Рауф Алиев: Финансовый план подразделения, шаблон и методика

Рауф Алиев

Недавно я писал в своем блоге о шаблоне плана управления релизной разработкой, тема с шаблонами оказалась востребованной.
В этот раз я расскажу о финансовом плане департамента в его самом элементарном виде. Каждый может, взяв его за основу, сделать что-то свое.
Начнем, как всегда, с целей и задач.
Цель финансового плана — оценить расходы на фонд оплаты труда на предстоящий год в разрезе подконтрольного вами департамента.

Для упрощения в шаблоне плана не фигурируют налоги, так как это довольно специфичная для каждой компании тема. Тем не менее, из плана без налогов сделать план с налогами довольно несложно.
// Я сейчас не затрагиваю никакие другие статьи расходов, кроме ФОТ, так как не хочется все мешать в одну кучу. Возможно, об этом я напишу отдельно.
Какие задачи мы решаем с помощью такого плана?

  • Получаем представление о порядке расходов по фонду оплаты труда в разрезе вашего отдела;
  • Фиксируем эти цифры с финансовым директором или вашим непосредственным руководителем или генеральным директором;
  • Получаем данные для отдела персонала и отдела снабжения — сколько людей будет в какой момент, что позволит им планировать рабочие места, а также собственное время (вдруг у вас в мае взрывной рост!);
  • Получаем данные по средним зарплатам по должностям — позволит оценить, насколько зарплата каждого вашего сотрудника отлична от средней по этой должности;
  • и многое другое.

В отличие от плана управления релизной разработкой, этот шаблон полон формул, и они реально облегчают его актуализацию в течение года. Поэтому требования к электронным таблицам повыше: желателен MS Excel, в опенофисе может не заработать.
Итак, какие блоки есть в плане:

  • Закладка с общими словами про план (закладка «Справка»);
  • Собственно помесячный план в разрезе месяцев и должностей (закладка «Финплан по отделу»);
  • Перечень сотрудников (закладка «Штатное расписание»);
  • Справочник должностей и отделов (закладка «Должности и отделы»).

Начнем с конца. В первую очередь нужно актуализировать справочник должностей и отделов. Каждой должности и отделу сопоставляется код, который потом фигурирует в других таблицах.

Будете добавлять новые строки — постарайтесь вставлять их в середину, а не в конец или в начало. В целом, там есть везде «защита от дурака», но вдруг я где забыл. Иначе может уплыть набор строк, которые просматриваются другими таблицами. Например, если суммирование в экселе шло A1-A10, то добавление одиннадцатой строки в сумму уже не включится. Это имеет отношение ко всем другим таблицам. Поэтому я всегда стараюсь захватывать в диапазонах лишнюю пустую строку на всякий случай.

Во-вторых, нужно актуализировать должности:

Один из столбцов, как видно из рисунка, имеет стиль «наклонный шрифт». Здесь и далее это будет означать, что этот столбец трогать не надо — он рассчитывается автоматически. А остальные как раз надо. В частности, по каждой должности нужно указать зарплату «для плана». Обычно это немного больше, чем средняя зарплата по должности. За счет «дельты» имеем возможность где-то взять сотрудника «подороже», а кому-то немного повысить зарплату. Код должности не обязательно должен быть в квадратных скобках, но так немного удобнее, как вы увидите далее.

Перейдем к закладке «Штатное расписание». Здесь нужно ввести данные по всем существующим сотрудникам, плюс добавить вакансии.

Широкая таблица тут представлена в две «строки».

По каждой вакансии нужно:

  • Выбрать из ниспадающего списка «Код должности»;
  • Выбрать из ниспадающего списка «Код отдела»;
  • Порядковый номер или уникальный код сотрудника внутри должности;
  • Ввести ФИО или слово «Вакансия»;
  • Указать оклад и премию.

Автоматически рассчитаются:

  • Полный код сотрудника, включающий отдел, должность и уникальный номер/код внутри должности;
  • Должность текстом с указанием отдела (просто «для красоты», как говорится — для проверки, правильно ли указаны коды);
  • Средняя зарплата по его должности и отклонение от средней зарплаты — абсолютное и относительное.

Теперь самое интересное. В закладке «Финплан по отделу» нужно обеспечить, чтобы правильно были заполнены коды отделов и должностей во всех трех таблицах. Если у вас в отделе одни ведущие программисты, то в этих таблицах будет одна строка. Если еще и верстальщики, сколько бы их не было, то две.

В первой таблице вы должны указать код должности, отдел и число сотрудников по месяцам.

Во второй и третьей таблице нужно лишь указать точно такой же набор должностей, как в первой. Больше ничего трогать не надо, там все рассчитывается само (помним, что италиком выделены ячейки, где все рассчитывается за вас).

Третья таблица — планируемые средние зарплаты по месяцам — вспомогательная:

Вторая таблица — самая важная. Это таблица расходов на ФОТ без налогов по месяцам и должностям.

Шаблоны можно скачать на личном сайте автора

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Участники дискуссии: Рауф Алиев, Юрий Родионов
Директор по R&D, Москва

Сам шаблон можно взять тут: http://raliev.ru/usefuldocs

Партнер, Москва

Нужно ли что-то дополнительное, если в большинстве компаний используется прикладные программы ''расчетчики зарплат'' и если туда вносится информация не абы как, то дополнительный инструмент и не нужен.
Если в отделе не большое количество персонала, то руководитель отдела может сделать в exel-е все что угодно сам.

Бюджет только по ФОТ не интересен.

Интересно если у Вас шаблон для составления бюджета строительного участка. Офисный планктон загнать в таблицы легко и есть кому баловаться на компьютере, а вот начальника цеха, начальника стройучастка заставить это сделать - это есть интересная задача.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Эрнст Мальцев
  На это просто напрашивается цитата из повести Хольма ван Зайчика "Дело жадного варвара" (комм...
Все дискуссии
HR-новости
Исследование: что доводит сотрудников до выгорания

Большинство респондентов регулярно испытывают нехватку ресурсов, сталкиваются с размытыми задачами, переработками, а также ощущают давление негласных корпоративных правил.

Большинство россиян считают работу в креативной индустрии привлекательной

76% хотели бы попробовать себя в роли креативного продюсера, при этом у половины из них нет четкого представления, чем занимается этот специалист.

Средние зарплаты в отрасли туризма и гостеприимства выросли на 52% за год

Рост внутреннего туризма стимулирует спрос на кадры, а конкуренция за них меняет подходы работодателей.