Работа для робота: какие задачи можно автоматизировать при помощи RPA

Что такое RPA и зачем эта технология нужна

Robotic Process Automation (RPA) – это программное обеспечение, которое действует по заданному алгоритму и имитирует действия пользователя. Робот общается с системой через пользовательский интерфейс: буквально нажимает на клавиши, вбивает текст, читает письма и многое другое. Основная задача технологии – освободить сотрудника от выполнения рутинных задач и поручить их программе, экономя бюджет компании и время специалистов.

Ручной труд – это одно из узких мест в большинстве крупных организаций, особенно в сфере производства, банковского дела и финансов. Главная причина – риски, связанные с человеческим фактором. Невнимательность, ошибка или низкая квалификация – все это влияет на качество работы, а значит, и на издержки компании. Проблема актуальна для российского бизнеса, что подтверждают исследования. По данным BCG и World Skills, около 34 миллионов человек в РФ находятся в «квалификационной яме» – выполняют задачи, которые выше или ниже их профессионального грейда. Эта ситуация снижает эффективность труда, создает риски для бизнеса и ведет к издержкам.

В погоне за эффективностью компании решаются на цифровую трансформацию, которая заключается не в точечных решениях проблем – внедрении условной CRM или повышении роли отдельно взятого процесса, – а переформатировании самого принципа ведения бизнеса. Аналитики Wall Street Research говорят, что 69% организаций выбирают автоматизацию процессов в качестве ключевого драйвера глобальной диджитализации. Это мнение подтверждают результаты другого исследования. По подсчетам экспертов McKinsey Global Institute, порядка трети задач в 60% должностей могут быть автоматизированы.

Несмотря на схожесть понятий, есть несколько отличий автоматизации от роботизации. Так, например, RPA могут работать с экосистемой, разработанной для людей. Процесс чем-то напоминает тестирование интерфейсов: технология «захватывает» действия пользователя, формирует алгоритм и выполняет манипуляции, которые до него выполнял человек. Также внедрить робота гораздо проще и быстрее, чем интегрировать новую систему в инфраструктуру компании. Это связано с тем, что RPA решает конкретную задачу. Неслучайно эта технология «прорастает» в компанию снизу вверх – начинается не с глобальных процессов, а с операционных или тактических. Это влияет и на стоимость внедрения: RPA в разы дешевле масштабной интеграции систем.

Бизнес давно использует роботов для успешного конкурирования на рынке. Технология RPA уже давно перешла из категории трендов в перечень must have инструментов для бизнеса – стала базовым и широко распространенным решением. Так, по данным Gartner, порядка 85% компаний поддержат в 2022 году проекты по гиперавтоматизации, в том числе внедрят роботов.

Преимущества и недостатки роботизации

Как любая технология, RPA имеет сильные стороны и неудобства использования. Давайте немного подробнее разберемся в плюсах и минусах.

Преимущества

Недостатки

Работа 24/7

Роботы работают круглосуточно, без выходных или праздничных дней, что положительно сказывается на эффективности. Более того, процессом можно управлять дистанционно.

Работа по алгоритму

Если тот или иной процесс меняется, роботу нужны доработки. Сотрудник же может легко сориентироваться и переформатировать подход к работе.

Отсутствие ошибок

Человеческий фактор сведен к нулю: роботы не устают, не совершают ошибок и не требуют время на адаптацию к процессам.

Чувствительность к изменениям

Поскольку робот работает в пользовательском интерфейсе, и если что-то там меняется, ему нужны доработки.

Высокая скорость работы

Роботы в разы быстрее сотрудников, и его скорость ограничена лишь временем отклика системы.

Необходимость базовой оптимизации

RPA сама по себе не улучшает процесс, поэтому он должен быть оптимизирован до роботизации.

Отсутствие необходимости вносить изменения в приложение

Технология RPA гибкая и простая во внедрении – прекрасно встраивается в любую инфраструктуру вне зависимости от сложности IT-ландшафта.

