Удаленная работа: как не утонуть в океане хаоса

В этой статье расскажу на примере нашего digital-агентства, как настроить процессы при удаленной работе, чтобы сотрудники не выпадали из обычного ритма, не теряя в качестве результатов. И разберем ситуации, которые могут разрушить команду.

Три кита организации удаленной работы

Работу digital-команды можно сравнить с часовым механизмом. Если все винтики и шестеренки настроены, синхронизированы и подходят друг другу, часы работают сами. Чтобы этого добиться, должны быть выполнены три базовых принципа.

1. Прозрачные процессы и четкие зоны ответственности

В идеале, процессы должны быть выстроены так, чтобы команда понимала весь путь проекта – от первого созвона с клиентом до сдачи результата. Не стоит нагружать специалистов лишними подробностями. Дизайнеру, например, абсолютно незачем знать, заполнил ли клиент бриф. Его подключают позже, на своем этапе работы.

Выстроить прозрачную и работающую схему поможет road map – дорожная карта проекта. Ее суть в том, чтобы разбить большую задачу на маленькие этапы, прописать их последовательность и определить ответственных.

Разберем алгоритм составления road map на примере услуги «создание фирменного стиля». Этот проект сразу можно разделить на основные этапы:

1. Продажа.
2. Разработка фирменного стиля.
3. Согласование с клиентом.
4. Передача файлов и закрывающие документы.

Уже более похоже на план действий, но все еще нет конкретных задач и ответственных. Дробим дальше, пока не получим детализированную последовательность действий.

Если получится сделать понятную схему, каждый участник команды будет понимать, когда он подключается к проекту, за что отвечает и кому передает результат. Кроме того, это облегчит обучение новых сотрудников.

2. Порядок в виртуальном рабочем пространстве

Если ваше рабочее пространство похоже на папку «Загрузки» в компьютере, куда попадают все скачанные файлы, вам предстоит большая уборка.

Структурировать нужно, чтобы:

• Сотрудники не тратили рабочее время на поиск нужных файлов.
• Специалисты могли быстро заменять друг друга на проектах.
• Просьба клиента отправить документ годовой давности не вызывала панику.
• Новенькие коллеги быстрее погружались в работу.

Навести порядок поможет иерархическая система:

• Разделите проекты на актуальные и завершенные. Начните с актуальных.
• В каждом проекте создайте свои папки по категориям. Хорошо, если они будут примерно одинаковыми у всех проектов.
• Определите общие названия файлов. Например «Имя Проекта_отчет продвижение_09_2023.pdf».
• Расскажите команде о новой системе хранения.
• Поставьте project-менеджерам задачу 1 раз в месяц проводить ревизию в своих проектах. Это поможет сохранить порядок.

Выглядит очень просто, если не нужно разгрести документы за несколько лет.

Совет: договоритесь с коллегами, что в папках проектов должны оставаться только финальные документы. Никаких «стратегия_версия3.pdf», «стратегия_финал_с правками.pdf» и «стратегия_финал_финала.pdf» в одном месте.

3. Понятное общение и промежуточная отчетность

Основа работы удаленной команды – понятное взаимодействие между сотрудниками. Лучше настроить мессенджер так, чтобы рабочее общение не смешивалось с личными переписками и развлекательными каналами. Настройте папки с чатами и возможность общения в комментариях к отдельным сообщениям.

В мессенджере также важно выстроить структуру:

• Основа – отдельные чаты проектов: «Сайт: Самые дешевые авиабилеты», «SEO: Музей Историческая история». Здесь общаются только участники команды.
• Следующий уровень – чаты отделов: «Разработка», «Копирайтеры», «Проджекты». В них участники могут попросить коллегу помочь с горящей задачей или обсудить сложный проект.
• Уровень «босс» – отдельные чаты по целям для сложных или длительных по времени задач: «Ребрендинг», «Продвижение сайта». Здесь, в установленные промежутки времени, коллеги будут отчитываться о ходе выполнения проекта. Это поможет руководителю всегда быть в курсе прогресса задачи и будет держать исполнителей в тонусе.

Такое разделение поможет разнести общение по своим пространствам и избежать превращения общего чата в бесконечную ленту, где теряются важные сообщения. Оставьте его для объявлений и обмена веселыми картинками.

Что может подорвать эффективность digital-команды

Порядок наведен, теперь перейдем к специфике удаленной работы. При всем комфорте, в этом формате таится несколько опасностей. Основная проблема – на удаленке руководителю сложнее заметить, что сотрудник страдает. Все люди разные, и если один специалист сразу прояснит волнующий его вопрос, то другой будет молчать, пока не придет увольняться, потому что достиг точки кипения. К счастью, и этих неприятностей можно избежать. Разберем основные ситуации, которые могут разрушить эффективную работу digital-команды.

1. Бесполезные созвоны – пожиратели времени

Мало что так крадет рабочее время и съедает силы, как несколько зумов в день с перерывами по 10-30 минут. Особенно, когда сроки по основным задачам начинают гореть, а глобальной важности у встреч не было.

Созвоны бесполезны в следующих случаях:

• Специалист мог бы там не присутствовать, потому что обсуждают совсем другую сферу работы. Его позвали по умолчанию, как участника команды.
• Нужно обсудить идеи или найти решение, а никто не подготовился. В результате начинается общее размышление, и встреча растягивается до бесконечности.

Решение:

• Постарайтесь составить расписание регулярных созвонов, чтобы сотрудники могли заранее учитывать их и спланировать рабочую неделю.
• Договоритесь, чтобы перед созвонами-брейнштормами коллеги заранее писали свои идеи в общий документ, например, в Docs. Тогда встреча сразу начнется с презентации решений, которые тут же можно будет обсудить, докрутить и найти лучший вариант.

2. Бесконечная цепочка согласования

Такое бывает, если согласовывать задачи в общем чате, где не определен специалист, который говорит финальное слово. Участники чата могут думать, что они должны подключиться к обсуждению и написать хоть что-то, даже если изначально никаких правок у них не было. Так утверждение растягивается до бесконечности, правки могут противоречить друг другу, а исполнитель оказывается в ситуации «один против всех и все на одного».

Решение:

• Назначьте одного или нескольких ответственных за согласование, чтобы исполнитель изначально обращался только к ним. Дополнительных специалистов привлекайте только при необходимости.
• По возможности, обсуждайте правки не в общем чате проекта, а в комментариях к отдельному сообщению.
• Старайтесь избегать формулировок «Здесь что-то не то, но пока не понимаю что, давайте подумаем?». Если есть, что поправить, предлагайте конкретные изменения.

3. День сурка из-за одинаковых задач

Когда человек работает удаленно, он не может видеть, чем занимаются коллеги рядом, услышать с пылу с жару свежие новости, мимоходом обсудить сложности проекта. Работа может превратиться в «день сурка» с рутиной одинаковых задач. Особенно, если специалист участвует только в одном этапе проекта и не видит финальный результат.

Решение:

• Делитесь с командой успехами и результатами проекта. Лучшее решение: завести отдельный чат благодарностей, чтобы отмечать вклад коллег в общее дело.
• Обязательно доносите до команды позитивную обратную связь от клиентов. Будь то похвала общего результата или просто сообщение «это крутой текст».

Подведем итог – как организовать удаленную работу digital-команды

1. Постройте последовательные карты процессов и определите ответственных на каждом этапе.
2. Структурируйте информацию в рабочем пространстве, чтобы облегчить коллегам доступ к нужным файлам.
3. Выберите мессенджер для рабочего общения, в котором будет удобно настроить чаты проектов, обсуждать задачи и отправлять промежуточную отчетность.
4. Старайтесь избегать бесполезных созвонов. Планируйте регулярные встречи заранее, чтобы специалисты понимали свое расписание.
5. У каждой задачи должен быть ответственный за согласование, к которому будет обращаться исполнитель. Это поможет избежать бесконечных внутренних обсуждений.
6. Делитесь с участниками команд успехами проекта и позитивной обратной связью.

Также читайте: