ELMA365 КЭДО – решение для комплексной автоматизации кадрового документооборота. Решение непрерывно улучшается и дополняется интеграциями и процессами, имеющийся функционал адаптируется под изменения законодательства для непрерывной работы в системе.
Что нового появилось в решении
1. Инновационная интеграция с ЗУП 3.1.
Мы непрерывно тестируем и улучшаем пользовательский опыт решения, обогащаем его функциональными возможностями.
В ELMA365 КЭДО расширена интеграция с ЗУП 3.1. Ключевое преимущество интеграции – автоматическое создание, проведение приказов на основе согласованного заявления, служебной записки и передача печатных форм в КЭДО без участия специалистов.
Кратко, как это работает на примере отпуска:
- Сотрудник формирует заявление на отпуск ( система отображает доступное кол-во дней отпуска), подписывает сформированное заявление электронной подписью.
- Заявление переходит на согласование ответственным лицам.
- После завершения согласования заявления в КЭДО автоматически в ЗУП создается приказ на отпуск, формируются печатные формы, которые приходят на подписание сотруднику отдела кадров в КЭДО! Без каких либо ручных дополнительных действий и перехода в учетную систему!
- Специалист отдела кадров выполняет ОДНО действие во всем процессе - подписать, которое занимаем 10 секунд! Далее документ поступает сотруднику и останется только дождаться дат начала отпуска ;)
2. Загрузка остатков отпусков из ЗУП 3.1
Регулярно ELMA365 КЭДО выполняет загрузку остатка отпусков в разрезе типов отпусков. При этом решение выполнено гибко: если в вашей системе есть уникальные виды отпуска - решение загружает их автоматически.
3. Универсальный процесс подписания документов
Отправка документа из ЗУП в систему КЭДО на подпись это золотой стандарт систем КЭДО. Мы пошли дальше и реализовали настройку, в которой можно указать список печатных форм в разрезе документа ЗУП, которые нужно отправлять на подписание по умолчанию. Согласитесь, сложно представить прием на работу без трудового договора, а работу в выходной – без подписания приказа. Данная настройка позволяет сократить время на отправку документа, исключает ошибки человеческого фактора: забыл или отправил не своевременно.
Механика процесса на конкретных примерах.
4. Перевод сотрудника
В системе ЗУП настроено, что для данного процесса необходимо сформировать: Дополнительное соглашение, Приказ не перевод. После проведения документа ЗУП в ELMA365 КЭДО автоматически передаются искомые документы и стартует Универсальный процесс подписания (подписание со стороны работодателя, а затем сотрудника), а в ЗУП можно отслеживать статус подписания этих документов. То есть в этом случае сотрудник отдела кадров выполняет всего 2 действия.
Если необходимо отправить на подписание какой-то документ, которого нет в учетной системе (например, приказ на изменение персональных данных), необходимо использовать этот же Универсальный процесс подписания в ELMA365 КЭДО.
Два шага: выбрать сотрудника и отправить ему файл на подписание прямо в КЭДО - процесс запущен!
Важно заметить, что в решении есть возможность визуализации печатных форм под себя, если в этом есть необходимость, например, брендированные приказы. Сотрудник получает документ и может ознакомиться с ним с любого устройства, подписать их электронно. Также у сотрудника в интерфейсе есть возможность ознакомиться с тем, кто подписал документ, скачать документ и ЭП.
5. Категории сотрудников и изменение личных данных
Категории сотрудников влияют на все кадровые процессы! Кого-то нельзя отзывать из отпуска, кто-то имеет право на отпуск в любое время, кого-то нельзя отправлять в командировки или привлекать к сверхурочной работе! Все эти и многие другие моменты позволяет контролировать набор категорий присвоенных сотруднику в КЭДО.
В системе есть базовый справочник категорий сотрудников в соответствии с ТК РФ, кроме того, система позволяет добавить недостающие категории сотрудников, если такие утверждены вашими ЛНА. Для каждой категории задаются параметры, которые учитываются при проверках.
В системе реализовано несколько источников присвоения категории сотруднику:
- кадровое событие в ELMA365 КЭДО;
- процесс изменение личных данных;
- процесс присвоение категории сотруднику.
Например, если на работу принимается сотрудник младше 18 лет, ему автоматически присваивается определенная категория. Весь процесс присвоения категории достаточно простой, система предлагает дружелюбные и понятные интерфейсы. Все свои категории сотрудник может просматривать в своей карточке.
В рамках процесса реализован и обратный процесс – контроль снятия категории. Например, если у сотрудника есть ребенок, которому исполняется 18 лет, то категория меняется. Автоматизированный контроль влияния категории сотрудника на кадровый процесс снимает существенную нагрузку со специалистов отдела кадров, а главное контролирует исполнение ТК РФ.
Изменение личных данных – актуальность данного процесса всегда была высока, но осенью 2022 года стала критически важной.
При помощи данного процесса сотрудник может сообщить любую личную информацию о себе работодателю, а работодателю это позволяет корректно вести воинский учет и формировать Форму 10.
Подробнее с изменениями можно ознакомиться на сайте ELMA или посмотрев вебинар: Новое в ELMA365 КЭДО
