5 важных рецептов тайм-менеджмента: меню для ценителей времени

Самый успешный бизнес-корабль может пойти ко дну, если команда работает неслаженно, а времени на принятие важных решений катастрофически не хватает. Может быть, пора посадить свою команду на тайм-диету и попытаться сбросить лишний вес? Может, пора научиться готовить рабочие блюда правильно?

Эксперты сервиса управления делами «ЛидерТаск» поделились пятью полезными рецептами для этого случая.

Рецепт первый: берем только полезные продукты

Начнем без предисловий, сразу огорошим тех, кто считает, что делает все правильно. Половина дел, которые вы выполняете, совершенно никому не нужна. Ну хорошо, может быть у кого-то не половина, а всего 10% – но ведь от них тоже можно избавиться!

Давайте готовить по-новому.

Итак, берем только «полезные продукты», а вернее, задачи, которые действительно нужно выполнить для успешной работы вашего предприятия.

Начните планирование своего дня с самых важных целей – не переусердствуйте, запишите их ровно столько, сколько реально можно сделать.

Каждую цель разбейте на этапы: так будет проще ее достигнуть. Можно еще и каждый этап разбить по пунктам, тогда вообще будет легко их выполнять. Обязательно отмечайте галочкой выполненный пункт – так будет сразу видно, что уже закрыто.

Не стоит оставаться на рабочей кухне одному и брать все на себя. Для этого существует команда, с которой можно горы свернуть. В таск-менеджерах имеется прекрасная возможность работать над одной задачей всем вместе в одно и то же время.

К примеру, в программе ЛидерТаск очень удобный интерфейс мультиплатформенного таск-менеджера. Он доступен на iOS, Android, WearOS, AppleWatch, SmartWatch, в виде расширений для Google Chrome и FirefoxEdit your caption text here.

Рецепт второй: готовим строго по рецептуре

Понятное дело, что без свеклы и капусты борщ не сваришь, поэтому важно определиться сразу – какие цели и задачи основные, а какие можно отложить?

Для каждого рабочего «блюда» все ингредиенты должны храниться в одном месте: программа ЛидерТаск позволяет прикреплять несколько файлов к одной задаче. Это:

  • удобно – все необходимое всегда под рукой;
  • экономит время – не нужно искать тот единственный документ, который где-то затерялся в компьютере.

Если провести аналогию с кухней, вам не придется бегать за картошкой на балкон, за луком в кладовку, за томатной пастой в холодильник, если вы достанете сразу все продукты для готовки и положите их на стол.

Рецепт третий: поэтапный

Как на кухне рачительная хозяйка умеет быстро приготовить обед, а неумеха будет возиться полдня, так и в бизнесе: опытный руководитель должен организовать свою работу с максимальным коэффициентом полезного действия.

Есть задачи, которые длительны по времени, например, переговоры с компаньонами.

Их нужно выполнять в первую очередь. Ведь пока человек на том конце деловой связи будет изучать ваше письмо или анализировать звонок, советоваться со своими сотрудниками и затем принимать решение, времени уйдет достаточно. А за этот период вы можете заняться другими делами.

Важный момент: все деловые переговоры лучше всего вести в первой половине дня. Это даст возможность вашему компаньону внимательно изучить предложение и чаще гарантирует положительный ответ.

Отправляя свои предложения после 16:00, сразу настройтесь что их:

  • забудут, и вам придется снова о них напоминать;
  • отложат «на завтра», и вам снова придется о них напоминать;
  • выбросят в корзину, так как они вызывают внутреннее раздражение, что важная информация поступает так поздно.

Более сложные задачи всегда лучше всего планировать на первую половину дня, а мелочь, без которой тоже никак, лучше отложить на вторую часть рабочего времени.

Рецепт четвертый: соблюдаем график готовки

Каждое блюдо требует своей термической обработки – ни больше, не меньше. Каждая задача решается за определенный промежуток времени. Составляйте четкий график: на эту цель мы тратим полчаса, а на эту – три с половиной.

Если вы не укладываетесь в сроки, проанализируйте, почему так произошло.

Вариантов два:

  • вы неверно определили дедлайн;
  • вы занимались в это время еще чем-то.

В первом случае составление подробного графика и его анализ помогут понять, сколько времени действительно необходимо для той или иной работы. И если ваш подчиненный будет уверять, что на составление коммерческого предложения ему нужно три дня – смело его увольняйте. Потому что вы сами один раз это сделали и четко понимаете – эту задачу можно выполнить за час (два, четыре, восемь – в зависимости от профиля вашей деятельности).

Не бойтесь использовать программы, которые помогут вам экономить время. Опыт успешных организаций демонстрирует, что они давно пользуются успешными методологиями экономии времени (Jira, Google, Uber и другими).

