Как компании пережить пандемию: 10 советов юриста

1. Проверьте содержание понятия форс-мажора в договорах

Коронавирус или меры, применяемые в связи с ним, не являются обстоятельствами форс-мажора, исключающими вашу ответственность за неисполнение внешнеэкономического или внутреннего контракта. Хотя существуют отдельные указы, в частности Указ Мэра Москвы № 20-УМ «О внесении изменений в Указ Мэра Москвы от 5 марта 2020 г. № 12-УМ», а также индивидуальные заключения Торгово-промышленной палаты РФ о применяемых государственных мерах в связи с коронавирусом как обстоятельствами форс-мажора в случаях поставки из КНР в РФ. Но пока нет правового основания, чтобы признать коронавирус или применяемые в связи с ним меры обстоятельствами форс-мажора.

Что можно сделать? Во-первых, проверьте действующие положения в договорах о форс-мажоре. В нашем законодательстве определены лишь признаки обстоятельства непреодолимой силы – чрезвычайность и непредотвратимость «при данных обстоятельствах» без перечисления конкретных обстоятельств. Даже если в договоре вы найдете условие о пандемии как обстоятельстве форс-мажора, которое возникло после заключения договора, и его невозможно было предусмотреть и предупредить, возникнет следующий вопрос – неужели коронавирус невозможно было предупредить и предусмотреть, анализируя опыт борьбы КНР с таким вирусом?

Во-вторых, вносите изменения в заключенные договоры и типовые формы договоров в понятие о форс-мажоре. При применении форс-мажора как основания освобождения от ответственности необходимо указать в договоре не только само основание в виде возникновения коронавируса как пандемии, но и положение о том, что сторона, для которой наступили обстоятельства, освобождающие от ответственности, обязана немедленно сообщить об этом другой стороне. Например, в течение трех дней должна быть предусмотрена обязанность оповещения другой стороны о наступлении форс-мажора, но лучше всего указать «немедленно». Это означает, что стороны сразу должны вступить в какие-то отношения и решить судьбу контракта.

2. Проверьте действие «Политики непрерывности бизнеса»

«Политика непрерывности бизнеса» – основной документ компании, который направлен на снижение влияния чрезвычайных ситуаций на работу компании в лице ее сотрудников, минимизацию влияния на исполнение обязательств перед контрагентами, сохранение стабильности и прибыльности операционной деятельности.

Для обеспечения непрерывности бизнеса компании и предоставления гарантий контрагентам важно активно использовать утвержденную внутренним приказом по компании «Политику непрерывности бизнеса» для мониторинга и анализа рисков, организации оценки критичности бизнес-процессов, минимизации ущерба от чрезвычайных ситуаций.

Подтверждением применения такой политики может быть, например, действующая система менеджмента информационной безопасности, сертифицированная по международному стандарту ISO ­­27001:2013. Это позволит доказать соответствие разработанной политики непрерывности бизнеса лучшим практикам в области непрерывности бизнеса, ее тестирование на регулярной основе.

3. Проверьте действие плана по кризис-менеджменту

Регулирование условий работы и исполнение обязанности работодателя по обеспечению гарантии безопасности условий труда выражается и в применяемых мерах, связанных различными путями развития ситуации коронавируса.

Если вы еще не успели разработать такой план по кризис-менеджменту, то сейчас самое время принять внутренний приказ, утверждающий меры по охране труда сотрудников и обеспечению их безопасности, инструменты профилактики коронавирусной инфекции в компании. Ведь основная ценность любой компании – это сотрудники, их здоровье и благополучие.

4. Проверьте заключение допсоглашений к трудовым договорам

Место работы является существенным условием трудового договора, поэтому при переводе на дистанционную работу необходимо издать приказ об изменении режима работы в компании и подписать с сотрудниками соответствующие дополнительные соглашения о дистанционной работе вне места нахождения работодателя.

При дистанционном характере работы взаимодействие с работником и работодателем осуществляется при помощи информационно-телекоммуникационных сетей и оборудования, находящегося в распоряжении сотрудника, поэтому не забудьте проверить наличие технической возможности у сотрудников работать дистанционно.

5. Проверьте подписи в актах о передаче ТМЦ

В продолжение предыдущего совета о дистанционной работе обратим внимание на порядок передачи товарно-материальных ценностей, представляющих собой ценный актив компании. Важно организовать четкий контроль движения товарно-материальных ценностей – здесь поможет составленная унифицированная форма учета товарно-материальных ценностей.

В целом это является хорошим поводом к проведению инвентаризации находящихся в компании товарно-материальных ценностей для определения их реального состояния и ценности.

6. Проверьте разрешения на работу иностранных сотрудников

Речь идет об особо ценных работниках – высококвалифицированных специалистах. Если вы понимаете, что у кого-то из сотрудников срок действия такого разрешения истекает, заблаговременно позаботьтесь о продлении такого разрешения на работу.

Иной риск – получение разрешения на работу для сотрудника, когда документы для получения такого разрешения находятся на рассмотрении в МВД России. Обращаем внимание на то, что в соответствии с Распоряжением Правительства от 16 марта 2020 г. № 635-р в целях обеспечения безопасности государства, защиты здоровья населения и нераспространения новой коронавирусной инфекции на территории Российской Федерации принято решение о временном ограничении въезда в Российскую Федерацию иностранных граждан и лиц без гражданства.

С 18 марта 2020 года МВД России обязано приостановить оформление и выдачу приглашений на въезд в Российскую Федерацию в целях обучения и осуществления трудовой деятельности иностранным гражданам и лицам без гражданства.

7. Проверьте приказ о запрете зарубежных командировок

Определение нового порядка осуществления зарубежных командировок внутренним приказом позволит каждому подразделению компании максимально эффективно в условиях коронавирусной инфекции выстраивать международное сотрудничество и реализовывать текущие проекты с учетом введенных ограничений.

Совершать частные поездки за рубеж во внерабочее время сотрудникам работодатель запретить не вправе – но может в соответствующем приказе рекомендовать не выезжать за рубеж с учетом применяемых мер по предупреждению коронавирусной инфекции.

8. Проверьте введение приказа по информации для посетителей

Мы понимаем, что в условиях коронавирусной пандемии каждая компания стремится сократить количество офлайн-встреч и совещаний. Однако полностью исключить проведение таких мероприятий невозможно, поэтому мы рекомендуем в локальном приказе предусмотреть основные обязанности посетителя в целях пресечения распространения коронавирусной инфекции на территории компании, в частности:

  • Измерять температуру.
  • Носить маску.
  • Следовать правилам безопасности, в том числе определить запрещенные для входа места.
  • Постоянно находиться в сопровождении сотрудника компании, который обеспечивает гостевой визит.
  • Запретить фото- и видеосъемку для сохранения конфиденциальности.
  • Определить телефоны для сообщения о происшествии.

9. Проверьте договор аренды на предмет уменьшения платы

В течение определенного промежутка времени лишь минимальное количество сотрудников компании будет использовать арендуемые площади. Коммунальные услуги и услуги клининга будут оплачиваться в меньшем объеме. Проверьте критерии, установленные в договоре для увеличения или уменьшения размера арендной платы.

В частности, когда арендодатель переходит на упрощенную систему налогообложения, судебная практика подтверждает возможность уменьшения размера арендной платы по инициативе арендатора. В данном случае арендодатель не будет уплачивать НДС при применении упрощенной системы налогообложения, соответственно, будет меньше финансовых затрат.

10. Проверьте рассылку памятки о непрерывности бизнеса контрагентам

Опишите, прежде всего, в памятке для контрагента основные элементы применяемой в компании «Политики непрерывности бизнеса», позволяющей продолжать экономическую деятельность компании. Будьте готовы по запросу предоставить полную версию документа, а также перевод на английский язык данной политики и приказ, вводящий ее в действие.

Безусловно, важным для контрагентов является уведомление о том, что вы следите за указаниями местных властей в городах присутствия вашей компании и соблюдаете все необходимые требования для предотвращения распространения вируса.

****

Если вы не увидели ответ на интересующий вас вопрос спросите в комментариях.

Комментарии
Директор по развитию, Екатеринбург
Анна Хрусталева пишет:
Валерий Меркулов пишет:

Утром включаю компьютер, захожу на сайт о бизнесе, узнать, что в нём делается, и что интересно, так юристы уже дают советы, как спастись о пандемии.

В 2018 году все поголовно были знатоками футбола, сейчас переквалифицировались на пандемию!

Какие ещё нас ждут открытия?

Валерий, добрый день. Цель статьи - описать именно юридические меры, которые должны принять компании в текущей ситуации для минимизации рисков для бизнеса. Если у Вас появятся правовые вопросы, которые не отражены в текущей статье, буду рада ответить на них.

Анна, у меня к вам, да и к статье в принципе, нет никакого негатива. Может и статья у вас по-другому называлась. Но, это не важно! Вы выгладите радостной и счастливой, и про пандемию. А хотелось бы прочитать про Успех!

Директор по развитию, Екатеринбург
Снежанна Малькова пишет:

Очень многим уже нужен совет - что делать, на фоне спада продаж и оборотов?... Многие отрасли кансулась ситуация. И никто не понимает, терпения запастись - на месяц? на два? или годы.... 

Вот две ссылки в помощь:

1. https://www.e-xecutive.ru/management/market/1991979-ekspress-sessiya-po-optimizatsii-prodazh-i-biznes-protsessov

2. https://www.e-xecutive.ru/management/marketing/1992078-5-shagov-k-sohraneniu-biznesa-v-krizis

Директор по правовым вопросам, Санкт-Петербург
Анна Хрусталева пишет:
Валерий Меркулов пишет:

Утром включаю компьютер, захожу на сайт о бизнесе, узнать, что в нём делается, и что интересно, так юристы уже дают советы, как спастись о пандемии.

В 2018 году все поголовно были знатоками футбола, сейчас переквалифицировались на пандемию!

Какие ещё нас ждут открытия?

Валерий, добрый день. Цель статьи - описать именно юридические меры, которые должны принять компании в текущей ситуации для минимизации рисков для бизнеса. Если у Вас появятся правовые вопросы, которые не отражены в текущей статье, буду рада ответить на них.

Анна, у меня к вам, да и к статье в принципе, нет никакого негатива. Может и статья у вас по-другому называлась. Но, это не важно! Вы выгладите радостной и счастливой, и про пандемию. А хотелось бы прочитать про Успех!

Валерий, спасиб, будет статья и про успех, только немного позже :) Полагаю, что нужно учитывать статус актуальности статей

Директор по развитию, Екатеринбург
Анна Хрусталева пишет:

Валерий, спасиб, будет статья и про успех, только немного позже :) Полагаю, что нужно учитывать статус актуальности статей

Анна, буду ждать с нетерпением! Вот, уже другой разговор!

Адм. директор, Санкт-Петербург

Место работы является существенным условием трудового договора, поэтому при переводе на дистанционную работу необходимо издать приказ об изменении режима работы в компании и подписать с сотрудниками соответствующие дополнительные соглашения о дистанционной работе вне места нахождения работодателя.

Если я правильно уловил ход мысли в обной из дискуссий в СМИ, то сейчас у нас юридически существует только два вида трудовой деятельности - дистанционная и работа у работодателя. Юридически их сегодня комбинировать нельзя, насколько я понимаю?

То есть в принципе работник, который сегодня использует оба вида работы, совмещая их в зависимости от ситуации, нарушает положения заключенного с ним трудового договора, это так?

 

Директор по развитию, Екатеринбург
Валерий Меркулов пишет:
Как компании пережить пандемию – 10 советов юриста

Я бы добавил бухгалтера, грузчика и товароведа! Жаль, что в компании нет таксиста, вон он точно про всё знает, как с чем бороться и от чего лечиться от коронавируса.

"Жаль, что так и неудалось выслушать начальника транспортного цеха!" М.Жванецкий

  Константин Фатин, коммерческий директор из Москвы (Рейтинг –161, статей нет, 56 комментариев), вы поставили мне «дизлайк», под этим постом.

Я априори уважаю ваше мнение, но и согласитесь я имею право знать, в чём я не прав по-вашему, что это вас так напугало?

Ответьте, пожалуйста.

Если вы просто поставили «дизлайк», так как не нравится моя фотография, ваше право, но так и напишите, что вам не нравятся люди с бородой, и всё будет понятно! Будьте любезны!

Нач. отдела, зам. руководителя, Москва
Андреас Штоль пишет:
В Германии приняли целый ряд законодательных (читай - юридических) актов, направленных на поддержку: 1. разных групп населения (например, по снижению уровня бюрократии при оформлении различного рода пособийююю и т.д. и т.п.) 2. предпринимателей (предусмотрены различные формы безвозмездной помощи со стороны государства) 3. Предприятий (налоговые льготы и т.п.) Руководству различных организации и предприятий предписаны определенные действия. За невыполнение - штрафы. Иначе их не заставишь их выполнять.

Можно резиновой дубинкой по голове. Ещё лучше мотивирует. 

Нач. отдела, зам. руководителя, Москва
Валерий Андреев пишет:
К концу года всё вернётся на круги своя

2022 года? 

Нач. отдела, зам. руководителя, Москва
Анна Хрусталева пишет:
Цель статьи - описать именно юридические меры, которые должны принять компании в текущей ситуации

Есть разные варианты развития событий. От прекращения поставок из той же Германии по причине блокирования каких-то границ - до введения каких-нибудь комендантских часов которые остановят производство. То есть чистый форс-мажор. Думаю я только начал всю эту возможную пакость перечислять. Сам по себе короновирус - пустяк. а вот меры брьбы с ним - это вешалка

Директор по продажам, Санкт-Петербург
Марат Бисенгалиев пишет:
Валерий Андреев пишет:
К концу года всё вернётся на круги своя

2022 года? 

Этого, 2020го. Прогнозы многих политологов и нефтяников, что нефть к концу года будет 60. А, пессимистов, что к осени, по крайней мере,  не ниже 45.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии