5 важных рецептов тайм-менеджмента: меню для ценителей времени

Самый успешный бизнес-корабль может пойти ко дну, если команда работает неслаженно, а времени на принятие важных решений катастрофически не хватает. Может быть, пора посадить свою команду на тайм-диету и попытаться сбросить лишний вес? Может, пора научиться готовить рабочие блюда правильно?

Эксперты сервиса управления делами «ЛидерТаск» поделились пятью полезными рецептами для этого случая.

Рецепт первый: берем только полезные продукты

Начнем без предисловий, сразу огорошим тех, кто считает, что делает все правильно. Половина дел, которые вы выполняете, совершенно никому не нужна. Ну хорошо, может быть у кого-то не половина, а всего 10% – но ведь от них тоже можно избавиться!

Давайте готовить по-новому.

Итак, берем только «полезные продукты», а вернее, задачи, которые действительно нужно выполнить для успешной работы вашего предприятия.

Начните планирование своего дня с самых важных целей – не переусердствуйте, запишите их ровно столько, сколько реально можно сделать.

Каждую цель разбейте на этапы: так будет проще ее достигнуть. Можно еще и каждый этап разбить по пунктам, тогда вообще будет легко их выполнять. Обязательно отмечайте галочкой выполненный пункт – так будет сразу видно, что уже закрыто.

Не стоит оставаться на рабочей кухне одному и брать все на себя. Для этого существует команда, с которой можно горы свернуть. В таск-менеджерах имеется прекрасная возможность работать над одной задачей всем вместе в одно и то же время.

К примеру, в программе ЛидерТаск очень удобный интерфейс мультиплатформенного таск-менеджера. Он доступен на iOS, Android, WearOS, AppleWatch, SmartWatch, в виде расширений для Google Chrome и FirefoxEdit your caption text here.

Рецепт второй: готовим строго по рецептуре

Понятное дело, что без свеклы и капусты борщ не сваришь, поэтому важно определиться сразу – какие цели и задачи основные, а какие можно отложить?

Для каждого рабочего «блюда» все ингредиенты должны храниться в одном месте: программа ЛидерТаск позволяет прикреплять несколько файлов к одной задаче. Это:

  • удобно – все необходимое всегда под рукой;
  • экономит время – не нужно искать тот единственный документ, который где-то затерялся в компьютере.

Если провести аналогию с кухней, вам не придется бегать за картошкой на балкон, за луком в кладовку, за томатной пастой в холодильник, если вы достанете сразу все продукты для готовки и положите их на стол.

Рецепт третий: поэтапный

Как на кухне рачительная хозяйка умеет быстро приготовить обед, а неумеха будет возиться полдня, так и в бизнесе: опытный руководитель должен организовать свою работу с максимальным коэффициентом полезного действия.

Есть задачи, которые длительны по времени, например, переговоры с компаньонами.

Их нужно выполнять в первую очередь. Ведь пока человек на том конце деловой связи будет изучать ваше письмо или анализировать звонок, советоваться со своими сотрудниками и затем принимать решение, времени уйдет достаточно. А за этот период вы можете заняться другими делами.

Важный момент: все деловые переговоры лучше всего вести в первой половине дня. Это даст возможность вашему компаньону внимательно изучить предложение и чаще гарантирует положительный ответ.

Отправляя свои предложения после 16:00, сразу настройтесь что их:

  • забудут, и вам придется снова о них напоминать;
  • отложат «на завтра», и вам снова придется о них напоминать;
  • выбросят в корзину, так как они вызывают внутреннее раздражение, что важная информация поступает так поздно.

Более сложные задачи всегда лучше всего планировать на первую половину дня, а мелочь, без которой тоже никак, лучше отложить на вторую часть рабочего времени.

Рецепт четвертый: соблюдаем график готовки

Каждое блюдо требует своей термической обработки – ни больше, не меньше. Каждая задача решается за определенный промежуток времени. Составляйте четкий график: на эту цель мы тратим полчаса, а на эту – три с половиной.

Если вы не укладываетесь в сроки, проанализируйте, почему так произошло.

Вариантов два:

  • вы неверно определили дедлайн;
  • вы занимались в это время еще чем-то.

В первом случае составление подробного графика и его анализ помогут понять, сколько времени действительно необходимо для той или иной работы. И если ваш подчиненный будет уверять, что на составление коммерческого предложения ему нужно три дня – смело его увольняйте. Потому что вы сами один раз это сделали и четко понимаете – эту задачу можно выполнить за час (два, четыре, восемь – в зависимости от профиля вашей деятельности).

Не бойтесь использовать программы, которые помогут вам экономить время. Опыт успешных организаций демонстрирует, что они давно пользуются успешными методологиями экономии времени (Jira, Google, Uber и другими).

Программа ЛидерТаск позволит вам использовать различные методики управления временем. Для удобства в программе предусмотрены самые разнообразные инструменты — выделение цветом, возможность определить статус задачи, повторы, установка меток, прикрепление документов и другие.

Чтобы выполненная работа не исчезла в тот самый момент, когда все уже почти сделано, не забывайте периодически делать бэкапы. Обидно будет, если весь труд пойдет насмарку из-за того, что время не сохранились и произошел чисто технический сбой.

ЛидерТаск предоставляет возможность делать бэкапы всего в три клика – тоже существенная экономия времени.

Рецепт пятый: не забывайте о специях и чашечке кофе

Если все время делать серьезные и важные дела, то может быстро наступить моральное и умственное истощение. Человеку трудно в течение всего рабочего дня стопроцентно отдаваться важным задачам. Иначе наступает профессиональное выгорание -–это когда на работу уже смотреть не хочется.

Поэтому очень важно в своем распорядке дня предусмотреть расслабляющие моменты. После серьезных задач выполнить какую-то автоматическую работу, например, просмотр почты (за чашечкой кофе) или чтение новостей (это будут специи в ваш рецепт вкусного рабочего дня, ведь всегда можно из опыта других почерпнуть что-то «вкусненькое», что придаст вашей деятельности особый аромат и пикантность).

Прочитали? Изучили? Мы этот борщ сто раз варили, могут сказать некоторые.

А вы попробуйте на сто первый сделать по этим рецептам. Уверены четко: получится вкусно, а времени уйдет намного меньше, чем всегда. Будете потом еще удивляться, почему так раньше не делали?

Ну, а если нужна более эффективная помощь для вашей команды – попробуйте бесплатный тест-драйв программы ЛидерТаск! 

А полную версию ЛидерТаск можно установить со скидкой по промокоду E-XECUTIVE. 

Партнерский материал

Расскажите коллегам:
Комментарии
Генеральный директор, Нижний Новгород
Валентина Путилина пишет:
Можно комплимент?

:)

Из Википедии - Комплимент (фр. compliment) — небольшое преувеличение достоинств человека, о которых ему приятно услышать[1].

Нач. отдела, зам. руководителя, Литва
Ирина Да Роза пишет:
1) забота о себе 2) дом, семья, близкие 3) рабочие вопросы.

Когда то работал с немцем так он строго придерживался принципа. В пятницу в 16 часов мобильный телефон отключен и на выходных никто ничего не решает.

Аналитик, Москва
Ярослав Дворак пишет:
Владимир Токарев пишет:
Что делать - сидеть и ждать конца рабочего дня без дела?

когда то работали с финской компанией. Так там они уже тогда оутсорсили многие внутренние процессы и работники работали по 3-4 дня. Как то раз были у них по рабочим делам в офиссе и пошли к одной работнице. Зашли и она красива сидела с выключенными компьютером и положив руки перед собой как нас учили в первом классе. Как понимаю красиво ждала конца рабочего дня:) Так что ничего страшного, не обязательно перерабатывать. От переработки инфаркты бывают:(

Вполне возможно, что они просто не хотели показывать как работают и в каких программных продуктах. Элементарная защита от промышленного шпионажа и любых других утечек информации. Проще сказать, что у сотрудницы ежедневная пятиминутка для медитации или же что у нее сломался компьютер и она ждёт ремонтника. Я бы на их месте тоже так сделал.  

Ярослав Дворак пишет:
Ирина Да Роза пишет:
1) забота о себе 2) дом, семья, близкие 3) рабочие вопросы.

Когда то работал с немцем так он строго придерживался принципа. В пятницу в 16 часов мобильный телефон отключен и на выходных никто ничего не решает.

Это, скорее, особенности культуры.

Генеральный директор, Великобритания
Ярослав Дворак пишет:
Ирина Да Роза пишет:
1) забота о себе 2) дом, семья, близкие 3) рабочие вопросы.

Когда то работал с немцем так он строго придерживался принципа. В пятницу в 16 часов мобильный телефон отключен и на выходных никто ничего не решает.

Тоже бы так хотела уметь :) Да и в Англии в целом это принято. Есть даже понятие Work-Life Balance.  А для Азии этот баланс - нонсенс. Они живут работой. Зачастую от них то и приходят имейлы в 4 утра и никто этому не удивляется даже. 

Директор по работе с клиентами, Москва

В Японии сон на рабочем месте - это признак усердного работника.

Руководитель проекта, Швейцария
Владимир Токарев пишет:
Ярослав Дворак пишет:
Так что ничего страшного, не обязательно перерабатывать. От переработки инфаркты бывают:(

Я сторонник короткого рабочего дня. Более того - всем женщинам рабочий день должен быть сокращен на 1-2 часа  (они готовят,  воспитывают больше детей). У Маркса есть в первой редакции Капитала  тема Закона экономии времени (я вроде выпускной реферат на эту тему писал  в университете марксизма-ленинизма). А вот его всем известный Капитал - с большими ошибками  как в прибавочной стоимости,  так и в товаре рабочая сила, а закона  экономии времени в нем уже нет. Лучше  бы изучали наши марксисты Закон экономии времени - он про стремление сокращения рабочего дня (тогда бы в голову никому  не пришло увеличивать время работы до пенсии). Та красивая - должна была идти домой, а не ждать звонка. 

Вас бы в Президенты, а? Я б первая побежала б голосовать!

Генеральный директор, Брянск
Лилия Алиева пишет:
Вас бы в Президенты, а? Я б первая побежала б голосовать!

Зачем Вы, из далекой Швейцарии, желаете нам такое...?

Вы ненавидите Россию?

Нач. отдела, зам. руководителя, Литва
Юрий Кильдеев пишет:
это признак усердного работника

Когда начал работать под моим подчинением было три грузчика. Заходишь иногда к ним в комнату, обойдешь все местечки и понимаешь что надо идти в один склад где складировали мягкие и удобные для сна материалы. Там находишь спящих соколиков после вчерашнего будуна. Интересно как бы японцы этот феномен интерпретировали. 

 

Кстати вчера один коллега японец поделилися сколько часов в день работают госслужащие в Японии. Статистика была за пять последних дней. 

May 18: 9:30am-5 am

May 19: 9:30am-5 am

May 20: 9:30am-5 am

May 21: 9:30am-4:30 am

May 22: 9:30am-4 am

2
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Эрнст Мальцев
  На это просто напрашивается цитата из повести Хольма ван Зайчика "Дело жадного варвара" (комм...
Все дискуссии
HR-новости
Исследование: что доводит сотрудников до выгорания

Большинство респондентов регулярно испытывают нехватку ресурсов, сталкиваются с размытыми задачами, переработками, а также ощущают давление негласных корпоративных правил.

Большинство россиян считают работу в креативной индустрии привлекательной

76% хотели бы попробовать себя в роли креативного продюсера, при этом у половины из них нет четкого представления, чем занимается этот специалист.

Средние зарплаты в отрасли туризма и гостеприимства выросли на 52% за год

Рост внутреннего туризма стимулирует спрос на кадры, а конкуренция за них меняет подходы работодателей.