Шесть инструментов тайм-менеджмента: возможности и преимущества

Каждый из нас планирует свои дела. Сегодня в арсенале есть много разных инструментов тайм-менеджмента. Мы перепробовали многие методы в поисках лучших, наиболее подходящих. Давайте вспомним некоторые из них.

Метод «Альпы»

Один из самых распространенных. При использовании данного подхода необходимо выполнить ряд последовательных действий:

  • Составить список всех задач.
  • Расставить приоритеты.
  • Определить длительность выполнения каждой задачи и общую потребность во времени.
  • Сократите общее время до 60% дня.
  • Делегируйте то, что можно делегировать.
  • Проконтролировать сделанное и перенести невыполненное на другой день.

Метод Шваба

Это инструмент называют также «Методом 25 тысяч долларов». Именно такую сумму заплатил Чарльз Шваб, президент компании Bethlehem Steel, консультанту Айви Ли за создание данного метода, как говорится, под заказ. Шаги, предусмотренные этим методом:

  • Записать самые важные задачи следующего дня.
  • Определить последовательность задач и пронумеровать их.
  • Выполнять задачи в установленной последовательности.
  • Выполнив задачу, проверить, не сместились ли приоритеты в выполнении других задач и не появились ли новые.
  • Добавить новые задачи в список, соблюдая приоритетность.
  • Продолжать выполнять задачи по мере убывания их важности.

Метод «Помидора»

Этот метод позволяет добиваться высокой концентрации внимания на достижении результата и выполнении задачи в срок. Как это делается:

  • Определитесь с задачей, которую будете выполнять.
  • Поставьте «помидор» (таймер в виде помидора или любой другой таймер) на 25 минут.
  • Работайте, не отвлекаясь, до сигнала.
  • После сигнала сделайте короткий перерыв, на три-пять минут, после чего вернитесь к работе.
  • После каждого шестого «помидора» делайте длинный перерыв, на 15-20 минут.

Ограничения этого метода в том, что он подходит для решения одной задачи, и не подходит для составления расписания на день.

Метод «Швейцарского сыра»

Случается так, что задача не сформулирована должным образом, не подчинена никаким критериям. Причины могут быть разными: разногласия между заказчиком и исполнителем, отсутствие четкого понимания необходимого результата на текущий момент времени. Но сроки назначены, и время идет. Времени не станет больше, никто не перенесет срок сдачи задачи, и отсутствие понимания результата в текущий момент не освобождает от ответственности достижения этого результата к конкретному времени. Также бывает, что для решения задачи сразу и целиком нужно четыре часа, а у нас в запасе такого количества времени нет, зато есть по 20-30 минут ежедневно. И в первом, и во втором случае можно использовать метод «Швейцарского сыра». Механика такова:

  • Выгрызите в сыре дырку (то есть выполните ту часть задачи, о которой достаточно информации, и на которую хватит времени сегодня).
  • Выгрызите еще одну дырку в сыре (выполните еще одну часть задачи в подходящее для этого время).
  • Выгрызите еще одну дырку в сыре (выполните еще одну часть задачи в подходящее для этого время).
  • Доешьте то, что осталось (доделайте все то, что нужно для завершения задачи).

Многие мои знакомые используют этот метод тогда, когда готовятся к отпуску. Сегодня собирают документы, завтра бронируют гостиницу и покупают билеты, послезавтра оформляют страховку и так далее.

Диаграмма Ганта

Для планирования и контроля времени реализации проекта хорошо подходит ленточная диаграмма. Но нередко для построения, так называемой, диаграммы Ганта используют таблицы Excel.

  • Определите задачи, все операции и контрольные точки, требуемые для выполнения проекта.
  • Упорядочьте эти операции. Определите зависимость и расположите операции в наиболее целесообразном для вас порядке. Создайте подзадачи и логично выстройте проект.
  • Оцените ресурсы этих операций. Оцените предложение и спрос на каждый ресурс/человека. Достаточно ли ресурсов для завершения задания, или нужны дополнительные. Назначьте ответственных лиц для каждой задачи и поставьте им персональные задачи.
  • Отметьте на графике время начала и завершения для каждой из задач (время от начала выполнения каждой задачи до завершения будет выглядеть в виде полосы).
  • Контролируйте сроки выполнения операций, отображенные в графике.

Для крупных задач, выполнение которых требует осуществить ряд действий, данный способ подходит лучше многих. Кроме всего, это отличный способ визуализации протекания всего процесса от начала до результата.

Казалось бы, ну что еще можно придумать для эффективности планирования? Но иногда при использовании уже известных инструментов можно натолкнуться на абсолютно новые и свежие идеи.

Метод приоритетного планирования

Это одна из тех находок, о которой я бы хотел рассказать подробнее. В основе этого метода лежит матрица Эйзенхауэра, которая состоит из четырех квадратов, образованных пересечением двух линий.

Матрица Эйзенхауэра

Рисунок 1

Каждой задаче в соответствии с этой матрицей присваивается приоритет на основе двух критериев: срочность и важность. Наиболее важными считаются задачи, выполнение которых необходимо для реализации ключевых целей или предотвращает угрозу рабочему процессу. Наиболее срочными признаются задачи, которые потеряют смысл, если не будут немедленно решены.

Схема метода приоритетного планирования


Рисунок 2

Инструмент для планирования

Как вы уже заметили, ряд методов приведенных выше, предусматривает приоритизацию, как один из шагов планирования. Это закономерно. Мы все хотим быть эффективнее, стремимся делать вовремя то, что наиболее важно. Но как расставить приоритеты физически?

Я часто провожу тренинги по управлению временем. В процессе обучения, мы не раз обращаемся к ежедневникам, которые ведут люди, участники тренингов. Не раз я обращал внимание на то, что в своих ежедневниках напротив некоторых задач мои слушатели пишут «Важно!», либо ставят разные символы – восклицательные знаки, звездочки и прочее. Некоторые, те которые пришли на тренинг с определенной методической базой и знакомы с матрицей Эйзенхауэра, иногда ставят напротив задач буквы, соответствующие приоритетности каждой задачи: A, B, C или D. Слово «иногда» я выделил, потому что большинство людей выделяют приоритеты бессистемно: вспомнил – написал нужную букву, не вспомнил – поставил восклицательный знак (в лучшем случае).

Процедура планирования должна быть простой, приоритизация должна быть неотвратимой, как смена дня и ночи! Но так не происходит, а это означает лишь одно: однажды наступает момент, когда мы прекращаем решать задачи по мере их важности, и начинаем решать задачи по мере их поступления. Знание о приоритетах остается на уровне знаний, навык остается несформированным, привычка не вырабатывается.

Однако решение есть! Жизнеспособность данного решения была проверена в 2015 году на фокус-группе из 176 человек. Все ее участники, применяя метод приоритетного планирования, на протяжении 265 рабочих дней для планирования задач на день использовали специальный бланк (рисунок 3). Приверженцы этого инструмента отметили у него ряд преимуществ:

  • Записи в новом формате визуально стали восприниматься легче (рабочее расписание уже не кажется таким загруженным, как раньше).
  • Стал наглядным баланс задач с разными приоритетами, что позволяет оперативно провести корректировку собственной активности и перенаправить свои усилия на решение того, что действительно важно.
  • Стало проще и удобнее контролировать выполнение задач, которые делегировали своим подчиненным.
  • Приоритизация задач вошла в привычку.
Бланк для планирования задач на день

Рисунок 3

Комментарии
Генеральный директор, Нижний Новгород

Цитата - Метод «Альпы» Один из самых распространенных. При использовании данного подхода необходимо выполнить ряд последовательных действий: Составить список всех задач. Расставить приоритеты. Определить длительность выполнения каждой задачи и общую потребность во времени. Сократите общее время до 60% дня. Делегируйте то, что можно делегировать. Проконтролировать сделанное и перенести невыполненное на другой день.

Приятно, что есть обзор методов. Поделюсь своими наблюдениями:

1. Не понял фразу - сократите до 60% - о чем речь, общее время чего, зачем и много других вопросов.

2. Применяю этот метод много лет. Но главное в этом методе, по моему мнению, совсем иное (так как все остальное есть в других методах планирование) - это планирование резервного времени. Первоисточник - Л.Зайверт. Автор про это не написал.

Генеральный директор, Нижний Новгород

Цитата - Метод «Помидора» (Речь идет о ТМ по помидору - ВТ) Этот метод позволяет добиваться высокой концентрации внимания на достижении результата и выполнении задачи в срок. Как это делается:Определитесь с задачей, которую будете выполнять. Поставьте «помидор» (таймер в виде помидора или любой другой таймер) на 25 минут. Работайте, не отвлекаясь, до сигнала. После сигнала сделайте короткий перерыв, на три-пять минут, после чего вернитесь к работе.

Я, после знакомства с этой замечательной книгой (где-то она у меня валяется, рекомендовал редактор Альпина Паблишер, который не нашел в моей книге "Три менеджмента в одном флаконе" (в отличие от помидора) ничего нового, хотя в моей книжке две принципиально новые концепции ТМ, и даже три, ну да ладно, проехали, проблемы издания книг давно решены в мою пользу), начал его применять и, похоже, буду применять уже до конца своей жизни. Однако:

не для того, чтобы концентрироваться (этому метод не поможет - иначе вы все время будете пялиться на часы - когда же будет перерыв!!!) - а напротив - я его ставлю для того, чтобы не забыть сделать небольшую зарядку, увлекшись работой (ставлю на 30 минут, 25 - глупость, ничего не дает), что полезно для здоровья. И мой партнер из Чебоксар иногда вздрагивает (это я шучу, скорее я вздрагиваю :))) - когда при общении по скайпу вдруг громко звонит мой помидор, я, конечно, всегда извиняюсь). По поводу - критики автором этого метода и др. я выскажусь позже. Пока о своем практическом опыте.

Генеральный директор, Нижний Новгород

Цитата - Это инструмент называют также «Методом 25 тысяч долларов». ...Шаги, предусмотренные этим методом: Записать самые важные задачи следующего дня.Определить последовательность задач и пронумеровать их.Выполнять задачи в установленной последовательности.Выполнив задачу, проверить, не сместились ли приоритеты в выполнении других задач и не появились ли новые.Добавить новые задачи в список, соблюдая приоритетность.Продолжать выполнять задачи по мере убывания их важности.

С одной стороны, этот метод - просто применение научного метода в ТМ.

С другой - принципиального отличия от Альпы увидеть невозможно. Разве что делать все в соответствие с приоритетами. Но последнее не разумно, как это ни странно. Как реальный человек (тот же Любищев) работает - трудные дела с утра, технические - вечерком. Но иногда творческое дело заряжает и делаешь его и вечером нормально (пишу про жаворонков, сам такой). Так вот, кроме научного метода еще есть убывающая отдачаю Ее рассичтать невозможно (кто занет сколько сил отберет то или иное дело в реале). История красивая, я не тоолько ее всегда рассказываю, но даже разместил в свою книжку - но с единственной целью - показать - это просто научный метод, никакого метода шваба в ней нет.

Да, на ночь избегаю плотно кушать, возраст, потому про швейцарский сыр (первый раз слышу, любопытно) напишу уже завтра.

Генеральный директор, Нижний Новгород

Метод сыра - и худеть хочется, и есть хочется (с) - оказывается это метод, который чаще называют метод как съесть слона (слоновая техника). Надеюсь, все люди с небольшим жизненным опытом его применяют с момента накопления этого опыта. Но нужно еще подумать, так как конечно же применяю. Но есть тонкости, что в методе не указаны, а они важнее метода.

Кроме того, образное представление подсказывает - если ешь слона по кусочку, все нормально. А если прогрызаешь в сыре дырку, верхняя часть сыра может обвалиться и придавить. Ну это, конечно же, только при богатом воображении.

Генеральный директор, Нижний Новгород

Цитата - Диаграмма Ганта Для планирования и контроля времени реализации проекта хорошо подходит ленточная диаграмма. Но нередко для построения, так называемой, диаграммы Ганта используют таблицы Excel.

Я бы чуть расширил этот пункт Дело в том, что у человека обычно много проектов одновременно. И, быть может, лучше подходит для управления многим числом разноплановых задач GTD, и тоже есть вариант применения GTD в эксель. Но раз уж я начала описывать свой личный опыт, отмечу, у меня GTD что-то не пошел, только некоторые его элементы (разбора папок).

И потому по этому пункту я в целом с автором публикации согласен. Но предложил бы рассматривать вопрос шире - применяйте проверенные инструменты, разработанные для управления бизнесом, в персональном менеджменте. И тогда следует, что лучше применять наиболее продвинутые инструменты для управления проектами. Например, Критическую цепь Э.Голдратта. Но последнее только предположение, так как в полном объеме этот метод не применяю, только некоторые элементы, да и то, начал их применять до знакомства. Скорее проверяю. Так, "студенческий синдром" - что преодолевается в методе критической цепи, при всей его очевидности и подтверждения каждым читающим эту публикацию, в индивидуальной работе может дать проколы (вернусь к тексту публикации - про сыр)-

Цитата - Выгрызите в сыре дырку (то есть выполните ту часть задачи, о которой достаточно информации, и на которую хватит времени сегодня). Выгрызите еще одну дырку в сыре (выполните еще одну часть задачи в подходящее для этого время). Выгрызите еще одну дырку в сыре (выполните еще одну часть задачи в подходящее для этого время). Доешьте то, что осталось (доделайте все то, что нужно для завершения задачи).

Есть более важный фактор - задачи бывают сложные, и не стоит их иногда грызть, лучше отложить, нахождение решения может чуть позже оказаться более легким (творческие силы тоже не безграничны).

Генеральный директор, Нижний Новгород

Цитата - Метод приоритетного планирования Это одна из тех находок, о которой я бы хотел рассказать подробнее. В основе этого метода лежит матрица Эйзенхауэра,

Здесь у меня также иное мнение

Этот, наиболее известный из всех существующих в ТМ инструментов, - есть инструмент в помощь для принятии решений что делать с задачей.

У меня иное мнение на ТМ в целом - http://www.e-xecutive.ru/community/magazine/149261...

В частности, считаю необходимым переносить в ТМ не отдельные элементы управления, а почти весь инструментарий управления коммерческими компаниями. Не только, в частности, функцию принятия решений, но и все функции (и общего и стратегического менеджмента, по возможности, с учетом особенностей объекта управления). И тогда эта матрица может быть полезна в рамках такой полной работы по управлению собой.


Генеральный директор, Нижний Новгород

Ну и последнее -

Цитата - Инструмент для планирования ... Однако решение есть! Жизнеспособность данного решения была проверена в 2015 году на фокус-группе из 176 человек. Все ее участники, применяя метод приоритетного планирования, на протяжении 265 рабочих дней для планирования задач на день использовали специальный бланк (рисунок 3).

"Циферки" меня не убедили. Поскольку остальные = все население земли - 176 человек = обычные люди, и сначала им нужно научиться бороться со своей ленью, да и к концу 2016 года среди этих 176 человек останется от силы 5 (мой прогноз). А к 2020 году - никого (мой прогноз и мое мнение).

Генеральный директор, Москва

Наконец то, что-то новенькое в этой междисциплинарной науке. Свежий метод, весьма системный и продуманный (приоритетное планирование). Странно, что раньше я о нем не слышал. Действительно, появилась возможность заставить работать матрицу Эйзенхауэра на максимальных оборотах! Спасибо автору. Сегодня я расчертил лист на 4 части, и уже веду записи в четырех квадратах. Познавательно получается... Дизайн рабочего дня! Беру метод на тестирование на неделю! "Плюсик" автору за метод. Есть вероятность, что этот метод подойдет руководителю больше, чем исполнителю, но то, что руководителю это подходит - сомнений нет. Что касается "борьбы с ленью"... То тут хочу сказать одно - лентяя не исправить, особенно если у него нет цели))

Генеральный директор, Нижний Новгород
Алексей Семенов пишет:
Наконец то, что-то новенькое в этой междисциплинарной науке.

Напротив, Алексей, я пытался новое обнаружить, не получилось. А поскольку Вы стали 177 участником эксперимента, не сочтите за труд - напишите правду в конце 2016 года - применяете "новенькое" - или бросили (можно написать раньше, если бросите раньше).

Генеральный директор, Москва

Да, действительно, не всегда получается найти суть, пока не попробуешь метод в действии. Сегодня в организации провел эксперимент. Как и Владимир, я капризный и придирчивый))). Для меня важно найти практическое применение, и лучше в сравнении. Сам я использовал метод "Приоритетное планирование" (Кстати, это не Архангельсского Г.А. метод?). Мои коллеги (подчиненные, которых в эксперименте было четверо) разделили между собой другие методы. Цель была простая - в течение дня использовать только один метод, выявив его недостатки и ограничения. По факту получилось так:

1. Альпы - для того, чтобы зарезервировать время про запас и уместить план дня в 60% от лимита, приходится сначала составлять список на черновике (уходит время)

2. Помидор - руководителю подходит только тогда, когда тот решает одну задачу в течение часа, к тому же, за день подходят и звонят люди, которым сложно сказать "давайте поговорим через 15 минут, я помидор доедаю". А еще он пугает, когда звенит.

3. Швейцарский сыр - для планирования всего дня не подходит, нет у нас столько "кайросов". Кстати, "сыр" и "слоноедение" - это разные методы. Всем тем, кто эту разницу не видит - "Тайм-драйв" на выходные))). Приоритеты теряются из виду, которые методом вообще не предусмотрены.

4. Диаграмма Ганта - недостатков не выявили (мы все работаем в GantProject, ежедневно, и эксель нам не нужен для этого)

5. Приоритетное планирование - недостаток в том, что реализация метода без специального бланка становится невозможной, бланк я лично делал 12 минут (завтра распечатаю уже готовый бланк). Еще встает вопрос - где и как эти бланки скреплять и хранить?

Завтра каждый в нашей группе искателей оценит преимущества каждого метода, чтобы сделать вывод. Решение мы примем только после общей оценки полученной в процессе использования (это будет адекватно).

За бланк отдельная благодарность! Сами мы не додумались о таком.

Резюме (после первого дня): для планирования дня подходит "Альпы" и "Приоритетное планирование"

Завтра дадим оценку преимуществам и итоговую оценку



Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
280 тысяч человек зарегистрировались как самозанятые в 2019 году

Подключиться к новому налоговому режиму можно в мобильном приложении «Мой налог».

Эксперты: 4-дневная рабочая неделя приведет к снижению зарплат

Закон не препятствует пропорциональному снижению ФОТ при переходе на четырехдневную рабочую неделю.

75% россиян не верят в пенсии

Три четверти россиян не верят в пенсии, показал опрос Райффайзенбанка. А те кто верят, полагают, что она составит всего 10-20 тыс. руб.

Японцы доказали, что при четырехдневной рабочей неделе производительность растет. В Microsoft сообщили о росте на 40%

Японское подразделение Microsoft подвело положительные итоги месячного эксперимента по переходу на четырехдневную рабочую неделю.