Самим или через посредников: как организовать работу ВЭД

Новички во внешнеэкономической деятельности (ВЭД) часто выбирают одну из двух крайностей – сделать все самостоятельно, либо полностью делегировать процессы посредникам «под ключ». Обе модели кажутся логичными, пока предприниматель не сталкивается с реальностью, что ВЭД – не равна одному человеку или одной функции.

Внешнеэкономическая деятельность – это длинная цепочка процессов, где в каждом своя логика, скорость и риски. Сюда входят: поиск и проверка поставщика, переговоры (часто на иностранном языке), составление контракта, расчеты, контроль качества, международная логистика, таможенное оформление и прочее. Ошибки начинаются, когда бизнес пытается управлять всеми этими процессами как монолитом: «У нас есть ВЭД-партнер, он все и сделает» или «Мы наняли одного менеджера, значит, у нас есть ВЭД». Рассмотрю каждый из подходов.

Почему ВЭД-инхаус для стартапов – это ошибка

Кажется, что, наняв одного специалиста по ВЭД, можно неплохо сэкономить. Однако чем меньше компания, тем меньше у нее ресурсов на редкие и высокорисковые компетенции. Для организации ВЭД инхаус нужен не один, и даже не пара специалистов, а целый отдел: закупщик и переговорщик, логист, таможенный специалист, юрист, часто специалист по сертификации и качеству. Такой подход, как правило, доступен только крупным игрокам, которым ресурсы и опыт позволяют сразу работать на больших объемах. А на небольших содержать такой штат специалистов просто неоправданно.

Поэтому для стартапа штатная ВЭД-команда чаще означает не экономию, а рост операционных рисков и дорогое обучение на собственных поставках.

Какие риски возникают при делегировании ВЭД подрядчику

Такая стратегия может быть временным стартовым костылем, потому что стоит всего 3-7% от суммы сделки, однако в долгосрочной перспективе модель «один партнер на все» приносит ряд неприятных последствий, а именно:

• Снижение финансовой прозрачности: при работе с одним подрядчиком в «режиме одного окна», трудно понять, где реальная стоимость услуги, а где накрутка на логистике, комиссия при конвертации денежных средств и прочего. Все это часто преподносится в виде статьи на «непредвиденные расходы».
• Падение управляемости рисками: когда подрядчик работает «под ключ», он и решения принимает за вас, а вы узнаете о проблеме уже по факту.
• Рост зависимости от партнера: это больше зависит от характера предпринимателя, но практика показывает, что большинству людей сложно и страшно менять партнеров, с которыми они долго сотрудничают, даже если что-то не устраивает. Когда плотно наработаны личные контакты, привычки, есть исторически сложившиеся договоренности, резкая смена подрядчика выглядит болезненной.

Рациональнее поступить следующим образом: разбить ВЭД-процессы на блоки и уже под каждый решать – оставлять их внутри компании или отдать на аутсорс?

Внутри и снаружи: как работает гибридная модель ВЭД-процессов

По мере развития компании во внешнеэкономической деятельности эффективной и безопасной будет стратегия «внутри – деньги и контроль, снаружи – исполнение». Это модель, когда операционка и контроль ключевых решений остаются за компанией, а недостающие компетенции привлекаются снаружи.

Какие процессы логично держать внутри компании, даже при небольших объемах:

• Принятие решений: что привозить, на каких условиях.
• Финансовый контроль и расчет себестоимости. Лучше самостоятельно считать маржинальность, выбирать – через кого переводить деньги, и по какому курсу.
• Управление стратегическими рисками: решение о страховании груза, валютное хеджирование, проверка контрагента на санкции.
• Прямые коммуникации с поставщиками для утверждения условий: фиксация цены, сроков, гарантий, претензионной работы... Если поставщик не говорит на русском, воспользуйтесь услугой независимого переводчика.

На аутсорс смело можно отдать процессы ВЭД, где нужна узкая экспертиза и невысокая регулярность:

• Юридическая экспертиза контрактов.
• Сертификация товара.
• Услуги переводчика.
• Локализация документов: перевод и адаптация инструкций, этикеток и упаковки под требования местного законодательства.
• Аудит поставщика.
• Разовые инспекции: проверка качества производства товара перед отгрузкой.
• Консультации по таможенным кодам.

Почему несколько подрядчиков лучше одного

Когда вся цепочка ВЭД завязана на одном подрядчике, теряется главное – возможность сравнивать и оптимизировать. Когда разные посредники остаются в конкретных зонах ответственности, появляется важная ценность – сопоставимость. Так открывается возможность менять исполнителей без разрушения всей «конструкции», быстро масштабироваться, усиливая только один участок, и понимать, за что именно вы платите. Этот момент становится особенно прозрачным и наглядным, когда логистика отдельно, таможня отдельно.

Какой подход к ВЭД выбрать: вопросы для самопроверки

Задайте себе три вопроса, чтобы определить, что организовать инхаус, а что – на аутсорсе:

1. Что в цепочке напрямую влияет на прибыль? Все, что влияет на маржинальность и себестоимость (торги по закупочной цене, утверждение бюджетов поставки и ассортимента), лучше держать под внутренним контролем, даже если для расчетов привлекать кого-то извне.
2. Где цена ошибки выше контроля? Если цена ошибки может привести к простою или штрафам, то лучше купить стороннюю экспертизу.
3. Какие ВЭД-процессы происходят регулярно, а какие от случая к случаю? Регулярные процессы переносите инхаус, а нерегулярные – делегируйте подрядчикам.

Фото в анонсе: freepik.com

Также читайте: