Как технологии Agile пригодятся в HR-сфере

Как создать команду

Владимир Якуба, «Как создать команду. Найти, оценить, удержать». – М.: «Синергия», 2017.

Это практическое пособие по технологиям работы с персоналом от А до Я. Книга будет полезна HR-специалистам, владельцам бизнеса и всем, кто связан с привлечением и удержанием сотрудников. Особенность данного пособия – в нем рассказывается о практических технологиях работы в области рекрутмента и управления персоналом, апробированных лично автором и участниками его тренингов. 30% книги составляют реальные кейсы из жизни компаний и скрипты разговоров. Прочитав эту книгу, вы научитесь находить, оценивать, адаптировать, мотивировать и даже увольнять сотрудников максимально эффективно.

Agile-рекрутинг

Технологии Agile — пожалуй, самый интересный тренд, который активно развивается в HR-сфере, поэтому я решил посвятить ему отдельную главу. Вы наверняка слышали об Agile, о таком термине, как Scrum, — про них много говорят, но мало объясняют на практике. Я решил подробнее рассмотреть, какие методики, и каким образом могут применяться в рекрутинге.

Agile — это разве про HR?

Думаю, многие из вас задавались вопросом, какое вообще отношение Agile имеет к сфере HR. Давайте разбираться.

Agile в переводе с английского означает «быстрый, проворный, сообразительный». Реализация проектов по методологии Agile подразумевает гибкое и максимально эффективное решение задач в короткие сроки.

Действительно, изначально гибкие технологии появились в IT-сфере и были направлены на создание работающего продукта для клиента. Для чего вообще это было нужно? Разработка технического продукта или программы — очень тонкий процесс, при котором исполнитель часто сталкивается со следующими проблемами:

  • Недопонимание целей и желаний заказчика.
  • Необходимость переделок продукта.
  • Затягивание сроков.
  • И, как следствие, неудовлетворенный клиент.

Если говорить простыми словами, это выглядит так: клиент попросил создать красивый сайт для компании — разработчик создал удобный сайт приятного нежно-зеленого цвета и по окончании срока представил его клиенту — клиент сказал, что сайт не подходит, нужно исправить несколько функций и заменить этот ужасный зеленый цвет на красивый желтый. В результате заказчик не удовлетворен, сайт необходимо полностью переделать, сроки реализации проекта затянулись.

Чтобы оптимизировать эти процессы и удовлетворить-таки клиента (что самое важное!), и были внедрены гибкие технологии Agile.

А теперь давайте подумаем, ничего ли эта ситуация нам не напоминает. Как часто HR-специалисты, особенно в начале карьеры, сталкиваются с похожими проблемами! Руководитель или внешний заказчик хотят найти кандидата — вы представляете ему несколько на выбор, они ему не подходят. Вы корректируете профиль кандидата и ищете его снова — опять не то, а заказчик вдруг хочет посмотреть на кандидата, которого вы представили ему в самом начале, но тот кандидат уже устроился в конкурирующую фирму.

Подобных примеров, когда предпринимается множество неэффективных действий, которые отнимают время и дают слабый результат, можно привести огромное множество.

Обобщенно говоря, Agile помогает внедрить изменения в рабочие процессы и получить вау-эффект. Гибкие технологии могут быть применимы абсолютно в любой сфере, которая подразумевает проектную работу: в менеджменте, финансах, пиаре... В управлении персоналом в том числе.

Четыре принципа Agile-манифеста

В основе Agile лежат четыре основополагающих ценности:

  • Ориентация на клиента.
  • Промежуточные результаты.
  • Коммуникация.
  • Изменения.

Мы рассмотрим, как они могут быть применимы в HR-сфере.

Ориентация на клиента

Люди и взаимодействие с ними важнее процессов и инструментов.

Каким бы профессионалом вы ни были, и какими бы современными инструментами ни владели, все это может сыграть против вас. У вас может быть свое видение кандидата, а у клиента — свое. Несмотря на все ваши знания и опыт, первоочередная задача — выслушать заказчика, уточнить все важные нюансы и составить детальный профиль позиции, который он утвердит. Только после этого необходимо приступать к поиску.

В Agile даже есть специальный термин — «клиентские истории». Его суть заключается в том, что в начале проекта вы не просто ставите задачу, а пишете клиентскую историю: кто он, чего он хочет и какую пользу сможет получить в результате.

Например, если вам необходимо закрыть вакансию руководителя отдела продаж, не ставьте задачу «найти руководителя отдела продаж с опытом работы от пяти лет». Сформулируйте клиентскую историю: «Компания «Лучшая мебель» ищет руководителя отдела продаж с большим опытом работы в мебельной сфере. Желаемый результат: найти специалиста, который сможет увеличить объем продаж мебели на 15%».

Промежуточные результаты

Работающий продукт важнее исчерпывающей документации.

В работе над любым проектом львиная доля времени уходит на рутинные процессы, которые сами по себе не являются результатом: просмотр резюме на работных сайтах, занесение информации в таблицу Excel, звонки, проведение собеседований... Вы работаете, но клиент не видит результата. Только в самом конце он получает заветную выборку из некоторого числа кандидатов.

Принцип Agile заключается в том, что вы представляете клиенту промежуточные результаты, которые не идеальны, но уже работают. Если вакансия горящая, может быть целесообразным отправлять ему кандидатов меньшими партиями, но чаще. Так клиент сможет отслеживать прогресс, а вы — понимать, в том ли направлении ищете, и нет ли необходимости в корректировке профиля кандидата.

Коммуникация

Сотрудничество с заказчиком важнее согласования условий контракта.

Большинство проблем в рекрутинге возникает из-за плохого взаимодействия HR-специалиста и заказчика. Вы вроде бы сделали все так, как он просил, но его ожидания разошлись с реальностью. Чтобы представить желаемый результат, держите связь с клиентом на протяжении всего времени реализации проекта.

Изменения

Готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану.

В ходе работы над проектом нередко появляется новая информация, возникает необходимость изменений. Несмотря на то, что у вас есть первоначальный план и зафиксированные условия работы, Agile подразумевает гибкое отношение к клиенту и его потребностям. Эффективная работа означает не исполнение обязательств по договору, а удовлетворение запросов клиента.

Технологии работы над проектом

Давайте теперь рассмотрим, какие же конкретные методики Agile могут использоваться в рекрутинге.

Scrum

В переводе с английского Scrum означает «борьбу за мяч в регби».

Технология Scrum заключается в слаженной командной работе в течение короткого времени. С точки зрения этой технологии компания прежде всего должна отказаться от иерархичной структуры управления, где решения принимаются руководством. Эффективная работа возможна только при условии, что проект реализуется несколькими рабочими командами по 5-8 человек.

Scrum имеет следующие принципы:

  • Одна команда — один проект.
  • Взаимозаменяемость членов команды, готовность взять на себя любую задачу коллеги в случае необходимости.
  • Командное принятие решений.
  • Работа в sprint-режиме: проект делится на короткие временные промежутки — «забеги», по окончании которых заказчик получает промежуточные работающие результаты. Делается это в связи с тем, что команде понятнее, сколько времени заложить на реализацию конкретной задачи, чем на целый проект.
  • Slack — время на ошибку. В работе над любой задачей необходимо учитывать возможные риски. Обязательно закладывайте в проект время на переход к плану Б.
  • Stand-up-встречи — короткие совещания на 10-15 минут, необходимые для обсуждения текущих задач и достигнутых результатов. Встречи проводятся стоя: если один из участников затянул с речью, он это поймет, увидев, как его коллеги переминаются с ноги на ногу.

Как видите, технология Scrum подразумевает очень интенсивную работу над проектом при минимуме затраченного времени и максимальной результативности. Конечно, если вы воплощаете в своем единственном лице весь HR-отдел компании, собрать команду из восьми человек для реализации одного проекта нереально. Однако Scrum не обязывает вас к этому, он лишь подразумевает наиболее эффективный набор решений, которым вы можете воспользоваться. Не забывайте, что Agile — это гибкие технологии.

Во второй главе я приводил множество лайфхаков для оптимизации рабочего времени: составление лонг-листа кандидатов за 60 секунд, использование автоматизированных программ подбора персонала, использование легенд и другие. В следующих главах я обязательно расскажу, как оценивать резюме и проводить эффективное собеседование за максимально короткое время. Собрав все подобные методики, которые помогут вам сэкономить время, вы сможете сформировать вашу персональную Scrum-технологию.

Kanban

Технология Kanban означает реализацию проекта точно в срок. Эта система была разработана еще в 1959 году компанией Toyota. Ее производство базируется на годовом плане выпуска и сбыта автомобилей, на основании которого составляются месячные и оперативные планы среднесуточного производства.

В отличие от Scrum Kanban не обязывает вас разбивать проект на короткие временные промежутки. В данном случае команда ориентируется не на время, а на задачи, которые необходимо выполнить к финальному сроку.

Для реализации проекта используются Kanban-доски с карточками или стикерами. Доска делится:

  • На строки — задачи.
  • Столбцы — этапы реализации.

В первом столбце в порядке приоритетности указываются все задачи, которые необходимо выполнить. Далее прописываются этапы, которые вам предстоит пройти.

К примеру, если вы занимаетесь хедхантингом, такими этапами будут:

  • «Профиль кандидата».
  • «Лонг-лист».
  • «Легенды».
  • «Разговор с секретарем».
  • «Разговор с кандидатом».
  • «Шорт-лист».
  • «Выход на работу».

По мере прохождения этих этапов вам необходимо устанавливать в соответствующем месте доски карточки/стикеры с пометками.

