Кейс ГК «Шоколадница»: как перейти в единую систему 1С и внедрить единую методолгию

Единая автоматизированная система 1С, в которой все подсистемы работают взаимосвязано – это то, к чему должна прийти каждая организация, которой важно работать только с корректной отчетностью, актуальными и своевременными данными, вовремя отслеживать изменения в законодательстве и не тратить время на лишние движения, которые приводят к торможению рабочих процессов.

Увы, на сегодняшний день даже компании крупного сегмента со сложной разветвленной структурой (десятки или сотни подразделений), которые работают с большим объемом аналитической информации и финансовыми данными, до сих пор ведут учет в нескольких базах 1С, что приводит к дополнительным затратам времени, средств, а также к частому возникновению серьезных ошибок. 

Мы в RDV понимаем все эти проблемы, так как в нашей практике это не единичный случай. И наши специалисты успешно работают над их разрешением. 

Чтобы не быть голословными, делимся нашим кейсом, где мы успешно завершили проект по консолидации РСБУ в единой информационной системе, оптимизировали бизнес-процессы бухгалтерского и налогового учета, а также выстроили единую методологию для всей ГК. 

О клиенте. В 2019 году к нам обратилась сеть «Шоколадница» – крупная и активно развивающаяся компания ресторанного бизнеса в Москве, а также в крупных регионах России и странах СНГ. На данный момент рестораны компании «Шоколадница» включают в себя такие известные бренды, как «Шоколадница», «Кофе Хауз», «Вабисаби», Panda, Макс Бреннер и другие. В состав ГК входят более 50 юрлиц и более 350 кофеен.

Ознакомиться с другими кейсами компании можно на сайте RDV

С какими проблемами обратился клиент

До обращения в RDV компания вела все процессы по бухгалтерскому и налоговому учету в 4-х разных базах, основанных на 1С:Бухгалтерия предприятия 2.0. Основной проблемой было то, что данные системы содержали множество доработок, что вызывало реальные сложности поддерживать их в актуальном состоянии, учитывая изменениям в законодательстве. 

Учетные политики, планы счетов, справочники нормативно-справочной информации не были унифицированы и содержали большое количество расхождений в исторических базах. У компании уходило много времени на подготовку сводной отчетности, от этого тормозились остальные процессы.

Все эти проблемы возникали систематически, компания пробовала ранее решать какие-то вопросы локально, но в процессе появлялись новые недочеты. Нужно было подходить к вопросу комплексно, ведь дальнейшее откладывание привело бы к последствиям, которые практически невозможно было бы исправить.

Как строился процесс работы с ГК «Шоколадница»

Клиент, чтобы наладить бизнес-процессы в компании и устранить перечисленные недостатки, принял решение внедрить единую автоматизированную систему регламентированного учета в 1С. Так мы в январе 2020 года начали плодотворное сотрудничество с ГК «Шоколадница».

Работу начали с анализа существующих бизнес-процессов учета, текущих показателей системы 1С, а также методологии для всех организаций, которые входят в ГК.  Выполняли большой пул задач, в которые вошли: 

  • разработка детальных функциональных требований к ведению регламентированного учета;
  • проведение анализа конфигураций 1С:Бухгалтерия предприятия 2.0;
  • необходимые доработки в конфигурацию 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0;
  • внедрение решения по сближению учетных принципов и унификации бизнес-процессов;
  • проведение моделирования бизнес-процессов в единой системе 1С;
  • анализ и модернизация интеграционных потоков, а также проектирование механизмов интеграции данных с действующими смежными системами клиента - 1С:Документооборот, 1С:Управление рестораном, 1С:Зарплата и управление кадрами.
  • проектирование и внедрение механизмов переноса данных из исторических систем, включая отчеты сверок начальных остатков и оборотов;
  • полная доработка автоматизированной системы в соответствии с методологией учета и архитектурой взаимодействием систем. 

Все проведенные доработки единой информационной системы были протестированы и продемонстрированы клиенту. Помимо этого оказали полную методологическую и консультационную поддержку и провели обучение для ключевых пользователей 1С. 

Клиенту было важно, чтобы бизнес-процессы работали без сбоев, так как компания росла, увеличивалось количество пользователей, задач – нужно было все поддерживать в рабочем состоянии. Мы учли этот момент по следующим функциональным блокам в рамках единой консолидированной бухгалтерии системы (часть из них посредством интеграции с другими системами 1С, часть посредством учета в самой системе):

  • кассовые и банковские операции, включая централизованное Казначейство;
  • закупки и продажи;
  • доходы и расходы будущих периодов;
  • учет финансовых вложений;
  • расчеты по кредитам и займам;
  • основные средства и нематериальные активы;
  • складской учет;
  • учет товарно-материальных ценностей в эксплуатации;
  • расчеты по заработной плате и с подотчетными лицами;
  • резервы по сомнительным долгам;
  • взаиморасчеты с контрагентами (плюс внутригрупповые операции компаний);
  • выпуск продукции на заводе по производству готовых блюд и полуфабрикатов;
  • учет капитала;
  • учет налогов и сборов;
  • отражение зеркальных операций в ВГО;
  • данные по закрытию месяца;
  • подготовка регламентированной отчетности.

Какие результаты получил клиент

Летом 2020 года был осуществлен полный переход всех юридических лиц ГК «Шоколадница» в новую учетную автоматизированную систему по всем перечисленным выше функциональным блокам, а также были переданы данных из исторических систем за первое полугодие 2020 года. 

Внедрение единой системы позволило клиенту:

  • настроить работу с актуальными бизнес-процессами в единой системе, отказавшись от устаревших разрозненных систем;
  • ощутимо сократить сроки по формированию и закрытию отчетного финансового периода;
  • в разы повысить оперативность процессов подготовки регламентированной отчетности;
  • заложить возможность дальнейшего развития процессов, в том числе и для управленческого учета;
  • упростить процедуру прохождения внешнего аудита и повысить прозрачность данных для него. 

Наше сотрудничество с ГК «Шоколадница» – это реальный серьезный опыт, где мы смогли доказать высокий уровень компетенции наших специалистов, сильную экспертизу, что и привело нас к отличному результату, которым остался доволен клиент.


Компания RDV занимается автоматизацией среднего и крупного бизнеса. Специалисты подходят к вопросу комплексно: не только автоматизирует текущую систему учета, но и разрабатывает единую методологию ведения всех видов учетов. Это позволяет сблизить учеты, оптимизировать процессы, уменьшить количество необходимых доработок и настроек и, как следствие, снизить стоимость и сократить сроки внедрения для клиента, что является одним из основных моментов для большинства компаний. Специалисты RDV имеют сильную экспертизу в 1С и всегда открыты к обсуждению новых проектов.

Партнерский материал

Комментарии
Менеджер, Москва
Евгений Равич пишет:
Дарья Гаврилова пишет:
Евгений Равич пишет:
Антон Французов пишет:
Евгений Равич пишет:
Дарья Гаврилова пишет:
Евгений Равич пишет:
проведение моделирования бизнес-процессов в единой системе 1С

Добрый день, Евгений! 

Процессы были связаны с текущей оперативной деятельностью компании и обеспечивали интеграцию между системой 1С:Управление рестораном и консолидированной системой бухгалтерского учета.

Увы, больше информации предоставить не можем. 

Дарья, детали, естественно, не требуются. Но хотя бы названия верхнего уровня (например, Продажи) позволили бы хотя бы как-то понять, что конкретно описывалось, моделировалось, оптимизировалось и т.д. . 

Просто констатация, что были проблемы, которые Вы успешно решили, никакой полезной информации не содержит.

Как я понял из этого:

Комплексное внедрение автоматизированной системы позволило клиенту:

  • настроить работу с актуальными бизнес-процессами в единой системе, отказавшись от устаревших разрозненных систем;
  • ощутимо сократить сроки по формированию и закрытию отчетного финансового периода;
  • в разы повысить оперативность процессов подготовки регламентированной отчетности;
  • заложить возможность дальнейшего развития процессов, в том числе и для управленческого учета;
  • упростить процедуру прохождения внешнего аудита и повысить прозрачность данных для него. 

они решали вопрос автоматизации подготовки консолидированной бухгалтерской отчетности.

Кредита они захотели или поделиться долей в бизнес - HORECA, все таки... 

По крайней мере, они только обсуждают возможность построения систем управления БП и управленческого учета. Следовательно, цели ставились другие. 

Да, вполне возможно.

Я могу понять сложности консолидации баз данных 1С, переделки всей архитектуры инсталлированной конфигурации 1С, повышения ее производительности, требования бухгалтеров и финансистов с точки зрения качества учета и отчетности и какие-то смежные детали.

Мой вопрос касался отдельной строки в статье, которая говорит о моделировании бизнес-процессов в 1С без упоминания самих этих процессов. Обычная и понятная мне практика, неоднократно обсуждавшаяся на этом форуме с участниками, которые неплохо разбираются в теме, предполагает более серьезное внимание к тому, как именно обсуждаются и описываются процессы, с помощью каких нотаций и инструментов, как они моделируются, внедряются, настраиваются и далее по списку.

Именно поэтому и был задан мой вопрос выше. Пока трудности IT и детали работы с 1С я бы вынес за скобки, в каждой крупной организации много уникальных особенностей.

Посмотрим, будут ли какие-то комментарии от автора.

Добрый день, Евгений!

Рассмотрим на примере процессов Продаж. В ГК есть разные виды продаж (розница, опт, ВГО). Каждый из процессов подлежит оптимизации. Например, по ВГО можно использовать зеркалирование документов, автоматическое выставление счетов фактур. По рознице нужно понять используются ли аналитика "номенклатура" при анализе бух.и управленческого учета. Если не используется, значит есть вероятность, что нет смысла тащить данную аналитику в бух.систему, тем самым можно сократить время на закрытие периода и улучшить производительность системы. Соответственно, все процессы, которые оптимизировались, подлежали моделированию в самой системе.

Скажите, пожалуйста, с какой целью вы интересуетесь? Наши внутренние процессы работы детально мы не можем раскрывать. 

Если вы хотите получить более подробную консультацию по оптимизации процессов, то мы готовы обсудить это в индивидуальном порядке.

Дарья, я не посягаю на какие-либо тайны и конфиденциальные детали.

Еще раз:  в Вашей статье упоминается моделирование бизнес-процессов без каких-либо деталей, это и вызвало мой вопрос. Сейчас Вы еще раз сказали, что некие процессы моделировались и оптимизировались, снова не указав, что это за процессы.

Если, как в примере Выше, кто-то решил проверить, как и зачем формируются и используются данные учета - замечательно, но это маленький кусочек какого-то большого процесса и не очень понятно, почему перечисленное не было сделано раньше в рабочем порядке. 

Без общей картины мне как читателю трудно оценить, что именно Вы улучшили и в каких еще областях, кроме бухгалтерского и налогового учета (что само по себе очень важно).

 

 

Евгений, добрый день!

В описании самого кейса и в комментариях выше мы осветили необходимую информацию. Все детали мы можем обсудить с вами индивидуально. Можете оставить заявку на нашем сайте. Спасибо 

2
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Трудоспособное население в возрасте 20-24 лет за десятилетие сократилось вдвое

Сказываются последствия невысокой рождаемости 1990-х годов.

В каких регионах РФ больше всего жителей занимаются малым бизнесом

На первом месте – Санкт-Петербург.

По специальности, полученной в вузе, работают 4 из 10 россиян

Работать по специальности, полученной в вузе, в последние годы стало больше россиян.

Большинство россиян не довольны своей зарплатой

Четверть опрошенных хочет добиться повышения на сумму более 50 тыс. руб.