Контроль не актуальная тема?

Всем добра!

Хотел было развить тему внутреннего контроля в сообществе. Но на мою первую статью "Контроль - мифы и реальность" получил такой комментарий от редакции - "Материал отклонен, потому что не соответствует требованиям редакции: низкая уникальность текста - менее 2%".

Ну что ж, уважаемая редакция. Публикую ее здесь. Только с одной целью - не актуальная тема говорите? Для начала было бы неплохо поставить лимит на количество знаков в данной графе. А так да, контроль, да кому он нужен.

"Контроль – мифы и реальность.

Управление любой организацией связано с необходимостью выполнения разнообразных, многочисленных и сложных действий. Существует единственный инструмент, с помощью которого оценить результат таких действий – это контроль. Несмотря на вездесущность контроля, многие люди не совсем понимают, что это такое и как им пользоваться. Давайте пробежимся по наиболее известным мифам, связанным с понятием «контроль».

Миф №1.
Основная функция контроля – устрашение и наказание.
Истина – контроль это механизм получения информации о статусе достижения цели бизнес-процесса. Данная информация используется для принятия дальнейших управленческих решений. Любое управленческое решение базируется на результатах контроля. В негативной интерпретации функции контроля происходит подмена смысла – действия по контролю ассоциируются с реакцией на результаты таких действий. Даже несмотря на то, что контроль и реакция на контроль могут входить в сферу ответственности совершенно разных структур. В любом случае, широкое и безальтернативное применение устрашения и наказания как реакции на результаты контроля указывают на управленческую импотенцию применяющего – намного полезнее заниматься совершенствованием бизнес-процессов.

Миф №2.
Существуют различные виды контролей. Компенсирующий, превентивный, директивный, детективный, завершающий и т.д.
Истина – контроль это всегда просто контроль. Например, в знаменитом цикле Деминга-Шухарта, шаг «контроль» следует за шагами «планирование» и «выполнение». Таким образом, контроль всегда выполняется после того, как были выполнены определенные действия, результат которых и является объектом контроля. Феерия видов контроля скорее всего родилась вследствие рассмотрения того или иного контроля с различных ракурсов. К примеру, если взять обычный цилиндр, то без комплексного восприятия, он может предстать либо в форме прямоугольника, либо круга. Но, по сути, остается цилиндром. Также, например, если вы проверяете содержание заявки за закупку перед отправкой ее поставщику, то вы конечно можете назвать это превентивным контролем (с точки зрения будущей поставки). Но, по сути, это бессмысленно – важнее то, что контроль содержания заявки выполняется ПОСЛЕ того, как она была создана. Если вы хотите, чтобы заявки на закупку формировались вовремя и без ошибок, вам необходимо проанализировать бизнес-процессы, в результате исполнения которых формируются такие заявки.

Миф №3.
Фраза «усилить контроль» – это емкий и исчерпывающий термин, который имеет однозначную трактовку и понимается всеми одинаково.
Истина – во многих случаях данная фраза означает, что говорящий не в полной мере понимает суть происходящего. Отсюда возникает ее многозначительность, которая ведет к принятию ошибочных управленческих решений. Весьма часто, когда говорят «усилить контроль», имеют в виду необходимость создания и использования мер по управлению рисками. При этом не уточняя о каких именно мерах идет речь. Например, генеральный директор может потребовать «усилить контроль» за соблюдением трудовой дисциплины, но по факту речь может идти как о необходимости проведения дополнительной разъяснительной работы с персоналом (возможно, не все в курсе правил), так и о существенных изменениях корпоративной культуры (возможно, царит общая атмосфера разгильдяйства). Но сама фраза «усилить контроль» звучит мощно и авторитетно, поэтому она еще очень долго будет присутствовать в топе сборника слов и выражений для высшего начальства (ради познавательного упражнения погуглите bullshit bingo).

Миф №4.
Контроль — это работа специальных подразделений/структур (ревизионная комиссия, внутренний аудит, служба безопасности и т.д.).
Истина – контроль это инструмент для оценки достижения целей бизнес-процесса и одна из пяти функций менеджмента. Даже исходя из этих предпосылок, контроль это в первую очередь работа менеджмента. Действия специальных подразделений могут быть направлены как на оценку адекватности и эффективности системы контроля в целом (одна из ключевых задач внутреннего аудита), так и на оценку последствий реализации ряда рисков и инициирование мер по управлению данными рисками (одна из ключевых задач службы безопасности). Разумеется, если специальное подразделение обнаруживает факт нежелательного действия, то оно способствует приостановке реализации последствий такого действия. Например, если внутренний аудит или служба безопасности докажет, что цена закупки завышена, такая закупка будет приостановлена. Однако работа специальных подразделений не должна подменять собой полноценную систему контроля бизнес-процессов. Контроль со стороны специальных подразделений часто носит выборочный и ситуативный характер и его возможности несопоставимы с объемом транзакций, которые требуют контроля.

Миф №5.
Можно скопировать успешную систему контроля какой-либо организации, и она будет также работать в вашей организации.
Истина – всегда необходима адаптация. Многие люди по-разному выполняют даже элементарные действия, например, завязывание шнурков. Любой бизнес-процесс организации будет, мягко говоря, посложнее. Существуют несколько десятков параметров дизайна контрольной процедуры и содержание большинства из них зависит от конкретных нюансов конкретного бизнес-процесса. Например, у вашего конкурента есть уникальный специалист, который может определить наличие достаточных физико-механических свойств полуфабриката (!) на ощупь (это реальный факт из практики одного из предприятий). Если в вашей организации такой специалист отсутствует, то вам придется проводить полноценный химический анализ и/или тестирование образца. А это уже кардинально меняет структуру и содержание как минимум одной контрольной процедуры (оценку качества полуфабриката).

Миф №6.
Напишем регламент контроля, внедрим процедуру и все пойдет как по маслу.
Истина – со временем адекватность и эффективность большинства контролей имеет склонность меняться и часто не в лучшую сторону. Система внутреннего контроля взаимосвязана и взаимодействует со многими другими системами организации посредством петель обратных связей. Любое изменение в одной системе всегда в той или иной степени влияет на работу других взаимодействующих с ней систем. Также не стоит забывать о том, что у некоторых людей любая система внутреннего контроля вызывает вспышку творчества по целенаправленному противодействию контролю. Все это указывает на необходимость регулярного мониторинга состояния систем внутреннего контроля. Например, в одной компании как-то взялись особо тщательно осуществлять приемку сырья от ряда поставщиков, имевших склонность немного мухлевать с качеством сырья. И на первый взгляд это возымело эффект. Правда, потом выяснилось, что эти поставщики стали подвозить свое сырье не в будние дни, когда контроль был максимальным, а в выходные, когда приемка была значительно более поверхностной. Пришлось организовывать полноценный контроль еще и в выходные.

Миф №7.
Контроль направлен на управление/минимизацию рисков.
Истина – управление/минимизация рисков достигается за счет оптимизации существующих и/или внедрения новых бизнес-процессов. Например, вы управляете риском отсутствия ходового товара в момент возникновения спроса него. Любой профессионал в области торговли скажет вам, что в этой ситуации важно контролировать состояние запасов такого товара. И вы ответите мне: «Ну вот же, мы управляем этим риском с помощью контроля!». Но, как говорится в одном анекдоте, есть нюансы. Перед тем как контролировать состояние запасов ходового товара вам необходимо… сначала создать такой запас, а затем рассчитать величину неснижаемых остатков. Последняя связана с необходимостью мониторинга динамики продаж, состояния оборотных средств и ситуации на рынке поставщиков ходового товара. Другими словами, управление риском отсутствия товара для продажи начинается с обеспечения постоянного его источника, в нашем случае, в форме запаса. Мы начинаем с создания бизнес-процесса (выбираем поставщиков, оборудуем складские помещения и т.д.), который затем создает необходимость в своей системе контроля (расчет и мониторинг). Очень важно понимать, что контроль однозначно полезен для выявления факта реализации риска или даже потенциальной возможности для его реализации. Однако далее нам необходимо принять управленческое решение о том, как мы будем реагировать на это, как мы будем действовать и какие бизнес-процессы выполнять.

Мы с вами пробежались по ряду наиболее пресловутых заблуждений, связанных с системами внутреннего контроля. Надеюсь, это сподвигнет вас на более вдумчивое восприятие понятия «контроль». А если вдруг вас заинтересовала данная тема, то сейчас есть отличная возможность продолжить знакомство с ней. Да пребудет с вами контроль!"

Расскажите коллегам:
Комментарии
Инженер, Омск

Цитата:

Миф №6.
Напишем регламент контроля, внедрим процедуру и все пойдет как по маслу.

Истина – со временем адекватность и эффективность большинства контролей имеет склонность меняться и часто не в лучшую сторону. Система внутреннего контроля взаимосвязана и взаимодействует со многими другими системами организации посредством петель обратных связей. 

Любое изменение в одной системе всегда в той или иной степени влияет на работу других взаимодействующих с ней систем. 

Все это указывает на необходимость регулярного мониторинга состояния систем внутреннего контроля.

Интересный вывод, где само собой рождается встречный вопрос: "И как вы себе это представляете?" 

Только об одном вы тут упомянуть забыли. Менеджеры тоже люди. И приходят они туда с разными стимулами, и разной степенью морали. И управление состоит во многом в выражение сугубо экономических стимулов. 

Приводя ваш кейс:

Например, в одной компании как-то взялись особо тщательно осуществлять приемку сырья от ряда поставщиков, имевших склонность немного мухлевать с качеством сырья. И на первый взгляд это возымело эффект. Правда, потом выяснилось, что эти поставщики стали подвозить свое сырье не в будние дни, когда контроль был максимальным, а в выходные, когда приемка была значительно более поверхностной. Пришлось организовывать полноценный контроль еще и в выходные.

А почему не уменьшуть долю поставщиков, которые мухлюют чаще по сравнению с теми, кто более честен? 

В наших условиях повышенной неопределенности сложно заставить большинство игроков проводить внутренние аудиты не на этапе контроля качества готового продукта, а на этапах его производства. 

Например, в промышленных отраслях, начиная от металлургии и металлообработки до сборки конечного продукта, основная сложность работы инженеров в соблюдение технологических норм от погрешностей обработки на станке до колебаний состава исходного сырья, при чем ещё разной степени отвественности процесса. Всё это решается не на единичном уровне, а постепенной отработкой конструкторских и технологических решений, что в технической среде называется "приемственность инженерного опыта". 

Я видел много раз, когда директора превращаются в фактически деспотов от того, что у них цифры погрешностей не сходятся с высшей формой ответственности - всё это исходит из прямой как палка, но крайне ошибочной, логики, что клиент ожидает только "высшей формы качества", когда на самом деле выбирает лучший из доступных вариантов в рамках некоторой допустимой погрешности и соблюдения ряда первоначальных условий. 

Не люблю обобщать, всем итак ясно, что некоторый уровень "здравого смысла" статистически покрывает 99% всех возможных исходов. 

Если в случае конкретной компании смогли достичь того, чтобы инженер (менеджер среднего звена) имел полные полномочия, и ресурсы для обеспечения своей деятельности, то вопрос ответственности его решений разрешается умением учится на своих ошибках, а это естественное человеческое поведение и тут всё кроется только в методах их разрешения, и степени инициативы в том, насколько человеку есть горизонт для постепенного профессионального роста. 

Знаменитая иллюстрация "Tricle-down Economics is concept vs actually works" как никогда лаконичней описывает этот процесс. 

Консультант, Москва

Интересный вывод, где само собой рождается встречный вопрос: "И как вы себе это представляете?" 

Может я неясно выразился. Основная идея - регламент не панацея, он устаревает, если взялись писать регламенты, следите за актуальностью.

А почему не уменьшуть долю поставщиков, которые мухлюют чаще по сравнению с теми, кто более честен? 

Александ, вы молодец, голова правильно работает. Именно это и было впоследствии сделано (3 компании были занесены в "черный список"). Просто насчет рынка древесины вы не все знаете, но это не в укор вам. Там большинство поставщиков всегда любят сорт похуже запихать в сорт получше. По немногу, чтоб не бросалось в глаза, но все же. Ну и еще много нюансов. 

В наших условиях повышенной неопределенности сложно заставить большинство игроков проводить внутренние аудиты не на этапе контроля качества готового продукта, а на этапах его производства.

Знаю компании, где контроль качества есть на всех ключевых переделах. Много зависит от вида производства. Если это аммиак, например, то внутрь установки вы никак не залезете. Так что, только на выходе. Здесь решает контроль параметров производственного процесса. Принцип "черного ящика" - не знаю что там внутри, но если все параметры "зеленые" должно все получится как следует.

Инженер, Омск
Олег Крышкин пишет:
Знаю компании, где контроль качества есть на всех ключевых переделах. Много зависит от вида производства. Если это аммиак, например, то внутрь установки вы никак не залезете. Так что, только на выходе. Здесь решает контроль параметров производственного процесса. Принцип "черного ящика" - не знаю что там внутри, но если все параметры "зеленые" должно все получится как следует.

Контроль технического состояния - моя специализация и собственно моя работа состоит в этом. Для колонн синтеза предусмотрены специальные графики и процедуру проверки технического состояния, в том числе по замене изношенных деталей её агрегатов.  

В кабинете инженера вы всегда как минимум найдёте схемы промышленных установок и сметы по наименоваю деталей к ним. 

За контроль процесса сейчас больше отвечает автоматика и операторы на производственной линии. У инженера всегда есть вся документация и инструкции, в том числе для этого. Отчасти работа инженеров-конструкторов в составление / переводе инструкций для обычных людей. 

Инженер, Омск
Олег Крышкин пишет:
Если это аммиак, например, то внутрь установки вы никак не залезете. Так что, только на выходе. Здесь решает контроль параметров производственного процесса. Принцип "черного ящика" - не знаю что там внутри, но если все параметры "зеленые" должно все получится как следует.

Вот вы говорите, про контроль производственных параметров. Тут же недолго и деспотии дойти со всеми KPI и прочим, когда ещё ни то что менеджмента, системных механизмов продвижения идей и воплощения решений нет. 

Отсюда и актуальность вопроса - мы все понимаем, что контроль не гонка за цифрами, анализа ситуации никто не отменяет, административную работу приходится делать. Но вот тут возникает диллема, что те кто сверху глухи, к тем кто снизу - замучаешься ожидать, пока рак на горе свистнет, а дальше поминай как звали. Значит человек снизу не должен сидеть сложа руки, он имеет право что-то изменить. Что бы вы сделали? 

Консультант, Москва

контроль не гонка за цифрами, анализа ситуации никто не отменяет, административную работу приходится делать

Александр, доброе утро! Пару моментов. Я бы не стал называть контроль "административной работой". Это полноценная функция менеджмента, часть цикла PDCA. 

Тут же недолго и деспотии дойти со всеми KPI и прочим

Да есть такой момент. Деминг, например, был всячески против KPI. Про это говориться в 11 пункте его известных 14 принципов для менеджмента - "Устраните рабочие инструкции и стандарты, которые устанавливают произвольные нормы, квоты для работников и количественные задания для руководителей. Замените их поддержкой и помощью со стороны вышестоящих руководителей с тем, чтобы достигать непрерывных улучшений в качестве и производительности".

Но вот тут возникает диллема, что те кто сверху глухи, к тем кто снизу - замучаешься ожидать, пока рак на горе свистнет, а дальше поминай как звали. Значит человек снизу не должен сидеть сложа руки, он имеет право что-то изменить. Что бы вы сделали?

Попробую ответить кратко. Это вопрос корпоративной культуры и, так называемого, тона сверху. Изменить ее снизу маловероятно, все методы носят довольно кардинальный характер, если вы понимаете о чем я (хотя есть еще красная линия, но тоже есть нюансы). Тон сверху тем более (потому он так и называется). Много зависит от руководства, даже больше, чем от совета директоров или собственников. Последним двум это руководство может до бесконечности рассказывать сказки (теория принципала-агента). Я знаю и знал отличных генеральных директоров, у которых стиль руководства состоял в расскрытии потенциала их подчиненных, предоставлении права на ошибку, формировании пассионарной команды. Результаты были превосходными. Но чаще это обратная история. Посредственность правит миром. Но сдаваться все равно не стоит.

Инженер, Омск
Олег Крышкин пишет:
Я знаю и знал отличных генеральных директоров, у которых стиль руководства состоял в расскрытии потенциала их подчиненных, предоставлении права на ошибку, формировании пассионарной команды. Результаты были превосходными. Но чаще это обратная история. Посредственность правит миром. Но сдаваться все равно не стоит.

Посредственность уже следствие институциональной среды, а если быть точнее - результат её разложения. 

Если мы хотим продолжить дискуссию, то другого способа, кроме как обратиться к регламентам работы районных администраций, и их "административной функции" или информационно-аналитической. или функций справочной, более не найдёте. Мы это проходили уже сотню раз - всё упирается туда. 

Руководитель группы, Москва

"низкая уникальность текста - менее 2%" - это значит одно из двух:

1. Вы для статьи текст копировали из интернета.

2. Вы статью писали полностью сами, но ранее выложили ее в интернет на свой сайт, в свой блог или в каком-то СМИ. 

Консультант, Москва

Елена, спасибо за пояснения! Да, п.2 это про меня. Буду знать).

Инженер, Омск
Елена Аронова пишет:
2. Вы статью писали полностью сами, но ранее выложили ее в интернет на свой сайт, в свой блог или в каком-то СМИ. 
Олег Крышкин пишет:
Да, п.2 это про меня. Буду знать).

В тему дискуссии. Мне одному кажется абсолютным маразмом вот этот факт "антиплагиата" по тому, что вы же опубликовали подобный текст где-то ещё, пусть даже на своём личном сайте, только не здесь в первую очередь?! 

Мало того, что таким образом пункт указывает на явную недоработку, так ещё ставит условия "исключительности" граничащие с безумием, которому грош цена на ресурсе, где ни о каком диведенде с монетизации речи не идёт совсем. Тут в другом оплата трудов выражается - писатели получают комиссию с продажи книг, "прорекламировав" их здесь, консультанты в виде собственно платы за консультации и многие другие в виде более важного сокровища - знаний и обмена опытом.  

Аналитик, Нижний Новгород

Цитата: "Феерия видов контроля скорее всего родилась вследствие рассмотрения того или иного контроля с различных ракурсов."

Вообще-то исходя из разных решаемых задач.

Цитата: "Фраза «усилить контроль» – это емкий и исчерпывающий термин, который имеет однозначную трактовку и понимается всеми одинаково."

А разве это миф? Как раз, фраза "усилить контроль крайне не однозначна. Она лишь указывает направление управленческих усилий. Усиление контроля может заключаться в целом ряде мероприятий, самые простые из которых: увеличение частоты контроля, точек контроля.

Цитата: "Контроль со стороны специальных подразделений часто носит выборочный и ситуативный характер и его возможности несопоставимы с объемом транзакций, которые требуют контроля."

Контроль со стороны служб экономической безопасности всегда носит фискальный характер в силу особенностей задач и состава исполнителей, их компетенций. Проблема глубже. Данные контроля служб экономической безопасности почти всегда не используются при принятии управленческих конструктивных решений.

Цитата: "Очень важно понимать, что контроль однозначно полезен для выявления факта реализации риска или даже потенциальной возможности для его реализации."

Что ж Вы, автор, так скромно о контроле? Он не просто "полезен". Любое управленческое решение основывается на данных полачаемых в процессе контроля производственных процессов. Управление, на минуточку, это изменения, производственных процессов, как реакция на данные контроля. Корректирующие действия не возможны без контроля. Чувствуете разницу: полезен - обязателен.

А статья очень полезна. Очень. Однозначно лайк.

Консультант, Москва

Михаил, добрый день и спасибо за развернутый комментарий! Пара дополнений, если позволите.

Усилить контроль. Нюанс в том, что часто нужно не "усиливать контроль", а менять сам бизнес-процесс. Чтобы выявленные (с использованием контроля) в его работе отклонения не повторились вновь.

Контроль со стороны служб экономической безопасности всегда носит фискальный характер

Есть еще варианты. Например, если они занимаются информационной безопасностью, то речь может идти, например, об утечках данных. Еще есть целый блок, так называемых, оперативных мероприятий. Например, чтобы взять с поличным, создать показательный случай, чтоб другим не хотелось повторять негативный опыт. Могут просто проверять соблюдение законодательства, например, правил обращения с драгметаллами. Конечно, в крупную клетку все можно свести к деньгам, но не каждая история с них начинается.      

Любое управленческое решение основывается на данных получаемых в процессе контроля производственных процессов. Управление, на минуточку, это изменения, производственных процессов, как реакция на данные контроля. Корректирующие действия не возможны без контроля.

Очень правильные слова! Хорошо бы еще и все управленцы были бы фанатами такой установки.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
В России растет спрос на покупку готового бизнеса

Самые высокие темпы роста показала категория бизнеса, связанного с сельским хозяйством.

Бизнес-туристы стали чаще бронировать пятизвездочные отели за рубежом

Спрос на пятизвездочные отели в апреле 2022 года превысил показатели «допандемийного» 2019 года.

VK и Goodt помогут «Лукойлу» развивать таланты

Платформа по развитию сотрудников включает внутрикорпоративный портал и систему управления эффективностью персонала.

«Сбер» вышел из состава акционеров Okko, «СберЗвука», «Эвотора», SberCloud и ЦРТ

В апреле 2022 года «Сбер» попал под блокирующие санкции США.