Обсуждение рабочих вопросов в чатах Telegram и WhatsApp вошло в привычку. Все началось во время пандемии, когда общение мигрировало в онлайн-пространство и сформировалась новая культура деловой переписки в мессенджерах. Однако спустя годы стало очевидно, что коммуникации, выстроенные подобным образом, влекут за собой серьезные финансовые и репутационные риски для бизнеса.
Зачем внедрять корпоративный мессенджер
- Кибербезопасность. По данным Cnews, публичные мессенджеры стали самым популярным каналом утечки данных (54% случаев). Это говорит о том, что бизнесу нужно искать более безопасные, но удобные альтернативы для сохранности информации. Таким решением может стать корпоративный мессенджер, где сотрудники общаются в закрытом и контролируемом пространстве. При работе с такими платформами можно назначать администраторов чатов, добавлять гостей и оперативно ограничивать доступ уволенным сотрудникам.
- Эффективность коммуникаций. Другая причина — потребность разграничить личное и рабочее пространство. По данным РБК, россияне тратят до четверти рабочего времени на личные дела: переписки, звонки, общение в социальных сетях. Переход на корпоративный мессенджер упрощает и ускоряет внутренние коммуникации за счет единого виртуального пространства и отсутствия развлекательного контента. Внедрение решает проблему информационной разрозненности, снижает нагрузку на электронную почту, помогает фокусироваться на задачах и бороться с выгоранием сотрудников.
Как выбрать подходящее решение для бизнеса
1. Оцените масштаб внедрения. Небольшим компаниям важно ориентироваться на простоту использования, низкую стоимость и готовые SaaS-решения. В рамках модели SaaS пользователи работают в программе через интернет с любого места и устройства. При этом вычислительные мощности ПО хранятся на серверах провайдера, благодаря чему внедрение не требует больших затрат и сложной адаптации.
Крупным компаниям стоит обратить внимание на масштабируемость, безопасность, возможность интеграции и развертывания On-premise на собственных серверах. Так, выбирая решение On-premise и инвестируя в собственное оборудование, крупный бизнес в перспективе экономит на регулярной оплате услуг вендора.
2. Обратите внимание на безопасность. Для обеспечения безопасности данных корпоративный мессенджер должен поддерживать сквозное шифрование, двухфакторную аутентификацию и контроль доступа. Обязательно должно быть разграничение прав пользователей и возможность интеграции с корпоративными системами безопасности. Не будут лишними отчеты о проверке кода мессенджера на уязвимости или CVE на языке безопасников.
3. Определите ключевые проблемы коммуникаций. Например, у вас распределенная команда, а в коммуникациях много рутины. Тогда обратите внимание на наличие искусственного интеллекта в мессенджере — он станет для вас конкурентным преимуществом. Если вы проводите много онлайн-собраний, «умный» мессенджер поможет с резюме встреч, подсвечиванием ключевых моментов обсуждений, приоритизацией сообщений.
Кроме того, моментально резюмируя содержание чатов, ИИ быстро погружает новых членов команды в контекст переписок. В нашем случае ИИ сэкономил больше 10% рабочего времени сотрудников.
Как подготовить сотрудников
На первых порах сотрудники могут не поддержать изменения по разным причинам: от банального нежелания учиться новому до страха перед автоматизацией. Переход на корпоративный мессенджер, как и любые новшества, может встретить сопротивление в коллективе.
Чтобы его преодолеть, соберите команду IT-евангелистов, которые займутся популяризацией внедрения в компании. Они помогут с демонстрацией преимуществ и работой с возражениями. Вдобавок, помогите им сформировать ключевые идеи и кейсы, которые покажут ценность и пользу этого внедрения.
Как организовать процесс внедрения
Перед масштабным внедрением проведите ограниченное пилотирование выбранного мессенджера. Пилотная группа должна на 1-2 недели целиком отказаться от использования других мессенджеров для внутренних коммуникаций. Это нужно для того, чтобы проверить эффективность внедрения, устранить ошибки и собрать обратную связь от пользователей.
Затем организуйте обучение сотрудников. Можно ограничиться видео и инструкциями по работе с платформой, а можно провести полноценные воркшопы.
Также составьте план перехода на новую платформу и подкрепите мотивацию перехода публичной целью, выпуском внутреннего приказа или другой официальной коммуникацией. После этого запускайте полноценный переход.
Какие сложности возникают во время внедрения
- Технические — интеграция с текущими системами, настройка прав доступа и перенос данных. Их решают через поэтапное внедрение и тестирование.
- Организационные проблемы включают сопротивление сотрудников и снижение продуктивности на старте. Важно заранее обучить команду, назначить ответственных за изменения, обеспечить поддержку в переходный период.
При этом очень помогает наличие в мессенджере специальных дашбордов – информационных панелей, на которых наглядно показана статистика активности команды.
Как оценить успешность перехода
При наличии дашбордов легче оценить процент переноса рабочих обсуждений и встреч. Коммуникационные дашборды обычно включают рейтинг активных участников, статистику по каналам, показатели активности.
Также помогает функциональность эффекта присутствия, когда видны перемещения пользователей по каналам и звонкам и отображаются статусы их действий. Косвенно можно оценить эффективность по количеству созданных каналов и запланированных звонков.
Выводы
Выбирая между мессенджерами, опирайтесь не только на функционал и стоимость. Учитывайте то, какие ваши проблемы в коммуникациях решает конкретная платформа. Тогда корпоративный мессенджер окажется не просто каналом общения, а инструментом, положительно влияющим на бизнес-результат.
Читайте также:
Приказом по организации.
Большинство имеющихся на рынке мессенджеров предлагают сопоставимый функционал по сопоставимой цене. Вопрос больше состоит в удобстве пользования, привычках конкретных сотрудников и уязвимости для спама/атак.
Некоторые компании до недавнего времени ICQ использовали - именно для того, чтобы сотрудники не отвлекались на сторонние чаты. Другие - пользовались "пакетными предложениями" при закупке облачных сервисов у Яндекс/Майл.
Токо запретить голосовые :)
За голосовые нужно жестоко карать. Абсолютно безжалостно.
Если отправителю лень печатать - можно надиктовать текст, и современные системы позволяют это сделать. Отправить голосовое без согласования - это просто поставить получателя в неудобное положение: важный вопрос может оставаться нерешенным, если обстановка не предполагает возможности прослушивания аудио.
Лично меня смущают голосовые потому, что:
- по ним сложно искать, нужно слушать
- чтобы слушать нужно либо подкючать гарнитуру, либо делать всех свидетелями сообщения
- это долго, так как половина голосового сообщения это бе-ме
- это снобизм
Согласен! Не вижу проблем во внедрении какого-либо мессенджера. Благодарен Владимиру за упоминание ИИ для мессенджеров.
Так-то любой мессенджер со временем обрастает тиной, кучей групп, тредов, каналов, проектов. На мой взгляд нужен не просто мессенджер, а хорошая внуренняя культура работы с ними, хорошо и понятно зарегламентированная. Туда же входит и запрет голосовых. Хорошо проработанная токсономия. Пусть этот функционал останется вечно занятым домохозяйкам.
апд. Возможно, что и разработчику нужно продавать, кроме мессенджера , хорошо проработанную методик работы с ним.
И поддерживаю Владимира в желательности именно корпоративного мессенджера. С развитым разделенм прав и возможностью служебных комментариев для тредов и групп.
Был у нас когда-то лоступен один мессенджер с возможностью архиваци своих тем, но, увы, как-то исчезла эта функция.
Но вы правы, Антон - "вопрос больше состоит в удобстве пользования, привычках конкретных сотрудников и уязвимости для спама/атак".
И лень.
Статья точно описывает ключевые боли — безопасность и разрозненность коммуникаций. Полностью поддерживаю тезис о том, что корпоративный мессенджер — это не просто «еще один чат», а инструмент управления.
Однако есть важный нюанс, который я хочу подчеркнуть как владелец it-компании: сам по себе мессенджер — лишь часть экосистемы. Его максимальная эффективность раскрывается только при глубокой интеграции с другими системами: CRM, ERP, электронным документооборотом. Именно тогда рождается та самая «единая цифровая среда», где задача из чата автоматически создается в CRM, а подписание документа происходит в два клика, а не через пересылку файлов.
И здесь кроется главная сложность, которую статья лишь частично затрагивает: техническая интеграция и адаптация процессов. Компании часто недооценивают ресурсы, требуемые на эту работу, и сталкиваются с тем, что даже самый «умный» мессенджер становится просто дорогой копией Telegram, но внутри компании.
Наша практика показывает, что успех на 80% зависит от грамотно выстроенного внедрения: от аудита процессов на старте до обучения сотрудников и технической поддержки на финише. Без этого даже с лучшим дашбордом вы будете видеть красивую, но бесполезную статистику.