Как повысить личную эффективность руководителя: три важных навыка

Позиция руководителя предполагает умение настроить процессы на результат. Но часто та самая настройка начинается не с окружающего пространства, подчиненных, организации дел, а с самого себя. Высокая степень собственной эффективности — вот что влияет на достижение результата в любой работе.

Почему стоит обратить внимание на свою личную эффективность

В основе личной эффективности любого человека лежит очевидная вещь: делать только то, что получается лучше всего. Стоит осознать, какой навык или умение удается вам лучше всего из того, что вы делаете, и использовать его как основной. А все остальное, что занимает больше времени или сил, плохо получается или приносит крошечный результат — необходимо делегировать.

Такой подход и в бизнесе, и в жизни я использую уже несколько лет. Это позволяет мне успевать в разы больше, чем если бы я занимался всем сам. С этим связан и тот факт, что в нашей компании два стратегических лидера. Раздел сфер между нами базируется на том, что у каждого из нас получается лучше. У нас общая цель — развитие компании, однако функции разделены и не пересекаются. Так, я сосредоточен на внешних коммуникациях: работе с партнерами и клиентами, стратегическом планировании. Мой партнер отвечает за внутреннее развитие: продукт, поиск новых решений для сервисов, финансы.

Навык делегирования

Итак, чтобы сосредоточиться на своей главной функции, все остальное нужно делегировать. Это обязательное условие для высвобождения времени и повышения личной эффективности. Плохая новость состоит в том, что делегирование тесно связано с навыками планирования и контроля, а большинство руководителей банально не умеют или не хотят отдавать задачи подчиненным.

Причин для отказа от делегирования три:

  • страх, что другие сделают хуже;
  • нежелание тратить время на объяснения задачи;
  • страх, что обученный сотрудник покинет компанию.

Разрушить такие установки поможет прокачка навыка делегирования. Уверяю, что научится этому несложно, а выгоды от умения быстро и правильно делегировать превзойдут ожидания.

Делегировать — значит передать функцию на исполнение другому человеку. В идеальном варианте процесс предполагает, что другой человек полностью забирает задачу и возвращается к вам с готовым результатом. В качестве примера, я бы сравнил это с клинингом. Если стоит задача привести в порядок диван, то мы обычно отдаем эту задачу специалистам. Они приезжают, работают, и ваш диван снова чист. Сложно представить, чтобы специалист подходил к клиенту и спрашивал, каким раствором и какой насадкой производить работу.  

Как начать делегировать

В бизнес-среде все гораздо сложнее, чем в истории с диваном. Во-первых, ошибка другого при исполнении может вскрыться не сразу, но успеет навредить бизнес-процессу. Во-вторых, есть вещи, которые абсолютно точно нельзя делегировать, так как они находятся не в компетенции исполнителя. И еще с десяток других нюансов, которые стоит учитывать при делегировании. 

Вот советы, которые помогут начать бережно по отношению к сотрудникам и бизнесу передавать задачи:

  • Начинайте делегировать с не самых важных функций. Это поможет на первых порах отработать навык постановки задачи, сравнить возможности разных сотрудников. Очень полезно разбить большое задание на мелкие и частично делегировать, постепенно погружая работников в полный процесс. Например, это может быть сбор информации, разбор документов, несложный анализ. 
  • Выбирайте правильного человека. Помните, что делегирование позволяет не только сбросить груз задач, но и помочь в развитии сотрудникам. Для них это новый опыт и новые обязанности. Выбирайте тех, кто способен справиться с заданием, имеет об этом представление и, возможно, опыт. Важно учитывать желания и склонности самого исполнителя.
  • Четко объясняйте задание. Будьте готовы потратить время на объяснение задания, особенно если оно не разовое, а будет выполняться на постоянной основе. В некоторых случаях имеет смысл потратить время на составление гайда или инструкции. 
  • Расставьте точки контроля. В этом пункте важно избежать микроменеджмента, когда руководитель контролирует процесс до мельчайших деталей. Определите промежуточные этапы и сроки, во время которых вы и сотрудник будете сверять результат. Это позволяет вносить своевременные коррективы в процесс исполнения задания.

Навык планирования

Делегирование тесно связано с планированием. При передаче дел отдельному сотруднику, возникает ряд вопросов: когда нужно ожидать результаты; как их синхронизировать с другими задачами; какие задачи сейчас приоритетнее и на чем акцентировать внимание.

В планировании помогают инструменты вроде планеров и таск-трекеров. Например, в нашей компании есть доска Trello, которую мы используем как календарь встреч, а также таск-трекер Jira — для управления совместными проектами. Это помогает в синхронизации работы отделов и упорядочивании информации. В личном планировании я также использую Trello и Google-календарь.

Планирование, как и степень делегирования, может иметь разные масштабы. Например, планированием я занимаюсь по большей части с тим-лидами отделов и с ключевыми сотрудниками. Для сверки планов с руководителями мы используем ежедневную короткую видеовстречу «Три ключевых задачи в день». Каждый руководитель сообщает о своих намерениях на день, и это помогает лучше фокусироваться на текущих задачах. Для анализа результатов проводится еженедельная встреча. 

Развить навык планирования позволяет следующее:

  • верная формулировка задачи и ее измеримый результат;
  • фиксация событий по степени их значимости (срочная или долгосрочная);
  • установка реальных и достаточных сроков для выполнения задачи;
  • соблюдение сроков.

Навык контроля

Влияет на повышение личной эффективности и умение контролировать. Под этим навыком подразумевается способность вернуться к поставленной задаче и оценить результат. 

Контроль тоже можно делегировать в определенной степени. Например, автоматизация контроля работы сотрудников. Учет рабочего времени и ежедневную отчетность в нашей компании удалось автоматизировать с помощью чат-ботов. Сотрудник пользуется ботом, чтобы начать и завершить рабочий день, а также внести свои трудовые задачи. Руководитель же получает сформированный отчет в конце дня. Такая небольшая автоматизация контроля значительно освобождает ресурсы каждого участника рабочего процесса.

Что еще стоит учесть при развитии навыка контроля:

  • Правильная формулировка задачи и ее измеримый результат.
  • Прокачка контроля в моменте — наблюдение за ситуацией в целом. Процесс можно сравнить с вождением авто. Водитель оценивает постоянно меняющуюся ситуацию вокруг своей машины и реагирует на нее. 
  • Расстановка точек контроля и следование им. Контроль не должен быть стихийным или внезапным, как и постоянным.

Заключение

Три важных навыка, которые помогут повысить личную эффективность руководителя, это делегирование, планирование и контроль. Они работают в связке, а не по отдельности, поэтому их развитие должно проходить параллельно даже для самых малых задач. Развить перечисленные навыки можно постоянной тренировкой. В результате можно освободить ресурсы для того, что по-настоящему важно.

Читайте также:

Расскажите коллегам:
Комментарии
Независимый директор, Москва

Умение руководить приходит не сразу,

а по мере перекладывания своей работы на плечи подчиненных

с соответствующим уменьшением их зарплаты...

Начальник участка, Москва

В зависимости от уровня управления механизм управления разный соотвественно на каждом из уровней разные навыки являются основополагающими.

1 Уровень микроменеджмент.

- мотивирование, ритмичность, контроль за тем чтоб не сломали что либо.

2. Уровень запроса функций из окружения (об этом пишет автор). 

в принципе все примерно так.

3. Средний менеджмент - начальник участка, цеха 40-120 подчиненных:
- планирование,

- запрос ресурсов (надо правильно запросить и обосновать);

- производство работ;

- контроль сроков и бюджета;

- отчетность по выделеным мат средствам.

4. ТОП уровень 

- контроль изменений в бизнес среде;

- составление дорожной карты потребных изменений;
- сворачивание и разворачивание бизнес юнитов и отделов;

- ресурсный анализ. 

Ну для понимания еще как минимум 3 уровня механизмов инвестирования системно надлежащих над этим. 

Директор по развитию, Саранск
Александр Сейнов пишет:

Умение руководить приходит не сразу,

а по мере перекладывания своей работы на плечи подчиненных

с соответствующим уменьшением их зарплаты...

Скорее, не своей работы, а рутинных задач. А на освободившееся время - взять себе более сложные задачи, которые точно не смогут сделать исполнители.

Директор по развитию, Саранск
Алексей Уланов пишет:

В зависимости от уровня управления механизм управления разный соотвественно на каждом из уровней разные навыки являются основополагающими.

1 Уровень микроменеджмент.

- мотивирование, ритмичность, контроль за тем чтоб не сломали что либо.

2. Уровень запроса функций из окружения (об этом пишет автор). 

в принципе все примерно так.

3. Средний менеджмент - начальник участка, цеха 40-120 подчиненных:
- планирование,

- запрос ресурсов (надо правильно запросить и обосновать);

- производство работ;

- контроль сроков и бюджета;

- отчетность по выделеным мат средствам.

4. ТОП уровень 

- контроль изменений в бизнес среде;

- составление дорожной карты потребных изменений;
- сворачивание и разворачивание бизнес юнитов и отделов;

- ресурсный анализ. 

Ну для понимания еще как минимум 3 уровня механизмов инвестирования системно надлежащих над этим. 

Согласен, можно выделить различные уровни, но фундаментом для любого остается планирование-делегирование-контроль. Как вы и описываете, что контроль присутствует на всех уровнях.

Начальник участка, Москва
Захар Бушуев пишет:
Алексей Уланов пишет:

В зависимости от уровня управления механизм управления разный соотвественно на каждом из уровней разные навыки являются основополагающими.

1 Уровень микроменеджмент.

- мотивирование, ритмичность, контроль за тем чтоб не сломали что либо.

2. Уровень запроса функций из окружения (об этом пишет автор). 

в принципе все примерно так.

3. Средний менеджмент - начальник участка, цеха 40-120 подчиненных:
- планирование,

- запрос ресурсов (надо правильно запросить и обосновать);

- производство работ;

- контроль сроков и бюджета;

- отчетность по выделеным мат средствам.

4. ТОП уровень 

- контроль изменений в бизнес среде;

- составление дорожной карты потребных изменений;
- сворачивание и разворачивание бизнес юнитов и отделов;

- ресурсный анализ. 

Ну для понимания еще как минимум 3 уровня механизмов инвестирования системно надлежащих над этим. 

Согласен, можно выделить различные уровни, но фундаментом для любого остается планирование-делегирование-контроль. Как вы и описываете, что контроль присутствует на всех уровнях.

Планирование, делегирование, выделение ресурсов, контроль  это удел среднего менеджмента. На других уровнях нужно другое. К примеру ТОП уровень этим при хорошо простроенном среднем уровне вообще не должен заниматься. В норме им интересен только показатель рентабельности.

На нижнем уровне мотивация и контроль.

Поэтому уровень каждого управленца понтен по словам и понятиям которые он использует. Причем с положения сверху вниз вообще потенциал всех виден, а с положения снизу вверх кажется что вверху делают то же что и внизу.

Нач. отдела, зам. руководителя, Санкт-Петербург

Тема не раскрыта. На самом деле, руководитель потому и руководитель, что у него задача - это организация процесса. Делегирование, планирвоание, контроль и оршганизация - это стандартные функции.

Но среди руководителей, выполняющих эти функции есть эффективные, а есть неэффективные. Чем они отличаются? Как выполнять функции более правильно, разумно, эффективно? И вот тема повышения эффективности совершенно не раскрыта! 

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Какими услугами самозанятых работодатели пользуются чаще всего

70% работодателей в России привлекают к решению рабочих задач самозанятых.

Количество социальных предпринимателей в России выросло на 27% за год

В обучающих программах Лаборатории социального предпринимательства в 2022 году приняли участие свыше 4,5 тыс. человек.

Студенты назвали лучших работодателей России

Международные компании перестают быть фаворитами у студентов, а смысл и ценность работы для начинающих специалистов становятся все более важным фактором при выборе работодателя.

Сеть Fix Price создала 4,2 тыс. новых рабочих мест в России в 2022 году

Всего за прошлый год компания Fix Price открыла более чем 750 новых магазинов в России и в зарубежных странах присутствия.