Алексей Лавриненко: Отказ от планирования своего дня. Личный опыт

Алексей Лавриненко

До определенного момента я считал наличие списка дел на день незыблемым, краеугольным камнем всех систем планирования, которые менял и применял в своей жизни. Не ошибусь, если скажу, что я такой не один. Планирование, в котором результатом является список дел на определенный период времени, традиционно считается одним из важных условий достижения результатов. «Тщательно планируйте свой день» - такой совет исходит как от профессоров университетов, так и от предпринимателей-фрилансеров, пишущих в свои блоги на тему личной эффективности.

Я за несколько лет сменил несколько систем персонального планирования, с разной степенью технологичности – от общих тетрадей до электронных органайзеров с потрясающим воображение функционалом. Ни одна из этих систем не порадовала меня своей стабильностью. Самая устойчивая просуществовала, пожалуй, месяцев восемь. Регулярно наступавшие кризисы в планировании и управлении делами мне удавалось преодолевать только через разрушение старой и создание новой персональной системы. В такие моменты я все больше задавался вопросом – а не являются ли ошибочными сами принципы, на основе которых я раз за разом начинаю осваивать очередной «органайзер»? Но сломать устойчивые парадигмы и шаблоны мышления оказалось не так-то просто. Перестать тщательно планировать свой день? Крамола…

Открытие GTD

В один из кризисных дней я в поисках вдохновения перебирал файлы в папке «личная эффективность». И наткнулся на книгу Дэвида Аллена «Как разобраться с делами. Искусство продуктивности без стресса». Я стал читать, поскольку слово «стресс» в подзаголовке книги мгновенно вошло в консонанс с состоянием, которое я в тот момент испытывал.

Все системы персонального планирования, которые я создавал для себя ранее, в первые дни использования вызывали у меня приступы сильнейшего вдохновения. Все поначалу выглядело замечательно комфортным. Но постепенно кривая эффективности замедляла свой рост, чтобы рано или поздно стремительно пойти вниз. Порядок, каркасом которого стала GTD Аллена, казался подозрительным и вызывал во мне внутреннее противодействие. Рад, что у меня хватило терпения преодолеть его. Этой системой я пользуюсь уже несколько лет и не вижу никаких предпосылок отказываться от нее. И главное, что ее эффективность только нарастает, в отличие от более ранних «версий».

Почему все сложилось именно так?

Считается, что ключевой принцип, лежащий в основе системы GTD, описанной Алленом – «выбросите все из головы!». Это действительно важно. Хотя сама перспектива вырабатывать привычку все записывать в противовес привычке складировать все в своей голове для кого-то может оказаться просто пугающей. Но я сейчас понимаю, что мой успех в создании системы продуктивности на основе GTD связан с другим ее принципом. А именно с отказом от составления списков задач на день. Вот эта привычка действительно далась мне не сразу. Когда мое терпение уже подходило к концу и GTD-система уже начинала казаться очередным неудачным экспериментом, произошел качественный скачок, некое прозрение. Одновременно я стал испытывать необычное чувство эмоциональной свободы от необходимости следовать установленному самим собой плану. Гибкость в выборе того, чем мне заниматься в сочетании с полным контролем над состоянием всех своих дел – это действительно сильное ощущение.

План «на завтра» не является необходимостью

Я вижу проблему классического тайм-менеджмента в непременно жестком соединении понятий «календарь» и «список задач». Определим их следующим образом:

Календарь – система исчисления времени. В контексте планирования – в часах, днях и неделях.
Список задач – перечень действий, требующих выполнения с нашей стороны или нашего непосредственного участия.

Предполагается, с утра у вас должно быть четкий перечень того, чем вы будете заниматься до тех пор, пока не ляжете спать. Есть неразрывная связка: день – единица времени, и список задач – ваши предполагаемыедействия в течение этого дня. Если есть задача, которую вы признаете («да, мне надо это сделать») – у вас уже есть обязательство. Стремление составить список дел – это признание, что одного этого обязательства недостаточно. Должно быть еще одно – обязательство выполнить задачу в определенный день (неделю, месяц).

А хотите избежать каждодневного переписывания задач, которые вы не успели сделать сегодня, в список на следующий день? Тогда вам еще придется научиться оценивать предполагаемые затраты времени на каждое дело из списка. Классики тайм-менеджмента утверждают, что с каждым разом вы будете делать это все более и более точно. Пожалуй так и есть, если большинство ваших задач схожи хотя бы примерно как кирпич и шлакоблок…

При этом самым надежным вариантом считается расписание: когда задачи распределены по строгой структуре дня из часов и минут. Это тот кинический случай, когда в 8 утра вы предполагаете, что с 13.45 по 14.30 будете заниматься подготовкой отчета о командировке, а с 14.30 до 15.30 – разрабатывать новую программу продаж для региональных дилеров.

Гибким вариантом считается планирование только 60-70% времени и сохранения остатка «про запас, на случай непредвиденных обстоятельств». Скажем, с утра я следую определенной модели поведения, выполняя одну за другой задачи из своего «to do», начиная с самых сложных и заканчивая теми, что попроще. Я динамичен, дисциплинирован, мне удается придерживаться расписания. И – ура! – в 16.00, всего на час позже, чем планировалось, я вычеркнул из него последний пункт. У меня осталось еще какое-то количество энергии. И у меня есть еще те самые 30% не распланированного времени. Но чтобы продуктивно использовать это время, я должен переключиться в другую модель действий: делать что-нибудь, не имея под рукой четкого расписания на оставшиеся резервные 4-5 часов. Но именно в этот момент дисциплина может сдать – основной план-то «освоен», да и вечер на подходе… И оставшееся время в итоге тратится самым безалаберным образом.

Возможно, я в какой-то степени утрирую свои оценки. Но я именно так вижу сейчас эту краеугольнуюмодель тайм-менеджмента, которой сам следовал довольно продолжительное время: ресурс времени (любой его отрезок) может быть максимально полезен только при наличии предельно ясного плана его использования. А иначе вы будете распыляться, заниматься делами приоритета «С», прокрастинировать...

Наличие плана в виде списка задач – на пару часов, на день или на неделю – вовсе не является обязательным условием нашей продуктивности и эффективного использования времени. Я утверждаю это, основываясь на собственном опыте применения системы, которая прошла испытание самыми разными жизненными ситуациями, внезапными серьезными и несущественными изменениями обстоятельств, кризисами и стрессами. В моей системе «календарь» и «список дел» - активно используемые инструменты управления своей деятельностью. Но список дел не является элементом системы, подчиненным календарю. Более 90% моих задач никогда не привязываются к дням, неделям или месяцам. И при этом они успешно выполняются. А те задачи, которые должны быть сделаны к определенному сроку – делаются к этому сроку.

Если вы собираетесь выполнять какую-то задачу, то именно ее завершение является единственным обязательством. Сделать эту задачу сегодня, включив ее в список – в большинстве случаев это лишь ваше пожелание иметь список, а не обязательное условие выполнения задачи.

Положим, вы находите у себя два-три десятка именно обязательных задач на сегодня или на завтра. Тогда спросите себя – это произошло, потому что вы плохо составляли план на день?