Как избежать проблем при автоматизации управленческого учета

Анастасия Левкина, руководитель проектов компании «ФинГрад – Управление финансами»

Стремление контролировать состояние собственного бизнеса – это безусловный тренд современности. Контроль финансовой составляющей – непременный must have бизнеса. Однако, современные виды регламентированного учета не способствуют честному и комплексному представлению о состоянии финансов компании; они порой лишь способ отчитаться перед надзорными инстанциями. Но есть дополнительная форма учета – управленческая, которая позволяет собственнику четно и открыто видеть все реалии финансовой деятельности.

Управленческий учет — система сбора и группировки финансовой и нефинансовой информации, на основе которой менеджеры принимают стратегические решения развития компании. Эффективность управленческого учета зависит от своевременности представления этой актуальной информации. Промедление в большинстве своем несет убытки, худший вариант развития может стоить всего бизнеса.

Скорость бизнеса в наше время возрастает в геометрической прогрессии. Деловые партнеры, поставщики и потребители – у всех участников в приоритете ресурс времени. Все, что можно автоматизировать, должно быть автоматизировано.

Зачем автоматизировать систему управленческого учета:

  • Для сокращения рутинного, монотонного труда, сведения к нулю арифметических ошибок и ошибок человеческого фактора
  • Для сопоставления периодов и исключения «снежного кома» недостоверных данных прошлых лет
  • Для увеличения скорости подготовки данных с одновременным соблюдением высоких стандартов качества
  • Для повышения гибкости отчетов с помощью возможности построить их в различных разрезах аналитики
  • Для возможности тестировать промежуточные результаты и создать страховочные бэкапы
  • Для налаживания работы с удаленными филиалами, подразделениями, партнерами
  • Для высвобождения трудовых ресурсов для решения иных задач

Рутинные, монотонные операции, опасны для бизнеса не столько лишними трудозатратами и зачастую чрезмерно раздутым штатом сотрудников, сколько упущенными возможностями не принятых решений в результате несвоевременно подготовленных данных. Решение этой задачи является важным элементом успешных бизнес-процессов.

Пресловутый человеческий фактор имеет место быть достаточно часто, но не является единственным, приводящим к арифметическим ошибкам. На ряду с ним идут так называемые «сбои работы эксель», предугадать накануне которые не всегда получается, а выяснить где кроется ошибка порой занимает ценные часы. Несохраненные файлы, сломанные макросы и формулы, смещение ячеек – у каждого финансиста на слуху.

Про фразу «так исторически сложилось» складывают легенды. Ведь если информация сгруппирована корректно в автоматизированной базе данных не важно сколько поколений сотрудников прошло через компанию. Каждый последующий имеет те же инструменты для работы и ввода данных в систему учета, что и предыдущий, тот же интерфейс программы, те же сгруппированные данные по итогу проведенных работ. Таки образом построить сопоставимые прошлым периодам аналитические отчеты для заинтересованных пользователей в максимально короткие сроки не составит труда.

Что предлагает рынок готовых решений в части автоматизации?

Современные технологии и развитый рынок готовых решений в части автоматизации управленческого учета предоставляет всевозможный выбор пользователям в зависимости от их бюджета, сроков и потребностей. Если компания жестко не поставлена в бюджетные и временные рамки и имеет глобальную цель автоматизации всех циклов учета, то такой продукт как SAP или 1С Предприятие придутся как нельзя кстати. Если необходимо автоматизировать некоторые области учета в максимально короткие сроки – придут на помощь продукты 1С Бухгалтерия, Склад и Финград.

Каждое из возможных решений приводит к ощутимой экономии не только трудозатрат персонала и времени, на решение поставленной задачи, но и существенно сократит вероятность возникновения ошибок в расчетах.

Проблемы на пути автоматизации учета

Автоматизация, как и любой другой процесс изменения устоявшегося уклада, требует некоторых усилий на старте. Причины, препятствующие ее внедрению, можно условно поделить на категории экономического и организационного плана.

В разряд экономических относятся необходимые инвестиции. Это как финансовые затраты на приобретение и установку необходимого программного обеспечения, покупку лицензии, сопровождение и поддержку, так и внутренние трудовые ресурсы, выделяемые на задачу внедрения и тестирование проекта. Инвестиции не всегда должны быть значительными, ощущаемые бизнесом. Все зависит от задачи. Не нужно стремиться «объять необъятное» и ставить персоналу задачу автоматизации сразу всех участков учета. Руководствуйтесь исключительно здравым смыслом, расставьте приоритеты. В большинстве своем, для малого и среднего бизнеса достаточно написания простых сценариев или соответствующих настроек готовых продуктов, их адаптацию под конкретную специфику.

Если вы только начинаете вести управленческий учет – не стоит сразу его автоматизировать. Лучше начать с учета в Excel, чтобы иметь четкое представление какого рода отчеты необходимы, какие данные должны быть получены в результате, где возникает основной pool рутинных, повторяющихся операций и работает ли методология. И лишь спустя некоторое время, когда появятся предпосылки для автоматизации – автоматизировать.

При желании внедрения глобальной дорогостоящей сети автоматизации, следует задаться вопросом периода окупаемости и целесообразности ее установки. Расходы на автоматизацию управленческого учета не должны превышать сэкономленные за счет него средства.

Среди организационных проблем можно выделить:

  • страх персонала перед нововведениями
  • отсутствие ясной цели
  • неверно сформулированная задача
  • нежелание получать новый опыт и лень

Практический опыт показывает, что именно эти факторы являются существенно тормозят процесс внедрения программных продуктов. Автоматизация управленческого учета должна происходить быстро, ведь во время настройки ведутся параллельно два учета: ручной и автоматизированный. В ряде случаев первый за тестовым периодом также предпочтительно вести в двух системах, исключительно в целях перестраховки и дополнительных проверок. И снова задача менеджмента – грамотно довести до сотрудников, что временное выполнение дублированных задач облегчит их жизнь в обозримом будущем.

Желание высвободить рабочее время, избежать ненужных ошибок в расчетах и направить силы на решение иных, более значимых нежели рутинные операции задач – все это должно быть инициировано менеджментом. Деловая репутация компании зависит от порядка в учете и способности своевременно обеспечивать внешних пользователей интересующими данными, грамотно представлять их в презентационных материалах, гарантировать отсутствие ошибки в излагаемых материалах, либо сохранять их в пределах уровня существенности. А конкурентная среда должна послужить одним из драйверов способных мотивировать менеджмент компании для оптимизации функций управленческого учета через автоматизацию.

Партнерский материал

Комментарии
Нач. отдела, зам. руководителя, Москва
Автор пишет в статье: Но есть дополнительная форма учета – управленческая, которая позволяет собственнику четно и открыто видеть все реалии финансовой деятельности.

Управленческий учёт менее "точный" чем финансовый в том плане, что некоторые данные можно получить только в конце отчётного периода, но это не мешает использовать управленческий учет для оперативной деятельности - Основная задача управленческого учёта - сохранение стабильного финансового потока.

И конечно есть задача сопряжение данных управленческого и финансового учёта в конце отчётного периода.

Консультант по корп. финансам, Ростов-на-Дону
Александр Соловьев пишет:
По поводу дополнительности явный перегиб, если учесть что результаты используются каждую минуту.

Куда-то пропала оперативность управленческого учёта, и вдруг вдруг среди списка целей первой называется принятие стратегических решений:

Ну, это явный перебор - в статье "пропал" финансовый учёт, который перепутали с налоговым. А оперативность пропала, потому что большинство компаний ведёт управленческий учёт путём импорта данных из бухгалтерии, а потом уже строятся отчёты и пр. Если формировать отчёты днём :) ,то 1С точно будет тормозить, а этой программой пользуется большинство компаний - всё "строится" в лучшем случае вечером или ночью, если персоналу не лень .... Вообще, распространённость 1С сослужила "злую шутку" в нашей стране по поводу оперативности и управленческого учёта.

Добрый день!
Все равно автор вряд ли ответит, поэтому пообщаемся между собой:)
1.Имхо, 1С строится на реалиях учета, а не виновата в них - до нее было намного менее оперативно.
2. Может, и хорошо, что финансовый учет "пропал" в статье? "Налоговый" достаточно символизирует учет "для государства".
3. Ага, стратегический учет сейчас практически ассоциируют с управленческим. Это и на западе есть.

Нач. отдела, зам. руководителя, Москва
Андрей Панахов пишет: ... поэтому пообщаемся между собой:) ... Ага, стратегический учет сейчас практически ассоциируют с управленческим. Это и на западе есть.

1. и 2. пункты мне неинтересны

п. 3. - я раньше не встречал такой расшареный подход , поэтому обсуждать не могу, но если что-то скажете, будет интересно.

Стратегическое бюджетирование использую, но это другое.

Судя по древности книги, от названия которой всё это пошло - "Стратегический учет для руководителей" Боба Райана российского издания 1998 г. - была бы более "высокая волна", если бы на Западе этим всерьёз занялись. И отметил для себя пояснения автора в предисловии:

"Название этой книги отражает последние споры с моим издателем. Я считаю, что идеи, изложенные в этой книге, имеют более широкую сферу употребления, чем просто в стратегических целях."

- это совпало с моим предположением о том, что название неудачное.

Консультант по корп. финансам, Ростов-на-Дону
Александр Соловьев пишет:
п. 3. - я раньше не встречал такой расшареный подход , поэтому обсуждать не могу, но если что-то скажете, будет интересно.
Стратегическое бюджетирование использую, но это другое.

Судя по древности книги, от названия которой всё это пошло - "Стратегический учет для руководителей" Боба Райана российского издания 1998 г. - была бы более "высокая волна", если бы на Западе этим всерьёз занялись. И отметил для себя пояснения автора в предисловии:
"Название этой книги отражает последние споры с моим издателем. Я считаю, что идеи, изложенные в этой книге, имеют более широкую сферу употребления, чем просто в стратегических целях."
- это совпало с моим предположением о том, что название неудачное.

Это еще с восьмидесятых печаталось. Одним из первых был Simmonds. Имхо, сегодня по оперативному управленческому учету и учету затрат мало что пишут (раньше сводилось к переписыванию ABC-метода, потом запоздало тиражировали time driven ABC, теперь вроде надоело), поэтому на "стратегический учет" перешла львиная доля публикаций. Более того, тот же ABC-метод в оперативный учет так и не смогли нормально внедрить, поэтому (видимо, поэтому) теперь и его позиционируют как метод стратегического учета. Вообще этот мем теперь стал прибежищем практически всех теорий у.у., которые не смогли нормально внедриться в оперативном учете (а таких теорий процентов 90 из популярных современных). Оперативный учет остается на задворках, по нему как бы нечего сказать, поэтому при продвижении бренда "управленческий учет" его стараются задвигать куда-то на второй-третий план.

Менеджер, Москва
Андрей Панахов пишет:
А я писал только об управленческом. "Не нужна" - это откуда фраза? Детализация по ЦФО нужна, но она ведется в отдельном измерении. Затраты учитываются и по статьям, и по ЦФО одновременно. Вписывать ЦФО в структуру статей затрат, имхо, нежелательно.

Я писал о вреде использования сквозных статей ПБУ для формирования УУ.

Есть ощущение, что Вы отвечаете не на те слова, что я написал.

Андрей Панахов пишет:
Кстати, при согласии с другими пунктами, принципиально считаю сквозные статьи полезной вещью.
Консультант по корп. финансам, Ростов-на-Дону
Виталий Елиферов пишет:
Я писал о вреде использования сквозных статей ПБУ для формирования УУ.
Есть ощущение, что Вы отвечаете не на те слова, что я написал?

Давайте уточним тогда, что Вы назвали "сквозными"? Не одну статью, которая может относиться к любому ЦФО?

Нач. отдела, зам. руководителя, Москва
Александр Соловьев пишет: Основная задача управленческого учёта - сохранение стабильного финансового потока.
Андрей Панахов пишет: ... поэтому на "стратегический учет" перешла львиная доля публикаций. .... Оперативный учет остается на задворках, по нему как бы нечего сказать, поэтому при продвижении бренда "управленческий учет" его стараются задвигать куда-то на второй-третий план.

В Стратегическом бюджетировании акценты правильно переставлены, но всё равно оно остаётся инструментом управленческого учёта. А стратегический учёт .... Хоть горшком назови, даже если название неудачное - Суть не изменилась - смотрим на первый закон из упомянутой выше книги:

Боб Райан
"Закон 1. Критический финансовый фактор успеха Предприятие не выживает, если, используя свой базовый потенциал (core possibility) и действуя наиболее эффективным способом, оно не может вырабатывать прибыль, достаточную для покрытия затрат на поддержание этого потенциала".

Консультант по корп. финансам, Ростов-на-Дону
Александр Соловьев пишет:
А стратегический учёт .... Хоть горшком назови,

Согласен:)

Коммерческий директор, Воронеж

Автоматизировать УЧЕТ надо ВСЕМ и СРАЗУ. От ИП до ООО и ОА. А вот что касается системы управления, то ее следует вначале разработать и только потом автоматизировать. Бизнес- модель, BSC, KPI и прочие. И рекомендую не связывается с 1С. Это уже анахронизм и весьма громоздкий чемодан. Будите всю жизнь в программном и идеологическом плену.

Менеджер, Москва

А мне не нравится термин "управленческий учет". Предпочитаю более емкий термин "контроллинг".

"Основными задачами контроллинга являются выявление проблем и корректировка деятельности организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Решение этой задачи связано с:

  • определением фактического состояния организации и его структурных единиц;
  • прогнозированием состояния и поведения экономики организации на заданный будущий момент времени;
  • заблаговременным определением места и причин отклонений значений показателей, характеризующих деятельность как организации в целом, так и его структурных единиц;
  • обеспечением устойчивого производственно-финансового состояния организации при наступлении (достижении) предельных значений показателей;
  • поиском слабых и узких мест в деятельности предприятия."

Такую формулировку задач контроллинга я нашел в статье Павловой А. М. ""Контроллинг - лучший друг руководителя ".

Если контроллинг (управленческий учет) решает эти задачи - не суть важно, кто и как это делает.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии