Для Вас совещание – это:
- формальность и трата времени;
- критика и каторга;
- повод подраться и раздуть конфликт;
- повод показаться и покрасоваться;
- место для решения проблем, определения плана действий и т.д.
Для меня было истинным открытием то, что для большинства компаний ответ «д» просто не существует! Есть компании, в которых абсолютно отсутствует культура организации, проведения совещаний и митингов (кстати, этот англоязычный термин уже очень прочно вошел в словарь бизнеса). Причем, в головах большинства сотрудников совещание – нудный и никчемный процесс...
На самом деле совещание – это самый главный инструмент как для большой корпорации, так и для семейной фирмы. В этой статье я хочу поделиться своим опытом в решении двух задач:
- Как построить систему совещаний?
- Как сделать совещания результативными?
Определяемся: Что значит митинг?
Когда я говорю про создание системы митингов, я имею в виду совещания в очень широком смысле слова, которые в том или ином виде есть во всех компаниях:
- периодические глобальные совещания ( ежегодные конференции, ежеквартальные митинги);
- периодические оперативные собрания, (ежемесячные заседания, еженедельные встречи, ежедневные планерки);
- периодические незапланированные телеконференции или собрания, посвященные текущему проекту или обсуждению новых возможностей;
- незапланированные сессии или созваны, посвященные определенным проблемам или ситуациям.
Митинги могут быть внутренние (совещания в рамках отдела, кросс-функциональные или корпоративные) и внешние (например, конференции с партнерами).
Как правило, цель любого митинга – собрать людей, и информировать их о чем-то + обсудить проблемные моменты + (!) побудить делать что-то.
Определяемся: Что такое результативный митинг?
Чтобы решить задачу, надо поставить для нее условия. Побывав на нескольких действительно качественных митингах, для меня стало очевидно, что эффективность заключалась в нескольких факторах:
- один лидер или ведущий;
- грамотное планирование и подготовка;
- заинтересованность участников и активная работа во время;
- зафиксированные результаты, выводы и план действий после;
- выполнение намеченного после митинга.
В целом, организация митинга для меня стала синонимом реализации (!) мини-проекта, даже если речь идет о часовой планерке.
Какие простые инструменты необходимо создать и внедрить?
1. Регламент совещаний (Meeting Governance)
Годовое расписание митингов, на которое сориентированы коммуникации в организации, которое предполагает подготовку отчетов и презентации.
В регламенте должны быть прописаны известные параметры и обязательно закреплена ответственность: частота, название, местоположение, участники, обсуждаемые вопросы, ответственность: кто составляет презентаций для митинга, кто пишет протокол и т. д.
2. Алгоритм подготовки и проведения митинга (Meeting scheme)
Потратьте один раз время, чтобы составить алгоритм по подготовке и проведению типовых митингов, и он будет служить шпаргалкой для контроля и учета всех необходимых шагов, в том числе в случае если это делегируется коллегам. Что надо решить, что выбрать вопрос для утверждения...и т.д.
3. Приглашения в календаре почтовой системы (Meeting invitation)
Это безусловная необходимость, однако, многие забывают о ней. Как результат, опоздания, забывания, плохая подготовка и другие организационные проблемы. Участники должны видеть и учитывать при планировании все совещания в своем календаре.
4. Повестка/Программа совещания (Meeting agenda)
Программу надо составлять всегда, хотя бы в форме краткого списка вопросов и целей совещания.
Лучше сделать шаблон программы в Excel, чтобы удобнее было корректировать программу при изменениях длительности, времени или очередности выступлений.
5. Протоколсовещания (Minutes of meeting)
Фиксировать договоренности надо всегда, даже если все кажется с первого взгляда однозначно. Шаблон протокола тоже лучше сделать в Excel, что позволит фильтровать план действий по ответственным, также мониторить по датам.
6. Анкета обратной связи (Questionnaire)
Вопросники обязательно надо составлять при введении новых совещаний, новых форматов или участников совещаний. Результаты удобно собирать и анализировать в электронном виде. Есть сайты как monkeysurvey, где можно бесплатно и очень быстро составлять и использовать простые и понятные анкеты.
В целом, использование инструментов может стать достаточным для того, чтобы проведение совещаний в компании стало эффективным и действенным процессом. Однако существуют некоторые моменты, которые могут омрачить этот процесс.
Какие существуют типовые проблемы и варианты их решения?
Оказавшись на нескольких неудачных, даже конфликтных митингах, не приводящих ни к каким действиям участников, было несложно составить список основных ошибок или ключевых рисков в планировании и организации таких мероприятий.
А организовав несколько удачных митингов с информирующими и мотивирующими выступлениями, конструктивными обсуждениями и действенными планами, удалось разработать решения и инструменты для уменьшения рисков и предупреждения этих ошибок.
Эта таблица является кратким обзором основных решений, шпаргалкой для ведущих совещаний, включает некоторые известные практики и инструменты, использующиеся при проведении совещаний, презентаций, тренингов и на переговорах.
С первого взгляда все решения могут казаться простыми, однако практика подсказывает, что и половины этих простых рекомендаций не выполняются даже матерыми руководителями и ведущими митингов.
Чтобы минимизировать расходы на совещания с региональными сотрудниками, можно использовать недорогие Вебинары.
Система митингов должна быть в каждой компании и каждом отделе, а коммуникации в них должны приводить к результатам!
Фото в анонсе: Unsplash
Интересно другое, - откуда у относительно молодых еще специалистов появляется подобная увлеченность к построению различных формализованных сверхдетализированных моделей и схем, призванных упорядочить неупорядочиваемое ? Вроде той, что разбирается в обсуждаемом материале. Но что самое главное, - нет никакой гарантии даже не в том, что это им удастся благодаря подобным схемам и моделям, но и что они вообще являются работоспособными. Как говорится, - ''рассчитали на бумаге, да забыли про овраги, - а по ним ходить''. Сама идея интересная, но с практической точки зрения - бесполезная. Она хороша для совокупности специалистов, которые четко ей следуют во всем, будучи буквально запрограммированными на ее выполнение, - ни при каких обстоятельствах не отклоняясь в сторону. Своего рода - запрограммированные / зашоренные сотрудники. В результате получается своего рода сообщество больных аутизмом. А реальность-то выглядит совсем иначе. Да и работать как-то нужно, а не только формировать правила проведения собраний и поведения на них. Подобными подходами, - вернее, их вколачиваением в своих сотрудникв, - грешат западные компании. А результатом их усилий становится некие умственнные деграданты, живущие и работающие по подобным упрощенным и закладываемым в них схемам вне зависимости от области приложения своей деятельности. Т.е. люди уподобляются в своем поведении некоему набору дрессажных трюков в цирке, полностью теряя все остальное, - собственно человеческое и в работе, и в жизни.
Николай Ю.Романов
-----
Ох, Николай, все не так печально и однозначно :)
Возможно, статья сложила неверное впечатление об ''относительно молодых специалистах''...
Я сейчас как раз занимаюсь вопросами ''разпрограммированностью'' предпринимательской мысли, обязательно поделюсь с Вами!
Евгений Корнев, хорошего настроения!
Взял себе за правило обязательно высказывать согласие и одобрение.
Спасибо за пост! Кратко, ёмко, содержательно... одно слово - профессионально! Респект! Взял себе на заметку.
С уважением, Владимир.
Добрый день всем читающим.
Виктории спасибо за статью. Практически я ее использовал так: послал всем своим подопечным менеджерам вместе с обсуждением на форуме. Знаю по опыту, очень важно не только что говорится, но также и кем, ну, и как - это уже производное от личности тренера или консультанта. Звонкий юный голос в этом случае может воздействовать лучше, чем более привычный, скажем, другой окраски. И по тексту статьи.
===
=== 1 ===
д) место для решения проблем, определения плана действий и т.д. ...
Для меня было истинным открытием то, что для большинства компаний ответ «д» просто не существует!
=== 2 ===
На самом деле совещание – это самый главный инструмент ...
=== 3 ===
1. Как построить систему совещаний?
2. Как сделать совещания результативными?
=== 4 ===
Как правило, цель любого митинга – собрать людей, и информировать их о чем-то + обсудить проблемные моменты + (!) побудить делать что-то.
=== 5 ===
Решаем: Какие простые инструменты необходимо создать и внедрить?
=== 6 ===
С первого взгляда все решения могут казаться простыми, однако практика подсказывает, что и половины этих простых рекомендаций не выполняются даже матерыми руководителями и ведущими митингов.
===
1. Так и есть. С моей колокольни открывается тот же неприглядный вид.
2. Ну, это перегиб. Очень важный инстурмент, но не главный. Нет главных, нужен баланс и адресное использование, адекватное. Например, подготовка, анализ. Или инидвидуальная работа с менеджерами, глубокая проработка отдельных вопросов и общего стиля их работы - разве они менее важны?
3. Добавил бы нулевой пункт: привести менеджмент к пониманию необходимости 1 и 2
4. Вот те на, классифицировали зачем? Разве не для того, чтобы не смешивать цели? Информировать об итогах недели - это одно, искать решение - совсем другое. Да, информационный блок может быть в любом совещании, но цель, по-моему, нужно почетче отделять, построже - тогда и результат будет ближе.
5. Именно потому, что они кажутся простыми многими и многим менеджерам, и состоялось открытие по п.д (см. выше). Очень даже непростые! В реализации. На вид - да, ясно и неоспоримо, но добиться, чтобы все это работало ох как непросто.
6. Вот и подтверждение того, что все это непросто. Ведь эти люди и читали, и слышали не раз, как правильно нужно все это делать. Не получается. Почему?
===
Но есть и общее замечание, вернее, просьба.
Виктория, Вы, конечно, умничка и хорошо знаете все нужные английские слова. Но попробуйте перевести их на русский и пользоваться русской терминологией, она безусловно есть - вполне адекватная и полноценная. Да, в определенных кругах общества щеголяние английскими словами - эмблема и статус. Но это непрофессионально. По одной простой причине: вас хуже понимают слушатели. Они, как там ни крути, все же, русские люди. А Вы - русский специалист. Подумайте над этим.
С уважением и пожеланиями успехов В.Петриченко