 

По разной оценке, один робот может заменить от 8 до 13 сотрудников. Возникают сомнения: а не станет ли RPA полноценной заменой человеку? Нет, этого не будет: робот – это помощник, который берет на себя монотонную работу, а не конкурент в карьерной схватке.

Как понять, нужна ли роботизация?

Важная задача – выбор процесса, который необходимо роботизировать, он должен отвечать определенному набору критериев. Если процесс регулярный, трудоемкий и самое важное – регламентированный, можно рассмотреть его роботизацию. Последний критерий означает, что в компании есть правила, все операции «укладываются» в алгоритм. Это условие определяет возможность роботизации, поскольку именно на основе регламентов программные роботы будут осуществлять заданный набор действий. Как правило, в крупных компаниях такие процессы строго прописаны, например, документооборот, закупки, подготовка договоров и отчетов.

Чтобы оценить потенциальную выгоду от внедрения, посчитайте, сколько времени сотрудники тратят на ручное выполнение задачи, сколько это стоит компании, как вырастут эти значения при расширении бизнеса. Сравните полученные данные со стоимостью лицензии ПО, внедрения и поддержки робота.

Средний срок окупаемости внедрения RPA – 10-11 месяцев. Если ваши оценки близки к этому значению, значит, роботизация действительно нужна. В случае, когда срок сильно больше (например, 1,5 года), руководителям бизнеса стоит еще раз подумать, готовы ли они выделять такие инвестиции в лицензированное ПО – может быть, стоит подумать о самописном варианте.

Что можно поручить роботу

1. Документооборот

Робот отлично справляется с большинством рутинных операций в этой области: формирует отчеты, извлекает необходимые данные из документов и проверяет их на корректность. В случае обнаружения ошибок при сверке робот сообщает об этом сотрудникам, которые подключаются для решения этой проблемы. А в конце программа выгружает проверенные документы в систему хранения и обработки файлов.

Из-за разнообразия сценариев и возможности обработки неограниченного количества документов, роботизация этого процесса нашла популярность среди компаний из различных отраслей. RPA интересна в производственной, финансовой и строительной отраслях, розничным сетям, дистрибьюторам и телекому.

Среди интересных примеров – кейс «Сибура». Компания роботизировала ключевые задачи по работе с документами: сверку, закрытие и продление договоров. Ежедневно проверяется до 250 договоров, что экономит 30 минут в день сотрудникам и позволяет им переключаться на стратегические проекты. За месяц робот обрабатывает более 1,5 тысячи документов.

Часть процессов по обработке документов возложила на роботов и X5 Retail Group. По данным ритейлера, документооборот компании растет в среднем на 20-30% в год, и RPA помогла преодолеть ограничения по человеческому фактору. Объемы работ по всей сети колоссальные – например, сейчас роботы обрабатывают примерно 5 миллионов документов. Обработать все это вручную без ошибок крайне сложно.

2. Финансы и платежи

Роботы помогают сотрудникам финансовых и бухгалтерских отделов избавиться от рутинных процессов. Например, RPA формирует квартальные или ежемесячные отчеты о прибыли и убытках, за 20-30 минут собирая информацию сразу из нескольких систем. Это в среднем в 6 раз быстрее ручной обработки.

С помощью RPA можно автоматизировать подготовку документов для контролирующих организаций (например, ФНС), создание справок и выписок для сотрудников (2-НДФЛ или приказы на премию). Также роботы умеют контролировать поступления и списания денежных средств на счет компании, обрабатывать эту информацию и фиксировать в отчетах.

Некоторые банки используют роботов для формирования отчетов о транзакциях. Например, банк «Санкт-Петербург» запустил программного робота на процессе сверки отчетов о транзакциях с использованием банковских карт международных платежных систем с данными учетной системы ЦФТ. Ежедневно робот анализирует более 70 сводных отчетов для операционного подразделения, и при несовпадении информации система формирует корректирующие проводки. Как уверяют представители банка, проект стал окупаемым в первые месяцы. Так, на сбор, обработку и агрегирование данных у робота уходит не более часа – сотрудник же тратил на это до 6 часов рабочего времени.

Еще одна задача – проверка корректности информации, что актуально для финансовых организаций. Так, один из крупных российских банков внедрил RPA для проверки паспортных данных клиентов в реестре недействительных документов на сайте МВД России. Робот обрабатывает исходный файл со списком клиентов, автоматически проверяет наличие паспортных данных в реестре, используя онлайн-сервис МВД РФ, и потом формирует выходной отчет. Таким образом банку удалось ускорить выполнение проверок в 15 раз, до 50% сократить себестоимость процесса и почти на 80% сократить количество ошибок.

3. Закупки

Закупочная деятельность в большинстве компаний регламентирована, поэтому некоторые организации выбирают этот процесс в качестве пилотного проекта роботизации. Аналитики KPMG считают, что с помощью RPA предприятия сэкономят от 3% до 5,6% от общих годовых затрат на закупочной деятельности. В закупках множество сценариев, которые можно отдать роботу: формирование заявок на закупку на основе данных из нескольких систем, проверка сведений о поставщиках, приемка и отпуск товара, контроль и сопоставление счетов-фактур...

Поскольку подобные задачи хорошо поддаются роботизации, компаниям удается добиться существенной экономии затрат, например, ручное формирование заказа на закупку занимает в среднем 10 минут: сотрудник переносит в систему данные (сроки поставки, материалы, объем и пр.) из электронных писем. Роботизация функции позволяет делать это за 1-2 минуты.

Другой типовой сценарий – подтверждение заказа – связан с рисками возникновения ошибок, поскольку сотруднику нужно провести сверку документов с учетной системой, после чего перенести в нее все значения. Использование RPA-технологии позволяет сэкономить при выполнении этой процедуры до 75% времени и полностью исключить человеческий фактор.

Актуальна ли роботизация в кризис

Несмотря на непростые экономические условия и оптимизацию расходов во многих сферах экономики, проекты по роботизации не теряют своей актуальности. Ключевой результат использования технологии – экономия бюджета на операционные и тактические задачи, и многим компаниям удается этого достичь меньше, чем через год.

Проекты по внедрению робота не занимают много времени – полный цикл вместе с тестированием и настройкой занимает не больше двух-трех недель. А для простых задач, как например, проверки контрагентов, решение будет готово через неделю. Сама разработка робота недорогая – от 100 тыс. рублей. Самая дорогая часть – цена лицензии, но даже с одной можно роботизировать несколько процессов, чтобы добиться максимального экономического эффекта. Также рекомендую рассматривать комплексный подход к роботизации. Чем больше автоматизированных процессов, тем выше эффект и быстрее окупаются затраты.

Также читайте:

Расскажите коллегам:
Комментарии
Генеральный директор, Москва

Добавлю к материалу автора, интересные факты и результаты проведенных исследований по RPA.

Аббревиатура RPA впервые в мире появилась в 2012 году, а с 2015 года западные компании начали массово внедрять эту технологию. В России первые упоминания в федеральных СМИ об RPA появились в 2018 году, а первые внедрения в российских компаниях начали происходить в 2017 году.

В июле 2021 года от компании Gartner  вышел уже третий ежегодный рейтинг (если нажать на слово рейтинг, то перейдете на исследование) вендоров RPA, представленный в виде «Магического квадранта». Согласно рейтингу, рынок RPA стремительно растет и на долю трех крупнейших вендоров RPA приходится 52% рынка, на долю первых 10 вендоров приходится более 80% рынка. Глобальным лидером по версии рейтинга является компания UiPath, второе место в рейтинге у Automation Anywhere, а на третьем и четвертых местах расположилась компании Microsoft и Blue Prizm.

Исследование тенденций развития роботизации в России в 2020 году провела консалтинговая компания Делойт. Собирали анкеты и в 21 году, но не успели опубликовать. Согласно исследованию (если нажать на слово исследование (ну вы поняли) поскольку Делойт свернул деятельность в РФ, то оригинальной ссылки нет) лидерами по внедрению RPA в РФ являются банковская и энергетическая отрасль, а также добывающая промышленность. Средний срок окупаемости расходов на внедрение RPA составляет около года, в роботизации заинтересованы в большей степени руководители компании, нежели сотрудники, и, как правило, роботизация начинается у большинства компаний с 1-3 процессов. Наибольшее распространение получила платформа UiPath – на долю этой компании приходится 63% от всех внедрений в России, второе и третье место делят Blue Prism – 16% и язык программирования Python – 16%. Из отечественных разработчиков RPA участниками исследования отмечены вендоры Pix Robotics и Robin, с долей внедрения менее 3%. Традиционными задачами, решаемыми с помощью RPA, являются учетные процессы: бухгалтерские и налоговые, управление персоналом и ИТ.

Надеюсь информация оказалась полезной.

Системный аналитик, Екатеринбург

Погодите, но ведь RPA - это просто автоматизация бизнес-процессов - она существует уже давно, просто в разных компаниях с разной степенью внедрённости. У кого-то допустим автоматом только статус заказа с принят на оплачен меняется и дальле человек действует, а у кого-то прям в СДЭК или Почту России заявка формируется и по API файлик JSON улетает. 

А RPA - это как будто красивый термин, чтоб продвигать технологию, на самом деле достаточно полезную, но видимо недостаточно оценённую рынком)

Генеральный директор, Москва
Никита Гуцал пишет:

Погодите, но ведь RPA - это просто автоматизация бизнес-процессов - она существует уже давно, просто в разных компаниях с разной степенью внедрённости. У кого-то допустим автоматом только статус заказа с принят на оплачен меняется и дальле человек действует, а у кого-то прям в СДЭК или Почту России заявка формируется и по API файлик JSON улетает. 

А RPA - это как будто красивый термин, чтоб продвигать технологию, на самом деле достаточно полезную, но видимо недостаточно оценённую рынком)

Никита, да очень похоже что так. Просто более широкие возможности появились с этой технологией, поэтому часто под ней подразумевается имитация действий человека с различными системами. Например, мы (точно я) писали макросы в экселе на VBA и при упоминании RPA, не понятны отличия - вроде и там и там делает все программа. Но когда мне потребуются данные из ERP или другой системы, макрос мне мало чем поможет, придется работать ручками, а с RPA - он выгрузит данные из ERP, перенесет в эксель и там запустит макрос и далее по процессу.

В настоящее время в ИТ-сообществе встречаются абсолютно противоположные мнения об RPA : очередной "костыль", а не автоматизация - говорят противники RPA, не важно, но это эффективно работает - заявляют вендоры RPA, "отвалите" - вот вам решение - заявляют в ИТ крупных компаний на невозможность решить запросы департментов и передают их задачки внешним подрядчикам для внедрения RPA и "евангелисты" - которые прповедуют RPA - это в большинстве своем спецы - которые зарабатывают на этой деньги - вот лишь несколько из большого кол-ва мнений об RPA.

Мое мнение - если инструмент эффективен и других альтернатив нет - то нужно использовать, но также нужно понимать что в компании нужно будет создавать внутренний центр компетенций по RPA.

Системный аналитик, Екатеринбург
Алексей Дроздов пишет:
Никита Гуцал пишет:

Погодите, но ведь RPA - это просто автоматизация бизнес-процессов - она существует уже давно, просто в разных компаниях с разной степенью внедрённости. У кого-то допустим автоматом только статус заказа с принят на оплачен меняется и дальле человек действует, а у кого-то прям в СДЭК или Почту России заявка формируется и по API файлик JSON улетает. 

А RPA - это как будто красивый термин, чтоб продвигать технологию, на самом деле достаточно полезную, но видимо недостаточно оценённую рынком)

Никита, да очень похоже что так. Просто более широкие возможности появились с этой технологией, поэтому часто под ней подразумевается имитация действий человека с различными системами. Например, мы (точно я) писали макросы в экселе на VBA и при упоминании RPA, не понятны отличия - вроде и там и там делает все программа. Но когда мне потребуются данные из ERP или другой системы, макрос мне мало чем поможет, придется работать ручками, а с RPA - он выгрузит данные из ERP, перенесет в эксель и там запустит макрос и далее по процессу.

