7 советов по построению эффективного юридического отдела

Качественное и оперативное построение работы юридического отдела — важный блок успешного развития бизнеса компании в России и на территории иных стран присутствия компании. Для меня современная юридическая поддержка включает в себя, помимо сопровождения текущих задач и compliance-контроля, деятельность по содействию продаж товаров и услуг, маркетинговой деятельности, обучению сотрудников правовой грамотности, решению трудовых споров и взаимодействию с государственными органами.

Совет № 1. Коллектив — лучшие юристы

Я всегда следовала правилу о том, что в основе достижения результата юридического отдела лежит его коллектив. Поэтому в ходе моей работы как инхаусным, так и консалтинговым юристом, я много времени посвящала работе с формированием необходимых качеств у сотрудника, отслеживанием его профессионального развития и предоставлением ему обратной связи. На мой взгляд, руководитель отдела — это лидер, который должен грамотно выстроить работу своих подчиненных.

Например, в компании может быть введено прохождение полугодовых тестирований 360 по работе отдельного сотрудника совместно с HR-отделом. Оценка сотрудника осуществляется его непосредственным руководителем, коллегами, внутренними и внешними клиентами, самим сотрудником. По итогам таких тестирований формируется план развития сотрудника, что помогает ему увидеть правильный вектор дальнейшего движения.

Другой часто применяемый мной метод — анонимные полугодовые тестирования сотрудников по оценке рабочего трудового процесса, действующих в компании корпоративных процессов и административных условий работы.

Также важна подготовка кадрового резерва компании по отдельным направлениям и должностям. В этой работе, безусловно, большую роль играет психологическая работа руководителя со специалистами. Для этого я поддерживаю у сотрудников юридического отдела интерес и творческий подход к работе — в частности, за счет формирования новых по составу команд по различным проектам компании. Например, если я заметила, что сотрудник хотел бы проявить себя в реализации проекта создания совместного предприятия или сопровождения процесса дистрибьюции, то подключаю его к реализации такого проекта.

Используя указанные методы, получается выстраивать юридический отдел, сотрудники которого стремятся к постоянному улучшению качества юридических услуг, предлагают к применению новые способы юридической поддержки, и проявляют заинтересованность в поддержании высокого качества работы.

Совет № 2. Постоянное развитие коллектива

В ходе трудовой деятельности не следует забывать о необходимости постоянного развития как непосредственно в правовой области, так и в других областях — экономике, маркетинге, информационных технологий, продаж и психологии. Ведь грамотный юрист — это человек с широким кругозором, который знает актуальные изменения законодательства России и тех стран, на территории которых находятся представительства компании, а также оперативно реагирует на любые внешние и внутренние вызовы.

Обучение является приоритетом особенно в международных компаниях, придерживающихся единых правил на территориях всех стран присутствия. При этом применяются совершенно различные способы развития, как с точки зрения масштабов, так и затрат — обучение внутри компании, в специализированных внешних организациях, организация внешних специализированных столов и конференций, преподавание в университетах.

В частности, в IT-компаниях и крупных фармацевтических компаниях, в связи с интернациональностью технологий и бизнеса, чаще применяется участие в международных конференциях. У меня во время проведения лекций и семинаров в РАНХиГС и СПбГЭУ по международному частному праву и защите интеллектуальной собственности появляются неожиданные решения юридических задач для бизнеса.

Из последних интересных и полезных образовательных инициатив для себя отмечу участие в конкурсе «Лидеры России». Это стало важной ступенью для развития моих профессиональных управленческих навыков, анализа своих сильных и слабых сторон, общения с руководителями различных государственных и частных компаний.

При этом, помимо всего прочего, в рамках этого конкурса управленцев вы выполняете и важный социальный проект. Например, мы нашей командой реализовали социальный проект «Сердце Лидера», который был направлен на освоение школьниками Санкт-Петербурга знаний в области права и подготовку ко Всероссийской олимпиаде школьников по праву. Тем самым решали важную социальную проблему, когда право, как образовательный предмет, отсутствует в школьной программе большинства школ, а реальность требует от учеников знания основ правового регулирования.

Резюмируя, отмечу, что сочетание практики и научных знаний зачастую позволяет посмотреть на, казалось бы, стандартные юридические задачи с новой стороны и подготовить инновационные решения.

Совет № 3. Выдающийся результат работы отдела

Главный показатель деятельности любого отдела в национальной или международной компании — результат. Заранее спланировав результат, получается разделить процесс его достижения на отдельные этапы, стадии, задачи, подзадачи. Если речь идет о сопровождении международной сделки, например, слияния компании из Швейцарии и России, для ее реализации необходимо заранее предусмотреть использование ресурсов различных государств, надлежащим образом спланировать сроки, определить ресурсы, а также принять во внимание обычаи и стили делового общения представителей компаний — участников такой сделки.

При этом результат — это выражение творческой слаженной и эффективной работы всего юридического отдела, сопряженное с качественными финансовыми расчетами. В частности, в средних и крупных международных компаниям применяются методы ежегодного планирования бюджета отдела, ежемесячного исполнения бюджета. Для руководителя юридического отдела важно уверенно чувствовать себя в работе с цифрами, определять прибыль и затраты своего отдела для достижения запланированного результата.

Совет № 4. Определение направлений деятельности

В процессе построения работы юридического отдела я выделяю направления деятельности, четкость разграничения которых, позволит распределять приоритетность проектов и достигать результаты в сжатые сроки. Приведу пример введенных разграничений направлений деятельности юридического отдела, которые показали свою эффективность в международных компаниях производственного цикла.

Первое направление — юридическая поддержка отдела разработки, производства, строительства, закупок и логистики:

  • проведение due diligence направления;
  • проведение compliance-контроля направления;
  • построение системы создания, учета и защиты результатов интеллектуальной деятельности;
  • сопровождение текущей и проектной деятельности отделов.

Второе направление — юридическая поддержка отдела продаж, маркетинга, связей с общественностью, взаимодействия с государственными органами, корпоративных и административных вопросов, управления персоналом:

  • проведение due diligence направления;
  • проведение compliance-контроля направления;
  • построение системы обработки персональных данных сотрудников компании и контрагентов;
  • построение системы электронного документооборота с сотрудниками компании и контрагентами;
  • построение системы защиты конфиденциальности информации компании и контрагентов;
  • разработка коммерческой политики;
  • разработке антикоррупционной политики;
  • подготовка законопроектов для продвижения интересов компании;
  • участие в национальных и международных конференциях;
  • построение системы согласования рекламных материалов;
  • сопровождении текущей и проектной деятельности отделов.

Третье направление — претензионная и судебная работа, антимонопольное регулирование:

  • проведение due diligence направления;
  • разработка стратегии претензионной и судебной работы;
  • формирование выгодной для компании правоприменительной судебной практики;
  • построение системы учета претензионной и судебной работы;
  • защита интересов компании в спорах с третьими лицами.

Четвертое направление — общее стратегическое направление работы:

  • разработка системы согласования и учета контрагентов в единой электронной базе;
  • разработка системы согласования и учета договоров в единой электронной базе;
  • разработка конструктора договоров (автоматическое согласование типовых форм договоров заказчиком);
  • выдвижение инициатив по совершенствованию действующего законодательства;
  • ежемесячная подготовка подборок для сотрудников компании по изменениям законодательства и законопроектам;
  • проведение обучений по правовым вопросам для сотрудников компании;
  • участие в российских и международных конференциях;
  • публикация статей в научных и бизнес-ориентированных журналах.

Совет № 5. Утверждение эффективной структуры

Структура и численность юридического отдела привязывается к экономической деятельности компании, а также ее присутствию на конкретных иностранных рынках. В частности, это влияет на формирование юридических практик по отраслевому принципу в зависимости от того, где у компании находится центр разработки и развития продуктов, активность деятельности по взаимодействию с государственными органами и судебной деятельности, место локации менеджмента компании.

Например, в качестве оптимального решения для международной компании производственного цикла я вводила следующие три юридические практики:

  • юридическая поддержка отдела разработки, производства, строительства, закупок и логистики;
  • юридическая поддержка отдела продаж, маркетинга, связей с общественностью, взаимодействия с государственными органами, корпоративных и административных вопросов, управления персоналом;
  • претензионная и судебная работа, антимонопольное регулирование.

В таком случае состав юридического отдела включал руководителя юридического отдела, юридических партнеров по трем юридическим практикам и юристов, работающих в рамках отдельных практик для наработки экспертизы в конкретном направлении.

Совет № 6. Эффективный учет задач

Постановку и выполнение задач можно осуществлять с помощью внедренной в деятельность компании электронной системы, например, Kanban. При этом такую систему технически полезно доработать под практику работы отдельного юридического отдела — в частности, создать возможность сохранения результата каждой выполненной задачи, переписки всех исполнителей задачи, определить уровни доступа к конкретным задачам.

В систему мы добавили такие элементы как:

  • описание задачи заказчиком;
  • переписка между заказчиком и сотрудником юридического отдела по задаче;
  • результат выполнения задачи сотрудником юридического отдела;
  • возможность создания рабочих досок по проектам;
  • типизация задач по предмету;
  • отслеживание этапов выполнения задачи (задача поставлена; задача принята к исполнению; задача находится в работе; задача выполнена).

Особенно в условиях современного общества с развитием дистанционной работы и цифровизации бизнеса для обеспечения беспрерывности работы компании использование электронной системы постановки задач имеет одновременно несколько достоинств: возможность отслеживания типов задач с учетом их отраслевой принадлежности, загрузки коллег и эффективности работы отдельного сотрудника; одновременный доступ всех сотрудников юридического отдела к системе, позволяющий реализовать взаимозаменяемость сотрудников.

Совет № 7. Руководитель — лидер, тренер, учитель, мотиватор

От любого управленца ждут принятия быстрых бизнес-ориентированных решений в срочных ситуациях, лидерства и наставничества. При этом для меня самая эффективная роль руководителя юридического отдела — это роль играющего тренера, когда в каких-то проектах вы выступаете координатором задач, в каких-то — исполнителем. Стараюсь создавать атмосферу, при которой коллегам было бы комфортно обсуждать рабочие вопросы, обращаться за советом. При этом соблюдаю правило работы со всеми сотрудниками в рамках единых стандартов их обязанностей и ответственности, сохраняя ценность доверительных отношений.

Важно сформировать правильное отношение к себе со стороны сотрудников — как к уверенному в себе, компетентному и справедливому руководителю. Основой для такого отношения выступает успешность реализации общих проектов юридического отдела. При этом, конечно, я поддерживаю и развиваю корпоративную культуру — например, мы вместе с моим отделом участвуем в благотворительных забегах, посещаем мастер-классы, собираемся в ресторане для обсуждения общих вопросов.

Таким образом, построение эффективного юридического отдела всегда зависит от личности его руководителя. Только роль лидера, тренера, учителя, мотиватора, ориентированного на эффективное и нацеленного на международные стандарты развития юридического отдела, позволит ему нанимать в команду успешных образованных сотрудников.

Читайте также:

Комментарии
Участники дискуссии: Григорий Кудин
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Каждый третий россиянин готов дополнительно учиться ради повышения зарплаты

А 12% работающих россиян полагают, что самый надежный вариант повысить уровень своего ежемесячного дохода – вести с начальством переговоры о зарплате.

38% российских компаний сократили бюджеты на обучение сотрудников

При этом большинство компаний перевели часть обучения в дистанционный формат.

Спрос на фрилансеров в период майских праздников вырос в 2 раза

Наиболее востребованными на бирже в этот период оказались фрилансеры с digital-навыками.

Что раздражает россиян при поиске работы: исследование Kelly Services

Самыми раздражающими факторами для большинства работников стали молчание работодателя после отклика на вакансию и отсутствие обратной связи.