Управление дебиторской задолженностью и работа с долгами. Лучшая статья (03-09.08.10) в «Творчестве без купюр»

Алексей Дудин

Управление дебиторской задолженностью тема для современного бизнеса более чем интересная. С одной стороны грамотная работа с дебиторской задолженностью способствует повышению прибыльности и рентабельности бизнеса, а с другой стороны – это залог экономической безопасности предприятия. В связи с этим того какая система управления дебиторской задолженностью и работы с долгами на предприятии будет создана, зависит будет ли предприятие эффективным и стабильным.

Как управлять «дебиторкой»?

В отличие от производственных запасов и незавершенного производства, которые не могут быть резко изменены, дебиторская задолженность представляет собой весьма вариабельный и динамичный элемент оборотных средств, существенно зависящий от принятых в организации принципов продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) с последующей оплатой, т.е. в кредит. С учетом этого обстоятельства, решение проблемы управления дебиторской задолженностью на первый взгляд, кажется, лежит на поверхности – ведь что бы не было «дебиторки» надо работать только по предоплате. Безусловно, отказ от кредитования своих клиентов весьма эффективен, но к сожалению, подобное решение редко когда модно воплотить на практике. Иногда в силу внешних факторов, например, специфики рыночной конъюнктуры и конкурентной среды, иногда в силу внутренних факторов, например, недостаточной компетентности сотрудников курирующих продажи. В связи с этим наиболее рациональным будет не отказ от работы на условиях отсрочки платежа, а построение эффективной системы управления дебиторской задолженностью.

Зачастую возникает вопрос, а чем же все-таки необходимо управлять? Единственно верный ответ – сотрудниками. Дело в том, что как бы мы не хотели управлять непосредственно товарами или денежными средствами, реальное воздействие мы можем осуществлять только на наших работников, побуждая или заставляя их выполнять определенные действия, либо наоборот воздержаться от таковых. Поэтому, применяя процессный подход, можно сказать, что система управления – это совокупность взаимосвязанных и согласованных друг с другом процессов, позволяющих организации добиваться запланированных результатов. В связи с этим, при создании системы управления дебиторской задолженностью и работы с долгами необходимо определить и отрегулировать все процессы, связанные с оценкой кредитоспособности клиентов, подготовкой и заключением сделок с условием последующей оплаты, анализом текущей и просроченной дебиторской задолженности, а также взысканием долгов.

Для эффективного управления дебиторской задолженностью необходимо применять комплексный и системный подходы, а не решать отдельно взятые проблемы. В противном случае, позитивный эффект от предпринятых действий будет минимален. Предположим, что есть некая торговая организация, занимающаяся продажей товаров с последующей оплатой. В случае возникновения проблем с оплатой отгруженных товаров, менеджмент компании может принять решение о включение в штат предприятия юриста, которому будет поручено заниматься судебными делами и исполнительным производством. Хотя указанное решение позволит решить проблемы с представлением интересов организации в суде и с судебными приставами-исполнителями, принятые менеджментом меры не решат основную проблему, которая, скорее всего, кроется в неадекватной оценке кредитоспособности клиентов, не использовании способов обеспечения исполнения обязательств и допущении документальных ошибок на стадии отгрузки продукции. Так, например в одной из организаций, периодически возникали сложные ситуации, поскольку товаро-транспортная накладная зачастую передавалась клиенту вместе с продукцией и возвращалась от него с подписью, свидетельствующей о получении груза только спустя несколько дней, после отгрузки. При таких обстоятельствах периодически находились недобросовестные покупатели, которые отказывались в дальнейшем подтвердить факт получения товара и не возвращали подписанные товаро - транспортные накладные.

Таким образом, эффективное решение проблем с дебиторской задолженностью и взысканием долгов возможно только при построении специальной системы управления, основанной на принципах системности и комплексности, а также процессном подходе. При этом целями создания системы управления являются уменьшение рисков организации, а также стандартизация действий и экономия времени при принятии различных управленческих решений.

Составляющие системы управления «дебиторкой»

Практика показывает, что трудности и проблемы, с которыми сталкиваются современные компании, кредитующие своих клиентов, вне зависимости от сферы деятельности, достаточно однотипны. Среди наиболее часто встречающихся, можно назвать следующие:

  • нет достоверной информации о сроках погашения обязательств компаниями-дебиторами;
  • не регламентирована работа с просроченной дебиторской задолженностью;
  • отсутствуют данные о росте затрат, связанных с увеличением размера дебиторской задолженности и времени ее оборачиваемости;
  • не проводится оценка кредитоспособности покупателей и эффективности коммерческого кредитования;
  • функции сбора денежных средств, анализа дебиторской задолженности и принятия решения о предоставлении кредита распределены между разными подразделениями.

При этом не существует регламентов взаимодействия и, как следствие, отсутствуют ответственные за каждый этап.

Исходя из того, что создаваемая система управления дебиторской задолженностью и работы с долгами должна урегулировать все процессы, связанные с образованием, документальным оформлением, анализом дебиторской задолженности и взысканием долгов, перечисленные выше типичные проблемы необходимо переформулировать в задачи, получив тем следующий набор стандартных задач:

  • провести анализ дебиторской задолженности организации в предшествующем периоде;
  • создать четкие и понятные для сотрудников компании и контрагентов правила работы дебиторской задолженностью;
  • определить возможную сумму оборотного капитала, направляемого в дебиторскую задолженность по товарному (коммерческому) кредиту;
  • сформировать систему кредитных условий для клиентов, в том числе систему скидок и штрафов;
  • сформировать стандарты оценки покупателей и дифференциации условий предоставления кредита;
  • разработать схемы мотивации персонала, занятого возвращением дебиторской задолженности;
  • сформировать процедуры инкассации дебиторской задолженности, в том числе связанные с взысканием просроченной задолженности самостоятельно, а также в судебном порядке;
  • построить эффективную систему контроля за движением и своевременной инкассацией дебиторской задолженности.

Решение указанных задач, естественно осуществляется персоналом организации, но в каждом конкретном случае имеет свою специфику, зависящую от численности штата. На крупных предприятиях имеется возможность привлечения широкого круга различных специалистов от менеджеров до юридического департамента, а также служб экономического анализа и безопасности. На малых предприятиях решением описанных задач, как правило, занимаются сотрудники коммерческой службы, бухгалтерия и руководитель. Впрочем, вне зависимости от численности сотрудников, важно поставить перед имеющимися подразделениями соответствующие задачи и контролировать их исполнение. Распределяя полномочия и обязанности между несколькими службами, следует ориентироваться на здравый смысл, функциональные особенности каждой службы, а также профессионализм сотрудников.

Помимо прочего при создании системы управления дебиторской задолженностью и работы с долгами необходимо решить вопрос с использованием программных средств для оперативного информационного обмена и документальным закреплением отрегулированных процессов, а также делегированных прав и возложенных на сотрудников обязанностей.

Что касается информационных ресурсов, то, как показывает практика, можно остановиться на том, что имеется в наличии, главное, что бы все задействованные в процессе управления дебиторской задолженностью сотрудники могли вовремя получить интересующую их информацию. Вполне подойдут «1С:Предприятие», Excel, либо Access.

При наличии финансовой возможности и желания можно приобрести и внедрить специализированную программу.

Относительно документального закрепления созданной системы управления дебиторской задолженностью и работы с долгами следует отметить, что это весьма желательная, однако, существенно зависящая от специфики конкретной организации мера. На крупных предприятиях, безусловно, необходимо написать и утвердить соответствующие приказы, процедуры и регламентами и ознакомить с ними весь персонал, участвующий в работе с «дебиторкой». Что касается небольших предприятий с численностью 5-15 человек, то там возможно, можно обойтись без создания системы процедур и регламентов, добившись от подчиненного персонала понимания и исполнения соответствующих стандартов работы дебиторской задолженностью и долгами.

Работа с просроченной «дебиторкой» и долгами

Как бы не была четко и отлажена на предприятии система оценки кредитоспособности клиентов, это не даст полной гарантии отсутствия пророченной дебиторской задолженности и безнадежных долгов. Даже столь крупные и профессиональные игроки рынка – банковские и кредитные учреждения имеют дело с мошенническими действиями и несвоевременным возвратом кредитов. Именно поэтому наличие просроченной дебиторской задолженности свидетельствует отнюдь не о том, что созданная на предприятии система работы с дебиторской задолженностью нее работает, а о том, что необходимо грамотно отрегулировать ее модуль, касающийся взыскания имеющихся долгов. За время действия Гражданского, Уголовного, Гражданско-процессуального и Арбитражно-процессуальных кодексов РФ, а также Федерального закона «Об исполнительном производстве» накопилась достаточная практика по эффективному взысканию долгов, использовать которую может каждый бизнесмен. Квинтэссенцию данной практики составляет так называемый «Арсенал кредитора», то есть набор мер позволяющих эффективно воздействовать на должника. Каждый из инструментов «Арсенала кредитора» необходимо применять в зависимости от ситуации (статуса должника, количества дней просрочки и т.п.). В любом случае, вне зависимости от выбранных мер, важно придерживаться двух принципов: постоянства поддержания контакта, а также адекватность формы воздействия на должника.

Имеющиеся в «Арсенале кредитора» меры можно разделить на три основных блока:

  • Предварительные (досудебные меры)
  • Судебные процедуры
  • Исполнительное производство

Давайте рассмотрим их более подробно. Предварительные (досудебные) меры включают личные встречи (переговоры) с руководством неплательщика, телефонные звонки, направление писем и претензий. Важно отметить, что такие меры как переговоры и звонки, по большому счету, должны применяться не только на досудебной стадии, но и в течение всего процесса возврата дебиторской задолженности. Они позволяют непрерывно осуществлять наблюдение за поведением и настроем должника, а, кроме того, формируют у последнего образ настойчивого кредитора, с которым надо как можно быстрее расплатиться.

Судебные процедуры инициируются путем подачи соответствующего искового заявления в суд. Подавая исковое заявление о взыскании просроченной задолженности также желательно подать и заявление о наложении обеспечительных мер, скажем, в виде наложения ареста на имущество должника в размере заявленных исковых требований. Согласно положениям действующего процессуального законодательства (ст. 139 ГПК РФ и ч. 2 ст. 90 АПК РФ) обеспечительные меры принимаются судом на любой стадии процесса, если непринятие этих мер может затруднить или сделать невозможным исполнение судебного акта, а также в целях предотвращения причинения значительного ущерба заявителю.

На стадии исполнительного производства возможны два пути, первый из которых заключается в самостоятельном взыскании суммы долга, путем предъявления исполнительного листа в банк или иное кредитное учреждение, обслуживающее должника в рамках положений статьи 8 Федерального закона «Об исполнительном производстве», а второй в предъявлении исполнительного листа для исполнения в соответствующее подразделение службы судебных приставов.

Помимо указанных основных мер также можно использовать ряд дополнительных мер, стимулирующих должника погасить долг. В числе указанных мер можно назвать:

  • Подачу заявления в территориальное подразделение Службы судебных приставов о привлечении руководителя организации-должника к уголовной ответственности за злостное уклонение от погашения кредиторской задолженности по статье 177 Уголовного кодекса РФ и/или за неисполнение решения суда по статье 315 Уголовного кодекса РФ.
  • Подача заявления в подразделение ОБЭП о привлечении руководителя организации-должника к уголовной ответственности за мошенничество по статье 159 Уголовного кодекса РФ (если имеются данные, что должник изначально не собирался расплачиваться с кредитором)
  • Инициирование в отношении должника процедуры банкротства
  • Публикация в СМИ материала (имеющего соответствующее документальное подтверждение) об уклонении должника от погашения задолженности и/или информирование банковских (кредитных) учреждений и потенциальных партнеров неплательщика о наличии «долгового инцидента».

Перечисленные меры эффективны именно как дополнительные. То есть параллельно с исполнительным производством, разумно попробовать возбудить уголовное дело в отношении руководителя организации-должника. Зачастую, только сам факт обращения с подобным заявлением в правоохранительные органы позволяет отрезвляюще воздействовать на должника и решить проблему неплатежа. Что касается инициирования процедуры банкротства, то данная мера эффективна только в том случае, если предприятие – должник реально ведет деятельность и имеет активы. В таком случае у собственника предприятия, скажем, при назначении конкурсного управления, возникает угроза ухода предприятия из-под контроля. Что касается публикаций в СМИ, информирования клиентов и партнеров должника, то эта мера хороша, если компания-должник имеет хорошую деловую репутацию, а подобные сообщения могут негативно отразиться на имидже неплательщика. Разумеется, для данного действия требуется хорошая документальная подготовка. В противном случае велик риск погрязнуть в судах по искам организации – должника о защите деловой репутации и возмещении убытков, причиненных распространением недостоверной информации.

