Стоит ли переходить на электронный документооборот? Мифы и реальность

2020 год перевернул мир и ускорил многие процессы. В том числе и переход на электронный документооборот. О том, как повлияла на бизнес цифровизация и почему некоторые предприниматели все еще сомневаются в эффективности и безопасности ЭДО, рассказал Василий Зудин, заместитель генерального директора оператора электронной отчетности и электронного документооборота компании «Такском».

Главные опасения

Мария Брагина: Общество в целом довольно консервативно. С какими опасениями клиентов при переходе на цифровые технологии вы как оператор сталкиваетесь чаще всего?

Василий Зудин: Изменения, которые сейчас происходят – глобальны. Цифровизация коснулась каждого. Она затрагивает не только бизнес, но и личную жизнь, и, как и любые изменения, вызывает у людей сопротивление. Это нормально, с этим можно и нужно работать.

Информационная политика нашей компании как раз построена на разъяснениях изменений законодательства и практических аспектов работы с электронными сервисами. Каждую неделю компания «Такском» выпускает несколько вебинаров, где эксперты компании и приглашенные специалисты рассказывают об особенностях работы с электронными документами, онлайн-кассами и системой маркировки, разбирают на практике нюансы налогообложения для разных компаний и учат взаимодействовать с государством с помощью современных электронных сервисов.

М.Б.: Как только человек преодолевает первое сопротивление, он начинает понимать на практике, как современные сервисы упрощают рабочие процессы.

В.З.: Например, помимо стандартных сервисов для сдачи отчетности есть продукт, который позволяет проверить контрагента до заключения с ним договора, чтобы обезопасить себя от неблагонадежных поставщиков.

Есть сервис, который автоматически сверяет книги покупок и продаж до отправки отчетности в налоговую. Это избавляет от необходимости исправлять документы по требованию ФНС в случае расхождений. Крупнейшие операторы предлагают целый ряд таких сервисов, из которых можно как в конструкторе создать собственный комплекс решений, закрывающий потребности именно вашей компании.

Безопасность

М.Б.: Насколько безопасно доверять документы оператору? Могут ли электронные документы потеряться?

В.З.: Компании, являющиеся специализированными операторами электронного документооборота и электронной отчетности, в обязательном порядке проходят все этапы аккредитации и сертификации.

У нас есть все лицензии ФСТЭК и ФСБ, и получение лицензии – это серьезный процесс. Наличие соответствующих лицензий означает, что все данные, которые мы передаём, шифруются и максимально защищены.

Если говорить про отчетность, то вся информация хранится в тройном экземпляре: у клиента на компьютере и в зашифрованном виде на двух серверах «Такском». Потерять то, что дублируется три раза, практически невозможно. И поэтому в электронных документах всегда будет порядок и круглосуточный доступ к файлам. Не нужно ничего искать, отправлять в архив сотрудника, который перелопатит 100 тонн бумаги и все равно не найдет нужный документ.

Представьте, что налоговая запросила данные по контрагенту, допустим, за 2016 год. Как вы будете искать это в бумажном виде? А в электронном виде это легко. Есть специальный сервис, которые за считаные минуты соберет полный пакет документов по конкретному контрагенту за нужный период для суда или налоговой, а также обеспечит хранение и систематизацию электронных документов компании.

Ну и банальное. У нас был клиент, который при очередной проверке отправил в налоговую три полных грузовика запрашиваемых документов. Это тонны бумаги и огромные траты на логистику. Электронный документооборот обойдется гораздо дешевле и любой документ будет отправлен моментально с отметкой оператора, подтверждающей время доставки.

Электронные подписи

М.Б.: Электронный документооборот невозможен без электронной подписи. В последнее время все больше пишут о случаях мошенничества. Как защитить себя и кто несет ответственность за использование чужой электронной подписи?

В.З.: Это вопрос действительно волнует многих. И правительство уже приняло меры. В прошлом году вступили в силу новые правила выдачи электронной подписи. Раньше получить подпись на имя владельца компании можно было по доверенности. Сейчас ключ может получить только сам руководитель лично.

Кроме того, с этого года меняются требования к удостоверяющим центрам, которые имеют право выдавать такие подписи. И большинство компаний, которые раньше оказывали эти услуги, не смогут больше этого делать, потому что не соответствуют новым требованиям. Так что, если вы получили электронную подпись лично в аккредитованном удостоверяющем центре и не отдавали ее добровольно третьему лицу, то беспокоиться не о чем.

В последнее время увеличился запрос на электронные подписи для физических лиц. И это действительно удобно. С электронной подписью можно подтвердить запись на портале Госуслуг, подать документы в суд, зарегистрировать недвижимость, не выходя из дома.

Что будет с сотрудниками?

М.Б.: Еще один коварный вопрос. Переход на электронный документооборот означает обязательное сокращение штата?

В.З.: В нашей практике не было случаев существенного сокращения штата сотрудников у клиентов. Наоборот, переход на ЭДО высвобождает ресурсы для других процессов.

Те задачи, которые раньше откладывались в сторону из-за рутинной работы, наконец-то начинают реализовываться. ЭДО – это автоматизация процесса, но работа с документами, пусть даже часть полей в них заполняется автоматически, невозможна без участия профессионала. Нам кажется, что это точно не повод для беспокойства.

Как изменится налоговая отчетность

М.Б.: Какие новшества в применении ЭДО ждут бизнес в ближайшее время?

В.З.: С 2021 года вся бухгалтерская отчетность должна представляться в налоговые органы только в электронном виде. Раньше некоторые категории налогоплательщиков могли сдавать на бумаге, теперь электронная бухгалтерская отчетность стала обязательна для всех без исключений.

Постепенно переходит в электронный вид и кадровая отчетность. Многие уже перешли на электронные трудовые книжки, а работодатели с прошлого года обязаны отчитываться в ПФР в электронном виде обо всех кадровых изменениях.

Все большую популярность набирают электронные больничные. Например, по статистике «Такском» за прошлый год количество электронных запросов в ФСС по электронным больничным среди клиентов компании увеличилось в 4 раза. Сейчас идет эксперимент по внедрению кадрового ЭДО среди компаний-добровольцев и это очень перспективное направление.

Популяризации способствует развитие маркировки и стартующий скоро проект прослеживаемости импортных товаров. Это важно, потому что благодаря этим проектам электронный документооборот начинают внедрять не только крупнейшие компании, но и представители малого и среднего бизнеса. На рынке уже сейчас существует множество решений ЭДО именно для малого бизнеса. Это, как правило, онлайн-кабинеты и работать с ними не сложнее, чем с обычным сервисом электронной почты.

Нам бы хотелось, чтобы у бизнеса стало чуть больше доверия к цифровым сервисам. Надеемся, что часть опасений удалось развеять.

Партнерский материал

Читайте также:

Комментарии
Участники дискуссии: Роман Денисов, Андрей Роговский
Нач. отдела, зам. руководителя, Волгоград

Статья почему-то раскрыла только рекламную акцию какой-то определенной компании, деятельность которой распространяется на электронный документооборот. Это - миф, а где - реальность.

1. Работа интернета - в организации не работает сервер, проблеммы с браузером, не работает сервер в ПФР, МИФНС, ФСС. Последнее - самое интересное, т.к. если ты вовремя отправляешь отчет, но у них не работает сервер, и они приняли твою отчетность с нарушением срока, никто не разбирается, кто в этом случае виноват, Тупо выписывают штраф на организацию, никогда не признавая своей вины. Это еще один канал для выкачивания денег.

2. При переходе на электронные трудовые книжки в отдел кадров прилетело 5 новых отчетов, формы которых зачем-то без конца изменяются. При приеме-увольнении подавать отчет нужно - в день процедуры. При хорошей текучести кадров это только увеличивает объем работы, как если бы это было при заполнении трудовой книжки. При увольнении необходимо все-таки выдать некоторые формы, установленные ПФР, на бумаге увольняющемуся сотруднику. Где сокращение времени?

3. Из всего состава сотрудников 8% согласились перейти на электроонные трудовые книжки, половина перешедших уже жалеют об этом. Может все-таки нужно хотя бы иногда спрашивать мнение людей, прежде чем внедрять в жизнь процесс в обязательном порядке?

4. Ваша так называемая популярность электронных больничных листов. При обязательном переходе на прямые выплаты что проиходит: некоторые медициинские заведения выдают по старинке бумагу. некоторые - электронную распечатку больничного листа со всеми его параметрами, а некоторые пишут от рукуи на бумажке в линейку, номер больничного листа, когда закрыт, печать врача. Ни штампа, ни печати мед учреждения, объясняя это тем, что отдел кадров либо бухгалтерия должны зайти на сайт ФСС, и по номеру найти этот больничный. Вопрос: зачем сотрудникам отдела кадров или бухгалтерии тратить свое рабочее время на поиски по сайтам, когда работник обязан сам доказать правомочность оплаты своего отсутствия на рабочем месте? Это не электронный документооборот!

Прежде, чем рекламировать конкретный процесс, правда,, окунитель в реальную действительность. Не надо однобоко подходить к этому вопросу. Не облегчает это жизнь,.

Консультант, Украина

Цифровизируя бардак - получаем цифровизированный бардак

 

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Большинство россиян не довольны своей зарплатой

Четверть опрошенных хочет добиться повышения на сумму более 50 тыс. руб.

6 из 10 россиян жалуются на переработки

Лишь 3 из 10 россиян работают строго по графику без переработок.

Россияне назвали главную мотивацию для работы

Выбирая между прибавкой к зарплате или повышением в должности, большинство россиян выберут деньги.