Программа ЛидерТаск позволит вам использовать различные методики управления временем. Для удобства в программе предусмотрены самые разнообразные инструменты — выделение цветом, возможность определить статус задачи, повторы, установка меток, прикрепление документов и другие.

Чтобы выполненная работа не исчезла в тот самый момент, когда все уже почти сделано, не забывайте периодически делать бэкапы. Обидно будет, если весь труд пойдет насмарку из-за того, что время не сохранились и произошел чисто технический сбой.

ЛидерТаск предоставляет возможность делать бэкапы всего в три клика – тоже существенная экономия времени.

Рецепт пятый: не забывайте о специях и чашечке кофе

Если все время делать серьезные и важные дела, то может быстро наступить моральное и умственное истощение. Человеку трудно в течение всего рабочего дня стопроцентно отдаваться важным задачам. Иначе наступает профессиональное выгорание -–это когда на работу уже смотреть не хочется.

Поэтому очень важно в своем распорядке дня предусмотреть расслабляющие моменты. После серьезных задач выполнить какую-то автоматическую работу, например, просмотр почты (за чашечкой кофе) или чтение новостей (это будут специи в ваш рецепт вкусного рабочего дня, ведь всегда можно из опыта других почерпнуть что-то «вкусненькое», что придаст вашей деятельности особый аромат и пикантность).

Прочитали? Изучили? Мы этот борщ сто раз варили, могут сказать некоторые.

А вы попробуйте на сто первый сделать по этим рецептам. Уверены четко: получится вкусно, а времени уйдет намного меньше, чем всегда. Будете потом еще удивляться, почему так раньше не делали?

Ну, а если нужна более эффективная помощь для вашей команды – попробуйте бесплатный тест-драйв программы ЛидерТаск! 

А полную версию ЛидерТаск можно установить со скидкой по промокоду E-XECUTIVE. 

Партнерский материал

Комментарии
Генеральный директор, Нижний Новгород

Цитата - Начните планирование своего дня с самых важных целей – не переусердствуйте, запишите их ровно столько, сколько реально можно сделать.

1. Начать планирование - термин не однозначный. Я например, начинаю планирование с составления всех дел, потом уже их раскидываю по времени  и по приоритетам (или по порядку). 

2. Записать ровно столько сколько сможете - просто не реально. 

это можно на заводе точно  определить временные затраты, и то, не человека, а станка. 

Для планирования потому имеется свой рецепт - планировать резервное время. Вдруг окажется, что дело более длинное, резервное время пригодится (метод Альпы у Л.Зайверта). Может случиться и незапланированное дело -  - опять есть на то резервное время. 

А что,  если спланировали (как рекомендовано в публикации), а сделали быстрее.  Так бывает. Что делать - сидеть и ждать конца рабочего дня без дела?

 

 

Нач. отдела, зам. руководителя, Литва
Владимир Токарев пишет:
Что делать - сидеть и ждать конца рабочего дня без дела?

когда то работали с финской компанией. Так там они уже тогда оутсорсили многие внутренние процессы и работники работали по 3-4 дня. Как то раз были у них по рабочим делам в офиссе и пошли к одной работнице. Зашли и она красива сидела с выключенными компьютером и положив руки перед собой как нас учили в первом классе. Как понимаю красиво ждала конца рабочего дня:) Так что ничего страшного, не обязательно перерабатывать. От переработки инфаркты бывают:(

Генеральный директор, Нижний Новгород
Ярослав Дворак пишет:
Так что ничего страшного, не обязательно перерабатывать. От переработки инфаркты бывают:(

Я сторонник короткого рабочего дня. Более того - всем женщинам рабочий день должен быть сокращен на 1-2 часа  (они готовят,  воспитывают больше детей). У Маркса есть в первой редакции Капитала  тема Закона экономии времени (я вроде выпускной реферат на эту тему писал  в университете марксизма-ленинизма). А вот его всем известный Капитал - с большими ошибками  как в прибавочной стоимости,  так и в товаре рабочая сила, а закона  экономии времени в нем уже нет. Лучше  бы изучали наши марксисты Закон экономии времени - он про стремление сокращения рабочего дня (тогда бы в голову никому  не пришло увеличивать время работы до пенсии). Та красивая - должна была идти домой, а не ждать звонка. 

Генеральный директор, Великобритания

Мне очень пригодился давний совет о том, чтобы планировать день, разделяя его по трем группам 1) забота о себе 2) дом, семья, близкие 3) рабочие вопросы. По сути очень просто звучит, но качество жизни от этого повышается. Очень важно следить за тем, чтобы соблюдался баланс в этих сферах.

В целом по статье, так то да, рецепт известный, но никогда не лишне повторить. Ну и форма подачи привлекательная, чего уж там скрывать :)

Консультант, Москва

Идея очень даже понятна - сократить количество рабочих дней и часов, а вместе с этим и ЗАРПЛАТУ!

Ничего нового - было такое в начале перестройки. Завод "Салют" переходил на БИЗНЕС. Вместо строительства самолетов   окрывали коммерческие цехи, в частности ИТС в цехе  обжига  "угольных таблеток"  работал 2 дня в неделю по 3 часа, ЗП в 100 раз меньше чем у рабочих  у  "обжигательной"  печи, между прочим печь итальянского производства и рабитала  автоматически на цифровом управлении, а рабочие только следили за показателями на  мониторе,  а  разнорабочие  "из гостей столицы"  отгружали готовую продукцию. Так что рецепт экономии есть и давно отработан!

Генеральный директор, Нижний Новгород
Валентина Путилина пишет:
Идея очень даже понятна - сократить количество рабочих дней и часов, а вместе с этим и ЗАРПЛАТУ!

Это плохая идея. Я за сохранение и даже повышение зарплаты при сокращении рабочего дня для женщин (или мужчин, если мужчина  ведет хозяйство  - приготовление еды и воспитание детей в большой мере из-за занятости дены, сейчас так часто встречается. )

Генеральный директор, Нижний Новгород
Ирина Да Роза пишет:
Мне очень пригодился давний совет о том, чтобы планировать день, разделяя его по трем группам 1) забота о себе 2) дом, семья, близкие 3) рабочие вопросы.

Поделюсь похожим рецептом - деление на 6 частей:

 5 прочитал у Л.Зайверта (Ваше время в ваших руках). Он предлагает метод 5 пальцев:

М - Мысительная деятельность (я здесь опиываю чему научился новому, скажем, в английском. )

Б - Близость к цели, здесь  описывается что сделано за день (неделю, месяц) - по движению к главной цели.

С - Состояние - какое было психологическое настроение и почему. 

У - Услужение другим - что сделали хорошего старушку через дорогу перевели, помыли посуду  и т.п.

б - бодрость - делали ли зарядку или что-то в этом духе.

Я добавил еще 6-й пункт - чем запомнился день.

Использую метод 5 пальцев плюс уже много лет, мне нравится. 

 

Консультант, Москва
Владимир Токарев пишет:
Это плохая идея. Я за сохранение и даже повышение зарплаты при сокращении рабочего дня для женщин (или мужчин, если мужчина  ведет хозяйство  - приготовление еды и воспитание детей в большой мере из-за занятости дены, сейчас так часто встречается. )

Это не моя идея! Это бизнес - идея! 

А в отношении того, что сокращение рабочего  дня  с сохранением ЗП дня для сотрудников , которые занимаются воспитанием детей и ведут домашнее хозяйство, приведет к повышению рождаемости -  это мечта - утопия!

Этот  способ  повысить  рождаемость вряд ли будет реально действовать.  Выплата ЗП зависит на производстве от вклада каждого сотрудника в ПРИБЫЛЬ компании и врят ли Бизнес возмет на себя роль социальной службы по улучшению демографии, то бишь по повышению рождаемости в государстве российском.

Генеральный директор, Нижний Новгород
Валентина Путилина пишет:
это мечта - утопия!

Когда в этом направлени сделал конкретные дела социалист утопист Роберт Оуэн - сначала бизнес у него пошел лучше. Утопия началась только тогда, когда он прешел к коммунитическим принципам распределения (коммунистическая идея каждому по потребностям потому  утопична, что потребности постоянно растут и всегда быстрее возможности их удолетворить). 

Консультант, Москва
Владимир Токарев пишет:
Когда в этом направлени сделал конкретные дела социалист утопист Роберт Оуэн - сначала бизнес у него пошел лучше. Утопия началась только тогда, когда он прешел к коммунитическим принципам распределения (коммунистическая идея каждому по потребностям потому  утопична, что потребности постоянно растут и всегда быстрее возможности их удолетворить). 

Можно комплимент? Вы отлично умеете "заметать следы", в том смысле, что переводить тему  в туманное русло пустого словословия. Специалист в этом плане очень высоко класса! Это комплимент! Удачи Вам!

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Число безработных в России выросло на 23%

Численность безработных в России в апреле 2020 года составила около 4,3 млн человек.

Qiwi оставит сотрудников на удаленке до сентября

В офис 1 июля выйдут только около 10% сотрудников.

У 45% сотрудников зарплата уменьшилась за время эпидемии

Служба исследований hh.ru опросила 4500 соискателей о том, каких перспектив они ждут на своей текущей работе и какие у них самих планы.

Назван самый отвлекающий фактор при удаленной работе

Служба исследований hh.ru провела опрос и узнала, что чаще всего мешает сосредоточиться на работе.