Почему должностные инструкции необходимы? Три причины

Аида Ибрагимова, руководитель кадрового отдела КСК групп

В последние годы должностные инструкции стали терять свою популярность: работодатели уделяют описанию должностных обязанностей своих сотрудников все меньше и меньше внимания. В быстро развивающемся и постоянно меняющемся мире бизнеса должностные инструкции стали восприниматься как устаревшее бюрократическое явление, работодатели не хотят тратить время на написание инструкций, аргументируя это тем, что каждый сотрудник и так знает, что нужно делать.

Давайте рассмотрим, чем обусловлена необходимость разработки и утверждения должностных инструкций, и почему мы все же рекомендуем своим клиентам уделять этому должное внимание.

1. Проверяющие органы всегда запрашивают для проверки должностные инструкции

Хотя Трудовой кодекс не содержит требований по разработке и утверждению должностных инструкций, в случае, если проверка касается кадровых документов, будь это проверка трудовой, налоговой инспекции, ПФР, ФСС и других ведомств, то в перечне запрашиваемых документов обязательно будут должностные инструкции сотрудников. Также специалисты Роструда оценивают должностную инструкцию как важный документ, являющийся неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений, поэтому многие специалисты, в том числе представители проверяющих органов, считают необходимым наличие должностных инструкций (письмо Роструда от 31.10.2007 г. № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников», письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3042-6-0).

Работодателю важно знать, что само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Она может возникнуть за нарушение ст. 57 Трудового кодекса РФ, которая указывает, что обязательным условием трудового договора является трудовая функция. Очень часто в рамках проведения у клиентов нашей компании кадрового аудита и проверки трудовых договоров мы выявляем следующее: в трудовом договоре прописано, что работник принят на должность, например, менеджера по продажам, и его трудовые обязанности определяются должностной инструкцией. Когда мы запрашиваем инструкцию, оказывается, что ее все еще не разработали. Такие действия являются грубым нарушением: если какие-либо документы (трудовой договор, положение об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка и др.) имеют ссылку на должностную инструкцию, то в таком случае наличие этих инструкций становится обязательным, и за их отсутствие компанию могут оштрафовать. Если у организации нет желания или возможности разрабатывать должностные инструкции, то трудовую функцию работника можно указать в трудовом договоре. Например, работник принимается на должность специалиста по персоналу для «ведения кадрового делопроизводства, поиска и подбора персонала». Такой формулировки будет достаточно, чтобы исполнить требование ст. 57 Трудового кодекса РФ.

2. Должностные инструкции – хороший инструмент адаптации новых сотрудников

Грамотно составленная должностная инструкция может стать полезным инструментом адаптации и обучения нового сотрудника, так как ему необходимо понимать, чего от него ожидают, в противном случае у нового работника не будет должной уверенности в себе, и он не сможет действовать соответственно ожиданиям работодателя. Другими словами, если люди не знают, чего от них ждут, они будут чувствовать себя неуверенно и не будут до конца осознавать, что и как им нужно делать. Должностная инструкция может послужить планом для обучения нового сотрудника.

3. Должностные инструкции – важнейший инструмент борьбы с недобросовестными работниками

Уволить работника за непрохождение испытательного срока, за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, за несоответствие занимаемой должности возможно, если есть документ, в котором прописано, какие именно обязанности работник должен выполнять.

Многие компании совершают ошибку, утверждая должностные инструкции фактически лишь для того, чтобы с ними ознакомились представители проверяющих инстанций. В результате то, чем реально занимается работник, сильно отличается от указанного в его должностной инструкции. Такие инструкции будут «пустыми», и, кроме того, работники неохотно подписывают их. Представьте, что к вам на работу выходит новый сотрудник, прошедший три этапа собеседования, на которых ему четко описывали его должностные обязанности, и в первый же рабочий день этому сотруднику дают должностную инструкцию, где описаны совсем другие функции. На вопрос «почему?» ему отвечают: «Не обращай внимания на этот документ, фактически ты будешь выполнять те обязанности, о которых шла речь на собеседовании». Как минимум, это вызовет негативную реакцию сотрудника, а многие в такой ситуации и вовсе откажутся подписывать должностные инструкции и еще раз подумают, хотят ли они работать в компании, в которой обещания и официальные документы не соответствуют друг другу.

Бывают также сотрудники, злоупотребляющие подобными ошибками работодателей. В ситуации, когда работодатель увольняет сотрудника за ненадлежащее исполнение обязанностей, работник может заявить, что, согласно его должностной инструкции, у него нет таких обязанностей. В случае спора суд встанет на сторону работника и восстановит его на работе. Поэтому должностные инструкции должны описывать перечень процедур, которые сотрудник реально выполняет в рабочее время. Только в этом случае должностная инструкция будет не «бумажкой ради бумажки», а действенным инструментом регулирования трудовых отношений с работниками.

Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что каждая компания имеет право самостоятельно решать, применять или нет в своей деятельности должностные инструкции. На данное решение могут оказать влияние следующие данные: какое количество сотрудников работает в организации, сколько лет существует компания и какова специфика ее деятельности, какую должность занимает конкретный работник и др. Нет никаких сомнений в том, что должностные инструкции – это прекрасный инструмент для описания задач и обязанностей работника, помогающий ему понять, какие к нему предъявляются требования и каковы ожидания от его работы, а также способствующий более быстрому вхождению в ритм работы организации.

Партнерский материал

Источник: kskgroup.ru

Комментарии
Участники дискуссии: Татьяна Соколова
Директор по развитию, Москва

Да, правильные Инструкции крайне необходимы. К сожалению, видела ТОННЫ ДИ (должностных инструкций), которые пишут специалисты, далёкие от внутреннего функционала отделов. Такие опусы изобилуют общими фразами типа "Развитие вверенного подразделения" или " Повышение лояльности клиентов". Хотя правильнее написать чётче:

- "Достижение запланированных пропорций в структурных сдвигах клиенткой базы" (т.е. подразумевается, напр., что к системе мотивации будет прикручена задача "Увеличить долю реанимированных клиентов в марте-16 на 40%!" и т.д. Специалисты меня поймут.

Не бытовым языком, а деловым языком чётких (целевых) формулировок. Сначала прогнозная стратегия - потом целевые задачи - и только потом появляется описательная Инструкция "Как будем достигать цели".


Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
В Москве с 13 июля откроются аттракционы, а с 1 августа – кинотеатры

Мэр Москвы Сергей Собянин объявил о новом этапе снятия ограничений для бизнеса и горожан.

PayPal прекратит переводы по России с 31 июля

Сервис будет поддерживать только международные платежи.

Джеффф Безос стал богатейшим человеком мира за последние 40 лет

Состояние главы Amazon превысило 180 миллиардов долларов.

Nielsen сократит 3,5 тыс. работников

Холдинг могут разделить на две организации.