Как должен отвечать секретарь на входящие звонки

Коллеги, везде масса информации о том, как обойти секретаря.
А давайте поговорим о том, как должен разговаривать по телефону секретарь.

Можете привести примеры работы секретаря, которые нравятся и не нравятся? Были ли примеры высшего пилотажа?

Отдельно вопрос для тех, кто звонит на холодную: как вы понимаете, что секретарь - квалифицированный? Что выдает дилетанта?

Комментарии
Инженер-конструктор, Санкт-Петербург

Наверное, секретарь должен в первую очередь исполнять инструкцию, кого по какому вопросу с кем соединять, кому что отвечать.

Наверное, будет какое-то небольшое количество нестандартных ситуаций, но тут надо думать и правильно реагировать.

Ну и также должно быть предусмотрено, какую информацию секретарь может сообщать, а какую нет. Он, например, может сказать, что генеральный директор на больничном, но давать какие-то комментарии по этому поводу не должен.

Генеральный директор, Санкт-Петербург

Если бы инструкции  помогали, вопроса не было бы.

И на все случаи инструкции не подготовить.

Директор по продажам, Тольятти

> как должен разговаривать по телефону секретарь

Есть же профстандарт, утвержденный минтрудом. Прием и распределение телефонных звонков организации - уровень квалификации 3, код A/01.3.

Необходимые знания:

  • Функции, задачи, структура организации, ее связи;
  • Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой
    информации;
  • Этика делового общения;
  • Правила речевого этикета;
  • Требования охраны труда;
  • Правила защиты конфиденциальной служебной информации.

> как вы понимаете, что секретарь - квалифицированный?

"Четкий доклад исключает глупые вопросы" (С). Две минуты на решение любого вопроса, без всяких "Ну я не знаю", "Ничего не могу посоветовать"...Быстрая реакция и доброжелательный тон, желание помочь.

> Что выдает дилетанта?

"Алё", "Говорите"...

Инженер-конструктор, Санкт-Петербург
Елена Тамазова пишет:
Если бы инструкции  помогали, вопроса не было бы. И на все случаи инструкции не подготовить.

Ну Вы должны решить, может ли секретарь давать Ваш мобильный телефон или ни в коем случае не должна это не делать. А может быть у Вас два мобильных телефона и один давать можно всем, а второй никому.

Глава филиала, регион. директор, Магнитогорск
Юрий Полозов пишет:
> Что выдает дилетанта? "Алё", "Говорите"...

Иногда, впрочем, попадаются интересные импровизации.

Например, в одной IT-команде сервис-инженер отвечал «Бункер Бормана слушает». Вроде не по канону, а запоминался на раз. Правда, это не секретарь…

Ещё один знакомый директор отвечал коротко: «Внимательно!» Тоже не секретарь, но шаблоны рвал в клочья. Тоже запомнилось — на годы.

А одна из секретарш поставщиков представлялась строго по корпоративному стандарту. Правда, ей это давалось не просто. Фамилия была старорусская — Конец. Сейчас сменила, наверное.

Надо ли оригинальничать секретарю — вопрос спорный. Что важнее в фирменном приветствии — запоминаемость или, скажем, безопасная нейтральность?

Наверное, от бизнеса зависит. Трюкачить с приветствием как на авиалиниях Virgin Брэнсона, рискнёт, пожалуй, не каждая компания.

Директор по продажам, Тольятти
Константин Куликов пишет:
Например, в одной IT-команде сервис-инженер отвечал «Бункер Бормана слушает».

Уважаемый Константин,

таких баек сотни.Мой приятель, работавший в отделе исследования пассивной безопасности автомобилей, снимая трубку зловеще говорил "Отдел безопасности слушает ваш доклад". Некоторые пугались...

Самая расхожая - снимая трубку двадцатый раз за последние пять минут "Смольный слушает".

Вишенка на личном торте:

Юная секретарша на рецепшене нашей конторы говорит по громкой связи позвонившему, прежде чем перевести на финдиректора, "Как Вас представить?" Ответ. "Представьте меня в джакузи, с бокалом ледяного шампанского и протянутой к Вам рукой"... После этого афронта схема была сломана и заменена на фразу "Что про Вас сообщить?".

Константин Куликов пишет:
Что важнее в фирменном приветствии — запоминаемость или, скажем, безопасная нейтральность?

Само собой, что "безопасная нейтральность". Мало ли.. вдруг Путин звонит...

Глава филиала, регион. директор, Магнитогорск
Юрий Полозов пишет:
Самая расхожая - снимая трубку двадцатый раз за последние пять минут "Смольный слушает".

Ну, не всегда такое — шутка, и не всегда во вред.

Например, у соседей в Челябинске звучно представляется «Кремлёвский медцентр» (от фамилии Кремлёв). Внушает! Да хоть и Путину ответить не стыдно.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии