Жанна Юрчук: Проблема автоматизации управления информационными потоками

Жанна Юрчук

В связи с ограниченностью денежных потоков, и это верно не только во время экономического кризиса, необходимо экономически обосновывать автоматизацию на предприятии. Это необходимо для того, чтобы IT не только облегчали работу предприятия, но и помогали зарабатывать ему прибыль, а не становились источников проблем для руководства и не поглощали безвозвратно денежные ресурсы предприятия. Есть несколько общеизвестных плюсов от автоматизации управления информационными потоками. Это такие как прозрачность бизнес-процессов, контроль их прохождения, сокращение используемых бизнес-процессами ресурсов и так далее. Работая над оптимизацией логистической системы дистрибьюторской фирмы с разветвленной сетью филиалов, с точки зрения IT-специалиста, сталкиваешься с необходимостью обоснования перед руководством автоматизации управления информационными потоками. И это понятно, затрачивая на IT-проект свои ресурсы, собственник хочет видеть эффект от изменений и желательно в денежном выражение. Трудность в том, что достаточно трудно выразить эффект от оптимизации и автоматизации в цифрах. В настоящее время для определения эффективности IT-инвестиций предлагается ряд методик, которые можно группировать следующим образом: традиционные финансовые методики (Net Present Value, Internal Rate of Return, Payback), вероятностные методы (Applied Information Economics, Real Option Valuation) и инструменты качественного анализа (IT Scorecard, BSC, Information Economics).

Традиционные финансовые методы используют финансовые расчеты с учетом специфики IT и необходимости оценивать риск. Поэтому достоинством этих методов является то, что они базируются на классической теории определения экономической эффективности инвестиций. Данные методы используют общепринятые в финансовой сфере критерии (чистая текущая стоимость, внутренняя норма прибыли и другое). Все формулы, необходимые для вычисления искомых значений, известны. Главный недостаток – в ограниченности применения таких методов: они оперируют понятиями притока и оттока денежных средств, требующими конкретики и точности. Определить отток денежных средств (затраты на IT-проект) можно с помощью известных затрат на человеческие ресурсы, затрат на необходимое компьютерное оборудование и так далее. Проблемой является определение значения притока денежных средств. Ведь эффект от IT-внедрений часто выражается в качественных трудно формализуемых преимуществах, связь которых с общими экономическими результатами компании совсем неочевидна (например, повышение степени удовлетворенности клиентов в результате автоматизации).

Достоинством вероятностных методов является возможность оценки вероятности возникновения риска и появления новых возможностей с помощью статистических и математических моделей. Для статистических методов необходимы среднестатистические показатели эффекта от внедрения IT-систем в России. К сожалению, у нас их нет. К вероятностным методам относятся прикладная информационная экономика и справедливая цена опциона. Первый из них очень субъективен, а второй – труден и требует большого времени для анализа.

Достоинством качественных (эвристических) методов является реализованная в них попытка дополнить количественные расчеты качественными оценками. Они могут помочь оценить все явные и неявные факторы эффективности IT-проектов и увязать их с общей стратегией предприятия. Данная группа методов позволяет специалистам самостоятельно выбирать наиболее важные для них характеристики IT, устанавливать между ними соотношения, например, с помощью коэффициентов значимости. Но для применения этих методов сначала надо четко определиться с логистической стратегией предприятия, продумать и внедрить систему ключевых показателей эффективности (KPI). Что вызывает ряд сложностей.

Все описанные методы определения экономического эффекта от IT-проекта дают достаточно расплывчатый ответ на вопрос – как посчитать экономическую эффективность от автоматизации управления информационными потоками на дистрибьюторской фирме с разветвленной сетью филиалов. Показывающую не только выгодность или невыгодность IT-преобразований, но и приводящую всестороннюю картину эффекта от таких изменений.

Еще одна трудность для автоматизации управления информационными потоками в том, что IT-специалисты в большинстве своем мыслят и говорят в разрезе IT-терминов, а не на языке бизнеса. И это также часто является существенным препятствием для оптимизации IT-инфраструктуры или автоматизированных информационных потоков. В результате сталкиваешься со списком вопросов на которые необходимо найти ответы.

  • Как автоматизация управления информационными потоками влияет на функционирование логистической системы дистрибьюторской фирмы с разветвленной сетью филиалов?
  • Какие использовать показатели для измерения эффекта от автоматизации управления информационными потоками?
  • Какой информационный поток стоит автоматизировать в первую очередь? Почему?
  • Как доказать и обосновать бизнесу необходимость автоматизации управления информационными потоками логистической системы дистрибьюторской фирмы?

Проанализировав литературу [1-7] с целью поиска методики повышения эффективности функционирования логистической системы средствами автоматизации логистических процессов в условиях ограниченности ресурсов, сталкиваешься с нехваткой информации по данному вопросу. Поэтому в дальнейшем была осмыслена последовательность шагов необходимая для достижения цели. Далее они представлены:

  1. Определиться с понятиями: логистический процесс, логистическая функция, логистическая система, материальный поток, информационный поток, автоматизация информационного потока;
  2. Составить спецификацию логистической системы дистрибьюторской фирмы;
  3. Построить модели логистической системы дистрибьюторской фирмы с разветвленной сетью филиалов;
  4. Разработать систему показателей функционирования логистической системы дистрибьюторского предприятия, показателей прохождения ключевых логистических процессов, ранжировать их;
  5. Определить смысл понятия эффективность функционирования логистической системы предприятия;
  6. Разработать методику расчета эффективности автоматизации выбранного логистического процесса;
  7. Разработать оценку эффекта от автоматизации на функционирование логистической системы;
  8. Найти значения целевых показателей эффективности функционирования логистической системы, логистических функций, логистических процессов для различных способов управления информационными потоками;
  9. Разработать систему мониторинга выбранных и обоснованных показателей эффективности логистической системы;
  10. Разработать инструментарий для выявления узких мест в функционировании логистической системы.

Из приведенного перечисления вытекают следующие задачи, выполнение которых необходимо для достижения поставленной цели.

  • Составить обобщенную спецификацию ЛС дистрибьюторской фирмы с разветвленной сетью филиалов;
  • Построить модель ЛС предприятия;
  • Проанализировать существующие показатели функционирования логистической системы;
  • Проанализировать существующие методики расчета показателей функционирования логистической системы;
  • Проанализировать существующие методики расчета эффективности автоматизации бизнес процессов;
  • Разработать и обосновать подходящую для рассматриваемой логистической системы дистрибьюторской фирмы методику расчета эффективности автоматизации логистических процессов.

При достижении поставленных целей у IT-специалистов появится инструмент для обоснования автоматизации управления информационными потоками в логистической системе дистрибьюторской фирмы с разветвленной сетью филиалов. Также позволяющий осуществлять поиск слабых мест в логистической системе и анализ текущей ситуации в автоматизированной части логистической системы.

Список литературы:

  1. Галкин Г. Методы определения экономического эффекта от IT-проекта.//Intelligent enterprise, 2005, №№ 22 и 24.
  2. Гараева Ю., Фролов Е. Найдены истоки эффективности IT. Опубликовано 16.01.2007 на http://www.lobanov-logist.ru/engine/print.php?newsid=991&news_page=1.
  3. Красноперов К. Оценка эффективности IT-инвестиций// Открытые системы, 2003, № 6.
  4. Корпоративная логистика. 300 ответов на вопросы профессионалов / Под общ. и научн. ред. проф. В.И. Сергеева. – М.: ИНФРА-М, 2008.
  5. Мейор Т. Методологии оценки IT // Директор ИС, 2002, №9.
  6. Петрова Ю. Информационные технологии «на вес» // Цифровой мир, №8(24) // Эксперт, 2002, № 39.
  7. Полякова М. IT и деньги // Директор ИС, 2009, № 7.
Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Участники дискуссии: Валерий Овсий
Researcher, Москва

Это , конечно, круто!

И если Вы желаете себя позиционироваться как великого спеца, то нужно именно так и делать.
Но…
Если Вы желаете получить положительный результат и благодарность руководства, я бы посоветовал действовать иначе.

Преамбула:
Рассмотрим Вашу компанию как компанию создающую/производящую ЦЕННОСТЬ.
Под ЦЕННОСТЬЮ Вы вообще то можете понимать все что угодно. Например (не знаю в чем Ваш бизнес…) это может быть УДОВЛЕТВОРЁННОСТЬ Вашего клиента. УДОВЛЕТВОРЁННОСТЬ, в свою очередь может складываться (описываться) такими параметрами как 1) удобство клиента делать заказ, 2) время клиента при заказе, 3) время формирования заказа, 4) доставка товара клиенту…
Ну и так далее… Главное, что Ваша ЦЕННОСТЬ приобретает КОЛИЧЕСТВЕННЫЕ атрибуты качества.

Теперь шаги.
1. Пишите Бизнес процесс производства ЦЕННОСТИ в состоянии «AS IS».
2. По каждому или по ключевым процессам определяете ВРЕМЯ затраченное на производство ЦЕННОСТИ (ну ее части…). Время может быть скорректировано на «исправление ошибок персонала» и вычисляется ЭМПИРИЧЕСКИ, по факту наблюдений…
3. Суммируете полученное ВРЕМЯ, получаете – операционное время создание ценности!!
4. Строите модель бизнес процесса создания ценности в состоянии TO BE. Вы учитываете только! Изменения в системе за cчет IT. Но по-хорошему бизнес Процесс изменится не только за счет IT, но учитывать или нет зависит от Вашей личной цели.
5. На БП в состоянии TO BE опять оценочно определяете «операционное время создания ЦЕННОСТИ».
6. Делаете выводы. Положительный результат относите на свой счет как успех!
7. Умножая сэкономленное время на его цену и вычитая затраты на IT, грубо выходим на экономическую эффективность АВТОМАТИЗАЦИИ. Для большей точности можно учитывать потери и риски от неправильных действий и т.д. Это на любителя…

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Треть профессионалов не доверяют своему руководству

Специалисты меньше, чем руководители и директора, склонны к доверию.

Зарплатные ожидания IT-специалистов превышают возможности работодателей в 1,5-2 раза

Общий рост зарплат в IT-сфере за первые 9 месяцев 2023 года составил 15-20%.

Россияне стали меньше тревожиться из-за работы

Год назад уровень тревожности россиян по поводу различных возможных проблем на работе был выше.

Уровень счастья напрямую влияет на продуктивность большинства россиян

При этом почти каждый четвертый респондент считает, что их руководитель ничего не делает для счастья сотрудников.