Рауф Алиев: Финансовый план подразделения, шаблон и методика

Рауф Алиев

Недавно я писал в своем блоге о шаблоне плана управления релизной разработкой, тема с шаблонами оказалась востребованной.
В этот раз я расскажу о финансовом плане департамента в его самом элементарном виде. Каждый может, взяв его за основу, сделать что-то свое.
Начнем, как всегда, с целей и задач.
Цель финансового плана — оценить расходы на фонд оплаты труда на предстоящий год в разрезе подконтрольного вами департамента.

Для упрощения в шаблоне плана не фигурируют налоги, так как это довольно специфичная для каждой компании тема. Тем не менее, из плана без налогов сделать план с налогами довольно несложно.
// Я сейчас не затрагиваю никакие другие статьи расходов, кроме ФОТ, так как не хочется все мешать в одну кучу. Возможно, об этом я напишу отдельно.
Какие задачи мы решаем с помощью такого плана?

  • Получаем представление о порядке расходов по фонду оплаты труда в разрезе вашего отдела;
  • Фиксируем эти цифры с финансовым директором или вашим непосредственным руководителем или генеральным директором;
  • Получаем данные для отдела персонала и отдела снабжения — сколько людей будет в какой момент, что позволит им планировать рабочие места, а также собственное время (вдруг у вас в мае взрывной рост!);
  • Получаем данные по средним зарплатам по должностям — позволит оценить, насколько зарплата каждого вашего сотрудника отлична от средней по этой должности;
  • и многое другое.

В отличие от плана управления релизной разработкой, этот шаблон полон формул, и они реально облегчают его актуализацию в течение года. Поэтому требования к электронным таблицам повыше: желателен MS Excel, в опенофисе может не заработать.
Итак, какие блоки есть в плане:

  • Закладка с общими словами про план (закладка «Справка»);
  • Собственно помесячный план в разрезе месяцев и должностей (закладка «Финплан по отделу»);
  • Перечень сотрудников (закладка «Штатное расписание»);
  • Справочник должностей и отделов (закладка «Должности и отделы»).

Начнем с конца. В первую очередь нужно актуализировать справочник должностей и отделов. Каждой должности и отделу сопоставляется код, который потом фигурирует в других таблицах.

Будете добавлять новые строки — постарайтесь вставлять их в середину, а не в конец или в начало. В целом, там есть везде «защита от дурака», но вдруг я где забыл. Иначе может уплыть набор строк, которые просматриваются другими таблицами. Например, если суммирование в экселе шло A1-A10, то добавление одиннадцатой строки в сумму уже не включится. Это имеет отношение ко всем другим таблицам. Поэтому я всегда стараюсь захватывать в диапазонах лишнюю пустую строку на всякий случай.

Во-вторых, нужно актуализировать должности:

Один из столбцов, как видно из рисунка, имеет стиль «наклонный шрифт». Здесь и далее это будет означать, что этот столбец трогать не надо — он рассчитывается автоматически. А остальные как раз надо. В частности, по каждой должности нужно указать зарплату «для плана». Обычно это немного больше, чем средняя зарплата по должности. За счет «дельты» имеем возможность где-то взять сотрудника «подороже», а кому-то немного повысить зарплату. Код должности не обязательно должен быть в квадратных скобках, но так немного удобнее, как вы увидите далее.

Перейдем к закладке «Штатное расписание». Здесь нужно ввести данные по всем существующим сотрудникам, плюс добавить вакансии.

Широкая таблица тут представлена в две «строки».

По каждой вакансии нужно:

  • Выбрать из ниспадающего списка «Код должности»;
  • Выбрать из ниспадающего списка «Код отдела»;
  • Порядковый номер или уникальный код сотрудника внутри должности;
  • Ввести ФИО или слово «Вакансия»;
  • Указать оклад и премию.

Автоматически рассчитаются:

  • Полный код сотрудника, включающий отдел, должность и уникальный номер/код внутри должности;
  • Должность текстом с указанием отдела (просто «для красоты», как говорится — для проверки, правильно ли указаны коды);
  • Средняя зарплата по его должности и отклонение от средней зарплаты — абсолютное и относительное.

Теперь самое интересное. В закладке «Финплан по отделу» нужно обеспечить, чтобы правильно были заполнены коды отделов и должностей во всех трех таблицах. Если у вас в отделе одни ведущие программисты, то в этих таблицах будет одна строка. Если еще и верстальщики, сколько бы их не было, то две.

В первой таблице вы должны указать код должности, отдел и число сотрудников по месяцам.

Во второй и третьей таблице нужно лишь указать точно такой же набор должностей, как в первой. Больше ничего трогать не надо, там все рассчитывается само (помним, что италиком выделены ячейки, где все рассчитывается за вас).

Третья таблица — планируемые средние зарплаты по месяцам — вспомогательная:

Вторая таблица — самая важная. Это таблица расходов на ФОТ без налогов по месяцам и должностям.

Шаблоны можно скачать на личном сайте автора

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Участники дискуссии: Рауф Алиев, Юрий Родионов
Директор по R&D, Москва

Сам шаблон можно взять тут: http://raliev.ru/usefuldocs

Партнер, Москва

Нужно ли что-то дополнительное, если в большинстве компаний используется прикладные программы ''расчетчики зарплат'' и если туда вносится информация не абы как, то дополнительный инструмент и не нужен.
Если в отделе не большое количество персонала, то руководитель отдела может сделать в exel-е все что угодно сам.

Бюджет только по ФОТ не интересен.

Интересно если у Вас шаблон для составления бюджета строительного участка. Офисный планктон загнать в таблицы легко и есть кому баловаться на компьютере, а вот начальника цеха, начальника стройучастка заставить это сделать - это есть интересная задача.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Россияне рассказали, что хотели бы получить в качестве корпоративного подарка

Какие подарки получают россияне от своих работодателей на Новый год и что они хотели бы на самом деле?

Большинство россиян готовы доверить найм и увольнение искусственному интеллекту

Россия попала в топ-5 стран, которые россияне считают продвинутыми в разработке искусственного интеллекта.

Подведены итоги премии IT HR AWARDS 2021

Сообщество IT HR AWARDS объединяет профессионалов, для которых важна созидательная среда, креатив, обмен идеями и желание развивать индустрию.

Каждый пятый россиянин надеется получить 13-ю зарплату в 2021 году

Более 40% опрошенных получают стимулирующую выплату ежегодно независимо от успехов по работе.