзя пускать "корабль  совещания" в свободное плавание. Именно руководитель ставит вопросы, вы очерчиваете границы, вы обозначаете цель. Иначе, будет крайне неудобно рано или поздно вслух сказать: "ОК! Проехали. Всё ясно. Давайте к делу". Но не забывайте о тонкой грани между совещением и инструктажем. 

Если бы вся работа была из столь примитивных задач - то нам бы столько не платили.

Обычно в реальном IT это выглядит так:

1. Чего достиг: "Наш субпроект 123/4232/AAG прошел предварительную проверку регулятора Центрабанк"

2. Что планируется на сегодня: "Подключить решение от интегратора 228/101/AAH в субпроект 123/4232/AAG"

3. Что мешает: "Интегратор требудет для решения 228/101/AAH технологий класса SecuredFakupOSOS, которые только зарубежные и не сертифицированы."

 

Писал длинный ответ, но Андрей Кочанов очень справедливо всё отметил. Проблему в таком случае не в совещании. Она где-то гораздо глубже. Ни одно совещание никогда не решит задачу "поди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что". 

Кстати, Ваш описанный случай про "субпроект 123/4232/AAG" только подтверждает мою мысль. 

Я рад, что мои советы не понадобились!

IT-консультант, Украина
Андрей Кочанов пишет:

Давайте ещё раз определимся с терминами. 

1.Центробанк регулирует денежные отношения. Как регулятор Центробанк может проводить жалом по каждой части проекта? С какой стороны он?  Набиулина конечно спорит с Грефом по его экосистеме, но, насколько я знаю, даже по Сберу ЦБ ничего не контролировал в софте, только ущемление прав других банков. 

2. Партнëр это соучастник бизнеса-проекта с определëнными правами и обязанностями. 

3. Партнëр вам "предлагает" использовать "такую штуку", которая не сертифицирована? На каком основании и зачем? Кто здесь вообще Заказчик? Про scrum писать не буду)). 

Андрей, в проекте, на мой взгляд, должна быть ясность. Кто заказчик, исполнитель, субисполнитель? Что надо сделать , когда и какими ресурсами? Какие согласования, разрешения, сертификаты и т.д. надо делать, когда и на основании чего? Какие надзорные органы участвуют, когда с ними надо иметь дело и какие и когда документы им предоставлять? Извините, но из Вашей информации получается, что этого всего нет. Тогда о чëм "спич"? И я Вам задавал вопросы про количество отделов на этих совещаниях- ответа не получил. Цитирую Вас ещё раз :Разумеется, что все задачи формируются на 1 день, а представитель разбивает эту задачу на подзадачи для своего отдела.

Кто решает что именно такие задачи надо ставить, почему каждый день, каким образом представитель (представитель отдела) разбивает задачи (как он это делает? ) и зачем? Я вообще не понимаю как можно каждый день тратить время на совещания. Контролировать выполнения графиков и т.п. да, возможно. Хотя детализация до суток редко встречается на практике. 

Андрей, я Вас не понимаю. Проект называется проектом, потому что его проектируют, т.е. выстраивается алгоритм и последовательность конкретных действий во времени, в пространстве и в  других составляющих. Даже импровизация получается хорошей тогда, когда для этого есть умение и ресурсы)) 

1. Элементарно. Если вы косячите, то на вас идет жалоба через эту чудную формочку (https://cbr.ru/Reception/Message/Register?messageType=Complaint) и вы получаете таких пилюлей, что мало не покажется

2. Абсолютно верно. Партнер хочет установить свой комплекс в экосистеме проекта. Win-Win. Что тут такого?

3. Потому что партнер - коммерсант. Он далек от политических игрищ и в его частной лавочке все было на ура. А тут - импортозамещение. И - бац,бацб,бац

По проекту эту (и не только эту) особенность упустили на самом высшем уровне. А теперь ее приходится расхлебывать, причем на совещаниях никто не вносит конструктив, а все хотят выставить себя в белом свете(цвете?).

 

IT-консультант, Украина
Елена Аронова пишет:
Андрей Роговский пишет:
Да, только сейчас пятиминутки уходят в почасовки... Вот и думаю как разруливать.

Вы имеете в виду, у Вас распределение дел на день занимает час? Или обсуждение распределения дел со всеми отделами занимает час ежедневно?

Второе.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Опубликованы результаты исследования о трендах в образовании руководителей

Более половины руководителей проходят обучение раз в год и чаще, причем чаще предпочитают домашний режим учебы.

Исследование Kelly Services: что мотивирует в работе жителей России

В 2021 году работники снизили требования к заработной плате и стали уделять больше внимания финансовой устойчивости работодателя.

Что хотят от своей первой работы молодые специалисты

65% в первую очередь обращают внимание на размер предлагаемой заработной платы.

Сколько денег нужно для счастья россиянам

Мужчинам нужно почти на 30% больше денег для счастья, чем женщинам.