Kanban-доски обладают следующим преимуществами:

  • Визуализируют проект и мотивируют поскорее перейти на новый этап.
  • Позволяют всем членам команды наблюдать за ходом реализации проекта.
  • Дают возможность уменьшить количество параллельно выполняемых задач, так как вы изначально распланировали их на доске.
  • Показывают, на каком этапе проект застревает и сколько времени уходит на преодоление проблемы.

Допустим, вы занимаетесь подбором стажеров в компанию. Весь процесс поделен на несколько этапов, за каждый из которых ответственен один сотрудник. Эти этапы:

  • Разработка тестового задания кандидатов.
  • Сбор и обработка откликов кандидатов.
  • Телефонное интервью.
  • Ассессмент-центр.
  • Проведение очного интервью.

В стандартном случае сотрудник может подключаться к проекту, когда его коллега завершил свой этап. Первый сотрудник разработал тестовое задание, второй отправил его кандидатам, третий начал проводить телефонные интервью, и этот этап затянулся в связи с большим числом интересных кандидатов.

Доска позволяет сразу увидеть, что данный этап требует больше времени и, возможно, подключения остальных сотрудников. Таким образом, использование Kanban-доски позволяет гораздо легче оптимизировать процессы.

Lean

Lean — это технология бережливого производства, направленная на снижение затрат.

К Lean помимо снижения материальных затрат путем, например, использования социальных сетей в качестве бесплатного ресурса для поиска кандидатов или работы с кадровыми агентствами по бартеру относятся также и методы оптимизации ваших временных и трудозатрат.

Мы с вами рассмотрели уже достаточно примеров оптимизации рабочего времени, поэтому я не буду снова на этом останавливаться. Хочу обратить ваше внимание лишь на то, что этот пункт является обязательным условием всех трех изученных технологий: и Scrum, и Kanban, и Lean.

Таким образом, если вы хотите работать по принципам Agile, прежде всего избавьтесь от непроизводственных потерь времени и сделайте вашу деятельность максимально продуктивной!

Это далеко не все технологии Agile, их достаточно много. Данный тренд стремительно развивается и способен вывести работу всех отделов компании на новый уровень. Чтобы успешно внедрить методики Agile в вашей компании, необходимо быть нацеленным на гибкие условия работы. Для этого в какой-то степени придется изменить культуру мышления в коллективе, а начать – с себя.

Фото: lpgenerator.ru

Комментарии
Участники дискуссии: Геннадий Мирошин
Директор по развитию, Москва

Популярное, модное, с большим потенциалом к развитию, захватывающее новые области применения и прочие эпитеты сопровождают технологии Agile на текущий момент, есть апологеты, есть противники. Если не упираться в название технологии и ее термины, то эта технология была всегда в проектной деятельности, может быть не была формализована и не имела отдельного названия, классификации методов и их описаний, но была. Может быть не было озвучено, что технология ломает вертикаль власти, но умный руководитель в проектной деятельности и так наделял широкими полномочиями своих сотрудников. Но что меня лично смущает в пропаганде данной технологии - это отказ от руководства и призыв к коллективной ответственности за результат, а, как известно, когда отвечают ВСЕ, то не отвечает НИКТО. Но как всегда время рассудит и покажет действенность данной технологии, если из нее не удалять ответственное звено - руководителя, хотя бы в роли арбитра, то в остальном - исключительно для проектной деятельности - вполне разумная технология.

Мое замечание не столько относится к работе автора статьи, сколько к размышлению над технологией вообще, возможно для кадрового делопроизводства, это вполне эффективная технология. Я даже применяю ее при подборе персонала, и она реально помогает в принятии решения, за исключением одного момента - решение все-таки принимается не коллегиально, а персонально руководителем.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Новости образования
МИРБИС проведет презентацию программы МВА 22 мая

Вы узнаете, как выбрать школу бизнеса, программу обучения, сделать эффективными вложения в МВА образование.

Назарбаев Университет проведет презентации в городах России

С 15 по 29 апреля вуз представит свои программы жителям Астрахани, Волгограда, Саратова, Самары, Оренбурга, Орска, Челябинска и Омска.

МИРБИС запускает 1,5-годовой интенсивный курс Executive MBA

Школа бизнеса МИРБИС запускает интенсивный курс переподготовки с акцентом на стратегии и финансах компании, проектами и стажировкой.

Financial Times назвал ИБДА РАНХиГС бизнес-школой мирового уровня

На страницах Financial Times ежегодно печатается самый уважаемый в мире рэнкинг бизнес-образования.

Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
СБП – рай для мошенников

Запущенная ЦБ Cистема стала раем для мошенников.

«Юг России»: 2 млрд хищений

В целевой программе «Юг России» было похищено более 2 млрд руб. бюджетных средств.

«Транснефть» признала брак

«Транснефть» признала факт поставки некачественной нефти в Белоруссию.

Продажи люксовых авто падают

В России упали продажи авто luxury-сегмента.