Advanta за 5 недель автоматизировала процессы управления на заводе «Красный якорь»

В марте этого года к компании Advanta обратились специалисты проектного офиса Завода «Красный якорь». Это единственное в России и крупнейшее в Восточной Европе предприятие по производству якорных цепей и такелажа, цепей для горно-шахтного оборудования, грузовых цепей, строп и комплектующих.

Завод имеет более, чем 120-летнюю историю. Сегодня это высокотехнологичное производство, оснащенное мощными европейскими линиями, собственным конструкторским бюро и испытательной лабораторией.

Завод «Красный якорь» в цифрах:

  • 1898 – год основания.
  • Более 10 000 тон продукции в год.
  • Более 500 человек – штат предприятия.

С чего все началось?

На заводе разработали новую стратегию развития. Одна из главных целей – увеличить объем производства на 20% в год и повысить эффективность сотрудников при реализации проектов. Для того, чтобы ее достичь, на заводе планировали запустить более 30 стратегически важных проектов. Эти проекты были связаны с внедрением новых технологий, обновлением инфраструктуры и производственных процессов.

Но с существующим положением дел в проектном управлении команда предприятия рисковала сорвать реализацию стратегических планов. Все проекты в компании велись разрозненно, правила их ведения часто не исполнялись. Проектные документы хранились в разных местах, не было единой формы отчетности по проектам, отчеты собирались вручную в виде отдельных Excel-таблиц.

Руководителям и кураторам проектов было сложно отслеживать ход исполнения проектных работ. Сотрудники и топ-менеджеры тратили много времени на совещания для обсуждения ситуации в проекте. Не было возможности отследить загруженность задействованных в проектах сотрудников. Как следствие, срывались сроки, превышались бюджеты, команда не достигала целевых показателей.

Руководству завода был необходим жесткий контроль за ходом выполнения проектов и единый инструмент для автоматизации процессов проектного управления.

Тактика была выбрана верная – решили внедрять проектный подход комплексно. Практически в одно время организовали проектный офис, начали внедрять методологию и информационную систему управления проектами.

Вновь созданный проектный офис занялся разработкой методологии и стандартов управления проектами, начал формировать сбалансированный портфель проектов предприятия. Далее предстояло выбрать подходящий IT-инструмент. Среди нескольких решений предпочли систему Advanta как наиболее подходящую по функционалу, гибкую в настройках и легкую в освоении.

Какие задачи поставил заказчик перед внедрением системы?

  1. Сократить количество контрольных точек проектов со срывом срока реализации до показателя не более 10%.
  2. Повысить эффективность реализации проектов, а именно:
  • сократить разницу между плановыми и фактическими сроками реализации,
  • достичь совпадения между плановыми и фактическими затратами на проекты,
  • обеспечить достижение целевых результатов проектов.
  1. Обеспечить первым лицам предприятия:
  • возможность контроля за ходом выполнения проектов,
  • контроль загруженности сотрудников, занятых в проектах.

Какие сложности предстояло преодолеть?

Систему нужно было внедрить и запустить в промышленную эксплуатацию к конкретному сроку. Обычно такие проекты реализуются за 2 месяца. В этом проекте вместо восьми недель справились за пять. Для этого чаще встречались с заказчиком – выходили на связь, снимали запросы, консультировали и давали задания раз в 2 дня.

Что сделали?

  1. Занесли пилотные проекты в систему.
  2. Настроили автоматический сбор отчетности, сформировали ключевые отчеты по задачам, проектам и поручениям.
  3. Создали направления для хранения шаблонов документов. Настроили шаблоны согласований, отчетность по дискуссиям.
  4. Настроили отчет для отражения загрузки сотрудников.
  5. Настроили дашборды – визуальные панели управления для топ-менеджеров с заданным набором показателей.

«Система ADVANTA постепенно становится для нас единым корпоративным порталом по контролю и продвижению реализации проектов предприятия. Система дает возможность оперативно контролировать выполнение задач в рамках проектов, прогнозировать возможные риски и отклонения от планов. Широкий спектр отчетов и дашбордов позволяет проводить анализ проектной деятельности, принимать корректирующие и превентивные решения», − комментирует Антон Бугров, руководитель проектного офиса завода «Красный якорь».

Какого результата достигли?

  • Автоматизировали процессы управления проектами на предприятии. Топ-менеджеры и РПО получили инструмент контроля, благодаря которому в одном окне можно увидеть всю необходимую информацию по портфелю проектов.
  • Руководители проектов получили инструмент, который позволил на 60% сократить трудозатраты на сбор отчетности и планирование новых проектов.
  • Исполнители могут планировать свою загрузку и видеть перечень задач по всем проектам, которые на них назначены. А также оперативно отслеживать, что и в какой срок им необходимо сдать и в случае возникающих проблем централизовано сигнализировать об этом руководству.
  • Стало возможно прогнозировать проблемы в проектах, своевременно эскалировать их решение на топ-менеджеров − риск срыва сроков и превышения бюджетов снизился.

Выводы

В систему Advanta уже внесены все проекты завода, инструмент активно используют и топ-менеджеры предприятия, и рядовые сотрудники. Руководитель проектного офиса разрабатывает методологию управления проектами и инструкции уже в привязке к информационной системе. Заказчики отметили гибкую адаптацию Advanta под бизнес-процессы и возможность при необходимости развивать решение при помощи дополнительных модулей.

«Мы не намерены останавливаться на достигнутом результате и планируем дальнейшее развитие системы в части управления бюджетом, ресурсами проектов и учета функциональной занятости сотрудников, задействованных в их реализации. Надеемся на дальнейшее продуктивное сотрудничество с ГК ADVANTA и помощь в решении наших задач», − комментирует Антон Бугров, руководитель проектного офиса Завода «Красный якорь».

Компания: ADVANTA
Расскажите коллегам:
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Forbes опубликовал рейтинг лучших работодателей России

Forbes учитывал не только соцпакет, средние зарплаты и условия труда, но и экологический след компаний и их влияние на общество.

Опубликован рейтинг самых переоцененных профессий

Футболисты не на первом месте.

В Петербурге перенесли введение QR-кодов для кафе и отелей с 1 декабря на 27 декабря

Также власти планируют ввести дополнительные ограничения с 27 декабря до 9 января.

Россияне рассказали, что хотели бы получить в качестве корпоративного подарка

Какие подарки получают россияне от своих работодателей на Новый год и что они хотели бы на самом деле?