Как пандемия повлияла на переговорные в офисах

Пандемия заставила многих переосмыслить офисное пространство — во многих компаниях часть сотрудников перешла на удаленку, кое-где сочетается работа то из дома, то из офиса. Кроме того, периодически вводятся новые ограничения — в Москве уже несколько раз вводили требование о работе из дома 30% сотрудников. Никто не знает, когда закончится пандемия, и с какой периодичностью будут меняться ограничения.

В новой реальности рентабельность офиса определяется его гибкостью, то есть способностью подстраиваться к условиям и изменениям, при которых лишние затраты минимализируются. Многие компании обращаются к гибкому или гибридному формату офиса.

Гибкий офис подразумевает возможность быстро и дешево менять офисное пространство — с помощью мобильных стен и легко перемещаемого оборудования. Гибридный офис связан не столько с офисным пространством как таковым, сколько с режимом работы сотрудников компании — он подразумевает сочетание работы из офиса и из дома при полноценном включении «удаленщиков» в работу.

Что делать с переговорными

Все это касается и переговорных комнат — одного из важнейших элементов современного офиса. По некоторым данным, на переговорные приходится в среднем около 9% всей площади офис. Однако при всей важности переговорных, в условиях пандемии стало ясно две вещи: 

1. Многим компаниям нужно меньшее количество переговорных, чем у них есть сейчас. 
2. К переговорным предъявляются несколько другие требования. Нужна хорошая система видеоконференцсвязи и др. 

Многие компании стали об этом задумываться — например, Google в мае объявила о масштабной реорганизации офиса, в том числе создании новых переговорных. Их назвали Campfire, как будто все участники совещания сидят вокруг костра, — места расположены полукругом, люди сидят на удалении друг от друга для социальной дистанции, есть удобное подключение к видеоконференции. 

Данные опроса Агентства инноваций города Москвы показывают, что, как заявило 48% респондентов из IT-компаний, переговорная нужна им лишь 1-2 раза в неделю, а остальным — еще реже. Тем не менее большинству компаний переговорная комната все же нужна — и здесь возникает вопрос, как сделать ее максимально удобной и подходящей именно вашей компании.

Как оценить рентабельность переговорных

Первая задача в изменяющейся реальности – понять, сколько переговорных и какого формата нужны именно вашей компании, если часть сотрудников все время или периодически работает из дома.

Вот несколько простых шагов для этого: 

• Проанализируйте использование переговорных в вашей компании – опросите сотрудников, проанализируйте бизнес-процессы. Иногда уже этого достаточно, чтобы понять, что подходит именно вам. 
• Введите систему бронирования переговорных. Это позволит одновременно эффективнее использовать переговорные, и оценить их загруженность. Сотрудники будут видеть, когда переговорные заняты, и бронировать их под свои задачи.
• Сделайте выводы по итогам разных способов анализа. Небольшая компания по итогам такого эксперимента может прийти к выводу, что для нее удобным вариантом будет шеринг переговорной с другими компаниями, это позволит сократить затраты на арендуемую площадь. Кто-то поймет, что при нынешней загруженности нужно, например, не три переговорных, а только одна. С другой стороны, может быть, станет понятно, что сотрудники бронируют переговорную не только для совещаний, но и для работы с максимальной концентрацией — и это тоже неплохой вариант использования таких комнат, если все остальное офисное пространство представляет собой open-space.

Сделайте оставшиеся у вас переговорные наиболее подходящими для новой реальности. 

Переговорные в новой реальности 

Вот несколько советов по обустройству переговорных в условиях пандемии и удаленки.

1. Техническое оснащение. В условиях распространения гибридной работы, когда в совещании могут участвовать сотрудники и из офиса, и из дома, переговорная должна быть оснащена хорошей системой видеоконференцсвязи. Важны также хорошая связь и интернет-соединение сами по себе. Полезными будут и решения для быстрой трансляции контента на экран в переговорной с любого устройства – по статистике, в среднем 4,5 минуты каждого совещания тратится на подключение устройств и вывод контента на экран в переговорной, а это отнимает время у всех участников собрания. 

2. Само пространство переговорной должно быть оборудовано под участие удаленных сотрудников. Как показывает это исследование, проведенное Cisco в прошлом году, 50% участников рабочих онлайн-совещаний жаловались на плохой звук, 46% напрягал фоновый шум коллег. А значит, очень важна конференц-система. Неплохим решением в переговорной комнате станут индивидуальные выдвижные микрофоны рядом с каждым местом. Поможет и работа с акустикой самого помещения — например, мягкие стеновые панели. Помимо всего прочего нужен большой экран или небольшие выдвижные мониторы в столах перед участниками совещания, на который выводятся удаленные участники. Удобным вариантом может стать автоматизированная система видеокамер, которые будут сами наводиться на того, кто говорит в этот момент.

В условиях пандемии можно продумать переговорную так, чтобы между участниками была дистанция и некоторая защита. Для этого сиденья в переговорной можно разнести на нужную дистанцию, между участниками установить прозрачные экраны, а саму переговорную снабдить системой регулярного обеззараживания помещения и тепловизорами на входе. 

Пример переоборудованной переговорной

Не только переговорные

В то время как небольшая компания может принять решение о шеринге переговорных, крупным корпорациям нередко нужны не только обычные переговорные, но и специально оборудованные комнаты для других функций. Если в компании часто проводятся тренинги, мероприятия, на которых выступают докладчики и лекторы, можно подумать о создании в офисе лектория или конференц-зала. 

Конференц-зал — это обычно более масштабное и по размеру, и по функционалу помещение в сравнении с переговорной. У такого помещения другая конфигурация — есть место выступления докладчика, своего рода сцена, и зрительный зал с местами для слушателей. Базовый сценарий здесь именно такой: кто-то выступает на сцене, а зрители сидят и слушают.

Конференц-зал может подстраиваться под разные варианты использования: тренинг с выступающим докладчиком, показ презентации или фильма на большом экране, концерт во время корпоратива. В целом же многие требования здесь сходны с переговорной: наличие экрана, микрофонов и видеокамер, хорошая связь и акустическая система. Остальное зависит от конкретных потребностей: если часто проводятся концерты, нужно сценическое освещение и особенное внимание звуку, если собираетесь показывать фильмы — большой экран и проектор.

Если у вас много учебных мероприятий и тренингов можно рассмотреть вариант создания лектория. Необязательно это огромный зал — может быть и небольшая аудитория для занятий. Здесь тоже важен большой экран, а еще — микрофоны для участников, ведь в отличие от обычного выступления, на учебных мероприятиях будет много реплик из зала. 

Пример лектория

Чек-лист для обустройства идеальной переговорной

1. Понять, сколько переговорных вам действительно необходимо — может быть, шеринг с другой компанией ваш выбор, а может, у вас именно столько переговорных, сколько нужно.
2. Определить, комнаты какого формата вам нужны — просто переговорные, конференц-зал, лекторий.
3. В соответствии с задачами подобрать оборудование: оборудование для видеоконференцсвязи; мультимедийное оборудование; все для соблюдения дистанции и безопасности в пандемию. 

Фото в тексте: OnlineCenter

Читайте также: