5 важных рецептов тайм-менеджмента: меню для ценителей времени

Самый успешный бизнес-корабль может пойти ко дну, если команда работает неслаженно, а времени на принятие важных решений катастрофически не хватает. Может быть, пора посадить свою команду на тайм-диету и попытаться сбросить лишний вес? Может, пора научиться готовить рабочие блюда правильно?

Эксперты сервиса управления делами «ЛидерТаск» поделились пятью полезными рецептами для этого случая.

Рецепт первый: берем только полезные продукты

Начнем без предисловий, сразу огорошим тех, кто считает, что делает все правильно. Половина дел, которые вы выполняете, совершенно никому не нужна. Ну хорошо, может быть у кого-то не половина, а всего 10% – но ведь от них тоже можно избавиться!

Давайте готовить по-новому.

Итак, берем только «полезные продукты», а вернее, задачи, которые действительно нужно выполнить для успешной работы вашего предприятия.

Начните планирование своего дня с самых важных целей – не переусердствуйте, запишите их ровно столько, сколько реально можно сделать.

Каждую цель разбейте на этапы: так будет проще ее достигнуть. Можно еще и каждый этап разбить по пунктам, тогда вообще будет легко их выполнять. Обязательно отмечайте галочкой выполненный пункт – так будет сразу видно, что уже закрыто.

Не стоит оставаться на рабочей кухне одному и брать все на себя. Для этого существует команда, с которой можно горы свернуть. В таск-менеджерах имеется прекрасная возможность работать над одной задачей всем вместе в одно и то же время.

К примеру, в программе ЛидерТаск очень удобный интерфейс мультиплатформенного таск-менеджера. Он доступен на iOS, Android, WearOS, AppleWatch, SmartWatch, в виде расширений для Google Chrome и FirefoxEdit your caption text here.

Рецепт второй: готовим строго по рецептуре

Понятное дело, что без свеклы и капусты борщ не сваришь, поэтому важно определиться сразу – какие цели и задачи основные, а какие можно отложить?

Для каждого рабочего «блюда» все ингредиенты должны храниться в одном месте: программа ЛидерТаск позволяет прикреплять несколько файлов к одной задаче. Это:

  • удобно – все необходимое всегда под рукой;
  • экономит время – не нужно искать тот единственный документ, который где-то затерялся в компьютере.

Если провести аналогию с кухней, вам не придется бегать за картошкой на балкон, за луком в кладовку, за томатной пастой в холодильник, если вы достанете сразу все продукты для готовки и положите их на стол.

Рецепт третий: поэтапный

Как на кухне рачительная хозяйка умеет быстро приготовить обед, а неумеха будет возиться полдня, так и в бизнесе: опытный руководитель должен организовать свою работу с максимальным коэффициентом полезного действия.

Есть задачи, которые длительны по времени, например, переговоры с компаньонами.

Их нужно выполнять в первую очередь. Ведь пока человек на том конце деловой связи будет изучать ваше письмо или анализировать звонок, советоваться со своими сотрудниками и затем принимать решение, времени уйдет достаточно. А за этот период вы можете заняться другими делами.

Важный момент: все деловые переговоры лучше всего вести в первой половине дня. Это даст возможность вашему компаньону внимательно изучить предложение и чаще гарантирует положительный ответ.

Отправляя свои предложения после 16:00, сразу настройтесь что их:

  • забудут, и вам придется снова о них напоминать;
  • отложат «на завтра», и вам снова придется о них напоминать;
  • выбросят в корзину, так как они вызывают внутреннее раздражение, что важная информация поступает так поздно.

Более сложные задачи всегда лучше всего планировать на первую половину дня, а мелочь, без которой тоже никак, лучше отложить на вторую часть рабочего времени.

Рецепт четвертый: соблюдаем график готовки

Каждое блюдо требует своей термической обработки – ни больше, не меньше. Каждая задача решается за определенный промежуток времени. Составляйте четкий график: на эту цель мы тратим полчаса, а на эту – три с половиной.

Если вы не укладываетесь в сроки, проанализируйте, почему так произошло.

Вариантов два:

  • вы неверно определили дедлайн;
  • вы занимались в это время еще чем-то.

В первом случае составление подробного графика и его анализ помогут понять, сколько времени действительно необходимо для той или иной работы. И если ваш подчиненный будет уверять, что на составление коммерческого предложения ему нужно три дня – смело его увольняйте. Потому что вы сами один раз это сделали и четко понимаете – эту задачу можно выполнить за час (два, четыре, восемь – в зависимости от профиля вашей деятельности).

Не бойтесь использовать программы, которые помогут вам экономить время. Опыт успешных организаций демонстрирует, что они давно пользуются успешными методологиями экономии времени (Jira, Google, Uber и другими).

Программа ЛидерТаск позволит вам использовать различные методики управления временем. Для удобства в программе предусмотрены самые разнообразные инструменты — выделение цветом, возможность определить статус задачи, повторы, установка меток, прикрепление документов и другие.

Чтобы выполненная работа не исчезла в тот самый момент, когда все уже почти сделано, не забывайте периодически делать бэкапы. Обидно будет, если весь труд пойдет насмарку из-за того, что время не сохранились и произошел чисто технический сбой.

ЛидерТаск предоставляет возможность делать бэкапы всего в три клика – тоже существенная экономия времени.

Рецепт пятый: не забывайте о специях и чашечке кофе

Если все время делать серьезные и важные дела, то может быстро наступить моральное и умственное истощение. Человеку трудно в течение всего рабочего дня стопроцентно отдаваться важным задачам. Иначе наступает профессиональное выгорание -–это когда на работу уже смотреть не хочется.

Поэтому очень важно в своем распорядке дня предусмотреть расслабляющие моменты. После серьезных задач выполнить какую-то автоматическую работу, например, просмотр почты (за чашечкой кофе) или чтение новостей (это будут специи в ваш рецепт вкусного рабочего дня, ведь всегда можно из опыта других почерпнуть что-то «вкусненькое», что придаст вашей деятельности особый аромат и пикантность).

Прочитали? Изучили? Мы этот борщ сто раз варили, могут сказать некоторые.

А вы попробуйте на сто первый сделать по этим рецептам. Уверены четко: получится вкусно, а времени уйдет намного меньше, чем всегда. Будете потом еще удивляться, почему так раньше не делали?

Ну, а если нужна более эффективная помощь для вашей команды – попробуйте бесплатный тест-драйв программы ЛидерТаск! 

А полную версию ЛидерТаск можно установить со скидкой по промокоду E-XECUTIVE. 

Партнерский материал

Комментарии
Генеральный директор, Нижний Новгород
Валентина Путилина пишет:
Можно комплимент?

:)

Из Википедии - Комплимент (фр. compliment) — небольшое преувеличение достоинств человека, о которых ему приятно услышать[1].

Нач. отдела, зам. руководителя, Литва
Ирина Да Роза пишет:
1) забота о себе 2) дом, семья, близкие 3) рабочие вопросы.

Когда то работал с немцем так он строго придерживался принципа. В пятницу в 16 часов мобильный телефон отключен и на выходных никто ничего не решает.

Экономист, Москва
Ярослав Дворак пишет:
Владимир Токарев пишет:
Что делать - сидеть и ждать конца рабочего дня без дела?

когда то работали с финской компанией. Так там они уже тогда оутсорсили многие внутренние процессы и работники работали по 3-4 дня. Как то раз были у них по рабочим делам в офиссе и пошли к одной работнице. Зашли и она красива сидела с выключенными компьютером и положив руки перед собой как нас учили в первом классе. Как понимаю красиво ждала конца рабочего дня:) Так что ничего страшного, не обязательно перерабатывать. От переработки инфаркты бывают:(

Вполне возможно, что они просто не хотели показывать как работают и в каких программных продуктах. Элементарная защита от промышленного шпионажа и любых других утечек информации. Проще сказать, что у сотрудницы ежедневная пятиминутка для медитации или же что у нее сломался компьютер и она ждёт ремонтника. Я бы на их месте тоже так сделал.  

