Что делать, если ваш босс перегружает вас работой

Подчиненным тоже следует сформулировать свои ожидания и заставить начальника принять самые главные для вас условия. Особенно важно это сделать, если он всегда и во всем старается повыше установить планку.

Джон Габарро и Джон Коттер

В этой статье я предлагаю ряд полезных инструментов для управления ожиданиями начальника в отношении объемов работы, которую вы в состоянии выполнить. Ниже я перечислю все рекомендуемые инструменты решения этой задачи, а затем рассмотрю каждый из них более подробно.

  • Требуйте наличия прописанных должностных обязанностей.
  • Признайтесь начальнику, что вы перегружены.
  • Сообщите боссу о последствиях перегруза.
  • Не соглашайтесь сразу.
  • Выясните, кто еще может выполнить работу.
  • Торгуйтесь.
  • Просите расставить приоритеты.

Требуйте наличия прописанных должностных обязанностей. Как нам найти критерии оценки того, перерабатывает сотрудник или выполняет обязательную работу? Как часто мы слышим от друзей и знакомых, что им приходится работать за двоих, а то и за троих сотрудников. И нередко они рассказывают про это, сидя с нами в кафе в рабочее время. Например, если весь отдел вообще ничего не делает, а одному сотруднику приходится работать аж половину рабочего времени, то он будет уверен, и справедливо уверен, что он перерабатывает.

Но бывает, и довольно часто бывает, иначе. Есть такая поговорка «нагружают на того, кто везет». Довольно часто начальник идет по пути наименьшего сопротивления и сваливает всю работу на самого безропотного и добросовестного сотрудника. Чем долго уговаривать бездельника или исправлять ошибки за растяпой, ему проще нагрузить работой того, на кого можно положиться. Особенно, если этот человек не требует ничего взамен в отличие от остальных, не просит ни отгулов, ни премиальных за переработку.

Так как же объективно определить, перерабатывает сотрудник или нет? Для этих целей существует волшебный управленческий инструмент под названием «должностные обязанности». В любой западной компании подробный список должностных обязанностей является неотъемлемой частью трудового договора, и сотрудник в любую минуту может проконсультироваться с этим документом и даже предъявить этот документ своему начальнику для обсуждения вопроса о том, что он должен и что не должен делать.

К сожалению, во многих российских компаниях по неграмотности, а иногда и сознательно, этот инструмент не используется. Когда человек вступает в должность, не имея списка четко оговоренных должностных обязанностей, его начальник может заставить подчиненного делать все, что ему, начальнику, взбредет в голову в любых объемах. Правда, отсутствие четко оговоренных должностных обязанностей в равной степени бьет и по руководству такой компании. У сотрудника складывается некое впечатление о своих полномочиях. Так как это происходит хаотично, то у нескольких сотрудников полномочия начинают пересекаться. Это приводит к дублированию работы и конфликтам среди сотрудников, что резко снижает эффективность работы компании.

Поэтому, если у вас есть возможность письменно оговорить с руководителем свои должностные обязанности, обязательно сделайте это! Это первый инструмент формирования ожиданий вашего начальника относительно объемов работы, которую вы должны выполнять.

Признайтесь начальнику, что вы перегружены работой. Вспомните правило дракона и зайца из предыдущей главы. Не следует априори предполагать, что ваш начальник — злодей, желающий сжить вас со свету. Возможно, он и не подозревает о том, что вы перегружены работой. Он же не стоит над вами с секундомером. Спокойно и аргументировано расскажите ему о том, сколько у вас невыполненной работы и сколько времени она займет.

Сообщите начальнику о возможных последствиях перегруза вас избыточной работой. Какие последствия могут возникнуть? Ошибки в работе в результате спешки, задержка с выполнением другой важной работы.

Не соглашайтесь сразу. Вы не обязаны каждый раз, когда начальник дает вам поручение, говорить «Слушаюсь и повинуюсь». Вы можете сказать следующее: «Сейчас я закончу срочную работу, которую я для вас делаю, и посмотрю, что я могу сделать с этим заданием. Я дам вам ответ через два часа». В таком ответе нет ничего оскорбительного, наоборот, он показывает системность вашего подхода к работе, серьезность и аккуратность.

Выясните, кто еще может выполнить эту работу. Эта информация пригодится вам для реализации последующего совета. Если выясните, что никто кроме вас не может сделать эту работу, то у вас будет серьезный аргумент для того, чтобы выторговать у начальника что-нибудь взамен. Если эту работу может сделать другой, а у вас и так много работы, вы можете убедить в этом своего начальника.

Торгуйтесь. Если выполнение работы неизбежно, то хотя бы получите что-нибудь взамен. У вас много работы, вам, возможно, придется задержаться после окончания рабочего времени. Вы имеете право попросить у начальника что-то в компенсацию этого. При этом не обязательно просить деньги или отгулы. Возможно, есть какая-то работа, которую вы хотели бы получить, командировка в Сочи, например. Скажите руководителю: «Мне придется приложить большие усилия для выполнения этой работы. Я буду с бОльшим энтузиазмом работать, если буду знать, что в командировку в Сочи вы пошлете именно меня».

Просите расставить приоритеты. Если все аргументы не работают, и начальник твердо нацелен на то, чтобы спихнуть на вас большую и сложную работу, несмотря на то, что вы и так перегружены, прибегните к этому последнему инструменту. В связи с большим объемом работы попросите вашего начальника расставить приоритеты для вас. Пусть он скажет, какое из порученных вам заданий самое важное, какое стоит на втором месте и так далее. И выполняйте его задания в удобном вам темпе в соответствии с расставленными приоритетами.

Прочитайте пример успешного использования этого правила, рассказанный от имени руководителя Стивена Кови:

«Когда я работал директором по связям одного крупного университета, я принял на работу перспективного, творческого, очень талантливого журналиста. Как-то раз, когда он проработал уже несколько месяцев, я зашел к нему в кабинет с просьбой выполнить несколько срочных заданий.

— Стивен, — сказал он, — я готов сделать для вас что угодно. Но позвольте прежде рассказать вам о ситуации, в которой я нахожусь.

После этого он подвел меня к висящей на стене доске с обозначенными на ней более чем двадцатью проектами, над которыми он в то время работал, с указанием точных критериев и оговоренных ранее сроков выполнения. Этот человек был очень дисциплинирован, именно поэтому я и решил в первую очередь обратиться к нему.

— Вот что, Стивен, — сказал этот сотрудник, — чтобы как следует сделать то, о чем вы просите, потребуется несколько дней. Что из этих проектов вы предложили бы мне отменить для выполнения вашей просьбы?

Я не хотел принимать на себя такого рода ответственность. Поэтому я ушел и отыскал еще одного «кризис-менеджера», которому и поручил это дело» (Стивен Р.Кови, «7 навыков высокоэффективных людей»).

Итак, если ваш начальник перегружает вас работой, следовательно, его ожидания в отношении вашей работоспособности являются завышенными. Очень часто мы сами своей безропотной добросовестностью формируем такие завышенные ожидания. Этими ожиданиями руководителя можно и нужно управлять, используя перечисленные выше инструменты.

Фото: pixabay.com

Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Управляющий директор, Москва

Правильные моменты:
# Просите расставить приоритеты.
# Сообщите боссу о последствиях перегруза.

Спорные:
# Торгуйтесь.

Не правильные (прямой путь к увольнению):
# Требуйте наличия прописанных должностных обязанностей.
# Выясните, кто еще может выполнить работу.

Остальные не существенные

Руководитель управления, Москва
''Вспомните правило дракона и зайца из предыдущей главы.'' И откуда эта перепечатка?
Нач. отдела, зам. руководителя, Санкт-Петербург

Такое ощущение, что статья написана с точки зрения работника с психологией жертвы. Тогда как на самом деле перегруз работника -- это более широкая проблема. Если, глядя с точки зрения руководителя, наши сотрудники ''пашут'', как ошпаренные муравьи, а мы не можем платить им выше среднерыночного уровня, то возникает вопрос: чем занимается компания, нужную ли работу мы выполняем, нет ли дублирования и нет ли бесполезных операций? И еще: а компетентны ли работники? Возможно, они выполняют кучу ненужных действий, потому что не понимают, что, зачем и как делают? А если все ''пашут'', но это дает выдающийся финансовый результат, то надо просто платить выше рынка, и люди будут рады такому перегрузу.

Researcher, Украина
Владимир Левановский, полностью согласна.
Веселов Андрей пишет: Правильные моменты: # Просите расставить приоритеты. # Сообщите боссу о последствиях перегруза. Спорные: # Торгуйтесь. Не правильные (прямой путь к увольнению): # Требуйте наличия прописанных должностных обязанностей. # Выясните, кто еще может выполнить работу. Остальные не существенные
Действительно, определение приоритетов самый эффективный способ ведения переговоров по планированию Вашей работы. Однако, в наличии должностной инструкции работника заинтересован, с юридической точки зрения, ПРЕЖДЕ ВСЕГО РАБОТОДАТЕЛЬ.
Нач. отдела, зам. руководителя, Москва

Я думаю так:

если начальник добавляет всё больше и больше поручений, то это:

- либо он (начальник) доверяет сотруднику
- либо он (начальник) проверяет сотрудника

в первом случае, правильным и единственным верным шагом со стороны сотрудника будет - самому расставить приоритеты по исполнению поручений и испросить у начальника одобрения по приоритетному исполнению тех или иных задач.

во втором случае, поступить аналогично первому, чтобы развеять появившиеся сомнения начальника.

В обоих случаях, предупредить начальника о возможных последствиях в случае если все поручения физически не смогут быть выполнены и одно или два останутся не выполненными или выполненными частично. Это необходимо для того, чтобы руководитель внёс необходимые коррективы в свои поручения.

Если сотрудник, решит поступить иначе чем в упомянутом выше правильном шаге, а именно:
- молча принять нагрузку и не исполнить её сославшись на то что перегружен (итальянская забастовка);
- торговаться (это не рынок - это работа);
- испрашивать - нельзя ли поручить это кому-нибудь другому (уходить от ответственности);
- ссылаться на должностную инструкцию и ТК РФ (изначально глупо и развивает дальнейшее недоверие со стороны начальника);
- говорить что выполнить поручение не смогу так как ... и нести поток отговорок на голову начальника (поставить себя под подозрение);
то подозрение и рост недоверия со стороны начальника будет неминуемо возрастать, сотрудник поставит себя в положение саботажника и тем самым приблизит своё неминуемое увольнение.

С Уважением, Александр

Генеральный директор, Москва
Совершенно справедливо пишет Веселов Андрей: Правильные моменты: # Просите расставить приоритеты. # Сообщите боссу о последствиях перегруза. Спорные: # Торгуйтесь. Не правильные (прямой путь к увольнению): # Требуйте наличия прописанных должностных обязанностей. # Выясните, кто еще может выполнить работу. Остальные не существенные - с поправкой на корпоративную культуру. В крупной компании с изначально формализованными бизнес-процессами все происходит мягче, но - в итоге - финал тот же. -
Нач. отдела, зам. руководителя, Санкт-Петербург

Я бы назвал статью по другому: ''как отлынивать от работы, создавая видимость загрузки''. Обычно люди, следующие этим правилам, имеют огромные амбиции, но вся энергия уходит ''в гудок''. И лишь тот, кто работает даже в то время. когда ''весь отдел отдыхает'', сможет уверенно идти по жизненной лестнице вверх. Оценка статье - 2.

Генеральный директор, Москва

Радуйтесь!
Пашите и радуйтесь!

Генеральный директор, Нижний Новгород
Александр Байкалов пишет: молча принять нагрузку и не исполнить её сославшись на то что перегружен (итальянская забастовка)
Разве ''итальянская забастовка'' - это не скурпулезное следование должностной инструкции и ни шагу в сторону?
Нач. отдела, зам. руководителя, Москва
Алексей Лапшин, исполнять должностную инструкцию можно, даже показать бурную деятельность. написать отчёты. .. но в результате - будет отсутствие результата - одни процесс. Алексей, Вы не пробовали служить в ВС строго по Уставу? (это в том случае если Вы вообще служили в ВС) Так вот - осуществлять службу по Уставу не получится, ибо Уставы пишутся для начальствующего состава. Суть моего высказывания - если ответственный сотрудник, то он поступит так как я описал выше, а именно ''расставит приоритеты и ...!. С Уважением, AN
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
РФ создает единую базу госданных

Факт дня: Одобрен проект концепции национальной системы управления данными.

Арабы запускают криптовалюту

Тренд дня: ОАЭ и Саудовская Аравия создадут совместную криптовалюту.

6 млрд уйдут в русские стартапы

Факт дня: Компания Da Vinci Pre-IPO Tech Fund будет инвестировать в стартапы.

​«Северный морской путь»: 300 млрд

Цифра дня: На «Северный морской путь» в течение 2019–2024 гг. потребуется 905,6 млрд руб.