Алексей Лавриненко: Отказ от планирования своего дня. Личный опыт

Алексей Лавриненко

До определенного момента я считал наличие списка дел на день незыблемым, краеугольным камнем всех систем планирования, которые менял и применял в своей жизни. Не ошибусь, если скажу, что я такой не один. Планирование, в котором результатом является список дел на определенный период времени, традиционно считается одним из важных условий достижения результатов. «Тщательно планируйте свой день» - такой совет исходит как от профессоров университетов, так и от предпринимателей-фрилансеров, пишущих в свои блоги на тему личной эффективности.

Я за несколько лет сменил несколько систем персонального планирования, с разной степенью технологичности – от общих тетрадей до электронных органайзеров с потрясающим воображение функционалом. Ни одна из этих систем не порадовала меня своей стабильностью. Самая устойчивая просуществовала, пожалуй, месяцев восемь. Регулярно наступавшие кризисы в планировании и управлении делами мне удавалось преодолевать только через разрушение старой и создание новой персональной системы. В такие моменты я все больше задавался вопросом – а не являются ли ошибочными сами принципы, на основе которых я раз за разом начинаю осваивать очередной «органайзер»? Но сломать устойчивые парадигмы и шаблоны мышления оказалось не так-то просто. Перестать тщательно планировать свой день? Крамола…

Открытие GTD

В один из кризисных дней я в поисках вдохновения перебирал файлы в папке «личная эффективность». И наткнулся на книгу Дэвида Аллена «Как разобраться с делами. Искусство продуктивности без стресса». Я стал читать, поскольку слово «стресс» в подзаголовке книги мгновенно вошло в консонанс с состоянием, которое я в тот момент испытывал.

Все системы персонального планирования, которые я создавал для себя ранее, в первые дни использования вызывали у меня приступы сильнейшего вдохновения. Все поначалу выглядело замечательно комфортным. Но постепенно кривая эффективности замедляла свой рост, чтобы рано или поздно стремительно пойти вниз. Порядок, каркасом которого стала GTD Аллена, казался подозрительным и вызывал во мне внутреннее противодействие. Рад, что у меня хватило терпения преодолеть его. Этой системой я пользуюсь уже несколько лет и не вижу никаких предпосылок отказываться от нее. И главное, что ее эффективность только нарастает, в отличие от более ранних «версий».

Почему все сложилось именно так?

Считается, что ключевой принцип, лежащий в основе системы GTD, описанной Алленом – «выбросите все из головы!». Это действительно важно. Хотя сама перспектива вырабатывать привычку все записывать в противовес привычке складировать все в своей голове для кого-то может оказаться просто пугающей. Но я сейчас понимаю, что мой успех в создании системы продуктивности на основе GTD связан с другим ее принципом. А именно с отказом от составления списков задач на день. Вот эта привычка действительно далась мне не сразу. Когда мое терпение уже подходило к концу и GTD-система уже начинала казаться очередным неудачным экспериментом, произошел качественный скачок, некое прозрение. Одновременно я стал испытывать необычное чувство эмоциональной свободы от необходимости следовать установленному самим собой плану. Гибкость в выборе того, чем мне заниматься в сочетании с полным контролем над состоянием всех своих дел – это действительно сильное ощущение.

План «на завтра» не является необходимостью

Я вижу проблему классического тайм-менеджмента в непременно жестком соединении понятий «календарь» и «список задач». Определим их следующим образом:

Календарь – система исчисления времени. В контексте планирования – в часах, днях и неделях.
Список задач – перечень действий, требующих выполнения с нашей стороны или нашего непосредственного участия.

Предполагается, с утра у вас должно быть четкий перечень того, чем вы будете заниматься до тех пор, пока не ляжете спать. Есть неразрывная связка: день – единица времени, и список задач – ваши предполагаемыедействия в течение этого дня. Если есть задача, которую вы признаете («да, мне надо это сделать») – у вас уже есть обязательство. Стремление составить список дел – это признание, что одного этого обязательства недостаточно. Должно быть еще одно – обязательство выполнить задачу в определенный день (неделю, месяц).

А хотите избежать каждодневного переписывания задач, которые вы не успели сделать сегодня, в список на следующий день? Тогда вам еще придется научиться оценивать предполагаемые затраты времени на каждое дело из списка. Классики тайм-менеджмента утверждают, что с каждым разом вы будете делать это все более и более точно. Пожалуй так и есть, если большинство ваших задач схожи хотя бы примерно как кирпич и шлакоблок…

При этом самым надежным вариантом считается расписание: когда задачи распределены по строгой структуре дня из часов и минут. Это тот кинический случай, когда в 8 утра вы предполагаете, что с 13.45 по 14.30 будете заниматься подготовкой отчета о командировке, а с 14.30 до 15.30 – разрабатывать новую программу продаж для региональных дилеров.

Гибким вариантом считается планирование только 60-70% времени и сохранения остатка «про запас, на случай непредвиденных обстоятельств». Скажем, с утра я следую определенной модели поведения, выполняя одну за другой задачи из своего «to do», начиная с самых сложных и заканчивая теми, что попроще. Я динамичен, дисциплинирован, мне удается придерживаться расписания. И – ура! – в 16.00, всего на час позже, чем планировалось, я вычеркнул из него последний пункт. У меня осталось еще какое-то количество энергии. И у меня есть еще те самые 30% не распланированного времени. Но чтобы продуктивно использовать это время, я должен переключиться в другую модель действий: делать что-нибудь, не имея под рукой четкого расписания на оставшиеся резервные 4-5 часов. Но именно в этот момент дисциплина может сдать – основной план-то «освоен», да и вечер на подходе… И оставшееся время в итоге тратится самым безалаберным образом.

Возможно, я в какой-то степени утрирую свои оценки. Но я именно так вижу сейчас эту краеугольнуюмодель тайм-менеджмента, которой сам следовал довольно продолжительное время: ресурс времени (любой его отрезок) может быть максимально полезен только при наличии предельно ясного плана его использования. А иначе вы будете распыляться, заниматься делами приоритета «С», прокрастинировать...

Наличие плана в виде списка задач – на пару часов, на день или на неделю – вовсе не является обязательным условием нашей продуктивности и эффективного использования времени. Я утверждаю это, основываясь на собственном опыте применения системы, которая прошла испытание самыми разными жизненными ситуациями, внезапными серьезными и несущественными изменениями обстоятельств, кризисами и стрессами. В моей системе «календарь» и «список дел» - активно используемые инструменты управления своей деятельностью. Но список дел не является элементом системы, подчиненным календарю. Более 90% моих задач никогда не привязываются к дням, неделям или месяцам. И при этом они успешно выполняются. А те задачи, которые должны быть сделаны к определенному сроку – делаются к этому сроку.

Если вы собираетесь выполнять какую-то задачу, то именно ее завершение является единственным обязательством. Сделать эту задачу сегодня, включив ее в список – в большинстве случаев это лишь ваше пожелание иметь список, а не обязательное условие выполнения задачи.

Положим, вы находите у себя два-три десятка именно обязательных задач на сегодня или на завтра. Тогда спросите себя – это произошло, потому что вы плохо составляли план на день?

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Нач. отдела, зам. руководителя, Иваново

Отличная статья, полностью поддерживаю автора, он нашел баланс гибкости и точности в управлении своим временем. Баланс хаоса и порядка - это и есть гармония в том числе и гармония личности.

Управляющий директор, Самара

Тайм-менеджмент работает только тогда, когда ты уверен, что твой руководитель:

(1) обозначил тебе все вопросы, и даты, когда захочет услышать на них ответы,
(2) не спросит ответов на те вопросы, которые заранее не обозначил,
(3) не будет много раз дергать тебя ''ну, как продвигаются дела?'' внутри твоего рабочего периода (в случае, если ты не давал повода в необходимости дополнительного контроля).
(4) будет надлежащим образом обеспечивать твою работу, а не отмахиваться: ''не надо мне ваших дрязг, сами разбирайтесь''.

Невыполнение руководителем этих правил - отправляет к чертовой матери весь тайм-менеджмент, каким бы продвинутым он ни был.

Универсальный инструмент - напоминалки. Расстановка их зависит от того, как ты сам ощущаешь степень беспокойства и интереса такого вот ''спонтанного руководителя'' к твоим вопросам; и понимаешь зависимость этого интереса от внешних факторов.

Генеральный директор, Нижний Новгород
Александр Абрамов пишет: Тайм-менеджмент работает только тогда
Приветствую, Александр! У Вас опять утверждение типа ''только так, а не иначе''. А если начальника нет, что тогда с Вашими 4-мя обязательными пунктами?
Автор статьи пишет: «Тщательно планируйте свой день» - такой совет исходит как от профессоров университетов, так и от предпринимателей-фрилансеров, пишущих в свои блоги на тему личной эффективности.
Пожалуй выполню тщательный анализ статьи - наверняка окажется, что мы с автором в чем-то похожи (я тоже применяю GTD), а в чем-то разойдемся. Поскольку в моем списке вместо списка А.А. совсем другие пункты: Тайм-менеджмент - всего лишь неудачный термин управления собой. Лучше говорить о персональном менеджменте. А тут главное - не начальник, а твоя лень, которая крутит каждым человеком как хочет.
Управляющий директор, Самара

Владимир, давайте подставим вместо ''начальника'' на ''внешнюю среду''. Это всего лишь название переменной :) Пусть вы сами начальник. Но и тогда над вами тоже довлеет некая внешняя среда, дает вам привходящие.

Есть внешняя среда ''планомерно (предсказуемо) изменяющаяся'', а есть ''динамично (хаотически) меняющаяся''.
Мое утверждение основано на опыте работы как с планомерно развивающейся внешней средой, так и весьма (очень ''весьма'') динамически меняющейся. Я пропустил через себя десятки технологий ''тайм-менеджмента'', разработал три своих, и внедрил одну из них в своем коллективе. Поэтому осознанно рассуждаю об особенностях и ограничениях тайм-менеджмента; в частности, излагаю свои рассуждения и на этом форуме.
''Тайм-менеджмента'' нет, вот что я скажу :)

В условиях предсказуемости я планировал свой день вплоть до подхода к гантелям и турнику (запирался в кабинете), а в условиях динамичности (в которых пребываю сейчас) у меня на экране планировщика на айфоне висит цифра ''5'' (количество неотмеченных как сделанные задач, забитых мною в планировщик месяца три назад. Можно обнулить, но я визуально привык к ''пятерке'' на экране :)))
Любые способы формализовать ситуацию в динамично меняющихся условиях - это трата ресурсов. Здесь надежда только на свою голову, запас нервов и громкость электронной напоминалки.

В связи с этим хочется провести аналогию с утверждением Т.Кадыева, передаю смысл: ''процессный подход губит молодые [динамично развивающиеся] организации''. Точно так же: ''тайм-менеджмент'' губит менеджера, находящегося в динамично меняющейся обстановке.

Хочется также привести аналогию с боевой ситуацией: боец в условиях стресса имеет туннельное зрение, его движения резки и размашисты. Поэтому в автомате Калашникова такие крупные ''неэргономичные в спокойной ситуации'' органы управления, в отличие от винтовки М-16 (боец рискует не зацепить двумя пальцами относительно небольшой рычаг взвода, промахнуться по кнопке затворной задержки и т.п.)

Точно так же и тайм-менеджмент. Если все вокруг спокойно - менеджерите свое время сотней тегов, десятком папок и гео-привязок. А когда вы на передовой - ставьте напоминалки.

Технический директор, Москва

Стив Прентис ''Интегрированный тайм-менеджмент''.
http://www.kormilkin.info/publications/about-readed-books/business-books/87-time-management/218-stiv-prentis-integrirovannyj-tajm-menedzhment.html

Книга содержит гораздо более приближенные к научным исследованиям (психология, социология, физиология и др.) данные и гораздо дальше от попсы, в отличие от Аллена.
Отказ от календаря (''жесткие задачи'') и переход на задачи (''мягкие задачи'') возможен далеко не всегда и далеко не для всех. Так, например, без почасового календаря невозможно спланировать несколько встреч.
Впрочем, любые из существующих подходов ТМ, рекламируемых сейчас на рынке, не лишены главного недостатка - в них нет учета времени по Проектам.
Если проводить аналогию, то есть MS Project, в котором удобно учитывать время по проектам, но нет календаря (как в Outlook) и есть Outlook, в котором есть календарь, но нет проектного учета, как в MS Project. Да, есть несколько сторонних систем. Но лучше бы их не было.

Управляющий директор, Великобритания

GTD -хороший инструмент. Пользуюсь им более 5 лет. Входит в обязательную программу подготовки топ-менеджеров в ряде компаний, к примеру в Microsoft.
Осваивается просто, коучеры и тренеры не нужны. Важно освоить принципы, а далее каждый создает свою удобную систему. Для меня подходит модифицированный подход на базе Outlook+One Note+ Mindjet, предложенный MvGhee.'' Take back your life''

Директор по развитию, Москва
Александр Абрамов пишет: Владимир, давайте подставим вместо ''начальника'' на ''внешнюю среду''.
Зачем внешнюю среду? Раз место начальника у вас вакантно, займите его сами... Начальником над собой можем быть только мы сами. Просто некоторые функции этого начальника можно иногда делегировать кому то еще... Владимир Токарев, а Вы как думаете?
Управляющий директор, Самара
Михаил Кузнецов пишет: Начальником над собой можем быть только мы сами.
Внешнюю среду - никуда не деть. Она над вами начальник - в том, что формирует вводные. А вы, при отсутствии над собой руководителя, начальник - только в отношении собственной персоны (работу которой, кстати, нужно обеспечивать). Если внешняя среда постоянно и слабопредсказуемо меняется - то ФФтопку летит весь тайм-менеджмент. Мне могут тут сказать: ''тогда надо добавить ресурсов, и закрепить между ними хотя бы ОБЛАСТИ, в которых возникают задачи!''. А я отвечу: ''а зачем мне тогда тайм-менеджмент вообще? я-то ожидаю возможности обойтись теми же ресурсами!'' Поэтому я утверждаю, что тайм-менежмент применим только в локальной микрооптимизации работы в тех областях, где внешняя среда относительно устойчива, и ресурсов достаточно. Результат выразится примерно в следующем, не более: вздремнуть полчаса в комнате отдыха, сделать два лишних подхода к турнику, переговорить с близкими в течение рабочего дня, не дать им тебя потерять. Безусловно, я читал и Архангельского, и кого только не читал. Но они летают больше по высотам, по голубым фишкам, и оттуда вещают. А для средних предприятий их практики неприменимы.
Генеральный директор, Нижний Новгород
Михаил Кузнецов пишет: Начальником над собой можем быть только мы сами.
Я, пожалуй, соглашусь, Михаил. Один наш клиент - президент группы компаний (автобизнес) жаловался в свое время, что руководство ГАЗа его замучило своими совещаниями и пр. (одна из фирм этой групы входила в пятерку главных дилеров ГАЗа в то время), я засомневался в обстоятельствах - если выполнить учет времени, выяснилось бы, что на самом деле процентов 80 рабочего времени (не считая личного) было (может быть) под контролем этого задерганного руководителя.
Александр Абрамов пишет: Владимир, давайте подставим вместо ''начальника'' на ''внешнюю среду''.
Ничего не имею против, но тогда, Александр, вместо Ваших конкретных пунктов проглядывает - необходимость построения персональной стратегии.
Автор статьи пишет: Я за несколько лет сменил несколько систем персонального планирования, с разной степенью технологичности – от общих тетрадей до электронных органайзеров с потрясающим воображение функционалом. Ни одна из этих систем не порадовала меня своей стабильностью.
Автор здесь критикует системы планирования. А, быть может, после прохождения теста Майерс-Бриггс выяснилось бы, что автор статьи вообще психотип, которому планирование ''вредно для здоровья'' :))
Управляющий директор, Самара

Хорошо Владимир, можно ли узнать, что вы понимаете под ''персональной стратегией''?

Не о некоем ли наборе действий пойдет речь, которые я должен выполнить НАД СОБОЙ? Если да, то: я не готов делать ничего над собой, ибо НЕ ХОЧУ. Я и так знаю о том, что мне следует поменять в себе, никто мне ничего нового не скажет :)

Я бы предпочел узнать о действиях, которые нужно выполнить в отношении ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ, не меняя себя. И при этом мои цели будут достигнуты. Вот это будет ценная стратегия! и методика - ценная!

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Россияне рассказали, что хотели бы получить в качестве корпоративного подарка

Какие подарки получают россияне от своих работодателей на Новый год и что они хотели бы на самом деле?

Большинство россиян готовы доверить найм и увольнение искусственному интеллекту

Россия попала в топ-5 стран, которые россияне считают продвинутыми в разработке искусственного интеллекта.

Подведены итоги премии IT HR AWARDS 2021

Сообщество IT HR AWARDS объединяет профессионалов, для которых важна созидательная среда, креатив, обмен идеями и желание развивать индустрию.

Каждый пятый россиянин надеется получить 13-ю зарплату в 2021 году

Более 40% опрошенных получают стимулирующую выплату ежегодно независимо от успехов по работе.