10 уроков из практики управления проектными знаниями

Проектная команда похожа на компанию в уменьшенном масштабе: меньше людей, лучше взаимодействия, понятные ожидаемые результаты. Для нас это хорошая площадка для проверки гипотез получения историй успеха. Управление знаниями в проектах – отличный пилот для управления знаниями в компании. Его результаты легко применить в других командах и новых проектах.

Вместе с Национальной проектной ассоциацией мы изучили управление знаниями проектов. Результаты этого исследования будут полезны для бизнес-направлений и компаний.

Какие гипотезы проверяли?

  1. Дисбаланс между статусом активностей управления знаниями, их влиянием на эффективность проектов и планами команд на 2024 год. Вероятно, что команды планируют развивать не те активности, которые больше всего влияют на эффективность проектов.
  2. Участники высоко оценят уровень управления знаниями в своих командах. При этом в большинстве команд нет выделенного бюджета. Значит, управление проектными знаниями не требует больших ресурсов. Поэтому команды и бизнес-направления могут управлять знаниями без вложений.
  3. Команды отметят влияние управления знаниями на эффективность проектов. Они назовут много выгод несмотря на отсутствие бюджета. Значит, команды и компании могли бы получать больше измеримой пользы, вкладывая даже небольшие ресурсы. Мы предположили, что сейчас команды теряют значительные выгоды.
  4. Вероятные точки роста для большинства – коммуникации и обмен опытом между командами, результативность пост-проектной рефлексии и усвоение уроков проектов.

Методика и участники исследования

Мы анализировали двенадцать активностей управления проектными знаниями: удержание опыта специалистов, коммуникации и обмен опытом между командами, сбор и применение идей, сохранение проектного опыта и доступ к материалам прошлых проектов, взаимодействия и атмосферу доверия в командах, анализ ключевых знаний, а также пост-проектную рефлексию, научение на прошлом опыте и применение прошлых уроков в новых проектах.

Исследовали статус активностей и влияние на эффективность проектов. Выясняли пользу управления знаниями для команд и персонально для специалистов проектного управления, а также его барьеры и перспективы. Сравнили влияние разных активностей на эффективность проектов с планами команд на 2024 год.

В исследовании участвовали 116 человек. Респонденты представляли три аудитории:

  1. Специалисты проектного управления: руководители проектных офисов, менеджеры проектов, члены команд.
  2. Начинающие и опытные менеджеры по знаниям.
  3. Руководители и специалисты инновационной компании.

Почти половина участников – руководители проектов и проектных офисов, а также менеджеры проектов, 22% – члены проектных команд (Рис.1)

Должностные позиции участников

Должностные позиции участников исследования об управлении знаниями

В исследовании участвовали также декан факультета, технические писатели, админы базы знаний, бизнес-аналитик, маркетологи.

Статус управления проектными знаниями и его активностей

Статус управления проектными знаниями и его активностей

1/3 участников высоко оценили уровень управления знаниями в своих командах и поставили 8 баллов из 10. Вторая по частоте оценка 3 балла, ее выбрали 15%. Наши участники неоднородны по уровню управления знаниями проектов. Тем не менее больше половины респондентов поставили оценки более 7 баллов по 10-ти балльной шкале.

Мы спросили участников, чего им не хватает до оценки 10 баллов. Ответы можно разделить на три группы:

  1. Систематизации материалов проектов, включая единую точку хранения и доступа, их актуальности и надежности, структурности и быстрого поиска.
  2. Методологии и умений организовать процесс управления знаниями, включая навыки регулярно фиксировать знания и делиться ими. Отсутствие процесса работы со знаниями и непонимание ценности их передачи в командах.
  3. Мотивации и желания признавать ошибки, нести за них ответственность, сохранять и обрабатывать знания, а также регулярной обратной связи и обмена опытом.

Участники также оценили статус разных активностей управления знаниями в своих командах. Мы отмечаем три тренда.

Преобладание высоких оценок, когда большинство поставили 7-10 баллов из 10. Наибольшее число участников (почти 70%) так оценили уровень доверия в своих командах. Сбор и сохранение проектного опыта также успешно удается 64% командам. Более 50% команд результативно развивают ключевые знания, организуют доступ к материалам прошлых проектов. Это сильные стороны многих команд.

Большой разброс оценок от 1 до 9 баллов, высокий процент (15%) оценок 1 балл и столько же оценок 9 баллов. Так команды оценили сохранение, оценку, применение идей. Мы предполагаем, что большинство команд не сохраняют и не оценивают идеи. Высокие оценки поставили участники из компании, специализирующейся на инновациях.

«Точки роста» для многих команд – коммуникации и обмен опытом между командами. Большинство участников поставили оценки 5 и менее баллов. В командах явно хромают результативность пост-проектной рефлексии, многие поставили 1 балл.

Выгоды для команды

Выгоды для команды от управления знаниями

Быстрый доступ к нужной информации – наиболее значимая выгода, которую участники исследования ожидают от управления знаниями. Команды также сократят ошибки, сохранят экспертный опыт при уходе специалиста и смогут быстро адаптировать новичков.

Персональные выгоды от управления знаниями

Персональные выгоды от управления знаниями

Чем больше персональной пользы получат руководители и специалисты, тем охотнее они поделятся опытом, будут сохранять и обновлять документы. Самая большая персональная польза от управления знаниями – будет больше порядка, меньше хаоса и стресса.

Респонденты также отметили экономию времени и считают, что быстрее получат нужную им информацию. Время – деньги, его непродуктивные затраты также можно посчитать. Как отмечалось в исследовании компании Panopto (2022 г.), стресс, хаос, непродуктивные затраты времени снижают вовлеченность и повышают текучку сотрудников. А это негативно влияет на издержки и доход бизнеса.

Как управление знаниями влияет на эффективность проектов

Как управление знаниями влияет на эффективность проектов

Из 116 респондентов больше 30% считают, что управление знаниями значительно влияет на эффективность проектов, они поставили оценки 9 и 10 баллов. Большинство, 1/3 участников оценивают его влияние на 8 баллов из 10. Итого почти 70% респондентов уверены в большом значении управления знаниями для проектного управления (оценки 8-10 баллов).

Чем выше уровень управления проектными знаниями в команде, тем больше его влияние на эффективность проектов. Поэтому чем лучше команда управляет знаниями, тем больше выгод она получит.

Что больше всего влияет на результат проектов

Что больше всего влияет на результат проектов

Сбор и сохранение проектного опыта больше всего влияет на эффективность проектов, сохранение и применение идей команды отмечено также как катализатор более эффективных проектов.

Усвоение уроков проектов, применение их в новых проектах на третьем месте по важности. К нашему удивлению респонденты придают меньше значения регулярной пост-проектной рефлексии, которая и должна показать командам уроки проектов. Можем предположить, что команды не верят в ее результативность из-за культурных и организационных барьеров в компаниях.

Риски ключевых проектных знаний

Ключевые проектные знания – опыт, умения команды, которые больше всего влияют на результаты и затраты проектов. Риски ключевых знаний – их недостаточное качество и количество в команде.

Риски ключевых проектных знаний

Мы также провели опрос среди специалистов проектного управления и попросили выбрать значимые для них риски. «Знания в головах специалистов» большинством голосов признаны самым большим риском ключевых знаний.

Когда самые важные для проекта знания остаются «в головах», не сохраняются и не распространяются, команда не может их применить при выполнении проектов. К тому же специалисты могут уйти вместе со своими знаниями. Логично, что 35% голосов получила недоступность нужных знаний. Устаревшие неактуальные и недостаточные знания также отмечены как частые риски.

Влияние на эффективность проектов и приоритеты в 2024 году

Мы сравнили влияние активностей управления знаниями на эффективность проектов с их статусом и планами команд на 2024 год.

Сбор и сохранение проектных материалов сильнее всего влияют на эффективность проектов, больше 50% участников оценивают его статус в командах на 7-10 баллов из 10. И в 2024 году эта активность управления знаниями – самая приоритетная для команд.

