Бизнес в Заполярье: как управлять расходами компании, чтобы выигрывать тендеры

Компания «Промсервис» обслуживает удаленные объекты крупных заказчиков из сферы нефте- и газодобычи. Финансовый директор компании Андрей Похозяй (на фото) рассказал, в чем сложности такого бизнеса и что нужно, чтобы выиграть тендер и получить контракт.

На Крайнем Севере ошибки стоят дорого

Екатерина Шорина: Ваша компания специализируется на услугах общественного питания. Сложно представить общепит на Крайнем Севере. Расскажите, пожалуйста, поподробнее, чем вы занимаетесь?

Андрей Похозяй: Конечно, наша деятельность далека от ресторанного бизнеса. Мы обслуживаем удаленные объекты на Крайнем Севере: от обеспечения всем необходимым вахтового персонала до технического обслуживания самих объектов и производств. Работаем на территории Заполярья и Ямало-Ненецкого округа с 2012 года, в основном с компаниями из сферы разработки, нефте- и газодобычи.

Если касаться сферы общепита, то в наши услуги входит организация горячего питания для вахтовых бригад; обеспечение их сухим пайком; организация работы буфетов и магазинов; кейтеринговые и выездные мероприятия – праздники и кофе-брейки.

Кроме питания, оказываем услуги клининга — уборку внешних территорий, административных помещений и производств; стирку и химчистку одежды; вывоз и сжигание ТБО.

Есть ряд уникальных услуг. Например, организация обслуживания гидрокостюмов, используемых для перелетов вахтового персонала на платформу Приразломная.

Наши ключевые заказчики — компании группы «Газпром» и их подрядчики, в общей сложности более сотни организаций. Сейчас на объектах «Промсервис» питается более 3 тыс. человек, мы обслуживаем и убираем площади свыше 100 тыс. кв. м. У нас более 500 человек в части производственного персонала, есть свой транспорт, оборудование, мобильные пункты питания, складские помещения с разными температурными режимами хранения.

Е.Ш.: В Москве сегодня +30, а в Ноябрьске, судя по Gismeteo, +12 градусов Цельсия. А что происходит зимой, в каких условиях вам приходится работать?

А.П.: Да, действительно организация услуг в условиях Крайнего Севера – непростая задача. Даже к здоровью персонала предъявляются особые требования. Например, сотрудника не допустят на вахтовый объект без специальной медкомиссии. У него должна быть справка с указанием, что человек пригоден для работы в условиях Крайнего Севера.

Люди добираются на вахту с помощью вертолета. Если они нездоровы, с ними что-то случается, то на месте окажут только первую медицинскую помощь. А для получения экстренной помощи человека надо вывезти на вертолете обратно — это не всегда возможно из-за погоды. На месторождениях люди работают в тяжелых напряженных условиях. В разгар материкового лета там в некоторых местах еще лежит снег, и температура редко поднимается выше +7-10 градусов.

Условия Крайнего Севера также требуют применения специальной техники и методов работы. Обычным делом является, когда столбик термометра переваливает за -40 градусов, а бывают периоды и за -50, а еще ветер, пурга. Естественно, наша техника должна работать безотказно — так, чтобы при доставке продуктов поддерживалась нужная температура и наш персонал, следующий на вахту или сменяющийся с нее, чувствовал в дороге себя комфортно и спокойно.

Мы специализируемся на работе за Полярным кругом, работаем с газовиками и нефтяниками, поэтому знакомы со всеми нюансами.

Е.Ш.: Как вы доставляете грузы на объекты обслуживания?

А.П.: Продукты с долгим сроком хранения и товарно-материальные ценности доставляем на объекты по методу опережающего завоза — два раза в год завозим все необходимое на следующие полгода. В первый период, с января по апрель включительно, возим машинами по зимнику — временной дороге, которую прокладывает техника заказчика, уплотняя снежный покров. Чтобы ее было видно, по краям ставят вешки.

Автомобили по зимнику двигаются со скоростью примерно 20 км/час. Расстояние до объекта может составлять до 700 км. Поэтому иногда дорога занимает несколько суток. Водители сменяют друг друга.

А когда с рек сходит лед, используем водную навигацию: отправляем контейнеры баржами. Скоропортящиеся продукты: молочку, фрукты, овощи, колбасы и другое, завозим вертолетом.

Персонал работает по вахтовой схеме: одна вахта работает на объекте от 45 до 60 дней, потом ее сменяет другая. Людей привозим вертолетами.

Конкуренция есть даже в Заполярье

Е.Ш.: Наверное, в таких условиях низкая конкуренция? По какому принципу компания-клиент выбирает подрядчика?

А.П.: Если заказчик работает в области добычи ресурсов, полезных ископаемых, то ему нельзя отвлекаться на управление непрофильными активами. Мы эту работу берем на себя.

Но, чтобы выиграть тендер, надо показать, что наша помощь позволит компании-заказчику не только снять с себя ряд задач, но и снизить затраты. Для этого мы должны быть эффективными, уменьшать расходы за счет внутренних решений.

От тендера к тендеру заказчик заинтересован, чтобы мы фиксировали цены текущего периода, не повышали их. Несмотря на сложность работы в условиях Крайнего Севера и Заполярья, на наших площадках нормальная рабочая конкуренция. Либо мы будем предлагать технические решения на выгодных для клиента условиях, либо это сделают конкуренты.

Поэтому мы обратились в «ФинГрад». Нам нужны точные экономические расчеты, связанные с формированием коммерческого предложения для заказчиков. Важно управлять стоимостью услуги —только тогда участие в тендерах будет успешным. «ФинГрад»позволил нам автоматизировать предварительные расчеты и получить достоверные отчеты для анализа.

Е.Ш.: Вы работаете с несколькими заказчиками сразу, у вас под контролем много объектов. Как организуете управление ими?

А.П.: Это уже вторая часть задачи. Когда выигрываем тендер и получаем контракт, нужно строго контролировать исполнение условий соглашения с клиентом. Это возможно за счет показателей доходности и управления денежным потоком.

Управление денежным потоком мы реализовали в «ФинГрад - Казначействе».

Делим бюджет на три блока: по направлениям, видам услуг и по точкам обслуживания. Затем контролируем соблюдение лимитов по каждой точке, где оказываем услугу, будь то клининг, обеспечение услуги питания или техническое обслуживание участка. Так мы видим движение денег и не допускаем перерасходов, проверяем это в бюджете расходов и доходов.

Каждый расход проходит условно три этапа:

  • в зависимости от условий контракта определяем бюджетный лимит по каждому расходу;
  • согласовываем его по цепочке согласований. В этой части фиксируются все данные по поставщику, ключевым условиям договора, в том числе и срокам платежей;
  • сама оплата. Она может происходить намного позже согласования, частями, но бухгалтер видит основание для оплаты и условия договора, потому что всё хранится в системе.

Мы сократили бумажный документооборот, убрали бурную имитацию деятельности в головном офисе. Раньше все заявки на расход формировали в бумажном виде, поэтому сотрудники бегали с документами из кабинета в кабинет.

Руководители высшего звена у нас часто на выезде, их нет в офисе. Из-за этого согласования затягивались, и это влияло на оперативность оказания услуг. Теперь все есть в удаленном доступе, коллеги быстро согласовывают и выполняют заявки, которые в срочном порядке приходят от заказчика. Для нас время — деньги, за счет автоматизации мы повысили оперативность и эффективность работы.

Партнерский материал

Комментарии
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Кто хочет знать зарплату коллег

Служба Исследований hh выяснила, кто из соискателей знает размер зарплаты своих коллег/

Травмы на работе - угроза ВВП

Почти 3 миллиона человек в мире ежегодно умирают на своих рабочих местах.

Arena: анонимный поиск работы

Запущен сервис для анонимного поиска работы в сфере разработки.

LinkedIn ищет таланты

Компания запустила систему поиска талантов.