Секреты эффективного совещания

Для Вас совещание – это:

  • формальность и трата времени;
  • критика и каторга;
  • повод подраться и раздуть конфликт;
  • повод показаться и покрасоваться;
  • место для решения проблем, определения плана действий и т.д.

Для меня было истинным открытием то, что для большинства компаний ответ «д» просто не существует! Есть компании, в которых абсолютно отсутствует культура организации, проведения совещаний и митингов (кстати, этот англоязычный термин уже очень прочно вошел в словарь бизнеса). Причем, в головах большинства сотрудников совещание – нудный и никчемный процесс...

На самом деле совещание – это самый главный инструмент как для большой корпорации, так и для семейной фирмы. В этой статье я хочу поделиться своим опытом в решении двух задач:

  1. Как построить систему совещаний?
  2. Как сделать совещания результативными?

Определяемся: Что значит митинг?

Когда я говорю про создание системы митингов, я имею в виду совещания в очень широком смысле слова, которые в том или ином виде есть во всех компаниях:

  • периодические глобальные совещания ( ежегодные конференции, ежеквартальные митинги);
  • периодические оперативные собрания, (ежемесячные заседания, еженедельные встречи, ежедневные планерки);
  • периодические незапланированные телеконференции или собрания, посвященные текущему проекту или обсуждению новых возможностей;
  • незапланированные сессии или созваны, посвященные определенным проблемам или ситуациям.

Митинги могут быть внутренние (совещания в рамках отдела, кросс-функциональные или корпоративные) и внешние (например, конференции с партнерами).

Как правило, цель любого митинга – собрать людей, и информировать их о чем-то + обсудить проблемные моменты + (!) побудить делать что-то.

Определяемся: Что такое результативный митинг?

Чтобы решить задачу, надо поставить для нее условия. Побывав на нескольких действительно качественных митингах, для меня стало очевидно, что эффективность заключалась в нескольких факторах:

  1. один лидер или ведущий;
  2. грамотное планирование и подготовка;
  3. заинтересованность участников и активная работа во время;
  4. зафиксированные результаты, выводы и план действий после;
  5. выполнение намеченного после митинга.

В целом, организация митинга для меня стала синонимом реализации (!) мини-проекта, даже если речь идет о часовой планерке.

Какие простые инструменты необходимо создать и внедрить?

1. Регламент совещаний (Meeting Governance)

Годовое расписание митингов, на которое сориентированы коммуникации в организации, которое предполагает подготовку отчетов и презентации.

В регламенте должны быть прописаны известные параметры и обязательно закреплена ответственность: частота, название, местоположение, участники, обсуждаемые вопросы, ответственность: кто составляет презентаций для митинга, кто пишет протокол и т. д.

2. Алгоритм подготовки и проведения митинга (Meeting scheme)

Потратьте один раз время, чтобы составить алгоритм по подготовке и проведению типовых митингов, и он будет служить шпаргалкой для контроля и учета всех необходимых шагов, в том числе в случае если это делегируется коллегам. Что надо решить, что выбрать вопрос для утверждения...и т.д.

3. Приглашения в календаре почтовой системы (Meeting invitation)

Это безусловная необходимость, однако, многие забывают о ней. Как результат, опоздания, забывания, плохая подготовка и другие организационные проблемы. Участники должны видеть и учитывать при планировании все совещания в своем календаре.

4. Повестка/Программа совещания (Meeting agenda)

Программу надо составлять всегда, хотя бы в форме краткого списка вопросов и целей совещания.

Лучше сделать шаблон программы в Excel, чтобы удобнее было корректировать программу при изменениях длительности, времени или очередности выступлений.

5. Протоколсовещания (Minutes of meeting)

Фиксировать договоренности надо всегда, даже если все кажется с первого взгляда однозначно. Шаблон протокола тоже лучше сделать в Excel, что позволит фильтровать план действий по ответственным, также мониторить по датам.

6. Анкета обратной связи (Questionnaire)

Вопросники обязательно надо составлять при введении новых совещаний, новых форматов или участников совещаний. Результаты удобно собирать и анализировать в электронном виде. Есть сайты как monkeysurvey, где можно бесплатно и очень быстро составлять и использовать простые и понятные анкеты.

В целом, использование инструментов может стать достаточным для того, чтобы проведение совещаний в компании стало эффективным и действенным процессом. Однако существуют некоторые моменты, которые могут омрачить этот процесс.

Какие существуют типовые проблемы и варианты их решения?

Оказавшись на нескольких неудачных, даже конфликтных митингах, не приводящих ни к каким действиям участников, было несложно составить список основных ошибок или ключевых рисков в планировании и организации таких мероприятий.

А организовав несколько удачных митингов с информирующими и мотивирующими выступлениями, конструктивными обсуждениями и действенными планами, удалось разработать решения и инструменты для уменьшения рисков и предупреждения этих ошибок.

Эта таблица является кратким обзором основных решений, шпаргалкой для ведущих совещаний, включает некоторые известные практики и инструменты, использующиеся при проведении совещаний, презентаций, тренингов и на переговорах.

Chotjan1.jpg

Chotjan2.jpg

Chotjan3.jpg

Chotjan4.jpg

С первого взгляда все решения могут казаться простыми, однако практика подсказывает, что и половины этих простых рекомендаций не выполняются даже матерыми руководителями и ведущими митингов.

Чтобы минимизировать расходы на совещания с региональными сотрудниками, можно использовать недорогие Вебинары.

Система митингов должна быть в каждой компании и каждом отделе, а коммуникации в них должны приводить к результатам!

Фото в анонсе: Unsplash

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Председатель совета директоров, Москва
Николай Сибирев пишет: ...в виде статей - рекомендаций...
в принципе так и задумывалось, но: -именно статьи в виде рекомендаций не очень-то печатают, http://www.e-xecutive.ru/forum/forum14/topic11852/messages/ висело несколько недель в ЛК, пока сам не выставил в форме поста; -порой комментарии и редакция модераторов искажают смысл статьи или выхолащивают его и etc...
Руководитель группы, Москва
Евгений Корнев пишет: Совещания один из 7 инструментов топ-менеджмента, под №1.
Евгений, спасибо, отличное дополнение! По поводу искажения Вы, пожалуй, правы. Комментарии бывают ужасно некомпетентны, однако, если людям нужны практические советы или пища для размышления, они просто прочитают статью и извлекут для себя пользу. Часто комментарии оставляют именно люди, которые толком не прочитали, но у них плохое настроение :) Так что пишите, будем рады читать.
Руководитель группы, Москва
Ольга Худых пишет: Виктория, и мне плз оригинал статьи, если можно.
Ольга, Екатерина, с удовольствием пришлю оригинал статьи с иллюстрациями. Пишите в личные сообщения координаты!
Руководитель группы, Москва
Евгений Чивилев пишет: ...формализовать это болото, да ещё и - внедрить бизнес-процессы?
Евгений, Вы правы, тут есть над чем работать 8) Даже из статьи понятно, с какими элементарными проблемами сталкиваемся: я честно все описала, избегая теории, и даже приложила реально разработанные инструменты... В целом, FMCG намного проще. Но тут проблема с постоянными реформами в законодательстве и со спецификой людей (образование, возраст, общение с клиентами и тд).
Николай Романов Николай Романов Нач. отдела, зам. руководителя, Люксембург

Дело в том, что даже при наличии повестки дня и некоторого строгого регламента, - как то обычно бывает в случаях совещаний в верхах, - любое совещание носит хаотический характер, причем, степень хаотичности и скорость развития этого процесса напрямую зависят от степени разноплановости обсуждаемых на одном и том же совещании вопросов и наличия к ним готовых решений. Т.е. это процесс, который при всех попытках его систематизации в какой-то момент становится все более хаотичным, пока все желающие выговориться в итоге не выговорятся. Затем все на несколько секунд выдыхаются, замирают и замолкают, а потом все-таки начинают пытаться принять какое-то решение, лихорадочно пытаясь вспомнить, - а что же все-таки прозвучало в процессе перепалки ?

Т.е. общий тезис при проведении собраний заключается в том, что при знании их повестки дня туда нужно уже приходиться с готовыми решениями или структурированными предложениями, размноженными в копиях строго по числу участников. чтобы людям было чем заняться предметно, кроме пустой болтовни, которая немедленно возникает в их среде при отсутствии конкретики и осознании необходимости хотя бы как-то высказаться. А так, - стоит им сунуть под нос (после озвучивания вопроса) один или несколько конкурирующих проектов ответа, - и им будет и что прочесть, и что обсудить. И на основании чего уже строить ответы на вопросы и выводы по собранию. А не просто тратить время на пустые непродуктивные дискуссии и выяснения отношений. И решение будет принято. Даже если в итоге оно совсем не будет походить на предложенные вначале варианты решения. Т.е. на любое собрание уже нужно приходить с подготовленными ответами. Только это позволяет предотвратить превращение совещания в словесную потасовку.

А что планируй, что не планируй, - как бы хорошо ни была продумана структура мероприятия, она все равно в итоге собьется и соблюдена не будет. Какие бы таблицы ни были при этом нарисованы и какие рекомендации при том даны.

Николай Ю.Романов
----

Руководитель проекта, Москва
Евгений Корнев пишет: 8.Назначьте сильного председателя совещания. Хороший председатель является ключевым фактором успеха каждого совещания.
для обычных совещнаий - среднего скажем так уровня менеджмента, это ключевой фактор.....
Николай Романов пишет: как то обычно бывает в случаях совещаний в верхах, - любое совещание носит хаотический характер
ну тут не знаю, там каждый себе председатель....
Николай Романов Николай Романов Нач. отдела, зам. руководителя, Люксембург
>ну тут не знаю, там каждый себе председатель.... На самом деле, там это - чистая формальность. По одной лишь причине, - на собраниях и прочих встерчах на высшем уровне, из числа тех, что любят показывать по телевидению, - никакие реальные решения не принимаются. Они там даже не озвучиваются и не обозначаются. Т.е. собрание теряет свою основную практическую функцию и приобретает характер чисто формального мероприятия. Вот, что такое совещания в верхах. Отсюда и возможность для них следования регламенту, т.к. все участники послушно спят во время выступления, точно выдерживая отведенное для тех или иных действий время. Хотя и на этом уровне тоже в какие-то моменты проявляется хаотичность, - в особенности, если кто-то случайно скажет то, что запланировано не было, но почему-то всех или кого-то важного заинтересовало, - отвлекая течение мероприятия от предложенного русла. Николай Ю.Романов ----
Аналитик, Самара
Николай Романов,
А что планируй, что не планируй, - как бы хорошо ни была продумана структура мероприятия, она все равно в итоге собьется и соблюдена не будет. Какие бы таблицы ни были при этом нарисованы и какие рекомендации при том даны.
Но тем не менее Цель же должна быть... ну как минимум у автора совещания... Собственно и цель совещания-то обычно обозначить Цель... зачем иначе отвлекать людей от дел, в которых они и сами разбираются? А если уже в процессе совещания начнётся брожение умов, то это и лучше.. останется сохранять брожение более или менее в рамках темы, не забыв проговорить все Цели, прерывая брожение на стадии роста воображения по теме :)
Николай Романов Николай Романов Нач. отдела, зам. руководителя, Люксембург

Цель - да. Как и план проведения. Но требовать от сотрудников уже нужно приходить на мероприятия с готовыми идеями и соображениями, когда такая возможность существует. Естественно, предварительно уведомив их о характере вопроса, предлагаемого к обсуждению.

Николай Ю.Романов
-----

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Треть профессионалов не доверяют своему руководству

Специалисты меньше, чем руководители и директора, склонны к доверию.

Зарплатные ожидания IT-специалистов превышают возможности работодателей в 1,5-2 раза

Общий рост зарплат в IT-сфере за первые 9 месяцев 2023 года составил 15-20%.

Россияне стали меньше тревожиться из-за работы

Год назад уровень тревожности россиян по поводу различных возможных проблем на работе был выше.

Уровень счастья напрямую влияет на продуктивность большинства россиян

При этом почти каждый четвертый респондент считает, что их руководитель ничего не делает для счастья сотрудников.