Как сэкономить деньги компании, устранив организационные барьеры

Анастасия Тимошина, аналитик данных Центра продуктов Dozor «Ростелеком-Солар», специально для Executive.ru

Что такое организационные барьеры? По сути, это все, что мешает организации повышать эффективность труда или ведет к росту различного рода издержек. Бывают очень масштабные барьеры, такие как дефицит квалифицированных кадров (когда, например, с производства уходит главный технолог, руководящий всеми рецептурами производства), которые сразу бросаются в глаза и очевидно ведут к значительным потерям для организации.

Другие же организационные барьеры неявно влияют на деятельность сотрудников каждый день. Некоторые руководители догадываются об их существовании, но находят их несущественными (то есть, слишком недорогими), чтобы обращать на них внимание и бороться с ними. В этой статье попробуем выяснить, настолько ли «несущественны» некоторые организационные барьеры, которые помогают выявлять цифровые решения.

Стоимость встреч

Каждый руководитель знает, что его подчиненные некоторое время проводят на различных встречах с коллегами. При этом точно определить время, проводимое на них, довольно тяжело. В цифровом решении Solar addVisor, которое разработала наша компания, есть инструмент «Профилирование», с помощью которого можно выяснить, сколько времени человек проводит на встречах разного типа, а также сравнить его показатели с типовым профилем этой должности, чтобы выяснить, нет ли каких-то серьезных отклонений в рабочей активности сотрудника (см. рисунок 1).

Рис 1. Сравнение активности аналитика с типовым профилем данной должности (кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере)

Изучим рисунок 1 подробнее: видно, что активность одного из аналитиков отдела сильно отличается от типовой профиля данной должности. Во-первых, он тратит 70% своего рабочего времени на встречи, из них 62% рабочего времени заняты продолжительными (1 час или более) встречами. Обнаружив такую картину, руководитель аналитика изучил календарь сотрудника и увидел в нем встречи, присутствие на которых для этого сотрудника не являлось необходимым и снижало эффективность использования им рабочего времени.

Например, этот аналитик регулярно посещал ревью соседних команд, с которыми сам не работал, и тратил на это несколько часов своего рабочего времени в неделю. В ходе беседы руководитель выяснил, что аналитику приходили приглашения на подобные встречи, так как он состоял в общих рассылках, и он попросту не знал, что их можно не посещать. Исключение подобных встреч из календаря позволило этому сотруднику больше времени уделять выполнению рабочих задач и повышать свою персональную продуктивность.

Сотрудники в среднем проводят достаточно много рабочего времени (более 15%) на встречах, а некоторые – особенно много. Очевидно, что не все посещаемые и организуемые встречи бывают полезны с точки зрения повышения эффективности труда в организации. При помощи цифрового решения Solar addVisor можно определить сотрудников, которые слишком много времени проводят на встречах, изучить их рабочий календарь и провести оптимизацию рабочих процессов с целью экономии финансов компании.

В ходе одного такого исследования руководитель нашел полуторачасовую встречу некоего читательского клуба, которая проводилась в рабочее время: коллеги-единомышленники обсуждали прочитанные книги. Конечно, подобную встречу следует проводить после рабочего дня, поэтому она была перенесена.

А как рассчитать, сколько стоит какая-либо встреча? Сколько средств сэкономил наш руководитель, обнаружив непродуктивную встречу, и исключив ее из рабочего дня ряда сотрудников? Мы вывели формулу стоимости встреч (см. рисунок 2).

Формула для расчета стоимости встречи

Рис. 2. Формула для расчета стоимости встречи

Рассмотрим применение формулы на примере. Чтобы рассчитать стоимость встречи, сначала нужно узнать состав ее участников. Допустим, встречу читательского клуба посещали 10 сотрудников уровня «младший» (каждый из которых получает около 500 рублей в час) и 5 сотрудников уровня «средний» (каждый из которых получает около 900 рублей в час). Для расчета суммарной стоимости часа участников (М) мы считаем сумму количества сотрудников разного грейда, перемноженную на стоимость часа их работы по каждому из грейдов.

В нашем примере М = 10 * 500 + 5 * 900 = 9500 рублей. Затем, полученную суммарную стоимость часа участников встречи мы умножаем на время этой встречи и получаем её итоговую стоимость в рублях. В нашем примере Cost = 9500 * 1,5 = 14 250 рублей стоила одна встреча читательского клуба. В месяц компании она обходилась в 57 000 рублей, которые в дальнейшем организации удастся сэкономить благодаря применению цифровых решений.

Организационные барьеры в коммуникациях сотрудников

Задумывались ли вы когда-нибудь, сколько времени ваши сотрудники тратят на различные приложения для общения (в частности, мессенджеры)? А сколько стоит это время?

Основная трудовая деятельность большинства сотрудников современных организаций не заключается в общении с коллегами, то есть операции в различных мессенджерах выступают для них дополнительными задачами.

Представим ситуацию: аналитик сконцентрирован на разработке требований для новой фичи. Все его внимание направлено на основную задачу. Тут ему приходит сообщение от коллеги в мессенджере, в котором тот уточняет, когда можно назначить совместную встречу. Наш аналитик переходит в нужный мессенджер (а иногда их бывает довольно много), анализирует свой рабочий календарь и дает коллеге ответ, а затем возвращается назад к своей основной задаче.

Описанная выше ситуация в психологии называется прерыванием и требует от человека перераспределения или полного переключения внимания с одной задачи на другую. Согласно классической теории Д. Канемана, внимание является неспецифическим ограниченным ресурсом, который расходуется на выполнение человеком различных умственных операций. Эффективное распределение внимания на несколько задач возможно только при их автоматизации, для возникновения которой выполняемая задача должна многократно повториться и каждый раз быть совершенно одинаковой. Так как в трудовой деятельности даже ежедневные задачи все же несколько отличаются друг от друга, мы будем говорить о переключении внимания при прерываниях в трудовой деятельности.

Ситуация отвлечения сотрудника от рабочей задачи на чат с коллегами знакома всем и кажется банальной, не требующей внимания. А теперь посчитаем, сколько времени на каждое такое прерывание тратит сотрудник. Во-первых, сотрудник сначала тратит минимум 20 секунд на переключение внимания с основной задачи на дополнительную. Во-вторых, после выполнения дополнительной задачи ему требуется около 5-10 секунд на восстановление в собственном сознании репрезентации (представления) своей основной задачи, которая прервалась. Наконец, у сотрудника уходит минимум полминуты на то, чтобы вернуть свое внимание назад на выполнение основной задачи.

Указанные значения увеличиваются по мере усложнения основной и дополнительной задач. То есть помимо времени, которое сотрудник тратит на обдумывание и написание сообщения в мессенджере, а также на необходимую для этого моторику (перевод курсора, зрительный поиск иконки мессенджера и т.п.), на каждое психологическое обслуживания процесса прерывания основной задачи дополнительно расходуется не меньше минуты рабочего времени.

В нашем подразделении используется 4 различных мессенджера, сотрудники в среднем проводят в них суммарно по 45 минут в день (больше всего – около полутора часов – сотрудники уровня «старший», меньше всего – около 20 минут – сотрудники уровня «младший» и «стажер»). При этом число переключений (входов и выходов) в различные мессенджеры достигает в среднем 60 раз за один рабочий день. То есть, около часа в рабочего времени сотрудников уходит дополнительно на переключение внимания с рабочих задач на рабочие чаты и обратно. Много ли это? Несомненно, 12,5% рабочего времени незаметно теряется, и это без учета видео- и аудио- конференций, которые посещают сотрудники.

Что можно сделать с выявленной скрытой тратой времени на мессенджеры? Во-первых, можно оптимизировать количество используемых для общения приложений – большинство компаний может обойтись 1-2 мессенджерами.

Согласно исследованиям, сокращение вдвое количества мессенджеров сокращает затраты на переключение с основной задачи на переписку и обратно на 25% (что в пересчете на рабочее время сотрудника позволит сэкономить более 3% фонда его оплаты труда).

Помимо этого, можно пересмотреть некоторые бизнес-процессы: зачастую, обсудить какой-то вопрос с помощью голоса оказывается куда более эффективно, чем раз в полчаса обмениваться сообщениями по теме решаемой проблемы. Поэтому для сокращения скрытых и явных затрат времени на мессенджеры можно налаживать аудио- (видео-) и личное живое общение, которое может эффективно заменить мессенджеры.

Лучше сотрудники созвонятся на 2-3 минуты и точно решат вопрос, чем будут полдня отвлекаться на его обсуждение в чате. Для развития навыков личного общения можно проводить тренинги, направленные на налаживание связей между коллегами – тогда они не будут стесняться звонить своим коллегам или подходить к ним в офисе.

«Зеркало для героя»

Многочисленные российские и зарубежные исследования показывают, что высокий самоконтроль повышает продуктивность трудовой деятельности сотрудника (например, см. рисунок 4).

Цифровое решение Solar addVisor позволяет дать сотруднику эффективный и удобный инструмент для развития самоконтроля. После предоставления сотруднику доступа к личному кабинету Solar addVisor ему становится доступен интерфейс, пример которого изображен на рисунке 3. С его помощью у человека появляется возможность контролировать продолжительность собственного рабочего дня, фиксировать наличие перерывов в работе, разного рода переработок и недоработок – поэтому этот инструмент мы и называем «зеркалом для героя».

Интерфейс Solar addVisor, доступный сотруднику

Рис. 3. Интерфейс Solar addVisor, доступный сотруднику

Помимо этого из интерфейса сотрудник может следить за своим средним рабочим временем (временной интервал между началом самой ранней и окончанием самой поздней активности), средним активным временем (временной интервал в рамках рабочего времени сотрудника, в течение которого он проявлял активность на своей рабочей станции) и среднем неактивным временем (временной интервал в рамках рабочего времени сотрудника, в течение которого он не проявлял активность на своей рабочей станции) на протяжении каждой своей рабочей недели.

Помимо этого, сотрудник может посмотреть, какого рода инструменты он использовал в течение рабочей недели – сколько своего времени он провел продуктивно, а сколько – нет. Эта же информация доступна и линейному руководителю сотрудника – по ней он может делать выводы об эффективности использования рабочего времени сотрудником. Такая дополнительная возможность самоконтроля проявила себя как очень полезный инструмент для управления продуктивностью подразделений: рассмотрим кейс введения «зеркала для героя» в нашей организации.

В этом году в качестве эксперимента руководитель одного из департаментов принял решение отрыть сотрудникам двух своих отделов доступ к личному кабинету сотрудника в цифровом решении Solar addVisor. Затем нами была собрана понедельная статистика по каждому отделу о среднем активном времени (средняя продолжительность временного интервала, в течение которого сотрудники подразделения были активны за своими рабочими станциями) и среднем продуктивном времени (средняя продолжительность времени, которое сотрудники провели в продуктивных приложениях) за двухмесячный период до открытия доступа к личному кабинету и после.

Эту информацию очень легко можно получить из интерфейса, используя инструмент «Продуктивность подразделения» из интерфейса руководителя или инструмент «Продуктивность организации» из интерфейса топ-менеджера (пример отображения можно посмотреть на рисунке 4).

Рис. 4. Инструмент руководителя в Solar addVisor – «Продуктивность подразделения»

Теперь, используя собранные данные, убедимся, что использование «Зеркала для героя» в отделе позволяет повышать его эффективность. За 2 месяца до появления у сотрудников доступа к личному кабинету и «зеркалу» среднее активное время в двух отделах составляло 6 часов 47 минут (6 часов 11 минут и 7 часов 19 минут – в первом и во втором соответственно), а среднее продуктивное время в двух отделах составляло 5 часов 26 минут (4 часа 37 минут и 6 часов 8 минут – в первом и во втором соответственно).

За 2 месяца после появления у сотрудников доступа к личному кабинету и «зеркалу» среднее активное время в двух отделах составило 7 часов 40 минут (7 часов 32 минуты и 7 часов 47 минут – в первом и во втором соответственно), а среднее продуктивное время в двух отделах составило 6 часов 27 минут (6 часов 1 минута и 6 часов 51 минута – в первом и во втором соответственно).

Таким образом, средний прирост активного времени в двух отделах составил 53 минуты (13%), в первом отделе – 1 час 21 минуту (22%) и во втором – 28 минут (6,5%). А средний прирост продуктивного времени в двух отделах составил 1 час 1 минуту (19%), в первом отделе – 1 час 24 минуты (30%) и во втором – 43 минуты (11,5%). При этом различия в средних значениях активного и продуктивного времени каждого отдела по отдельности и двух отделов вместе до и после предоставления доступа их сотрудникам к личному кабинету Solar addVisor являются статистически значимыми (для каждой пары собранных значений был проведет Т-тест для связанных выборок, p-value различий оказался меньше 0.02 в каждом случае).

Сколько же финансов помогает сэкономить внедрение «Зеркала для героя» в организации? В среднем, сотрудники двух исследованных отделов стали работать на 19% процентов продуктивнее. Это значит, что выгода организации составила 19% от фонда оплаты труда сотрудников этих подразделений – именно на столько выросла их продуктивность без привлечения дополнительных ресурсов.

Подводя итоги, отметим: цифровое решение Solar addVisor позволяет выявлять скрытые барьеры, препятствующие повышению эффективности труда в организации, а также предоставляет возможности для мониторинга их устранения. Применение цифровых решений не заменяет участие руководителя в организации труда, но выступает отличным вспомогательным инструментом, который, предоставляя объективные данные, может помочь значительно снизить издержки и улучшить производительность.

Узнать больше о системе повышения производительности труда Solar addVisor и попробовать бесплатную версию можно на сайте addvisor.ru

Партнерский материал

Рекламодатель ООО «РТК ИБ» ОГРН: 1167746458065

Читайте также:

Расскажите коллегам:
Комментарии
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
4
Михаил Лурье
Ну вот судя новостям на нашем телевидении, этот процесс запущен. Как говорят, спонсоры отказываю...
Все дискуссии
HR-новости
Большинство компаний выделяют до 500 тыс. руб. в год на спорт для персонала

Из них половина регулярно организовывают внутренние спортивные мероприятия, а свыше трети предоставляют абонементы в фитнес-клубы.