Как поддерживать связь с сотрудниками на удаленке, чтобы улучшить их настроение

Эпоха удаленной работы не закончилась, а, наоборот, еще глубже вошла в нашу жизнь. Разработчики, дизайнеры и другие сотрудники рассредотачиваются по разным локациям, и наша основная задача – сохранить для них ощущение работы в команде с приятной атмосферой и экологичным общением.

Чему нас научил COVID-19

Три года назад коронавирусная инфекция поменяла характер работы во многих компаниях, в том числе и нашей. До этого момента мы 13 лет работали исключительно в офисе, по определенному графику. У нас было много корпоративов и посиделок на любимой кухне, все чувствовали плечо и монитор товарища — в любой момент можно было подойти к коллеге и посоветоваться.

В один день нам пришлось разъехаться по домам и начать работу в новом формате. С какими трудностями мы столкнулись:

  • ложное трактование интонации писем. Иногда точка вместо скобочки в конце предложения вызывала стресс;
  • размытие границ рабочего дня;
  • спад производительности;
  • стресс из-за отсутствия личного общения с коллегами;
  • долгие ответы на вопросы в корпоративном мессенджере и почте, что трактовалось адресатами как игнорирование.

В тот момент к нам пришло понимание, насколько для сотрудников важно общение с коллективом и как оно влияет на их настроение. И мы начали думать о способах и каналах коммуникации. 

Новые способы поддерживать связь с коллегами 

Основным инструментом стали личные беседы. Наш эйчар устраивала созвоны, на которых сотрудники могли рассказать о своих беспокойствах, просмотренных фильмах и рабочих моментах. Люди отмечали, что возможность выговориться снижала стресс и дарила ощущение, что компания их поддерживает. Возникла шутка про горячую линию с эйчаром, но по этой линии шло общение всех со всеми.

Для того чтобы развлечься, мы устраивали онлайн-квизы и командами раскручивали интересные вопросы, поздравляли именинников, проводили интерактивы «Угадай, чей кот», а также угадывали факты о коллегах. 

В то время мы продолжали нанимать людей — они выходили на работу и еще несколько месяцев не видели своего рабочего места и коллег. Тогда мы познали все прелести удаленной адаптации. Мы представляли новых сотрудников на общих созвонах и рассказывали о них в корпоративных рассылках. Раз в неделю для сотрудника проводилась онлайн-встреча с эйчаром и тимлидом, где обсуждались трудности и вопросы. Таким образом, человек понимал, что дистанция с людьми сокращается, расслаблялся и чувствовал себя в команде. 

Мы начали вести дневники удаленки: раз в неделю эйчар отправляла формы обратной связи, в которой ребята отвечали на вопросы: «Как у тебя дела?», «Замечаешь ли ты спад производительности?», «Делаешь ли ты зарядку в перерыве?», «Что интересного произошло за последнюю неделю?». Ответы были в открытом доступе, поэтому все знали, кто в каком состоянии находится во время работы.

Сейчас мы вспоминаем эти времена добрым словом, поскольку они подтолкнули к тому, чтобы начать разговаривать с сотрудниками и выстраивать удаленную коммуникацию. Далее мы начали совершенствовать подходы к общению и открывать новые каналы для него.

Как минимум, руководство стало проявлять больше эмпатии к сотрудникам. Эйчар стала обращать внимание на изменения в настроениях наших коллег и предлагать встретиться или созвониться, чтобы понять природу переживаний и предложить помощь — иногда проблемы отступают, когда человек получает простую возможность выговориться. Но это тонкий момент, где важно быть ненавязчивым и не оказывать насильственную помощь. Если человек положительно реагирует на предложение поговорить, то мы понимаем, что встреча пройдет продуктивно. 

Сбор фидбека

Некоторое время назад мы организовали систему сбора фидбэка в компании, о чем я писал в статье «Зачем и как давать сотрудникам обратную связь».

Обратная связь — важнейший навык общения с сотрудниками. С помощью этой системы люди узнают от коллег о своих сильных сторонах и недочетах, над которыми стоит работать. Вся информация хранится в индивидуальных планах развития сотрудников, и свой прогресс можно посмотреть в любое время. По итогам сбора фидбека эйчар организовывает встречи для обсуждения, а раз в год мы устраиваем процедуру ассессмента для сотрудников, после которого определяем направления для развития и даем рекомендации.

Собрания тимлидов

Еще один канал общения — это собрания тимлидов. В некоторых компаниях тимлид является высшей точкой развития разработчика и оказывается в ситуации, когда над ним никого нет, а потому ему часто не у кого попросить помощи, ревью или совета.

Для того чтобы наши тимлиды не чувствовали себя в таком положении, мы организовали собрания для обмена опытом, обсуждения рабочих кейсов и используемых на проекте технологий. Ведущими на этих собраниях выступают тимлиды с более чем 11-летним опытом работы и функциями CTO (Chief Technology Officer). По итогам собрания вносятся изменения в документацию, разрабатываются новые гайды и стандарты. Брейнштормы дают хороший заряд командной работы и понимание, с кем ты работаешь.

Неформальное общение

Еще один формат собраний — это rock’n’talk-беседа. Любой сотрудник может инициировать свое выступление и предложить обсудить хоть принципы работы Drupal 10, хоть 10 лучших гитарных соло XX века.

Название собрания пришло к нам после того, как мы организовали в компании рок-группу, где я стал барабанщиком, эйчар — вокалисткой, а тимлид — гитаристом. После собрания мы заказываем пиццу либо идем в бар, где обстановка для общения еще более неформальная. Кстати, в бар мы можем собраться и спонтанно после работы — здорово, когда даже в свободное время коллегам приятно проводить друг с другом время.

Мы очень любим совместные активности и корпоративы, поэтому периодически собираемся и ходим на экскурсии, ездим за город, участвуем в квизах, играем в волейбол. Такая атмосфера располагает к тому, чтобы еще больше открыться друг другу.

Роль директора

В заключение расскажу о своей роли в улучшении коммуникации с сотрудниками. Часто бывает, что руководители впадают в две крайности:

  1. Слишком отстраняются, проявляют излишнюю директивность, занимают позицию свысока.
  2. Устанавливают панибратские отношения со своими подчиненными, не держат дистанцию, стремятся им понравиться и стать другом.

В поисках золотой середины я выработал для себя несколько правил общения:

  • относись ко всем предложениям и взглядам сотрудников серьезно, с погруженностью в предмет;
  • замечай заслуги сотрудников и хвали публично, а об упущениях говори наедине;
  • искренне интересуйся, как дела у людей, с которыми ты работаешь;
  • обязательно посещай корпоративные вечеринки и совместные активности, но и давай время побыть сотрудникам одним;
  • своевременно реагируй на вопросы и фидбэк;
  • обсуждай с коллегами события и процессы, которые происходят в компании.

Сотрудники всегда хотят видеть в директоре гаранта завтрашнего дня, компетентного и приветливого человека. Поэтому мы ввели возможность писать мне напрямую о том, что беспокоит, либо назначить встречу и обсудить проблему лично. Для анонимных вопросов тоже была предусмотрена форма. Кроме того, мы устраиваем open talk-собрания, на которых обсуждаем текущие проекты в компании, кадровые перемещения, предстоящие события. У каждого есть возможность высказаться и получить ответы. 

***

Понимать и разговаривать с коллегами на одном языке — очень ценно, это один из факторов, которые заставляют тебя просыпаться по утрам и идти на работу. Мы всегда стараемся подбирать людей, которым будет комфортно взаимодействовать друг с другом и с которыми будут общие темы для обсуждения. А когда есть общие темы, то взаимопонимание достигается легче, а работа становится продуктивнее.

Читайте также:

Расскажите коллегам:
Комментарии
Арт-директор, Москва

Пока читала статью, подошёл мой молодой человек и предложил отправить эту картинку ))))

Валерий Андреев +12765 Валерий Андреев Директор по продажам, Санкт-Петербург

Финэк, тимлиды...птичий язык...Средняя точка -- Волга. Соберите всех летом на несколько дней на Волге. Чудесные места. Природа, река, рыба, живое общение. 

Генеральный директор, Москва
Валерий Андреев пишет:

Финэк, тимлиды...птичий язык...Средняя точка -- Волга. Соберите всех летом на несколько дней на Волге. Чудесные места. Природа, река, рыба, живое общение. 

А через неделю после этого радостного события настроение опять упадет. И что прикажете делать?

Валерий Андреев +12765 Валерий Андреев Директор по продажам, Санкт-Петербург
Евгений Равич пишет:
что прикажете делать?

Жить, как люди. 

Аналитик, Москва

В принципе советы хорошие и правильные. Общение на удалёнке требует усилий со стороны руководства. Но, на мой взгляд, упущено самое важное. Общаться, тусоваться и прочее - это одна сторона дела. Я бы удивился, если бы мне позвонила эйчарщица(эйчарница) и стала распрашивать про вчерашний фильм. На первый раз я бы из уважения поболтал, а на второй-третий просто бы посоветовал заняться делом и не морочить мне голову.

Гораздо важнее для удалёнки прозрачность планов, согласование планов, установление оптимальных служебных каналов связи. Часто на удалёнке сидишь и понятия не имеешь, а чем народ-то занимается, что будет через неделю, завтра? Нужны каналы для двустороннего общения, канал для общих совещаний, канал для поручений. Не все мессенджеры хороши для рабочего общения - теряются задания, не всегда люди успевают реагировать. Правила общения должны быть хорошо известны.   

И автор прав - интонация написанного часто не совпадает с реальной эмоцией. Не забывайте хотя бы смайлики ставить. 

Меня задело тоже:

Валерий Андреев пишет:
Финэк, тимлиды...птичий язык...
Консультант, Нижний Новгород
Анатолий Курочкин пишет:

 

И автор прав - интонация написанного часто не совпадает с реальной эмоцией. Не забывайте хотя бы смайлики ставить.

Где чихнуть пришлось – запятая; где икнулось – двоеточие,
а где табаку понюхать – точка.
Русская поговорка. )))

 

Александр Ковалёв +2923 Александр Ковалёв Инженер, Омск
Анатолий Курочкин пишет:
Гораздо важнее для удалёнки прозрачность планов, согласование планов, установление оптимальных служебных каналов связи. Часто на удалёнке сидишь и понятия не имеешь, а чем народ-то занимается, что будет через неделю, завтра? Нужны каналы для двустороннего общения, канал для общих совещаний, канал для поручений. Не все мессенджеры хороши для рабочего общения - теряются задания, не всегда люди успевают реагировать. Правила общения должны быть хорошо известны.   

Как вчера помню был у меня на первом месте работы такой порядок:

Тимлид устраивал в понедельник планировку и рассписывал каждому на чем конкретно сосредоточится. По готовности отчитывались перед ним, вопросы то же задавали, если были. А в пятницу он сам опрашивал. 

Между коллегами просто устроили общий чат в Jubber. 

В инженеренговых фирмах всё происходило либо через WhatsApp, либо через назначенную заранее встречу в офисе. С коллегами через личные чаты в WhatsApp, с кем-то через Telegram. Аналогично был и общий чат компании. 

Анатолий, здесь не важно - работаешь ты из-за стола, в кабинете либо за домашним компьютером или ноутбуком. Каналы связи всё равно есть, при чем по закону работодатель обязан предоставлять сотруднику и оплату услуг связи, Ст.188 ТК РФ, или компромиссно разделить плату поровну в случае использования домашнего интернета сотрудника. При чем последний вариант ещё на порядок дешевле самому работодателю. Бывало друзья рассказывали, что им приходилось удалённо работать в режиме удалённого рабочего стола с домашнего компьютера, но зная их - проблема была в том, что сами не додумались написать необходимого заявления "об дооснащение рабочего места в связи с изменением формата работы с очного на удалённый". 

Дизайнеры так ноутбук могут на баланс фирмы потребовать, операторы микрофон и камеру, разработчики dev kit-ы и отладочные платы, я как инженер мог потребовать CAD и CAE, но в связи со всем известными событиями - ничего адекватного кроме Torrent Edition не найдёшь. Статью 22 ТК РФ никто не отменял, воплощается в жизнь по заявлению, как всегда. 

Александр Ковалёв +2923 Александр Ковалёв Инженер, Омск

Теперь почасти автору:

В поисках золотой середины я выработал для себя несколько правил общения:

  • относись ко всем предложениям и взглядам сотрудников серьезно, с погруженностью в предмет;
  • замечай заслуги сотрудников и хвали публично, а об упущениях говори наедине;
  • искренне интересуйся, как дела у людей, с которыми ты работаешь;
  • обязательно посещай корпоративные вечеринки и совместные активности, но и давай время побыть сотрудникам одним;
  • своевременно реагируй на вопросы и фидбэк;
  • обсуждай с коллегами события и процессы, которые происходят в компании.

Всем бы такую памятку да каждому в уста. 

Добавьте только пункт:

  • Не забывай обсуждать с коллегами и свои планы. Лучше они знают заранее и будут готовы, чем ты их застанешь врасплох, когда тебе нужно будет это воплотить, и порушишь их планы. 

Самое замечательное, что если бы этот пункт чаще озвучивали бы ещё на собеседованиях, то значительно бы облегчели процесс поиска подходящих кадров. 

Аналитик, Москва
Александр Ковалёв пишет:
Анатолий Курочкин пишет:
Гораздо важнее для удалёнки прозрачность планов, согласование планов, установление оптимальных служебных каналов связи. Часто на удалёнке сидишь и понятия не имеешь, а чем народ-то занимается, что будет через неделю, завтра? Нужны каналы для двустороннего общения, канал для общих совещаний, канал для поручений. Не все мессенджеры хороши для рабочего общения - теряются задания, не всегда люди успевают реагировать. Правила общения должны быть хорошо известны.   

Как вчера помню был у меня на первом месте работы такой порядок:

Тимлид устраивал в понедельник планировку и рассписывал каждому на чем конкретно сосредоточится. По готовности отчитывались перед ним, вопросы то же задавали, если были. А в пятницу он сам опрашивал. 

Между коллегами просто устроили общий чат в Jubber. 

В инженеренговых фирмах всё происходило либо через WhatsApp, либо через назначенную заранее встречу в офисе. С коллегами через личные чаты в WhatsApp, с кем-то через Telegram. Аналогично был и общий чат компании. 

Анатолий, здесь не важно - работаешь ты из-за стола, в кабинете либо за домашним компьютером или ноутбуком. Каналы связи всё равно есть, при чем по закону работодатель обязан предоставлять сотруднику и оплату услуг связи, Ст.188 ТК РФ, или компромиссно разделить плату поровну в случае использования домашнего интернета сотрудника. При чем последний вариант ещё на порядок дешевле самому работодателю. Бывало друзья рассказывали, что им приходилось удалённо работать в режиме удалённого рабочего стола с домашнего компьютера, но зная их - проблема была в том, что сами не додумались написать необходимого заявления "об дооснащение рабочего места в связи с изменением формата работы с очного на удалённый". 

Дизайнеры так ноутбук могут на баланс фирмы потребовать, операторы микрофон и камеру, разработчики dev kit-ы и отладочные платы, я как инженер мог потребовать CAD и CAE, но в связи со всем известными событиями - ничего адекватного кроме Torrent Edition не найдёшь. Статью 22 ТК РФ никто не отменял, воплощается в жизнь по заявлению, как всегда. 

Вы совершенно верно пишете!
Вопрос в другом, не в повседневном использовании мессенджеров в обычном режиме работы, а в особенностях их применения в условиях удалённой работы. Бывает так и очень часто. Существует какой-нибудь вотсап, телега, слак. В офисном варианте всегда можно сказать коллеге об отосланном материале. В удалённом режиме отправка материала должна быть гарантировано получена. Не так, что одно задание в слаке, другое - в вотсап. Часть обсуждения в телеге, часть по почте. Каналы общения должны быть достаточно строго регламентированы, чтоб сохранялись задания, чтоб не смешивалось обсуждение и решение по обсуждению, Чтоб разделялись средства общения параллельного и последовательного доступа. Вернулся из отпуска - найти историю обсуждения в каком-нибудь слаке чрезвычайно сложно. Через почту - проще. А вот задать текущий вопрос-уточнение - слак прекрасен.

Я именно об этом. Ну а планы - они существую очень часто в каком-то полупубличном, устном виде, обговоренном на совещании. Удалённый работник не видит этого, он часто отрезан от личного общения. Тимлиды "забывают" делиться планами на ближайшее время. План - это не обязательно официальный документ с печатями, это просто вариант создания прозрачной системы разработки.

А так вы совершенно верно описываете.

Правда меня в телеге достают несакнционированнные частные и рекламные собщения. "С днём пионерии!"   ))))))) Корпоративная почта гораздо строже к этому.  Да и в вотсапе тоже так. 


Генеральный директор, Санкт-Петербург

Общайтесь с сотрудниками каждый день и сами излучайте позитив - и у сотрудников всегда будет рабочее и хорошее настроение...

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Названы лучшие ESG-проекты России

В конкурсном отборе принимали участие более 600 претендентов.

Половина россиян остаются работать в компании по итогам стажировки

Чаще всего после стажировки молодые специалисты остаются работать в сферах транспорта, логистики и доставки, медицине и IT-сфере.

Больше половины россиян готовы переехать ради работы

Больше всего склонны к перемещениям молодые люди в возрасте 25-34 лет.