Артем Мартынов: Роль внутреннего портала в современной компании

Артем Мартынов

Первый тренд развития интернет можно назвать информационным: доступ к сети означал возможность поиска и размещения информации (сначала текст, потом графика, музыка, видео...).

Вторую волну породил Фейсбук и социальные сети: интернет превратился в место общения и знакомства, пользователи полюбили лайки, стали активно развиваться сообщества и сетевые игры. Возникла мода на экспертное мнение и теперь частный блогер может быть популярнее национального СМИ. Сейчас это основной тренд в сети, назовем его социальным.

Третий тренд только начинается, хотя в отдельных областях уже отчетливо видны его приметы: семантический анализ и ассоциативный подход. Методологическую основу можно найти в работах Альтшулера (ТРИЗ), или даже в менеджменте и социологии. Информация собирается из десятков и тысяч мест, и анализируется на вероятности и тенденции, представляя пользователю порой в совершенно неожиданном свете. Тем самым механизмы интерпретации данных приближаются к принципам, по которым работает человеческое мышление.

Переводя это в плоскость развития внутреннего портала: перед тем как вы начнете его создавать - постарайтесь понять, что именно вы хотите получить в итоге? Информационную доску, средство коммуникации между сотрудниками или инструмент анализа и оценки ситуаций, помощника в поиске возможностей?

В настоящее время большинство из крупных российских компаний, и многие компании среднего звена уже обзавелись или планируют обзавестись в ближайшей перспективе собственным внутрикорпоративным порталом. Что же это за явление, и какую роль отводит руководство внутреннему порталу?

Чтобы лучше это понять, начнем с общей оценки информационных систем на примере средней российской компании:

1. Для ведения бухгалтерского и финансового учета как правило приобретается один из специализированных продуктов по финансовому учету или их комплекс (например 1С:Бухгалтерия, 1С: Предприятие, БЭСТ, Парус и т.д.);

2. Для целей учета персонала может приобретаться соответствующая кадровая программа (1С:Кадры, 1С:Зарплата и проч.);

3. Для службы маркетинга и продаж приобретается одна из разновидностей CRM (бесплатная или платная);

4. Для производственного процесса - какая либо из ERP-систем;

5. Развитие документооборота приводит к необходимости внедрения Системы электронного документооборота (вариантов СЭД нынче множество)…

…и так далее. Нужно организовать проектное управление - приобретается MS Project или Primavera, для склада - система складского учета, для анализа и описания бизнес-процессов - BPWIN, BizAgi или даже ARIS. И лишь стратеги по привычке продолжают в основном работать в PowerPoint. Побочным эффектом подобного подхода является кастовость внутренних служб, каждая из которых работает исключительно в рамках собственной системы, крайне опасливо делясь информацией с остальными, и в то же время постоянно запрашивая у них недостающие данные.

Например: В одной компании мы наблюдали одновременное сопровождение 5! штатных расписаний: помимо кадровой службы его вели финансисты для расчета зарплат, проектный офис - для распределения ответственных по проектам, производственная служба вела учет рабочих в ERP, и даже ИТ-подразделение вело свой учет сотрудников для системы доступа и телефонного справочника… Самое интересное, что ни в одной из систем штатное расписание не было по-настоящему полным и актуальным.

И в дополнение к этому зоопарку руководство вдруг «созревает» до организации внутрикорпоративного портала, аргументируя его необходимостью повышения прозрачности и информированности сотрудников внутри компании. И вот тут то и проявляется уже ставший привычным мозаичный подход: создавая свой внутренний портал, компании наполняют его в первую очередь теми задачами и функциями, которые отсутствуют в остальных информационных системах предприятия (что для начала в общем правильно). Однако редко кто задумывается о необходимости взаимно интегрировать используемые в компании информационные системы в единый прозрачных механизм сбора и интерпретации данных, то есть о построении подлинно единого информационного пространства. Как и о том, что именно портал может сыграть ключевую роль в его создании.

Большинство существующих на рынке предложений по организации внутренних корпоративных порталов компаний ограничиваются лишь типовым набором функционала:

  • Новостная лента (возможность публикации новостей, объявлений, документов, создания целого набора специализированных разделов по направлениям);
  • Документы (специализированный сервис для публикации официальных внутренних документов);
  • Телефонный справочник;
  • Анкеты и тесты (проведение опросов и тестирования);
  • Фотогалерея (специализированный сервис для публикации фотоотчетов с событий и внутренних фотоконкурсов);
  • Форум (внутренние площадки для обсуждений производственных или частных тем);
  • Поиск (быстрое нахождение информации по тексту или реквизитам).

Естественно в данных сервисах допускается прикрепление изображений, документов, ссылок, таблиц, используется разграничение прав доступа на публикацию и чтений. При этом внешнее оформление и размещение указанных сервисов на странице особого значения не имеет, важен именно функционал. Данный типовой набор может быть вполне достаточен для отдельной компании, и построен на основе одной из популярных коробочных платформ (1C-Bitrix, MS SharePoint и др.).

Тем не менее, мы считаем что существует необходимость в более серьезных инструментах информационной поддержки систем управления и визуализации данных. Портал должен не просто информировать сотрудников, он должен стать основой, единым окном входа ко всем используемым информационным системам, обеспечивая прозрачность потоков информации и данных из одного приложения или АРМа в другой, агрегируя и представляя нужную информацию «Здесь и Сейчас». Иными словами, развитый внутренний портал - это не просто еще одна система, предназначенная для новостей и объявлений (некое внутреннее СМИ), а единое окно входа ко всем остальным информационным системам компании, которое должно позволять менеджменту наблюдать и анализировать внутренние процессы и состояние по всем аспектам деятельности компании, держать ситуацию под контролем буквально «на кончиках пальцев». Портал представляет общие, агрегированные данные в удобном виде, а если требуются подробности - менеджер просто переходит по ссылке в соответствующее приложение, причем сраху же попадая в нужный раздел или отчет.

Задача сложная, но интересная, причем для каждого предприятия она уникальна, в силу перечня используемых именно у нее информационных систем, особенностей настроек этих систем и общей степени формализации внутренних процессов. И разумеется, типовым коробочным продуктом подобную задачу просто невозможно решить.

Если вы все-таки созрели до внутреннего корпоративного портала, то первый вопрос: с чего начать? Наши рекомендации:

1. Проведите аудит уже используемых информационных систем, какие именно данные они обрабатывают, какие подразделения с ними работают. Можно свести все в простую таблицу:

Информационная система

Обрабатываемые данные

Задействованные подразделения

Перспективы развития

2. Добавьте в эту таблицу информационные комплексы, которыми дополнительно интересуются сотрудники, а также перечень вопросов и областей знаний, которые в компании остались незадействованными, но их хотелось бы учесть.


3. Сформируйте перечень основных информационных потоков организации, по которым требуется повысить прозрачность прохождения и взаимодействия служб. Например:

Продукты (инженерная служба) => Клиенты (служба маркетинга и продаж, CRM) => Договоры (юридическая служба, Система согласования договоров) => Производство (ERP) => Склад (Система складского учета) => Финансы (Бухгалтерия, 1C)

Подумайте как в эти информационные цепочки можно встроить систему учета персонала, СЭД, систему управления проектами и проч., а также какая именно информация (в какой части и с какими уровнями доступа) должна переходить из одной системы в другую.

4. Составьте перечень уже имеющихся инструментов трансляции данных из одной системы в другую (шлюзов), все ли переходы в вышеуказанных информационных цепочках они охватывают и нет ли пробелов, отсутствующих «белых пятен»?

5. Понимая как должна проходить информация, какие из имеющихся информационных систем нужно подключать и в какой части, каким службам в первую очередь требуется информационная помощь - вы неизбежно придете к пониманию нужен ли вашей компании внутренний портал, и как именно он может быть устроен.

На современном уровне развития технологии веб-программирования, фактически любой из отсутствующих пробелов в информационных цепочках, или средство инфообмена между различными системами, можно реализовать на базе веб-технологий, в рамках внутреннего портала.

Например: если вы уже пробрели CRM-систему, и она вас полностью устраивает - прекрасно, определяйте какие именно данные в нее должны вводится из других систем и какие выводится, и реализуйте это посредством универсального шлюза - внутреннего портала. Если же CRMотсутствует - ее можно реализовать непосредственно внутри портала, разграничив права доступа и организовав ее внутреннюю логику работы в любом удобном виде. Главное - чтобы цепочки прохождения информационных потоков не прерывались, а работа с CRMбыла понятной и удобной для сотрудников, обеспечивая при этом ее сохранность и конфиденциальность.

Тем самым портал не только не становится дублирующей системой, наоборот - он позволяет более полноценно использовать данные из всех внутренних систем организации. Вся информация становится вводимой только один раз, отпадает необходимость в сверках, дублирующем введении данных, взаимных упреках и несостыковок данных, сроков, ответственных, цифр…

vnytrennii_portal.jpg

Как видно из представленной схемы, различные разделы портала не просто тесно интегрированы друг с другом (представлена лишь часть взаимосвязей), но и в целом портал становится связующим звеном между разными информационными системами компании, объединяя их в единое информационное пространство. Отсутствие портала не только лишает компанию этих связей, но и может потребовать разработки дополнительных информационных шлюзов между различными системами для их интеграции, что может привести даже к большим расходам, чем организация портала.

Например: перечень подразделений и сотрудников из системы учета персоналом становятся автоматически подгружаемыми справочниками в систему управления проектами, ERP, СЭД, да хоть в телефонный справочник.

Сформировав принципы построения портала и его логику, можно уже переходить к структурированию разделов и дизайну интерфейса. Что же касается программной платформы, то если структура и принципы портала в общем просты и стандартны - то можно воспользоваться одной из типовых коробочных решений (1C-Bitrix, MS SharePoint, LotusNotes), а если достаточно сложны и предполагают уникальные подсистемы - то лучше строить портал с нуля именно под вашу компанию, на базе одной из распространенных платформ: ASP, PHP, Java.

Не каждая компания может себе позволить держать в своем штате команду профессиональных программистов для создания и развития портала, обычно приглашается сторонняя компания, специализирующаяся в данной области. Профессиональный разработчик поможет вам в формировании полноценного Технического задания и выборе платформы, предложит пути оптимизации информационных потоков, расскажет о существующих возможностях, а после работы - обеспечит поддержку работоспособности портала. Непрофессиональный разработчик - скорее всего настоит на одном из коробочных решений, сделает его первичную настройку и умоет руки, оставив вас самостоятельно развивать портал, учится его интеграции с другими системами, и думать - а что же вы в итоге получили, и этого ли хотелось.

Если вы качественно спроектировали ваш будущий интранет-портал, и команда разработчиков сумела его реализовать в должном виде - вы получаете не просто единое окно входа к различным срезам внутренней информации, вы приобретаете возможность управления этой информацией и ее потоками. Собираемые из различных систем цифры, данные, сроки… позволят вам отслеживать внутренние тенденции и их корректировать, путем оптимизации информационных потоков и целостного анализа внутренней жизни компании. Посредством развитого внутреннего портала компания приобретает значительное конкурентное преимущество, ведь она сможет оперативнее реагировать на вызовы, и раньше выявлять негативные ситуации. А решения вида «конструктор отчетов» позволит сотрудникам самим формировать для себя требуемые данные именно в том формате, которые им нужны. Естественно что само все не заработает, и придется вовлекать персонал в развитие и сопровождение портала, возможно назначить ответственных на местах за сопровождение подразделов и актуализацию данных. Однако эти сложности оказываются не такими уж и сложными, ведь каждый сотрудник начнет замечать что он работает не в отдельном обособленном отделе или кабинете, а является частью большой и мобильной компании, готовой к развитию и изменениям.

Что же касается форумов и «лайков», их легко можно встроить в портал на любом этапе, главное не перегрузить его социальной составляющей, не превратить рабочий инструмент в средство совместного времяпрепровождения. Впрочем как мы уже не раз убеждались, превращение своего внутреннего портала в социальную сеть нужно далеко не всем компаниям…

Удачи в начинаниях!

Статья впервые опубликована на сайте компании «ПроБизнесКонсалтинг»

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Треть россиян проваливаются на стресс-интервью при трудоустройстве

Такую методику при отборе кандидатов использует почти каждый пятый работодатель. 

Компания Admitad раздаст 15% акций ключевым сотрудникам

Владелец компании рассчитывает, что это дополнительно усилит мотивацию команды работать с высокой эффективностью и поможет привлечь новых перспективных сотрудников.

Треть россиян работают удаленно из дома с детьми

При этом женщины остаются дома с детьми чаще мужчин – 76% против 24%.

Forbes опубликовал рейтинг лучших работодателей России

Forbes учитывал не только соцпакет, средние зарплаты и условия труда, но и экологический след компаний и их влияние на общество.