Как передать рутинные процессы роботу

Автоматизация и оптимизация бизнес-процессов происходит не только за счет IT-сервисов, но и благодаря программным роботам, которые управляют системами. Например, если вы ввели электронный документооборот – это стандартная автоматизация. А если подключить искусственный интеллект для сортировки и обработки электронных документов – это уже роботизация или RPA (Robotic process automation).

Какая польза бизнесу от роботизированной автоматизации

Главный эффект от роботизации – значительное повышение эффективности процессов. Роботы смогут взять на себя абсолютно всю рутину, а количество ошибок из-за человеческого фактора будет сведено к минимуму.

Вот примеры процессов, которые может делать робот:

• Распознавать и классифицировать документы.
• Взаимодействовать с интерфейсами: нажимать на кнопки, переходить по ссылкам.
• Копировать и вставлять текст.
• Отправлять сообщения.
• Извлекать, анализировать и саммаризировать информацию.
• Выделять ошибки и расхождения в документах.
• Создавать структурированное хранилище.

То есть, роботизированная программа берет на себя функции ассистента, выполняя простые операции, но не нужно платить зарплату, и задачи делаются намного быстрее.

Как внедрить Robotic process automation

Разберем процесс по шагам.

1. Оцените фронт работ. Проанализируйте, какие рутинные процессы занимают слишком много времени, и их было бы целесообразно передать роботу. Учитывайте и экономическую выгоду. Допустим, обработкой входящих документов занимается ассистент, и получает за это 40 тыс. в месяц. В день он может полноценно обработать 20 страниц документов. Соответственно, за 40 тыс. вы получите не более 460 страниц в месяц. Стоимость робота – 8 руб./стр., и обработка 460 страниц будет стоить 3 680 руб. Выгода очевидна.
2. Выберите систему и роботизируйте небольшой участок работ. Проверьте возможности робота – подходят ли вам его функции, качественно ли он работает, нет ли каких-либо сложностей. Некоторые разработчики предоставляют демо-версии бесплатно.
3. Перестройте бизнес-процессы и обучите сотрудников. Если решили внедрять RPA, придется вносить изменения в процессы. Например, если раньше обработкой закупочной информации занимался бухгалтер, то теперь менеджеры должны обращаться к роботу. Напишите инструкцию и продемонстрируйте процесс, чтобы сотрудники поняли, что к чему.
4. Запустите робота. После этого можно полноценно подключать робота к задачам. Разработчик поможет оптимизировать его для вашей компании и обеспечит поддержку.
5. Проанализируйте результаты. Соберите обратную связь от сотрудников и посмотрите на маркетинговые показатели. Если что-то вас не устраивает, свяжитесь с разработчиком. Если все в порядке, можно строить планы на дальнейшее масштабирование системы.

Скорость внедрения будет зависеть от количества и сложности бизнес-процессов – в среднем, работы могут продлиться до 2 месяцев.

Основные преимущества роботизации бизнес-процессов

• Ускорение операций. Обычный сотрудник может потратить 2-3 дня на сверку документов от контрагентов, а робот справится с этим за пару минут. К тому же, роботы не обедают, не спят и не болеют, а значит, будут работать беспрерывно.
• Снижение количества ошибок. Ошибки из-за человеческого фактора неизбежны, потому что сотрудники устают или отвлекаются. Представьте, что сотрудник неправильно заполнил накладную – потом это дорого обойдется. Робот такого не допустит.
• Сокращение расходов на ФОТ. С роботом не понадобятся отдельные сотрудники для рутинных операций. Можно заменить сразу нескольких работников, например, робот сможет и анализировать договоры, как помощник юриста, и работать с кадровыми документами, как младший HR-менеджер.
• Масштабирование без границ. При масштабировании процессов и документов становится больше, но робот позволяет обработать их все, не нанимая новых сотрудников. Это меньше препятствий для развития бизнеса.

Какие процессы можно роботизировать

Все, где требуется только рутинное выполнение задач. Так, RPA может работать как:

• Помощник бухгалтера: сверять счета, акты и банковские выписки, проверять кредиторскую задолженность.
• Ассистент делопроизводителя: отправлять шаблонные письма, распознавать содержание документов, управлять архивами.
• HR-менеджер: запрашивать документы сотрудников, обрабатывать резюме, составлять договоры.
• Ассистент отдела закупок: сравнивать коммерческие предложения, резюмировать информацию по контрагентам, составлять счета-фактуры и накладные.

Чтобы внедрить роботизацию, необязательно дожидаться, пока компания вырастет в огромный холдинг. Если в штате работает более 50 человек, уже можно автоматизировать некоторые процессы. С роботизацией процесс развития пойдет гораздо быстрее.

Например, вы занимаетесь производством мебели для офисов. Чтобы начать работать с новым партнером, уходит около месяца. Пока составите коммерческое предложение и договор, сформируете счет, проверите документы партнера, договоритесь с контрагентами. Внедрив RPA, вы в несколько раз сократите рутинные процессы, а значит, сможете увеличить количество клиентов, получить больше прибыли и потратить деньги на масштабирование.

В каких отраслях роботизация наиболее развита

RPA-сервис можно внедрить практически в каждый бизнес, но наиболее популярна эта технология в следующих сферах:

• Логистика. Роботы могут принимать и вносить в систему заказы, заполнять накладные, сверять данные по платежам. Также могут вести шаблонную переписку с клиентом, например, рассчитывать для него стоимость и сроки доставки. RPA используют крупные логистические компании, например, DHL.
• Финансы. Роботы умеют проверять кредиторскую задолженность, обрабатывать ипотечные заявки, делать финансовые прогнозы. RPA внедрена в крупных российских банках: Сбере, ВТБ, Росбанке. А в Газпромбанке даже работает «Центр роботизации процессов», который помогает автоматизировать подразделения.
• Маркетинг. Роботы анализируют рекламные кампании, составляют объявления и делают прогнозы. Также мониторят позиции рекламных объявлений и формируют отчеты для маркетологов. А компания «Первый бит» использует RPA для заполнения CRM.
• Ритейл. Роботы широко используются на маркетплейсах, например, следят за показателями карточек товаров, анализируют конкурентов и рекомендуют подходящие цены. Также роботы умеют отвечать на отзывы, анализируя их содержание. RPA используется и в торговых сетях, например, в X5 Retail Group, «Ленте», «Магните».
• Энергетика. Роботы освобождают операторов-монтажников от заполнения документации, обрабатывают сообщения клиентов и переносят данные о выработке электроэнергии в соответствующие органы. RPA используется и в зарубежных энергетических компаниях (Schneider Electric), и в российских («РусГидро»).

Выводы

Отдать рутинные процессы роботу – это оптимальное решение для роста и развития бизнеса. Скорость работы возрастет, и для этого не нужно будет нанимать новых сотрудников. Роботу все равно, сколько документов надо обработать – 30 или 300. К тому же, вы избавитесь от ошибок из-за человеческого фактора, а это улучшит вашу репутацию. Значит, вы сможете рассчитывать на более платежеспособных клиентов.

В начале внедрения RPA-технологий придется потратить время на настройку процессов и обучение сотрудников, но это непременно окупится – об этом свидетельствует опыт крупных российских и зарубежных компаний.

Также читайте: