Установочное совещание: когда и зачем проводить?

Основные цели установочной встречи перед началом проекта:

познакомить представителей заинтересованных сторон, обозначив роли и обязанности;
обсудить особенности и основные положения проекта;
доходчиво поставить глобальную цель проекта;
мотивировать заинтересованные стороны;
установить правила и регламент выполнения задач.

Контекст ситуации

Генеральная подрядная компания, реализующая проект по капитальному строительству жилого гражданского здания – детского сада. Комплекс строительно-монтажных работ исполняется в рамках заключенного муниципального договора с администрацией города. Для обеспечения эффективной координации менеджер проекта генеральной подрядной компании инициирует первичную встречу с заинтересованными сторонами по вопросам реализации проекта.

Базовые ограничения проекта:

Срок реализации проекта – порядка одного года.
Лимитированные ресурсы генподрядной компании, в том числе в части механовооруженности, необходимость отдачи части работ на субподряд.
Необходимость закупки основных позиций электромонтажного и технологического оборудования из-за рубежа – оборудование длительного цикла изготовления и срока поставки.
Работы по капитальному строительству выполняются на отведенном земельном участке в центре города, что снижает возможность складирования ТМЦ и сужает возможный фронт работ техники подрядных компаний.
Сложная процедура согласования и получения технических условий сетевых организаций. Сложность производства работ в условиях городской застройки.

Кого из сторон приглашать к участию во встрече?

Общее правило: чем больше, тем лучше.

При понимании, что будут выполняться последовательные работы подрядными компаниями, или же поставляемые материалы будут вовлечены «в дело» другим подрядчиком – стоит пригласить обе стороны: поставщиков и производителей работ.

Например, представители компании – поставщик систем комплексной теплоизоляции фасадных покрытий и непосредственный подрядчик, выполняющий возведение несущих каменных стен здания, а впоследствии работы по финишной отделке несущих стен – оба должны быть приглашены для координации совместных действий.

Не стоит вовлекать в участие представителей подрядных компаний, с которыми не достигнуты предварительные договоренности об участии.

Примерный перечень основных заинтересованных сторон совещания:

представители заказчика и технического заказчика, спонсор проекта;
менеджер проекта генподрядчика;
представители бэк-офиса команды генподрядчика;
представители производственных подразделений генподрядчика;
представители субподрядчиков, производящих СМР;
представители поставщиков основного оборудования и материалов;
представитель проектного института – разработчика комплекта рабочей документации;
представители сетевых организаций – подключение к инженерным сетям.

Когда стоит созывать стартовое совещание по проекту?

Контрольной точкой для объявления о встречи заинтересованных сторон менеджером может служить:

заключение договора подряда с заказчиком;
получение комплекта разрешительной документации, в том числе разрешения на строительство, техусловий на присоединение к инженерным сетям;
предварительное контрактование субподрядных работ, а также поставщиков материальных ресурсов и оборудования на минимум 40-50% от общего объема в денежном выражении.

Основные параметры проведения стартовой встречи

Общая длительность встречи: не более 1,0-1,5 ч.

Место проведения: желательно штаб на площадке строительства. Непосредственно на объекте.

Для чего выезд на место строительства? Заинтересованные стороны сразу погружаются в контекст ситуации. Вопросы становятся более предметными.

Ведущий совещания: менеджер проекта генподрячика.

Время и дата проведения: желательно первая половина дня, до 12:00. В первые два дня рабочей недели, понедельник или вторник. В иные бизнес-дни доступность потенциальных участников резко снижается.

Документ по итогам встречи

Выпускается протокол с поручениями ответственным сторонам и сроками исполнения. Техническим секретарем выполняется рассылка протокола заинтересованным сторонам по официальным каналам коммуникации, в том числе по электронной почте.

Для чего документировать итоги? Практика проведения совещаний без выпуска официального документа приводит к двоякому толкованию договоренностей и уходу от ответственности.

Что является исходными документами для менеджера проекта? Для облегчения понимания МП генподрядчика необходимо иметь с собой:

первичную разрешительную документацию по проекту, в том числе разрешение на строительство, проект организации строительства;
высокоуровневый календарно-сетевой график реализации проекта (уровень 1), с выделением основных вех;
матрицу рисков;
образцы формы отчета о ходе прогресса для подрядчиков и поставщиков;
образцы форм финансового планирования – план освоения денежных средств.

Краткая структура проведения установочной встречи

Знакомство.
Оглашение повестки и структуры встречи.
Разбор сути проекта и его целей. Подробно опишите результат, который ожидается от каждой из сторон в физических терминах.
Для подрядной компании – завершить комплекс работ по монтажу сетей отопления и вентиляции согласно комплекту РД и техзаданию.
Для поставщика ресурсов – поставка в полном объеме согласно матрице поставки комплекта оборудования к оговоренным согласно графику поставки датам.
Для технического надзора заказчика – приемка работ согласно графику и подписание итоговых документов по итогам реализации этапов проекта.
Описание этапов реализации.
Выделение роли каждого участника команды.
Мониторинг проекта. Опишите процедуру отслеживания хода выполнения проекта. Для субподрядчиков – описать объем и периодичность подаваемой отчетности в адрес генподрядчика. Для вендоров – стадии отчета о статусе поставок. Установите контрольные точки, о которых каждая сторона должна будет сообщить в отчете.
Оценка результатов деятельности. Определите методику приемки завершенных работ, порядок приемки работ для подрядчиков, критерии качества. Особенности приемки силами внутреннего строительного контроля. Особенности подготовки и сдачи исполнительной документации по исполненным работам. Порядок и процедура внесения изменений в проектно-сметную документацию при отклонении от проекта.
Очень важно на старте зафиксировать ответственность сторон при внесении изменений в проект – в случае отступления от исходных конструктивных решений – при отсутствии четкой процедуры при сдаче работ будет отказ от приемки выполненных работ заказчиком.
Так, самовольная замена части марок силовых кабелей субподрядчиком – отступление от тех решений в исходной РД – без предварительного уведомления заказчика результировало в длительной – до 1,5 месяцев – процедуре пересогласования видов и объемов работ.
Порядок финансового планирования.
Порядок расчета за выполненные работы.
Планирование последующих совещаний. Определите методику и регламент проведения. Методы и средства коммуникации.
Вопросы от заинтересованных сторон.
Обмен сторон контактами лучше оставить на конец. В противном случае идет сбой ритма совещания и снижение вовлеченности участников.

Читайте также:

+2508 Алексей Старков Специалист, Пермь 12 сентября 2022, 14:02

Михаил Трофименко пишет:
необходимо, не срывая сроки, восстановить процесс строительного контроля, навести порядок в документообороте, взять часть работы по исполнительной документации на себя

Михаил Трофименко пишет:
темя для УС? Проконсуллтируете? Совещание завтра в 2. Потом можно будет обсудить результат.

1. Михаил, если всерьез написали, то напишите мне подробный запрос - конкретные вопросы на

alex_x87 сабака bk.ru

посмотрю что смогу сделать.

2. Навскидку что можно сказать исходя из описания ситуации:

Михаил Трофименко пишет:
игнорировали строй контроль.

Так понимаю, речь идет о пооперационном и приемочном контроле качества производимых СМР.

О каких видах основных работ идет речь?

т.е. о чем это - общестрой, спец работы, работы пром. строительство? иное?

Каким образом выполнялась приемка работ?

Как структура выстроена в вашем случае?

Тех. Надзор сторонний, сам Заказчик - кто конкретно по факту является принимающей стороной, а кто только ставит подпись в акте - после всех?

кто расписывался в АОСР АООК, схемах?

фин документах - КС-2 КС-3? ведется ли ф. КС-6?

Есть ли регламент работы с Заказчиком по сдаче-приемке? как он исполняется?

если никак не исполняется, то согласно договора подряда какие санкции для подрядчика?

Документооборот - есть ли к договору подряда перечень ИД по видам работ обязательный для подрядчика?

какие вообще ресурсы трудовые - в части ПТО / ОПП есть у подрядчика?

Ведется ли отчет о прогрессе проекта. Кто его делает и насколько данные там достоверны?

Есть ли у вас - на данном объекте практика закрытия по ф.кс-2 работ "авансом"? насколько она распространена? Почему так ?

Михаил Трофименко пишет:
взять часть работы по исполнительной документации на себя

Так тоже можно.

Как это документально оформляется? доп соглашение с Заказчиком?

Что конкретно вы хотите взять в свою зону разработки?

Какие элементы ИД? Например, подготовка исп схем, подготовка и ведение журналов общий и спец работы.

Подготовка АОСР и АООК по видам работ?

Подготовка документов - сертификаты и паспорта качества - на примененные материалы, конструкции и оборудование?

Михаил Трофименко пишет:
исключить аргумент - а нам строй контроль мешал работать

это что за ерунда. СК наоборот помогает.

Михаил Трофименко пишет:
В результате часть конструкций имеет большие отклонения от допусков.

Какая стратегия работы с данными СтройКонструкциями?? приемка с учетом непопадания- сверхнормативные допуски?

демонтаж и переделка?

являются ли данные ксц-ции несущими? насколько критичны отклонения от допусков? Кто принимает решения по этому вопросу в вашей ситуации?

Михаил Трофименко пишет:
Объект на середине реализации

Это что значит в данном случае?

50% - выбрано денег бюджета проекта?

50% - выполнено СМР подрядчиком в ТЗ от общего объема?

50% - прошло времени от начала стройки до вехи окончания и сдачи объекта?

В принципе, какие рычаги влияния на подрядчика / подрядчиков у вас есть кроме отказа в оплате работ?

Гар. удержания и прочие радости? предусмотрены в договоре подряда??

Как выстроена закупочная стратегия - разд. ведомостии, 100% поставка Заказчика, 100% поставка подрядчика? Как исполняется график поставки.

Михаил Трофименко пишет:
необходимо, не срывая сроки, восстановить процесс строительного контроля, навести порядок в документообороте, взять часть работы по исполнительной документации на себя

Что будет являться итоговым положительным результатом для вас как для внешенго ТехНадзора?

* Осуществление комплекса работ подрядчиком по операционному контролю в плановом режиме,

* отсутствие выполненных работ со сверхнормативными допусками

* подготовка пакетов ИД в соответствии с требованиями заказчика и по графику -те.. без отставаний

* завершение СМР и сдача в плановые сроки согласно вех Заказчика?