Ярослав Дворак пишет:
Ирина Да Роза пишет:
1) забота о себе 2) дом, семья, близкие 3) рабочие вопросы.

Когда то работал с немцем так он строго придерживался принципа. В пятницу в 16 часов мобильный телефон отключен и на выходных никто ничего не решает.

Это, скорее, особенности культуры.

Генеральный директор, Великобритания
Ярослав Дворак пишет:
Ирина Да Роза пишет:
1) забота о себе 2) дом, семья, близкие 3) рабочие вопросы.

Когда то работал с немцем так он строго придерживался принципа. В пятницу в 16 часов мобильный телефон отключен и на выходных никто ничего не решает.

Тоже бы так хотела уметь :) Да и в Англии в целом это принято. Есть даже понятие Work-Life Balance.  А для Азии этот баланс - нонсенс. Они живут работой. Зачастую от них то и приходят имейлы в 4 утра и никто этому не удивляется даже. 

Директор по работе с клиентами, Москва

В Японии сон на рабочем месте - это признак усердного работника.

Руководитель проекта, Швейцария
Владимир Токарев пишет:
Ярослав Дворак пишет:
Так что ничего страшного, не обязательно перерабатывать. От переработки инфаркты бывают:(

Я сторонник короткого рабочего дня. Более того - всем женщинам рабочий день должен быть сокращен на 1-2 часа  (они готовят,  воспитывают больше детей). У Маркса есть в первой редакции Капитала  тема Закона экономии времени (я вроде выпускной реферат на эту тему писал  в университете марксизма-ленинизма). А вот его всем известный Капитал - с большими ошибками  как в прибавочной стоимости,  так и в товаре рабочая сила, а закона  экономии времени в нем уже нет. Лучше  бы изучали наши марксисты Закон экономии времени - он про стремление сокращения рабочего дня (тогда бы в голову никому  не пришло увеличивать время работы до пенсии). Та красивая - должна была идти домой, а не ждать звонка. 

Вас бы в Президенты, а? Я б первая побежала б голосовать!

Генеральный директор, Брянск
Лилия Алиева пишет:
Вас бы в Президенты, а? Я б первая побежала б голосовать!

Зачем Вы, из далекой Швейцарии, желаете нам такое...?

Вы ненавидите Россию?

Нач. отдела, зам. руководителя, Литва
Юрий Кильдеев пишет:
это признак усердного работника

Когда начал работать под моим подчинением было три грузчика. Заходишь иногда к ним в комнату, обойдешь все местечки и понимаешь что надо идти в один склад где складировали мягкие и удобные для сна материалы. Там находишь спящих соколиков после вчерашнего будуна. Интересно как бы японцы этот феномен интерпретировали. 

 

Кстати вчера один коллега японец поделилися сколько часов в день работают госслужащие в Японии. Статистика была за пять последних дней. 

May 18: 9:30am-5 am

May 19: 9:30am-5 am

May 20: 9:30am-5 am

May 21: 9:30am-4:30 am

May 22: 9:30am-4 am

2
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Число безработных в России выросло на 23%

Численность безработных в России в апреле 2020 года составила около 4,3 млн человек.

Qiwi оставит сотрудников на удаленке до сентября

В офис 1 июля выйдут только около 10% сотрудников.

У 45% сотрудников зарплата уменьшилась за время эпидемии

Служба исследований hh.ru опросила 4500 соискателей о том, каких перспектив они ждут на своей текущей работе и какие у них самих планы.

Назван самый отвлекающий фактор при удаленной работе

Служба исследований hh.ru провела опрос и узнала, что чаще всего мешает сосредоточиться на работе.