Жанна Юрчук: Проблема автоматизации управления информационными потоками

Жанна Юрчук

В связи с ограниченностью денежных потоков, и это верно не только во время экономического кризиса, необходимо экономически обосновывать автоматизацию на предприятии. Это необходимо для того, чтобы IT не только облегчали работу предприятия, но и помогали зарабатывать ему прибыль, а не становились источников проблем для руководства и не поглощали безвозвратно денежные ресурсы предприятия. Есть несколько общеизвестных плюсов от автоматизации управления информационными потоками. Это такие как прозрачность бизнес-процессов, контроль их прохождения, сокращение используемых бизнес-процессами ресурсов и так далее. Работая над оптимизацией логистической системы дистрибьюторской фирмы с разветвленной сетью филиалов, с точки зрения IT-специалиста, сталкиваешься с необходимостью обоснования перед руководством автоматизации управления информационными потоками. И это понятно, затрачивая на IT-проект свои ресурсы, собственник хочет видеть эффект от изменений и желательно в денежном выражение. Трудность в том, что достаточно трудно выразить эффект от оптимизации и автоматизации в цифрах. В настоящее время для определения эффективности IT-инвестиций предлагается ряд методик, которые можно группировать следующим образом: традиционные финансовые методики (Net Present Value, Internal Rate of Return, Payback), вероятностные методы (Applied Information Economics, Real Option Valuation) и инструменты качественного анализа (IT Scorecard, BSC, Information Economics).

Традиционные финансовые методы используют финансовые расчеты с учетом специфики IT и необходимости оценивать риск. Поэтому достоинством этих методов является то, что они базируются на классической теории определения экономической эффективности инвестиций. Данные методы используют общепринятые в финансовой сфере критерии (чистая текущая стоимость, внутренняя норма прибыли и другое). Все формулы, необходимые для вычисления искомых значений, известны. Главный недостаток – в ограниченности применения таких методов: они оперируют понятиями притока и оттока денежных средств, требующими конкретики и точности. Определить отток денежных средств (затраты на IT-проект) можно с помощью известных затрат на человеческие ресурсы, затрат на необходимое компьютерное оборудование и так далее. Проблемой является определение значения притока денежных средств. Ведь эффект от IT-внедрений часто выражается в качественных трудно формализуемых преимуществах, связь которых с общими экономическими результатами компании совсем неочевидна (например, повышение степени удовлетворенности клиентов в результате автоматизации).

Достоинством вероятностных методов является возможность оценки вероятности возникновения риска и появления новых возможностей с помощью статистических и математических моделей. Для статистических методов необходимы среднестатистические показатели эффекта от внедрения IT-систем в России. К сожалению, у нас их нет. К вероятностным методам относятся прикладная информационная экономика и справедливая цена опциона. Первый из них очень субъективен, а второй – труден и требует большого времени для анализа.

Достоинством качественных (эвристических) методов является реализованная в них попытка дополнить количественные расчеты качественными оценками. Они могут помочь оценить все явные и неявные факторы эффективности IT-проектов и увязать их с общей стратегией предприятия. Данная группа методов позволяет специалистам самостоятельно выбирать наиболее важные для них характеристики IT, устанавливать между ними соотношения, например, с помощью коэффициентов значимости. Но для применения этих методов сначала надо четко определиться с логистической стратегией предприятия, продумать и внедрить систему ключевых показателей эффективности (KPI). Что вызывает ряд сложностей.

Все описанные методы определения экономического эффекта от IT-проекта дают достаточно расплывчатый ответ на вопрос – как посчитать экономическую эффективность от автоматизации управления информационными потоками на дистрибьюторской фирме с разветвленной сетью филиалов. Показывающую не только выгодность или невыгодность IT-преобразований, но и приводящую всестороннюю картину эффекта от таких изменений.

Еще одна трудность для автоматизации управления информационными потоками в том, что IT-специалисты в большинстве своем мыслят и говорят в разрезе IT-терминов, а не на языке бизнеса. И это также часто является существенным препятствием для оптимизации IT-инфраструктуры или автоматизированных информационных потоков. В результате сталкиваешься со списком вопросов на которые необходимо найти ответы.

  • Как автоматизация управления информационными потоками влияет на функционирование логистической системы дистрибьюторской фирмы с разветвленной сетью филиалов?
  • Какие использовать показатели для измерения эффекта от автоматизации управления информационными потоками?
  • Какой информационный поток стоит автоматизировать в первую очередь? Почему?
  • Как доказать и обосновать бизнесу необходимость автоматизации управления информационными потоками логистической системы дистрибьюторской фирмы?

Проанализировав литературу [1-7] с целью поиска методики повышения эффективности функционирования логистической системы средствами автоматизации логистических процессов в условиях ограниченности ресурсов, сталкиваешься с нехваткой информации по данному вопросу. Поэтому в дальнейшем была осмыслена последовательность шагов необходимая для достижения цели. Далее они представлены:

  1. Определиться с понятиями: логистический процесс, логистическая функция, логистическая система, материальный поток, информационный поток, автоматизация информационного потока;
  2. Составить спецификацию логистической системы дистрибьюторской фирмы;
  3. Построить модели логистической системы дистрибьюторской фирмы с разветвленной сетью филиалов;
  4. Разработать систему показателей функционирования логистической системы дистрибьюторского предприятия, показателей прохождения ключевых логистических процессов, ранжировать их;
  5. Определить смысл понятия эффективность функционирования логистической системы предприятия;
  6. Разработать методику расчета эффективности автоматизации выбранного логистического процесса;
  7. Разработать оценку эффекта от автоматизации на функционирование логистической системы;
  8. Найти значения целевых показателей эффективности функционирования логистической системы, логистических функций, логистических процессов для различных способов управления информационными потоками;
  9. Разработать систему мониторинга выбранных и обоснованных показателей эффективности логистической системы;
  10. Разработать инструментарий для выявления узких мест в функционировании логистической системы.

Из приведенного перечисления вытекают следующие задачи, выполнение которых необходимо для достижения поставленной цели.

  • Составить обобщенную спецификацию ЛС дистрибьюторской фирмы с разветвленной сетью филиалов;
  • Построить модель ЛС предприятия;
  • Проанализировать существующие показатели функционирования логистической системы;
  • Проанализировать существующие методики расчета показателей функционирования логистической системы;
  • Проанализировать существующие методики расчета эффективности автоматизации бизнес процессов;
  • Разработать и обосновать подходящую для рассматриваемой логистической системы дистрибьюторской фирмы методику расчета эффективности автоматизации логистических процессов.

При достижении поставленных целей у IT-специалистов появится инструмент для обоснования автоматизации управления информационными потоками в логистической системе дистрибьюторской фирмы с разветвленной сетью филиалов. Также позволяющий осуществлять поиск слабых мест в логистической системе и анализ текущей ситуации в автоматизированной части логистической системы.

Список литературы:

  1. Галкин Г. Методы определения экономического эффекта от IT-проекта.//Intelligent enterprise, 2005, №№ 22 и 24.
  2. Гараева Ю., Фролов Е. Найдены истоки эффективности IT. Опубликовано 16.01.2007 на http://www.lobanov-logist.ru/engine/print.php?newsid=991&news_page=1.
  3. Красноперов К. Оценка эффективности IT-инвестиций// Открытые системы, 2003, № 6.
  4. Корпоративная логистика. 300 ответов на вопросы профессионалов / Под общ. и научн. ред. проф. В.И. Сергеева. – М.: ИНФРА-М, 2008.
  5. Мейор Т. Методологии оценки IT // Директор ИС, 2002, №9.
  6. Петрова Ю. Информационные технологии «на вес» // Цифровой мир, №8(24) // Эксперт, 2002, № 39.
  7. Полякова М. IT и деньги // Директор ИС, 2009, № 7.
Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Участники дискуссии: Валерий Овсий
Researcher, Москва

Это , конечно, круто!

И если Вы желаете себя позиционироваться как великого спеца, то нужно именно так и делать.
Но…
Если Вы желаете получить положительный результат и благодарность руководства, я бы посоветовал действовать иначе.

Преамбула:
Рассмотрим Вашу компанию как компанию создающую/производящую ЦЕННОСТЬ.
Под ЦЕННОСТЬЮ Вы вообще то можете понимать все что угодно. Например (не знаю в чем Ваш бизнес…) это может быть УДОВЛЕТВОРЁННОСТЬ Вашего клиента. УДОВЛЕТВОРЁННОСТЬ, в свою очередь может складываться (описываться) такими параметрами как 1) удобство клиента делать заказ, 2) время клиента при заказе, 3) время формирования заказа, 4) доставка товара клиенту…
Ну и так далее… Главное, что Ваша ЦЕННОСТЬ приобретает КОЛИЧЕСТВЕННЫЕ атрибуты качества.

Теперь шаги.
1. Пишите Бизнес процесс производства ЦЕННОСТИ в состоянии «AS IS».
2. По каждому или по ключевым процессам определяете ВРЕМЯ затраченное на производство ЦЕННОСТИ (ну ее части…). Время может быть скорректировано на «исправление ошибок персонала» и вычисляется ЭМПИРИЧЕСКИ, по факту наблюдений…
3. Суммируете полученное ВРЕМЯ, получаете – операционное время создание ценности!!
4. Строите модель бизнес процесса создания ценности в состоянии TO BE. Вы учитываете только! Изменения в системе за cчет IT. Но по-хорошему бизнес Процесс изменится не только за счет IT, но учитывать или нет зависит от Вашей личной цели.
5. На БП в состоянии TO BE опять оценочно определяете «операционное время создания ЦЕННОСТИ».
6. Делаете выводы. Положительный результат относите на свой счет как успех!
7. Умножая сэкономленное время на его цену и вычитая затраты на IT, грубо выходим на экономическую эффективность АВТОМАТИЗАЦИИ. Для большей точности можно учитывать потери и риски от неправильных действий и т.д. Это на любителя…

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Производитель бумаги «Снегурочка» продал свой российский завод

Сумма сделки составит 95 млрд рублей.

Microsoft сокращает расходы на сотрудников, обучение и корпоративы

Компания пытается сократить расходы всеми доступными способами.

Самые странные корпоративные правила: итоги опроса россиян

Общий поход на обед отделом, пение корпоративного гимна и кормление животных в офисе – попали в топ странных офисных правил и традиций.

Россияне назвали самые престижные и доходные профессии

В лидерах – работники сферы IT и государственные служащие.