3 типичные ошибки прослеживаемости в ХАССП

Это вторая моя статья из серии, посвященной системе менеджмента безопасности пищевой продукции, включая ХАССП. Я предлагаю читателям советы, нюансы и лайфхаки.

Что такое прослеживаемость?

В системе менеджмента безопасности пищевой продукции прослеживаемость —это инструмент, который позволяет проследить путь поступления пищевого продукта с этапа возникновения до этапа доставки конечному потребителю. Это нужно для того, чтобы в случае возникновения претензии или рекламации, компания смогла четко идентифицировать, что она произвела, когда и кому реализовала, оперативно разобраться в причинах и, отозвать только то количество опасного продукта, какое успела продать.

Благодаря прослеживаемости компания понимает, в какие партии готовой продукции вошли сырье и полуфабрикаты и из каких партий сырья и полуфабрикатов создаются партии готовой продукции. Недостаточно ввести и учитывать партийность, написать процедуру по отзыву продукции. Нужны доказательства, что прослеживаемость результативна, а сделать это возможно только через имитационный отзыв.

Этот инструмент имеет большое значение в системе менеджмента безопасности пищевой продукции, включая ХАССП, и именно к прослеживаемости больше всего вопросов возникает у аудиторов торговых сетей и надзорных органов. Только имитационный отзыв дает понимание, что система прослеживаемости установлена верно, и выступает свидетельством оценки этой системы.

Прежде чем говорить о типичных ошибках во время проведения имитационного отзыва, разберем, что компания должна знать о сырье, полуфабрикатах и готовой продукции в отношении прослеживаемости.

Что важно знать о сырье

Для сырья при приемке на склад должно идентифицироваться следующее: наименование, поставщик и изготовитель, дата изготовления сырья, дата и количество принятого сырья, сопроводительная документация — декларация о соответствии, ветеринарные свидетельства, свидетельство о госрегистрации, протоколы, номер партии.

Если сырье идет от поставщика с уже идентифицированными партиями, компании повезло, но, к сожалению, такой вариант встречается редко. Как выходить из положения и присваивать номера партий с самого начала? Самое простое решение — принять, что одна накладная равно одна партия, так не возникнет путаницы. У каждой партии поступающего сырья присутствует номер накладной, и компания всегда знает, сколько накладных получает, этот же номер и может выступать номером партии сырья.

Если далее из сырья создается полуфабрикат или замес, используемый для нескольких типов готовой продукции, ему присваивается новый номер партии с учетом новых ингредиентов и обязательно указывается время приготовления.

Что важно знать о полуфабрикате

Для полуфабриката должно идентифицироваться следующее: наименование и количество сырья для приготовления полуфабриката (какие партии сырья со своими номерами вошли в полуфабрикат) дата изготовления полуфабриката, время, количество и номер партии.

Маркировка на этапе приготовления полуфабриката необходима потому, что так компания понимает, какие партии сырья становятся частью полуфабриката в какое время. Далее полуфабрикаты используются для приготовления готовой продукции, так что компания должна четко идентифицировать какие номера партий какого полуфабриката в какую партию готовой продукции войдут.

Что важно знать о готовой продукции

Для готовой продукции должно идентифицироваться следующее: номера партий сырья и полуфабрикатов, вошедших в готовую продукцию, дата, партия и время. В качестве номера партии готовой продукции можно использовать дату изготовления. Например: дата изготовления продукции 20 апреля 2020 года, номер партии соответственно 200420, не забываем указывать время.

В журнале контроля или выработки готовой продукции будет указано количество полуфабрикатов и сырья, идентифицированных номерами партий. В случаях, когда в компании одно и то же сырье используется для приготовления нескольких видов продукции, изготавливаемой в нескольких цехах, записи должны вестись в соответствующих журналах в каждом цехе для каждой отгрузки со склада. Для ведения записей используют автоматизированные процессы, к примеру, на базе 1С. Но и записи в журналах и накладных вручную также могут выступать свидетельствами.

Как подтвердить прослеживаемость

Не реже одного раза в год группа ХАССП должна осуществлять имитационный отзыв продукции в соответствии с процедурой «Изъятие и отзыв несоответствующей продукции» с обязательной оценкой результатов. Этот имитационный отзыв вызывает массу вопросов и часто компании упускают из вида некоторые нюансы, что сказывается на результатах аудитов торговых сетей или контролирующих органов.

Разберем типичные ошибки.

1. Не соблюдается принцип реальных условий

«Отзыв же имитационный, так что клиента и заведомо опасную партию продукта придумаем», — так часто рассуждают компании. И упускают важный момент в самом начале, а именно: придумывают исходные данные, не соблюдая принцип реальных условий.

Очень важно использовать входные данные от клиента, с которым компания уже работает. Для этого и ведется список контактов оперативного оповещения, который постоянно актуализируется. Этот же список контактов используется для оперативного оповещения в случае «реального» изъятия и отзыва продукта, этот же список контактов используется для имитации.

Реальный клиент, принимающий непосредственное участие в тестовом отзыве, решает что за продукт и с какой даты проверяется по прослеживаемости, а не сама компания. Так компания в самом деле тренируется и получает возможность проследить всю цепочку, а не отделаться формальным отчетом с придуманной поставкой несуществующей компании.

Как именно запрашивать эти данные у клиента? Написать официальное письмо-обращение с просьбой помочь провести тестовый отзыв, не забыть приложить к отчету по тестовому отзыву ответ клиента с указанием наименования продукта и даты уже случившейся отгрузки продукции.

Главное условие — не придумывать несуществующего клиента, использовать реальную отгрузку реальной продукции, не забыть пометить при обращении и на отчете, что отзыв «имитационный».

2. Отсутствует фиксирование времени

Группа ХАССП при проведении имитационного отзыва должна фиксировать время, затраченное на всю процедуру прослеживаемости. Это время с момента поступления информации о небезопасной продукции до момента оценки, анализа причин и принятия окончательного решения — отзыв или отказ от претензии.

Конкретных требований по количеству затраченного времени на тестовый отзыв и оценку прослеживаемости нет. Но компания должна понимать, что, если у нее на имитационный отзыв уходит несколько дней, что-то она делает неверно. На практике расследование и назначение мер должны «успеть» провести за один рабочий день, иначе это принесет компании убытки, либо нанесет вред другим потребителям, у которых небезопасную продукцию еще не изъяли и не успели уведомить.

Не раз видела, что компании тратят на имитационный отзыв сутки или больше, потому что не могут четко идентифицировать все партии, начиная с сырья, и заканчивая готовой продукцией, это всегда приводит к негативным результатам инспекционных аудитов. Поэтому, партийный учет и его детализация на всех этапах так важны.

3. Не рассчитывается критерий результативности

Во время тестового отзыва группа ХАССП должна рассчитать критерий результативности предпринятых компанией мер. Это отношение количества уже изъятой продукции к количеству поставленной. В идеале отношение стремится к 100%, то есть, компания должна успеть отозвать фактически всю небезопасную продукцию, которую поставила в случае получения претензии.

В СМИ периодически бывают заявления от крупных производителей по качеству продукции с предостережением от употребления и просьбой вернуть в торговую точку приобретения. Это как раз один из примеров процедуры отзыва в действии, когда компании сложно отследить всех конечных потребителей.

Контакты СМИ, через которые происходит уведомление, компания указывает в списке контактов для оперативного оповещения. Таким образом, при проведении имитационного отзыва завершением должно стать отношение количества уже изъятой продукции к количеству поставленной. Без этого расчета имитационный отзыв может быть признан недействительным.

Вся суть отзыва как раз состоит в том, чтобы не просто отследить, что из сырья и полуфабрикатов в какую готовую продукцию вошло, но оценить, какое количество из этого ввиду принятых оперативных мер, компания смогла изъять.


В общем, система прослеживаемости представляет собой не просто четко установленную партийность, маркировку по номеру партии, дате и времени сырья и полуфабрикатов, соответствующие записи в журналах, а целую процедуру со своими критериями, которая позволяет оценить прозрачность и актуальность ХАССП на производстве при правильном подходе.

Комментарии
Адм. директор, Санкт-Петербург

Надеюсь, что ем по большей части безопасную продукцию...

Консультант, Волгоград
Сергей Алейников пишет:

Надеюсь, что ем по большей части безопасную продукцию...

Сейчас довольно строгий контроль со стороны торговых сетей, так что, все не так и плохо в общем) 

Адм. директор, Санкт-Петербург
Анастасия Борзенко пишет:
все не так и плохо в общем) 

То, что сейчас лежит на полках торговых сетей в категории "фрукты" и особенно "ОВОЩИ", по идее вообще не должно туда попадать, но особенно после "импортозамещения" работает принцип ЕШЬЧЁДАЛИ...

При этом, предполагаю, все документы в порядке и регламенты соблюдены, но отсутствие какой-либо конкуренции убивает...

А пока были, например, польские яблоки (на северо-западе России) - наши стоили в два раза дешевле, и нкто их не покупал...

Руководитель группы, Германия

Прочитал. Впечатление смешанное. Возможно, не увидел того, что ожидал увидеть. Наша компания многие годы работает по автоматизации процессов прослеживаемости как в пищевке, так и в фармакологии. На уровне концернов, которые успешно сертифицированы по международным стандартам.

В Германии в этих отраслях чуть ли не самым главным понятием является срок годности (указывается либо числом, как долго годен с момента изготовления, либо в виде даты до какого дня продукт годен как минимум - MHD Mindesthaltbarkeitsdatum).

Читаю здесь: "Для полуфабриката должно идентифицироваться следующее: наименование и количество сырья для приготовления полуфабриката (какие партии сырья со своими номерами вошли в полуфабрикат) дата изготовления полуфабриката, время, количество и номер партии".

И все? А где данные о годности?  Например, произвели 1 марта, получили первого апреля. Полуфабрикат годен или нет?

Читаю далее: "Для готовой продукции должно идентифицироваться следующее: номера партий сырья и полуфабрикатов, вошедших в готовую продукцию, дата, партия и время."

-  У нас в код идентификации лота обязательно входит идентификатор оборудования, тогда можно устанвоить и ответственное лицо...

Возможно, есть доп. информация, на основе которой это все это можно установить. В наших системах так: вы берете в магазине упаковку, сканируете штрихкод и получаете из системы всю информацию полностью: Что? Где? Когда? А также: кто? из чего? В каких пропорциях?  При каких условиях (соблюдение сроков годности и технологических режимов) и т.п.

Но в целом тема важная - желаю успехов!

Консультант, Волгоград
Сергей Алейников пишет:
Анастасия Борзенко пишет:
все не так и плохо в общем) 

То, что сейчас лежит на полках торговых сетей в категории "фрукты" и особенно "ОВОЩИ", по идее вообще не должно туда попадать, но особенно после "импортозамещения" работает принцип ЕШЬЧЁДАЛИ...

При этом, предполагаю, все документы в порядке и регламенты соблюдены, но отсутствие какой-либо конкуренции убивает...

А пока были, например, польские яблоки (на северо-западе России) - наши стоили в два раза дешевле, и нкто их не покупал...

Приведу пример, я периодически покупаю продукцию наших компаний на пробу интереса ради. Однажды не сдержалась и купила морковку по корейски в пластиковой упаковке, привлекла своим прекрасным внешним видом. Покупала в магазине премиум сегмента. Позже увидела ту же продукцию в Пятерочке. Небо и земля. Так что, тут вопрос ещё и к самим магазинам большой. 

Консультант, Волгоград
Андреас Штоль пишет:

Прочитал. Впечатление смешанное. Возможно, не увидел того, что ожидал увидеть. Наша компания многие годы работает по автоматизации процессов прослеживаемости как в пищевке, так и в фармакологии. На уровне концернов, которые успешно сертифицированы по международным стандартам.

В Германии в этих отраслях чуть ли не самым главным понятием является срок годности (указывается либо числом, как долго годен с момента изготовления, либо в виде даты до какого дня продукт годен как минимум - MHD Mindesthaltbarkeitsdatum).

Читаю здесь: "Для полуфабриката должно идентифицироваться следующее: наименование и количество сырья для приготовления полуфабриката (какие партии сырья со своими номерами вошли в полуфабрикат) дата изготовления полуфабриката, время, количество и номер партии".

И все? А где данные о годности?  Например, произвели 1 марта, получили первого апреля. Полуфабрикат годен или нет?

Читаю далее: "Для готовой продукции должно идентифицироваться следующее: номера партий сырья и полуфабрикатов, вошедших в готовую продукцию, дата, партия и время."

-  У нас в код идентификации лота обязательно входит идентификатор оборудования, тогда можно устанвоить и ответственное лицо...

Возможно, есть доп. информация, на основе которой это все это можно установить. В наших системах так: вы берете в магазине упаковку, сканируете штрихкод и получаете из системы всю информацию полностью: Что? Где? Когда? А также: кто? из чего? В каких пропорциях?  При каких условиях (соблюдение сроков годности и технологических режимов) и т.п.

Но в целом тема важная - желаю успехов!

Андреас, спасибо за пожелания! Эта статья об ошибках, безусловно, если говорить в разрезе полных требований, много информации будет я решила дозированно) 

Адм. директор, Санкт-Петербург
Анастасия Борзенко пишет:
купила морковку по корейски в пластиковой упаковке

Простите, это уже переработанная морковка! А я про исходную, предлагаемую в магазинах потребителю сегодня...

В ближайших к северо-западу заграницах, когда периодически заглядывали ( в недалёком прошлом) в продуктовые магазины, все фрукты и овощи имеют товарный вид, иначе их не продать... причём их не продать ещё от производителя!

А мы (ИМХО) вкушаем сейчас в прямом смысле продукцию импортозамещения, и тоннажа производства уже добились, а конкуренция-то нулевая!

Результат на полках, а по документам, предполагаю, всё в порядке!

Консультант, Волгоград
Сергей Алейников пишет:
Анастасия Борзенко пишет:
купила морковку по корейски в пластиковой упаковке

Простите, это уже переработанная морковка! А я про исходную, предлагаемую в магазинах потребителю сегодня...

В ближайших к северо-западу заграницах, когда периодически заглядывали ( в недалёком прошлом) в продуктовые магазины, все фрукты и овощи имеют товарный вид, иначе их не продать... причём их не продать ещё от производителя!

А мы (ИМХО) вкушаем сейчас в прямом смысле продукцию импортозамещения, и тоннажа производства уже добились, а конкуренция-то нулевая!

Результат на полках, а по документам, предполагаю, всё в порядке!

Я привела пример из той же "оперы", потому что Вы не представляете в каком виде были эти же упаковки в магазине пятёрочка! Все промасленные, грязные, неприятные... Что касается свежий овощей и фруктов, вопросы НЕ ТОЛЬКО к поставщику же часто.  Речь о цепочке в пищевой цепи, а это значит, что, если магазин, принявший продукцию не следит за её качеством, не соблюдает требования, мы, как потребители получаем то, что получаем - отвратительный вид и сомнительное качество. Не все торговые сети соблюдают стандарты, одна из известных сетей, к примеру, когда получила штраф за нарушения (продавала  фасованную продукцию такую как сухофрукты и сладости наразвес), продолжила это делать. Штраф не такой высокий для оборота продукции, что уходит на ура по тому что. А вот в сетях тандер после смены руководства я заметила прекрасные изменения - овощи стали выглядеть замечательно, а раньше невозможно было смотреть без слез. Магазин просто перестал работать с такими производителями, о каких говорите Вы, постепенно ситуация выровняется у них по всем регионам. Результат на полках это ответственность магазина в пищевой цепи, с начала этого года требования изменились, так что, посмотрим, к чему приведёт. Всё как и всегда, зависит от руководителей и их этического понимания сути отношений продавец - клиент ). Но, человеческой фактор никто не отменял. 

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Число безработных в России выросло на 23%

Численность безработных в России в апреле 2020 года составила около 4,3 млн человек.

Qiwi оставит сотрудников на удаленке до сентября

В офис 1 июля выйдут только около 10% сотрудников.

У 45% сотрудников зарплата уменьшилась за время эпидемии

Служба исследований hh.ru опросила 4500 соискателей о том, каких перспектив они ждут на своей текущей работе и какие у них самих планы.

Назван самый отвлекающий фактор при удаленной работе

Служба исследований hh.ru провела опрос и узнала, что чаще всего мешает сосредоточиться на работе.