Как перевести первичную документацию в цифру: кейс Konica Minolta

Цифровизация первичной документации дает бизнесу целый ряд преимуществ: сокращает количество ошибок, помогает значительно экономить время и силы специалистов. Ведь обычно при очередном запросе документов сотруднику компании приходится на полдня «зарываться» в архиве и забывать о своей основной работе.

Однако сам процесс перевода такой документации в электронный вид может оказаться крайне непростым – а зачастую и требовать внедрения новых решений. Из каких шагов может состоять этот процесс в целом?

С чем мы имели дело

Когда я пришел в отдел, который занимается документальным сопровождением сделок, количество операций по продажам в нашей компании составляло около 18 тысяч; в прошлом году этот показатель уже вырос до 20 тысяч. При этом для разных сделок могли использоваться разные типы документов – или даже несколько типов в рамках одной сделки. А еще архив занимал физически много места, и когда сотруднику было необходимо найти конкретный документ (по запросу от аудиторов, налоговой или, скажем, для сверки с клиентом), поиск был долгим и требовал больших усилий.  

Необходимость оцифровки архива была для всех очевидной, и поэтому в один момент коллеги из «соседнего» отдела предложили новое решение: линейный штрихкод для одного из типов документа, а именно накладной.

Изучив этот вопрос, мы пришли к выводу, что это решение не отвечает всем нашим потребностям. Во-первых, цифровизации одного типа документов было недостаточно. Хотя, действительно, большая часть документации состояла из УПД (универсальных закрывающих документов), вопрос перевода других типов документов в электронный вид все еще стоял так же остро. Кроме того, если бы мы закодировали в штрихкод все параметры, которые считали важными, он получился бы слишком длинным.

Найденное решение

Так мы пришли к пониманию, что нам необходим особый инструмент. И, с одной стороны, он должен хранить в себе большой объем информации, а с другой, быть универсальным и подходить для разных документов. Также для нас было важно, чтобы этот инструмент не занимал много места на документе, то есть был компактным. В результате мы нашли подходящее решение – им стал QR-код.

После проработки идеи мы перешли к самому проекту цифровизации. Процесс состоял из нескольких этапов. В первую очередь было необходимо определить количество документов. Их получилось 14, позже к ним добавился еще один вид. В основном это разные типы актов: акт передачи прав на ПО, акт ОС-1, акты сверок, а также специфические виды актов, зафиксированные в документах.

Затем были определены параметры, которые планировалось «зашивать» в QR-код. Именно по этим параметрам в будущем и должен был распознаваться и архивироваться документ. В нашем случае получилось семь таких характеристик: номер документа, дата, краткое наименование клиента, его ID из ERP-системы, ИНН, КПП, тип документа.

После этого была проведена доработка ERP-системы. К ее функциям добавилась печать QR-кодов на исходящих документах, а также дополнительные поля, где планировалось сохранять ссылку на документ. Это позволяло перейти на скан напрямую из ERP-системы.

Следующим шагом стала организация хранилища документов на портале. Панель поиска включала в себя уже упомянутые параметры, «зашитые» в QR-код: номер документа, его дату, поиск по которой осуществлялся в формате «от» и «до»; краткое наименование клиента, ИНН, КПП.

Тогда мы приступили к реализации решения, которое должно было «научить» автоподатчик сканера распознавать документ при загрузке QR-кода. А на заключительных этапах проекта мы протестировали решение, напечатав и отсканировав более сотни различных документов; затем провели работу над ошибками, после чего еще раз протестировали уже доработанную систему.

А что с результатом?

В результате в ноябре 2018 года решение заработало, и в архив «легли» первые настоящие документы. Конечно, в дальнейшем в систему были внесены небольшие изменения – например, поменялся порядок размещения параметров в QR-коде и названии файла. Также позже мы добавили предварительный просмотр документа в электронном архиве – сначала, чтобы просмотреть документ, его нужно было скачать и открыть. Однако, несмотря на небольшие улучшения, принцип работы с архивом остался неизменным.

Теперь работа с архивом дополнилась еще одним этапом: прежде, чем разложить документы по порядку, подшить в папки и распечатать реестр, мы «прогоняем» их через автоподатчик. Причем прямо как есть, целой стопкой – только в этой стопке все документы уже содержат QR-коды. Система разделяет документы по страницам между QR-кодами, и если в стопке окажется документ без пометки, он будет отсканирован в составе предыдущего документа с кодом. Несмотря на новый дополнительный шаг, добавление документов в архив не стало занимать значительно больше времени.

В итоге сегодня, когда нам приходят запросы предоставить закрывающие документы, сначала мы ищем их в электронном архиве. Если документа там нет, то это почти наверняка означает, что нам просто его не присылали – и тогда мы запрашиваем его повторно. Сейчас в нашем архиве хранится около 17 тысяч документов, и их число постоянно растет.

Ключевые выводы

В целом перевод первичной документации может состоять из нескольких основных шагов: появления идеи, ее тщательной проработки, процессов реализации, тестирования и корректировок, а затем непосредственно запуска. В роли ключевых здесь выступают все стадии, ведь недоработки на каждом из шагов могут привести к тому, что система не будет работать так, как это необходимо бизнесу.  


При этом на каждом из шагов можно столкнуться с разными сложностями. Особенно это касается этапа тестирования, где выявляются ошибки системы. Цикл «тестирование – работа над ошибками – повторное тестирование» может затянуться и повторяться несколько раз. Например, в нашем случае сначала при печати из ERP-системы QR-коды на некоторых документах «сплющивались» и не распознавались. Чтобы решить эту проблему, нам пришлось напечатать около сотни документов и отмечать, какие были обработаны, а какие – нет. В результате для некоторых документов мы принудительно «растянули» код. Немного «поиграв» с размером, мы нашли универсальные параметры, чтобы, с одной стороны, код считывался, а с другой – не был слишком большим.

Еще одна трудность – это объем работы над проектом. Чаще всего такие инициативы реализуются сотрудниками «без отрыва от производства» и становятся дополнением к их основным обязанностям. И иногда выкроить время на них может быть непросто.

Например, мы достаточно быстро договорились, как все будет работать, собрали типы документов и их образцы, внедрили печать QR-кода и панель поиска на портале. Однако много времени занял процесс тестирования: ведь сначала документы нужно было находить, потом печатать и сканировать, а после этого еще и фиксировать результат. Проводить все эти действия параллельно с основной работой не всегда было легко. 

К тому же цифровизация первичной документации может быть очень кропотливой – особенно если приходится иметь дело не с одним типов документов (как это было в нашем случае, когда таких типов оказалось полтора десятка). Однако, несмотря на временные трудности, в результате сотрудникам становится намного проще работать, а их временные затраты, наоборот, сокращаются. И дело не только в запросах аудиторов и налоговой – часто и самим специалистам внутри компании нужно найти какой-нибудь документ, и это сделать это намного легче, если он уже хранится в архиве.

Помимо этого, с цифровым хранилищем документов компания получает удобный инструмент для работы с недостающими документами, ведь их можно просто заранее запросить у контрагентов. В целом именно перевод первичной документации в электронный вид позволяет компании выстроить четкую систему работы с документами, которая помогает значительно оптимизировать процессы – и в итоге это положительно сказывается на всем бизнесе.

Читайте также:

Комментарии
Адм. директор, Санкт-Петербург

Пожалуй, это не прямой перевод документации в "цифру", а структурное упорядочение документооборота и добавление удобного "цифрового функционала" для учтённых документов. Во многих местах такого пока нет, просто наклейкам с кодом (QR или barcode) пытаются противиться! В целом по России документооборот избыточен - и эта проблема пока только разрастается! На выходе вместо прозрачности - получаем пока просто вал испачканной бумаги!

IT-менеджер, Красноярск

Признаться, ожидал статью о data mining, в частности, обработку текста на естественном языке программными методами. 

Здесь же просто маркировка документов и заполнение справочника. 

Адм. директор, Санкт-Петербург
Антон Французов пишет:
в частности, обработку текста на естественном языке программными методами. 

Есть у нас такой ростелеком, у которого сто миллионов абонентов, с каждым договорные отношения, которые из устных разговоров, вручную заполненных на первичном этапе документов, потом трансформируются в договорные отношения. До сих пор вся "цифровизация" сводится к десяткам тысяч бывших телефонисток, которые по всей России вбивают ручками всё это в компьютеры. Альтернативного решения нет из-за миллиардов ошибок, которые копятся на стадии от устных разговоров до договора в электронном виде, из них миллионы всё-таки попадают в договоры. Результат - у абонента на руках договор есть, а найти его невозможно из-за ошибок в фамилии, адресе, данных паспорта и далее по длинному списку, какая при этом техподдекжка абонентов...

И пока человеческая глупость даёт ошибок меньше, чем машинная неопределённость символов!

Последние лет пять эту проблему всё решают, но не заявляют, что решили...

 

Консультант, Ижевск

Спасибо за статью, интересный опыт. Внедряю подобный проект в одном Ритейле на основе ECM системы, используемой как архив, с интеграцией с сервисами обмена и ERP системой. 

Для архивных документов предварительно печатаем штрихкод, наклеиваем на документ, связываем документ с карточкой в системе при помощи сканера ШК и потоковым сканером заносим документ в систему. Сканер отрабатывает по штрихкоду и разносит тела документов по эл. карточкам.

Новые документы, в основном, приходят через сервисы обмена. Если же бумага, процесс похожий.

По-хорошему, от бумажного документооборота надо отказываться, но на данный момент времени мало кто готов переходить на полностью электронный документооборот, без каких-то стимулов, например, от государства, да и сами сервисы обмена совсем не дружат между собой.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Рост заболеваемости коронавирусом пока не пугает россиян

Количество россиян, говорящих о необходимости карантина, за полгода снизилось в 2,5 раза.

Половина россиян продолжает работать на больничном

Больше всего на больничном работают бухгалтеры и IT-специалисты.

Facebook наденет на своих сотрудников AR-очки

Facebook уверяет, что будет очень осторожен в том, как использовать и применять очки в общественных местах.

Walmart увеличит почти в два раза зарплату 165 тысячам сотрудников

Работники компании будут получать от 15 долларов до 30 долларов в час.