Автоматизированные системы контроля рабочего времени – как выбрать

Александр Бочкин,
генеральный директор «Инфомаксимум»

Я уже рассказывал на E-xecutive.ru о законодательной стороне учета времени персонала, в другом материале рассматривал вопрос корректного внедрения программы и знакомства с ней сотрудников. В этой статье раскрою фактическую сторону вопроса: что такое система учета рабочего времени, как она работает, какие задачи решает, какие виды систем существуют.

Система учета рабочего времени – программа, которая анализирует действия пользователя во время работы за компьютером: какие сайты и программы он использует, сколько времени им посвящает, когда начинает и заканчивает работу, когда отлучается. Под активностью подразумевается не просто открытое окно какой-либо программы или ресурса, а реальные действия, совершаемые человеком – нажатие клавиш, скроллинг и т.п. Это основной набор, но некоторые системы дополнены специфическими функциями.

Обобщить функционал всех представленных на рынке систем довольно сложно. Попробуем классифицировать их по ключевым признакам:

1. Специализация

• Шпионаж – программы этой категории ориентированы на тотальный контроль. Система контролирует буквально все – количество нажатий клавиш и скролинг, наблюдает за сотрудниками через веб-камеру, делает скриншоты, мониторит электронную переписку, включая вложения. При этом, с точки зрения автоматизации процессов, система крайне неудобна, потому что отсматривать видео и скрины по каждому сотруднику приходится лично администратору.
• Корпоративная продуктивность – программы заточены на повышение эффективности работы, а не на тотальную слежку и «запугивание» подчиненных. Разделяют время на полезное и непродуктивное (некоторые системы выделяют еще некомпьютерное и непрофильное время). Ориентированы на предоставление информации для нормирования труда, оптимизации бизнес-процессов.
• Личная продуктивность – инструмент для сотрудников, увлеченных тайм-менеджментом и стремящихся повысить собственную продуктивность. Как правило, система настраивается индивидуально, показывает активность за компьютером. Некоторые варианты ПО позволяют ограничивать доступ на отвлекающие сайты.

2. Технологическое решение

• Saas – облачное решение, данные по сотрудникам хранятся на сервере компании-разработчика (стоимость систем меньше, оплата по месяцам).
• Standalone – устанавливается на внутренний сервер организации, разработчик к данным доступа не имеет (стоят дороже, оплата разовая, в дальнейшем оплачиваются только обновления).

3. Автоматизация процессов

• Система контроля – программа автоматически разделяет время на продуктивное и непродуктивное (в некоторых случаях еще и непрофильное) и выдает статистику, удобную для анализа. Часто в подобных системах встроены оповещения о нарушениях.
• Система учета времени – программа регистрирует активности сотрудников, но не разделяет отработанное время на категории. Предоставляет администратору общую информацию об использовании программ и сайтов.

Какие задачи помогает решить система?

Руководитель компании, используя данные программы контроля времени, может:

• оценивать эффективность работы подчиненных, отделов и компании в целом;
• анализировать эффективность бизнес-процессов;
• своевременно замечать и реагировать на нарушения регламентов;
• получать объективную картину занятости сотрудников;
• анализировать кадровую ситуацию;
• контролировать рабочее время удаленных сотрудников;
• повышать дисциплину в компании.

На самом деле, задачи часто зависят от специфики и масштабов организации, потому список можно продолжить, дополняя потребностями конкретной компании.

Пример отчета о рабочем времени сотрудников. Кликните, чтобы увеличить картинку

Два лагеря

Помимо приведенной классификации, все системы учета рабочего времени можно условно разделить на два лагеря по степени контроля персонала:

• жесткие – например, Staffcop (Россия), Bitcop Security (Россия)
• и лояльные – например, CrocoTime (Россия), DeskTime (Латвия).

Производители жесткого ПО изначально закладывают функционал, который позволит контролировать любое действие сотрудника. К особенностям установки таких программ относится необходимость оформить дополнительное соглашение к трудовому договору каждого работника. При этом работник может отказаться от контроля, так как в большинстве случаев он нарушает права служащего.

Внедрение «жесткого контроля», по моему мнению, оправдано на режимных объектах, в организациях, занимающихся секретными разработками или в компаниях, где велик риск разглашения коммерческой тайны. Опять же, здесь чаще используют DLP-решение (Data Leak Prevention, предотвращение утечек данных). Возможно, у коллег другое мнение на этот счет, буду рад познакомиться с ним в комментариях.

Производители «лояльных систем контроля» придерживаются идеи о мониторинге исключительно рабочего процесса. В таком случае, система должна выдавать данные, которые помогут увеличить продуктивность работы персонала. Все больше российских компаний приходят к политике заботы о собственном HR-бренде, вовлечению сотрудников и внедрению программ лояльности. В таких условиях, естественно, не может идти речи о «жесткой» системе контроля, а «лояльное ПО», при правильном позиционировании, будет воспринято пусть не с радостью, но вполне сдержанно.

Выводы

То, что контроль рабочего времени дисциплинирует сотрудников и помогает им не отвлекаться в рабочее время, давно не секрет. Однако и случаи увольнения ценных специалистов из-за слишком жесткого контроля также всем, наверное, известны. Вывод напрашивается сам собой: выбирая систему контроля рабочего времени, руководителю нужно помнить «контроль – это важно, но не переборщить с ним – еще лучше».

Редактор рубрики «IT для бизнеса» – Сергей Соловьев