В настоящее время в ИТ-сообществе встречаются абсолютно противоположные мнения об RPA : очередной "костыль", а не автоматизация - говорят противники RPA, не важно, но это эффективно работает - заявляют вендоры RPA, "отвалите" - вот вам решение - заявляют в ИТ крупных компаний на невозможность решить запросы департментов и передают их задачки внешним подрядчикам для внедрения RPA и "евангелисты" - которые прповедуют RPA - это в большинстве своем спецы - которые зарабатывают на этой деньги - вот лишь несколько из большого кол-ва мнений об RPA.

Мое мнение - если инструмент эффективен и других альтернатив нет - то нужно использовать, но также нужно понимать что в компании нужно будет создавать внутренний центр компетенций по RPA.

Ну конечно автоматизировать надо и растить эти компетенции внутри, ну или как минимум нужен нормальный бизнес -аналитик от заказчика, а не человек, который просто скажет сделай так и эдак чтоб работало)

Партнер, Москва
Алексей Дроздов пишет: Но когда мне потребуются данные из ERP или другой системы, макрос мне мало чем поможет, придется работать ручками, а с RPA - он выгрузит данные из ERP, перенесет в эксель и там запустит макрос и далее по процессу.

Алексей, по сути, вы пишите о том, что для таких действий есть возможность  командами имитировать нажатие клавиш. У нас такое дано используется для интеграции со сторонними системами и автоматизации.

Что касается западных систем - Уже еще лет 20 назад видел  и использовал западные программы для тестирования приложений, в которых записывались в скрипты последовательные действия, при нажатию клавиш, когда  проводилось тестирование. 

И такие скрипты можно было запускать в автоматическом режиме на следующих этапах тестирования. И данные, точно так же, как в вашем примере, можно было загружать, выгружать, обрабатывать и т.п. На Codetools раньше можно было найти примеры подобных программ попроще.

Эта модная "западная" роботизация - одно новое название. - Начинка вся древняя с историей более 20 лет. Скорее всего, даже намного больше - ещё на первых компьютерах с клавиатурой могли подобное  использовать :)

Генеральный директор, Москва

дополнительная инфа к теме: RPA можно установить на компьютере сотрудника как цифрового помощника для выполнения трудоемких однотипных задач в разных ИТ-системах, а также можно внедрить централизованно в ИТ-среде компании, полностью заменяя роботами задачи сотрудников на определенных участках операционной работы.

Типовые задачи применения виртуальных помощников (RPA):

  • Сложные рутинные операции, где нужно вводить или переносить данные из одних систем в другие;
  • Работа с данными: трансформация, копирование, заполнение форм ввода в приложениях, прямая запись в базы данных;
  • Работа в офисных приложениях (MS Word, MS Excel и др.). Анализ документов и выгрузка из них структурированных данных;
  • Работа в бизнес-приложениях, используя бизнес-логику и функции самих приложений;
  • Открытие e-mail сообщений и прикрепленных файлов, копирование и перемещение файлов и папок;
  • Выгрузка данных, анализ, форматирование, создание отчетов и информационных панелей;
  • Сбор и анализ статистики из социальных сетей и различных сайтов;
  • Анализ и консолидация данных из различных источников;
  • Сложные вычисления, анализ и обработка информации с использованием искусственного интеллекта и машинного обучения.    
    Виртуальные помощники работают 24/7, не ошибаются, связывают несвязуемое, быстро внедряются и значительно упрощают жизнь сотрудникам...  

Инструмент нужно рассматривать в первую очередь как помощь сотрудникам а не как замену им...

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Бизнес OBI в России продали за 600 рублей

До пандемии бизнес OBI в России оценивали в €100 млн.

В Санкт-Петербурге на месте закрывшегося кинотеатра в ТЦ открыли фуд-холл

За полгода количество кинозалов в России сократилось на 12,4%.

Производитель бумаги «Снегурочка» продал свой российский завод

Сумма сделки составит 95 млрд рублей.

В строительной отрасли растет дефицит кадров

По данным Минстроя России, сектору сегодня не хватает около 3 млн человек.