Статья опубликована:

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Генеральный директор, Уфа
Александр Шувалов пишет: Но уже через 4 месяца я сократил эту задолженость до 1 млн... И практически все клиенты, которые должны были компании, остались её клиентами, и не было ни одного арбитражного слушания... Замечу, что все бывшие злостные должники принесли в последующем компании доход, в разы превышающий сумму их дебиторской задолженности...
Впечатляет! А как именно Вам удалось достичь таких результатов? Просто поговорили, или использовали какие-то технологии? Или к каждому клиенту был индивидуальный подход? Можете рассказать подробнее?
Нач. отдела, зам. руководителя, Владикавказ
Я задумался о Кембриджском университете:) Александр, можно ли Вам несколько вопросов об обучении задать лично? Если возможно - оставьте пож в личку мэйл или скайп, было бы очень любопытно выяснить некоторые вещи о бизнес-образовании
Генеральный директор, Москва
Рустэм Валеев,
Рустэм Валеев пишет: А как именно Вам удалось достичь таких результатов? Просто поговорили, или использовали какие-то технологии? Или к каждому клиенту был индивидуальный подход? Можете рассказать подробнее?
Наверное будет сложно в формате форума рассказать об всем, т.к. это очень ёмкая тема и практически каждое предложение потребует подробного пояснения и ответов на вопросы ''почему?'' и ''что будет если?''... Поэтому я ограничусь кратким изложение, форматм.. Итак... Вся деятельность компании должна быть построена таким образом, чтобы играть прежде всего на упреждение и предвосхищение негативных последствий товарных кредитов - от поиска клинетов до продажи и послепродажного обслуживания.... 1. Четкое и понятное структурирование рынка, потенциальных покупателей и конечной цели - позволит понять кому продаем, как продаем и чего хотим на выходе от этих продаж; кроме того, никто не мешает провести неформальное исследование потенциального партнера через поисковые системы, информация от налоговой инспекции, учредительные документы, планы руководства на ближайшее время, формат клиента и его активы; 2. Форма и суть договоров. Если вы предоставляете товарный кредит, соответственно вы должны контролировать процесс продажи партнером вашей продукции (лучше всего уйти от договоров на реализацию, заменив их договорами комиссии) через: а) минимальный ежемесячный объем продаж, который ваш партнер гарантирует выкупить (это так же поможет вам с погрешностью 5-8% планировать объем продаж и своевременно включать механизмы пополнения своих товарных запасов или производства необходимого количества продукции); б)периодическая отчетность вашего контрагента перед вами (раз в неделю, две или раз в месяц) о проданном товаре - это поможет фиксировать что и с какой интенсивностью продается. Например, если вы понимаете, что у вашего партнера ''встал'' товар, который принадлежит к классу ''звезды'', значит срочно выезжаете на место и воочию смотрите на какую полку они поставили этот товар и что делают не так... потому что ''звезды'' прросто так не ''встают''... Только делать это нужно не с позиции силы и авторитета, а с позиции помощи; в)минимальный заказ - так же поможет планировать ваши продажи; г)ответственность с четким прописанием что и по каким дням необходимо будет делать в случае отсутствия продаж - это поможет избежать глупых ответов партнера ''а я не знал'' или ''я забыл''... Когда правила игры расписаны до мелочей и понятны обоим игрокам, всегда легче и проще управлять процессом... Например, довольно часто покупатель приняв товар и начав его продавать, через некоторе время говорит вам: у меня не продается то-то, заберите товар! акогд подходит время оплаты, выдвигает вам ультиматум: ''я же вам говорил, что у меня этот товар не продается! и мне не чем платить за него, т.к. я его не продал!''.. Ребята, конечно я понимаю, что у вас этот товар не продается и вам нечем платить, но (!)... Вы купили у меня товар? Купили... Сколько вы продали этого товара от общего объема? всего 20%? Но, позвольте, в договоре у нас указано, что ''... отсутствие спроса на товар, является основанием к возврату такого товара, если доля его продаж составила менее 5% об общего количества такого товара...'' но вы продали 20%, а значит основания к возврату товара у вас нет, но мы готовы заменить вам часть товара, дабы увеличить степень ротации товара.. Или.. Я понимаю, что товар у вас не продан, но сегодя уже 15 число, а по договору вы должны были вернуть товар или оплатить его до 10 числа! Мы готовы принять у вас товар, но (!) приведите в надлежащий вид упаковку товара... Или... Вы же понимаете, что принять товар назад мы можем только на основании акта и возвратной накладной, и не на условиях обратного выкупа... 3. Система приема и обработки заявок на отгрузку. Однозначно либо клиент делает это на фирменном бланке, либо посредством электронной почты, либо по телефону с обязательным указанием времени, даты и фамилии лица развестившего заказ (это обязательно должно быть указано в договоре). В плюс, желательно, чтобы в CRM или ERP системе были поля ''Заказанное'' и ''Отгруженное'' - это в свою очередь поможет контролировать пожелания клиента, а так же более точно планировать закупки или производство необходимого товара; 4. Форма и срок оплаты. Я сейчас говорю в основном о рознице и оптовых покупателях (сети отдельная тема).. Уходите от традиционной формы системы товар-срок-оплата, т.е. вы отгрузили товар с отсрочкой в месяц и потом ждете месяц, когда вам оплатят. Но (!), вы ведь помните о принципе Паррето? Получается, что в первые дни 20% вашего товара уже проданы, а оставшиеся 80% лежат на полках и продаются медленно, следовательно у вашего партнера большую часть времени лежит, по сути не нужный ему товар, товар, который вы продали ему в нагрузку (возможно не совсем правильный термин). Потому, предложите отгружать не раз в месяц, а раз в неделю, но отсрочка так же 30 дней... У вас получится, что каждую неделю вы подвозите своему клиенту забойный ассортимент, а он вам, спустя месяц, так же каждую неделю весело оплачивает товар... 5. Послепродажное обслуживание. Почему-то многие считают, что продав товар, можно успокоиться до следующей поставки... Это совсем неправильно. Клиент должен знать, что вы держите руку на пульсе каждый день, и каждый день вы готовы придти к нему на выручку, что вы партнеры, а не кредитор и должник. Поинтересоваться у клиента через три дня после получения им товара, как идут продажи не сложно, не сложно что либо посоветовать для более успешной продажи (выкладка, очередность, внешний вид представления товара, ценовая политика и т.д.). А если все же вы упустили из рук вожжи,ю и возникла задолженность - реструктуризируйте задолженность, например заменой товара (даже при условии, что прошлая поставка не продана) на более удачный ассортимент; предложите попробовать вот это или это, а если это пойдет, то к такому-то числу вы планируете получить от контрагента фиксированной суммы, но если он хочет, чтобы вы отгрузили ему ещё, попросите его оплатить его ещё хотя бы минимальную часть долга... Я убежден, что дебиторская задолженность возникает чаще всего по вине самого поставщика, и лишь в 3-5% по вине недобросовестных конрагентов...
Генеральный директор, Москва
Василий Косенко, да, конечно... shuvalov@welshhome.net буду рад помочь...
Александр Лазарев +463 Александр Лазарев Нач. отдела, зам. руководителя, Краснодар

все таки про 12 млн в 1 млн превращение
не у всех так все розово проходит
у меня долги еще больше были на предприятии
но как вы писали молодые долги в 2,5 года... :)

когда я принял свои миллионы задолженностей
и начали прозванивать и сверяться..
большинство фирм уже свернулось исчезло
либо обанкротилось..

так что вам крупно повезло
что дебиторка было не просто молодая а еще и живая..

про методы работы послепродажного характера вот - это ободряю
я всегда за после маркетинг :)

Менеджер по маркетингу, Санкт-Петербург

Можно передать задачу по управлению дебиторской задолженностью факторинговой компании.
Специфика работы факторинговой компании подразумевает наличие развитой системы управления «дебиторкой». Наряду с услугами финансирования или поручительства за дебитора клиент получает целый комплекс услуг по управлению ДЗ, по сути, он просто передает ее на аутсорсинг факторинговой компании. А для того, чтобы компания-поставщик сама могла видеть, как идет процесс работы с ее покупателями, НФК, например, предоставляет доступ к системе e-factoring http://www.ifactoring.ru/interview/elektronnyj-faktoring/ , позволяющей получать все необходимые отчеты по операциям в режиме on-line.
Проблемная дебиторка тоже может перестать быть головной болью, если компания заранее решит подстраховаться http://www.ifactoring.ru/factoring/faktoring-i-kreditnoe-straxovanie-%E2%80%93-pochemu-v-rossii-stali-menshe-polagatsya-na-avos/ и взять поручительство факторинговой компании за своих дебиторов или вообще продать свою дебиторскую задолженность в рамках факторинга без регресса.

1 3 5
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Уровень счастья напрямую влияет на продуктивность большинства россиян

При этом почти каждый четвертый респондент считает, что их руководитель ничего не делает для счастья сотрудников.

70% россиян отмечают сильное влияние работы на уровень стресса

Наибольший стресс создают строгие дедлайны, внезапные и большие объемы задач, а также собственные ошибки при выполнении задач.