Сейчас не все команды признают влияние пост-проектной рефлексии и усвоения уроков проектов на будущие проекты. Тем не менее команды планируют развивать пост-проектную рефлексию, хотя научаться на опыте проектов по-прежнему не готовы. Вероятно, из-за низкой эффективности рефлексии команды не знают, как можно успешно научаться на прошлом опыте. Но будут применять прошлые уроки в новых проектах.

Еще две точки роста для многих команд – коммуникации и обмен опытом между командами. Они подтверждаются нашими другими исследованиями и интервью со специалистами проектного управления. Несмотря на невысокий статус этих активностей в командах, они не придают им должного внимания и в 2024 году. Мы считаем это упущенной выгодой для большинства команд.

Удержание знаний специалистов значительно влияет на эффективность проектов. «Знания в головах» – самый большой риск ключевых проектных знаний. При оценке статуса этой активности в командах голоса респондентов разделились, 1/3 поставили высокие оценки 7-10 баллов, но столько же оценили на 2-4 балла. Большинство команд не планирует эту активность и в 2024 году. Это серьезная зона риска для многих команд.

Участники высоко оценивают важность сохранения и применения идей. Статус этой активности также сильно различается в командах, голоса разделились почти поровну. Около 40% оценивают на 1-4 балла, чуть больше – на 7-10 баллов. В 2024 г эта активность не является приоритетной для большинства команд.

При более тщательном исследовании в каждой команде наш метод позволит измерить и посчитать риски и упущенные выгоды. Чем больше разница между их влиянием на эффективность и ниже статус в команде, тем выше риски и больше выгод команда упускает.

Барьеры для управления проектными знаниями

Барьеры для управления проектными знаниями

Сопротивление коллег переменам – наиболее значимый барьер для управления проектными знаниями. Он ощущается больше, чем даже отсутствие поддержки руководителя и бюджета. Трудности с оценкой результатов связаны с недостаточными знаниями методик управления знаниями. Респонденты отметили сложности при организации управления знаниями, когда перечисляли чего им не хватает до оценки управления знаниями на все 100%.

Управление знаниями – это новые ценности, навыки и даже образ мышления. Это другие способы выполнения работы и взаимодействий. Это выход из привычных рамок и изменение рутинных решений, больше концентрации на общем результате, позиция «общего выигрыша».

Поэтому управление знаниями и обмен ими – это изменение в умах и сердцах специалистов и руководителей. Значит сопротивление – естественный процесс. Командам нужно учитывать это при развитии управления знаниями.

Респонденты отметили и другие барьеры. Например, уровень управления знаниями в компании считается вполне хорошим. Лучшее, как известно, враг хорошего. Иногда IT-платформа не соответствует потребностям команды, или команды сконцентрированы на решении текущих задач и не хватает времени на большее. Некоторые команды в начале пути, поэтому свои барьеры не определили.

Бюджет на управление знаниями

Когда в компании есть бюджет на управление знаниями – это знак того, что она принимает этот бизнес-процесс всерьез. Поэтому мы спросили участников исследования, изменится ли их бюджет на управление знаниями в 2024 году.

Хотя участники планируют некоторые активности и в этом году, в половине команд выделенного бюджета нет. Ни в одной команде не предполагается увеличение бюджета, а в 4% он даже снизится.

10 уроков исследования

Анализ результатов привел нас к таким выводам;

  1. Управление знаниями проектов повышает их эффективность и даже без бюджета помогает сократить непродуктивные затраты, уменьшить уровень стресса. Чем выше уровень управления знаниями в команде или компании, тем больше выгод они получают.
  2. Главные выгоды управления знаниями проектов – быстрый доступ к информации, сокращение ошибок, лучше адаптация новичков и удержание опыта специалистов. Их нетрудно измерить и выразить в деньгах. Персональные выгоды – больше порядка и меньше стресса, экономия времени и меньше непонимания в команде. Они также влияют на производительность и вовлеченность. Мотивацию специалистов делиться знаниями нужно изучать и учитывать.
  3. При вполне высоком статусе управления знаниями в командах им не хватает системности и единой точки доступа, а также надежности проектных материалов. Они не умеют организовать управление знаниями и развивать навыки делиться ими. Участники отметили непонимание ценности передачи знаний в своих командах, мотивации и желания признавать ошибки, сохранять свои знания. Многим не хватает обратной связи.
  4. Хотя более 2/3 участников уверены в большой пользе управления знаниями, в половине команд нет на это бюджета. Ни в одной команде не планируется его рост в 2024 году. Участники исследования считают, что их команды неплохо управляют знаниями. Это подтверждает нашу гипотезу о том, что управление проектными знаниями не требует больших ресурсов.
  5. Если при текущем уровне бюджета и его отсутствии команды называют измеримые выгоды, то даже при небольших затратах они могут быть гораздо больше. Значит – сейчас команды упускают свои выгоды. Упущенные выгоды во многих командах – управление идеями, обмен опытом между командами, усвоение уроков и применение их в новых проектах. Последние два зависят от качества пост-проектной рефлексии.
  6. Самая приоритетная активность управления знаниями в командах – сбор и сохранение материалов проекта. Она уже неплохо развита в командах и сильнее всего влияет на эффективность проектов. Именно ее команды развивают больше всего. Одна из наших гипотез не подтвердилась.
  7. Сопротивление переменам – самый значимый барьер для управления знаниями. Командам стоит обратить особое внимание на вовлечение коллег в перемены.
  8. Когда проектный опыт не фиксируется, а остается «в головах» специалистов, он недоступен для команды. К тому же он быстро забываются и пропадает с уходом сотрудника. Поэтому ключевые знания «в головах специалистов» – значительный риск для большинства команд.
  9. Коммуникации и обмен опытом между командами, а также результативность пост-проектной рефлексии и усвоение уроков – точки роста для большинства. Пост-проектную рефлексию команды планируют развивать в 2024 году, хотя во многих случаях она проводится формально и не приводит к усвоению уроков. Сейчас команды не готовы учиться на прошлом опыте. Научение на проектном опыте и применение уроков в новых проектах сильно влияют на их эффективность. Значит, командам нужно повысить качество рефлексии. Сейчас это упущенная выгода.
  10. Большой разброс высоких и низких оценок по некоторым активностям управления знаниями в командах – способ их научения друг у друга в одной компании. Для этого нужно наладить обмен опытом между командами и отделами.

Управление знаниями проекта – отличный пилот по управлению знаниями для всей компании. Он сократит риски упущенных выгод, поможет наладить системность, убрать хаос и снизит стрессы сотрудников и руководителей. Он даст быстрый доступ к актуальному проектному опыту, сокращение непродуктивных затрат, повысит качество и снизит сроки адаптации новичков. В каждой компании пилот даст свои измеримые выгоды.

Читайте также:

Расскажите коллегам:
Комментарии
Участники дискуссии: Мария Мариничева
Руководитель, Москва

Один из 10 уроков нашего исследования этого года (мы завершили анализ в июне 2024) - пост-проектная рефлексия, научение на прошлом опыте и применение прошлых уроков в новых проектов это точка роста для большинства команд. Это упущенная выгода во многих из них. Подтверждается и другими нашими исследованиями.

Так вот. Про один из способов рефлексии (Разбор Полетов), его алгоритм, результаты и 12 секретах я уже писала здесь, на E-xecutive. Вот эта статья с двумя кейсами

Она поможет освоить самый простой, быстрый и результативный способ научения команды. И сократить упущенные выгоды.

 

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Названы лауреаты «Премии Рунета 2024»

Награды вручались в нескольких номинациях, охватывающих госпроекты, СМИ, экономику и бизнес, науку и технологии, а также культурные и социальные инициативы.

В Индии компания уволила всех сотрудников, испытывавших стресс

Так компания решила избавиться от стресса в команде. Под сокращение подпали более 100 человек.

Большинство россиян предпочтут 13-ю зарплату новогодним корпоративам

Четверть россиян относятся к корпоративным развлечениям негативно.

Япония перейдет на 4-дневную рабочую неделю

По задумке властей Японии, должна будет способствовать решению проблем с рождаемостью.