Основные цели установочной встречи перед началом проекта:
- познакомить представителей заинтересованных сторон, обозначив роли и обязанности;
- обсудить особенности и основные положения проекта;
- доходчиво поставить глобальную цель проекта;
- мотивировать заинтересованные стороны;
- установить правила и регламент выполнения задач.
Контекст ситуации
Генеральная подрядная компания, реализующая проект по капитальному строительству жилого гражданского здания – детского сада. Комплекс строительно-монтажных работ исполняется в рамках заключенного муниципального договора с администрацией города. Для обеспечения эффективной координации менеджер проекта генеральной подрядной компании инициирует первичную встречу с заинтересованными сторонами по вопросам реализации проекта.
Базовые ограничения проекта:
- Срок реализации проекта – порядка одного года.
- Лимитированные ресурсы генподрядной компании, в том числе в части механовооруженности, необходимость отдачи части работ на субподряд.
- Необходимость закупки основных позиций электромонтажного и технологического оборудования из-за рубежа – оборудование длительного цикла изготовления и срока поставки.
- Работы по капитальному строительству выполняются на отведенном земельном участке в центре города, что снижает возможность складирования ТМЦ и сужает возможный фронт работ техники подрядных компаний.
- Сложная процедура согласования и получения технических условий сетевых организаций. Сложность производства работ в условиях городской застройки.
Кого из сторон приглашать к участию во встрече?
Общее правило: чем больше, тем лучше.
При понимании, что будут выполняться последовательные работы подрядными компаниями, или же поставляемые материалы будут вовлечены «в дело» другим подрядчиком – стоит пригласить обе стороны: поставщиков и производителей работ.
Например, представители компании – поставщик систем комплексной теплоизоляции фасадных покрытий и непосредственный подрядчик, выполняющий возведение несущих каменных стен здания, а впоследствии работы по финишной отделке несущих стен – оба должны быть приглашены для координации совместных действий.
Не стоит вовлекать в участие представителей подрядных компаний, с которыми не достигнуты предварительные договоренности об участии.
Примерный перечень основных заинтересованных сторон совещания:
- представители заказчика и технического заказчика, спонсор проекта;
- менеджер проекта генподрядчика;
- представители бэк-офиса команды генподрядчика;
- представители производственных подразделений генподрядчика;
- представители субподрядчиков, производящих СМР;
- представители поставщиков основного оборудования и материалов;
- представитель проектного института – разработчика комплекта рабочей документации;
- представители сетевых организаций – подключение к инженерным сетям.
Когда стоит созывать стартовое совещание по проекту?
Контрольной точкой для объявления о встречи заинтересованных сторон менеджером может служить:
- заключение договора подряда с заказчиком;
- получение комплекта разрешительной документации, в том числе разрешения на строительство, техусловий на присоединение к инженерным сетям;
- предварительное контрактование субподрядных работ, а также поставщиков материальных ресурсов и оборудования на минимум 40-50% от общего объема в денежном выражении.
Основные параметры проведения стартовой встречи
Общая длительность встречи: не более 1,0-1,5 ч.
Место проведения: желательно штаб на площадке строительства. Непосредственно на объекте.
Для чего выезд на место строительства? Заинтересованные стороны сразу погружаются в контекст ситуации. Вопросы становятся более предметными.
Ведущий совещания: менеджер проекта генподрячика.
Время и дата проведения: желательно первая половина дня, до 12:00. В первые два дня рабочей недели, понедельник или вторник. В иные бизнес-дни доступность потенциальных участников резко снижается.
Документ по итогам встречи
Выпускается протокол с поручениями ответственным сторонам и сроками исполнения. Техническим секретарем выполняется рассылка протокола заинтересованным сторонам по официальным каналам коммуникации, в том числе по электронной почте.
Для чего документировать итоги? Практика проведения совещаний без выпуска официального документа приводит к двоякому толкованию договоренностей и уходу от ответственности.
Что является исходными документами для менеджера проекта? Для облегчения понимания МП генподрядчика необходимо иметь с собой:
- первичную разрешительную документацию по проекту, в том числе разрешение на строительство, проект организации строительства;
- высокоуровневый календарно-сетевой график реализации проекта (уровень 1), с выделением основных вех;
- матрицу рисков;
- образцы формы отчета о ходе прогресса для подрядчиков и поставщиков;
- образцы форм финансового планирования – план освоения денежных средств.
Краткая структура проведения установочной встречи
- Знакомство.
- Оглашение повестки и структуры встречи.
- Разбор сути проекта и его целей. Подробно опишите результат, который ожидается от каждой из сторон в физических терминах.
Для подрядной компании – завершить комплекс работ по монтажу сетей отопления и вентиляции согласно комплекту РД и техзаданию.
Для поставщика ресурсов – поставка в полном объеме согласно матрице поставки комплекта оборудования к оговоренным согласно графику поставки датам.
Для технического надзора заказчика – приемка работ согласно графику и подписание итоговых документов по итогам реализации этапов проекта. - Описание этапов реализации.
- Выделение роли каждого участника команды.
- Мониторинг проекта. Опишите процедуру отслеживания хода выполнения проекта. Для субподрядчиков – описать объем и периодичность подаваемой отчетности в адрес генподрядчика. Для вендоров – стадии отчета о статусе поставок. Установите контрольные точки, о которых каждая сторона должна будет сообщить в отчете.
- Оценка результатов деятельности. Определите методику приемки завершенных работ, порядок приемки работ для подрядчиков, критерии качества. Особенности приемки силами внутреннего строительного контроля. Особенности подготовки и сдачи исполнительной документации по исполненным работам. Порядок и процедура внесения изменений в проектно-сметную документацию при отклонении от проекта.
Очень важно на старте зафиксировать ответственность сторон при внесении изменений в проект – в случае отступления от исходных конструктивных решений – при отсутствии четкой процедуры при сдаче работ будет отказ от приемки выполненных работ заказчиком.
Так, самовольная замена части марок силовых кабелей субподрядчиком – отступление от тех решений в исходной РД – без предварительного уведомления заказчика результировало в длительной – до 1,5 месяцев – процедуре пересогласования видов и объемов работ. - Порядок финансового планирования.
- Порядок расчета за выполненные работы.
- Планирование последующих совещаний. Определите методику и регламент проведения. Методы и средства коммуникации.
- Вопросы от заинтересованных сторон.
- Обмен сторон контактами лучше оставить на конец. В противном случае идет сбой ритма совещания и снижение вовлеченности участников.
Читайте также:
Для кого ценно? Человек просто не в теме. Вы представляете себе, как Подрядчик приглашает надзорную организацию к себе на УС? Я лично в ужасе. ГСН или административная комиссия при администрации сами пригласят и "познакомят", и "функции объяснят", и предписание выпишут чтоб жизнь мёдом не казалась.
1. Вас ожидает еще много удивительных открытий в сфере строительства)
2. На Q3 '22 стоимость кап. затрат только на стадии СМР здания детского сада в провинции - не берем Мск и СПб - может доходить до 200-350 млн руб.
Как проверить данные ? сайт РосТендер и иные площадки.
Суха теория мой друг.
В СП 48.13330.2019 а также ГК РФ нет прямого запрета на данные действия
На практике инициатором подобных совещаний как раз является Генеральный подрядчик как основное заинтересованное лицо.
Для оперативной работы с сетевыми компаниями - уже на стадии начала проекта
Менеджеру Проекта необходимо понимать:
- Процедуру согласования выполнения технических условий, а также
ответственных лиц за их выдачу в структуре ресурсоснабжающих организаций
- Порядок надзора за производством работ
- Критерии успешного результата исполнения технических условий - со стороны
представителей ресурсоснабжающей организации.
Возможные Риски в случае отсутствия понимания механизмов работы с
сетевиками:
- длительные сроки подписания документов о соответствии построенного объекта
первичным тех. условиям (согласно требований ч.3 ст. 55 ГК РФ)
- увеличение длительности сроков ввода в эксплуатацию объекта
из опыта - при заключении договора с РЖД на подключение к их э/сетям построенной КТП процесс заключения договора присоединения к э/сетям занял порядка 1,5 мес. Без данного договора получить
* Акт приемки выполненных работ по ф. КС-11 и КС-14
* Разрешение на ввод в эксплуатацию
ген.подрядная компания не могла.
1. Речь шла о Строительном контроле со стороны Заказчика.
2. Насчет того что ставленник Заказчика всегда с нами на всех совещаниях - это неверно.
Не с нами, и не всегда. И приглашать на совещания надо - если хотим его увидеть.
Это ваше личное мнение. Оно не имеет отношения к реальности.
Вы можете остаться при нем. я не против.
Речь шла не об операционном и приемочном контроле в соответствии с требованиями СОКК и тех. карт.
Речь шла об общей концепции приемки работ.
- периодичность, документальное оформление, приемка скрытых работ и отв. конструкций.
И да, СОКК могут измениться с течением времени например при
- изменении технологии
- изменении допусков в исходном СП /СНИП
Данный Рд не является исчерпывающим. а дает лишь общее понимание.
Стаж работы в сфере строительства свыше 12 лет.
Но вам конечно же виднее кто в теме а кто нет))
Да уж куда больше. В моём то возрасте и с моей то спецификой работы. Но вообще спасибо за развёрнутый ответ.
А Вы считаете такую сумму большой? По нынешним меркам объект капитального строительства в 300 -350млн. совсем не большой.
Да я как раз о практике. Можно конечно попытаться, но тогда ещё одним городским сумасшедшим будет больше. А Вы сами-то пробовали организовать подобное УС? Поделитесь опытом.
Так и штаны через голову надеть можно попытаться. Ни в ГК, ни в УК запрета нет.
Позвольте усомниться, учитывая мой многолетний опыт строительства по всей европейской части России.
В статье, Алексей, Вы говорили о стадии "рабочая документация", а здесь предпроектные изыскания. На предпроектных генподрядчика, скорее всего, ещё нет. Даже на стации проектной документации не факт, что известен подрядчик. Возморжно речь идёт о "Тезническом генподрядчике"? Но технический генподрядчик обычно не имеет собственного менеджмента.
Есть пошаговый регламент действия Заказчика по реализации проекта до момента получения разрешения на строительство. Генподрядчик появляется после того, как есть рабочая проектно-сметная документация, когда определены ценовые параметры, технология строительства, основные строительные конструкции и материалы (поставщики). Вот тогда появляется подрядная организация. И что, она будет всё переиначивать, ломать представления Заказчика о проекте и ходе его реализации?
Регламентируется нормативной документацией в строительстве. Если попытаетесь изменить установленный порядок, дадут по рукам и по карману.
Вот этой связки слов вообще не понял. На реальном примере, пожалуйста.
Боюсь ошибиться, но Вы таким витиеватым образом говорите о работе Генподрядчика над сетевым, финансовым и календарным графиками строительства. Но подрядчик не может влиять, а значит предлагать им совершать действия выходящие за рамки их регламентов, на организации являющимися надзорными.
Есть жёсткие сроки ответов государственных и муниципальных организаций при обращении Заказчика-Застройщика.
Целых 12 лет? Не плохо. Но количество лет в строительстве не может являться аргументом. По этой причине, я не стал бы использовать Ваш неосторожный довод в свою пользу. У меня-то стаж - 36 лет. Кстати, ровно в 3 раза больше. И значительная часть объектов на миллиарды. Опять же подчёркиваю, что такие доводы не аргумент. Можно и за 50 лет стажа не стать профессионалом.
Константин, у меня написан ряд статей на e-xe.
Из них та статья, которая совсем-совсем про отраслевую специфику (процесс оценки новых продуктов для портфеля фармкомпании) набрала наименьшее количество просмотров.
А те, которые не привязаны к какой-то конкретной отрасли, ("Удаленные сотрудники: что важно делать руководителю" и "Как не столкнуться с эйджизмом") набрали наибольшее количество просмотров.
И я помню, что редакция порекомендовала мне писать как раз статьи, не привязанные к фармацевтической отрасли.
В данном случае, мне думается, то же самое: статья описывает процессы, специфичные для строительной отрасли, поэтому:
А раз минимум просмотров, то, если автор продолжит писать статьи на отраслевые темы, то, возможно, получит совет писать на более широкие темы, не привязанные к строительству.
В силу специфики моего «парадоксального» подхода регулярно случаются ии более дикие представления. В ТРИЗ такой подход называется в зависимости от ситуации «инверсией» или «обращением вреда в пользу» и используется среди стандартных (!) приёмов.
Как говорится, «эта гипотеза так безумна, что должна быть верной». Ну, а остальное зависит…
Так, что если УС незаметно перерастёт в технику «Три Б» (Банный Банкет с Богинями), то и вовсе может оказаться «стандартной практикой». ))))
Да, это понятно. Но это как раз причина того, что Exe-статьи в норме «бла-бла-бла» — всё ни о чём или откровенный кликбейт. С повышением рейтинга статьи, но падением общего престижа портала.
И если редакция-таки заинтересована в постепенном повышении качества материалов и в возвращении в «высшую лигу», то двигаться в сторону «профессиональных журналов», может быть скучно, но перспективно.
О фармацевтике. Лично мне регулярный перенос передового отраслевого опыта в другие сферы очень нравится. (Тоже одна из стандартных ТРИЗ-техник, называется «Опережающая сфера».)
Например, когда малый бизнес начинает задавать вопросы о передовых стандартах обслуживания или развитии агентской сети, я всегда рекомендую достать и гибко адаптировать стандарты банков или страховых компаний. Там конкуренция настолько сильная и давняя, что наработано с опережением много полезного.
Знаю, что и у фармацевтов есть, чему поучиться. (Консультировал в разное время три городских сети аптек, и там есть интереснейший опыт.) Это и работа провизоров, и стандарты обслуживания, и борьба с фальсификатом, и многое другое…)
И наоборот, фармацевты тоже достаточно консервативны, и им есть, что подсмотреть в других (самых разных!) сферах, например… в Макдональдсе (Пардон, «Вкусно и точка»).
В общем, статья (или цикл?) на тему «Аптека: что гендиректор может взять из неё, кроме аспирина от головной боли?» лично мне была бы интересной. Но, возможно, мой подход и не популярен.
Думаю, здесь механизм такой:
1. Читатели видят заголовок;
2. Делают вывод (вероятно, ошибочный) «Это — совсем не про нас!»
3. Статью не читают.
С другим, менее специфичным, бойким и провокационным заголовком, например, в стиле «Внеконкурентая реклама: как её делает фарма» и, соответственно, более универсальной подачей материала результат мог бы быть иным. Я бы потестировал.
Да, конечно.
1. В опыте есть участие в подобных совещаниях в роли:
- линейного менеджера субподрядной компании - производителя СМР
- тех. специалиста - представителя команды ген. подрядчика
- представителя офиса Заказчика.
Данная статья и есть попытка рефлексии - самоосмысления случившегося опыта.
Ваше право. Каждому свое.
1. Единственное, специфика работы в случае работы по
муниципальным договорам подряда:
- Заказчик.
Как правило не является профессионалом в сфере строительства.
Особенность офиса Заказчика - слабая экспертиза в части любых процессов связанных со стройкой.
Это зачастую хорошие люди, но их опыт и знания лежат в других областях.
Лично работал с директором школы - в прошлом учителем пения / музыки в начальных классах. Знать сольфеджио, это конечно, здорово.
При этом любой вопрос по теме строительства вызывал вопросы.
Есть конечно приятные исключения - но они редки.
- Технический Заказчик.
Куратор, непосредственно назначенный на проект приказом по организации, зачастую "разорван" по времени - вынужден решать вопросы различных объектов капитального строительства.
А также не очень высоко мотивирован к достижению целей проекта - реализации задач бизнеса .
Зачастую этот человек - госслужащий, и его устремления лежат в несколько иной плоскости т.к. система его стимулов несколько иная.
В своей практике не встречал случаев, когда приглашался внешний тех. надзор - юр.лицо - для реализации данной функции - при работе с Заказчиком - бюджетной организацией.
Возможно в случае привлечения внешнего тех.надзора - могла бы сложиться иная ситуация - он смог бы лидировать при реализации проекта.
- Субподрядные компании, вендоры .
Не видят всей картины, как правило.
И не могут "рулить" процессом по определению
- Генеральный подрядчик
Является наиболее заинтересованной стороной.
Т.к. последствия реализации рисков наиболее значительны в случае недостижения целей проекта - финансовых, технических, соблюдения графика.
Речь идет о стадии проекта - "Реализация".
(не стадия изысканий, предпроектной проработки ).
Это все здорово. Беда в том, что:
- регламент зачастую написан высокоуровневым языком обобщения
- составлен чиновниками, а не строителями
- не актуализируется
- не описывает весь перечень возможных ситуаций
1. Документ об исполнении тех. условий на стадии реализации -
соблюдение первичных требований ресурсоснабжающей орг-ции (например поставщика э/энергии) для тех. присоединения к э/снабжающим сетям - указанных в первичных ТУ.
Документ, подтверждающий исполнение ТУ - Справка о соблюдении ТУ, выданная ресурсоснабжающей организацией по итогам работ подрядчика.
2. Соответственно, на стадии проекта "Реализация" Генеральному подрядчику имеет смысл более детально уточнить у сетевой компании:
* перечень требуемых работ к выполнению
* перечень подаваемой ИД по результатам исполнения работ
* порядок приемки и надзора за работами
Ответственные лица - по приказу по организации.
зачастую при попытке найти ответственных - в ответ тишина.
* иные требования сетевиков
отсутствие этой процедуры ведет на стадии сдачи работ - к отказу от выдачи справки о выполнении ТУ - к затягиванию сроков.
Нет. Речь про другое.
Все это замечательно. Регламентные сроки выдачи ответа по заявлению подрядных компаний и прочие приятности.
При этом при отсутствии к.-л. требуемого документа - с легкостью пишут отказ в выдаче справке о выполнении ТУ, любых иных документах.
Алексей,
1. Хорошо, что Вы ссылаетесь на авторитетное издание;
2. Уточните, пожалуйста, это издание PMI или какое-то родственное и год выпуска?;
Никаких рисков “задвоения” работ, если добросовестно и своевременно выполнить Структурную Декомпозицию Работ. Как и когда это выполнить правильно написано в аналогичном упомянутоми Вами издании PMI "Practice Standard for Work Breakdown Structures". Т.е. издание было разработано с целью исключить те риски, о которых Вы пишете и некоторые другие...
Михаил, это очень поспешный вывод и совсем не уместен....
Здесь мы практические вопросы обсуждаем, а не личности...
А Подрядчик может пригласить ГСН, например, письмом с уведомлением о вручении....
В чём он поспешный? Можете объяснить?
Может. но в связи с каким-то вопросом касающимся государственного строительного контроля. Любое строительство с обязательным контролем со стороны ГСН подразумевает регламент включающий плановые и внеплановые проверки. В функции ГСН не входит участие в УС в принципе. Генподрядчик обычно старается как можно меньше привлекать внимание ГСН к своему объекту, так как в ходе строительства всегда случаются нарушения или внештатные ситуации. Каждое посещение стройки, даже по приглашению, инспектором ГСН не может обойтись без проверок на качество, соблюдение ОТ, ведение исполнительной документации. Подрядчику это надо? Ему хватит разгребать замечания и предписания по плановым проверкам. С другой стороны, на инспекторах ГСН висит масса работы. Они навряд-ли будут выходить за рамки регламентов по инициативе подрядчиков. Вот если администрация инициатор, другое дело.
А кто переходит на личности? Разве я давал какие-то оценочные суждения? Если я говорю, что "не в теме", то не имею в виду личные качества. Кстати, обратите внимание, автор в дискуссии выдвинул аргумент, что у него 12 лет стажа по данному вопросу, подразумевая, что он в чём-то выше в понимании сути по теме, чем оппонент. Мне что, считать это переходом на личности? Тогда уж давайте подходить к каждому с одной линейкой.