Как крупный бизнес строит операционные процессы с помощью API Kaiten

В 2022 году Microsoft ушел из России – и нам пришлось быстро пересобирать всю культуру управления проектами с нуля. Сегодня, спустя три года, Кайтен для нас – это не просто таск-трекер. Это кастомная платформа с BI-дашбордами, автоматизированными процессами и собственными приложениями, где задачи, встречи, метрики и часть бизнес-процессов живут в одном контуре. Рассказываю, как мы к этому пришли.

Почему выбрали Кайтен

«Алкогольная сибирская группа» (АСГ) – крупный российский производитель алкогольной продукции. Компания управляет широким портфелем брендов, а проекты и задачи распределены между разными командами – от непосредственного производства до ИТ и маркетинга. В такой структуре важно видеть общую картину – что происходит в проектах, кто за что отвечает и где возникают отклонения. Поэтому без единой системы управления задачами здесь не обойтись. Раньше для трекинга задач мы использовали Microsoft, но после ухода сервиса из России стало понятно – нужен новый инструмент, который сохранит управляемость и не усложнит процессы. Так и начался поиск решения.

Мы рассматривали несколько вариантов – как российских, так и зарубежных, – но на тот момент ни один не закрывал базовые требования полностью. В итоге остановились на Кайтене – по трем причинам:

• Понятный и удобный интерфейс.
• Простой онбординг для сотрудников, чтобы быстрее включиться в работу и не тратить месяцы на внедрение.
• Даже бесплатный тариф превосходит по нужному нам функционалу MS Planner.

В 2022 году мы стартовали с пилота на бесплатной версии – проверяли гипотезы и собирали обратную связь от бизнеса. А когда стало понятно, что инструмент окончательно прижился, перешли на полноценный On-premise. Сейчас у нас уже более 300 лицензий, и мы постепенно масштабируем систему дальше.

Как настроили доступы для команд в таск-трекере

Один из первых шагов – настройка иерархии доступов.

В компании – несколько уровней команд, и важно было сделать так, чтобы каждый сотрудник видел ровно то, что соответствует его роли: руководство – общую картину и статусы, команды – детали работы внутри своего контура.

Интерфейс таск-трекера оказался настолько понятным и логичным, что команды начали настраивать доступы самостоятельно – без инструкций и онбординга. Первыми это сделали коллеги из HR, а потом поделились опытом с остальными.

Так, например, структуру ИТ-дирекции разделили на три уровня:

• Стратегический уровень – для ключевых сотрудников (13 человек).
• Уровень поддержки – промежуточный слой для координации (вдвое больше участников).
• Линейный уровень – пространства команд-исполнителей.

На практике это выглядит так: руководитель формулирует задачу на верхнем уровне и назначает ответственного. Ответственный забирает ее в свое пространство, там дробит на подзадачи и распределяет по исполнителям. «Наверх» уходят только обновления от ответственного – без лишних деталей и внутренней переписки команды.

За счет такой структуры мы решили сразу две задачи:

• Больше не нужно вручную настраивать доступ каждому сотруднику – достаточно добавить его в нужную группу пользователей.
• Каждый сотрудник видит именно тот уровень информации, который нужен ему для работы.

Все это позволяет нам обеспечивать необходимый уровень безопасности – без опаски того, что чувствительная информация попадет не в те руки.

Как сократили время проведения планерок

Сфера, в которой мы работаем, подразумевает частые планерки. Но проблема была не в их количестве, а в качестве – раньше большая часть времени уходила на сбор статусов, которые и так должны были быть известны руководителям заранее. Мы нашли решение в Кайтене – для этого собрали отдельную доску специально для планерок:

• В середине – операционные вопросы, которые разбираем вместе на планерке.
• Справа – индивидуальные задачи, которые оставляем для встреч в формате 1:1.
• Слева – BI-дашборды, которые помогают отслеживать KPI.

Как выглядит доска планерки (нажмите на картинку, чтобы увеличить)

А чтобы все работало системно, ввели ротацию ведущего планерки – ее легко настроить прямо в таск-трекере. Каждый месяц один из участников фасилитирует встречу – заносит решения, следит за карточками с истекшим сроком, поднимает открытые вопросы.

Индивидуальные задачи при необходимости перетекают из формата 1:1 в общее обсуждение – и наоборот.

В результате планерки стали короче и предметнее – статус каждой задачи известен заранее, и руководителям не нужно тратить время на сбор информации. Все апдейты по задачам пришли еще до планерки в Телеграм или почте.

Как встроили BI-дашборды в карточки

Как правило, на планерках мы разбираем не только задачи сотрудников, но и производственные показатели: как заказы идут относительно плана и прогноза, где появляются отклонения и какую нагрузку это даст в ближайшие недели. И в этом нам помогают BI-дашборды.

Раньше доступ к ним был завязан на электронную почту: чтобы посмотреть данные, их нужно было вручную искать в письмах. На созвонах про них часто вспоминали уже в процессе – и тратили время на поиски вместо обсуждения.

Гораздо удобнее, когда все ключевые показатели видны в том же пространстве, где команда принимает решения – и для этого не требуется переключать между несколькими экранами.

Поэтому мы настроили публикацию дашбордов прямо в Кайтене – они появляются на фасадах карточек в виде картинок.

Вот как процесс выглядит технически: мы собираем дашборды в Excel, часть метрик считаем формулами, часть подтягиваем из хранилища данных. В отдельной вкладке указываем, какой фрагмент публиковать и в какую карточку Кайтена – дальше обновление идет автоматически.

Робот подтягивает информацию из Excel-файла (нажмите на картинку, чтобы увеличить)

По заранее настроенному расписанию робот проходит по таким файлам, забирает нужный фрагмент и через API добавляет его в Кайтен. В интерфейсе это выглядит как обычное обновление: картинка приходит в комментарии от имени робота и становится обложкой карточки. Рядом появляется ссылка на источник, чтобы при необходимости «провалиться» в детали.

Как устроена карточка с BI-дашбордом (нажмите на картинку, чтобы увеличить)

В результате получаем компактную картинку с индикаторами: зеленый – все в порядке, красный – есть отклонения, желтый – нужно проверить. 

Примеры BI-дашбордов, которые сотрудники используют в работе (нажмите на картинку, чтобы увеличить)

Такой формат позволяет за несколько секунд понять, где все идет по плану, а где требуется вмешательство. Не нужно проваливаться в отчеты и разбираться в цифрах – достаточно взглянуть на индикаторы, чтобы определить, какие задачи требуется обсудить в первую очередь.

Как расширили возможности Кайтен при помощи разработки

Два крупных проекта готовятся к запуску, третий пока остается на уровне концепции.

1. HR-приложение для онбординга

Раньше отследить, на каком этапе находится кандидат или новый сотрудник, было почти невозможно: все хранилось в переписке, а статусы собирали вручную. Поэтому мы создали собственное решение, где Кайтен выступает фронтендом: анкета заполняется прямо внутри карточки, приложение само отслеживает переходы между этапами и назначает ответственного HR-менеджера, которому приходит уведомление с конкретной задачей – например, провести check-in через месяц после выхода сотрудника.

Доска кандидатов позволяет отслеживать все этапы от первого контакта до прохождения испытательного срока. Перемещение карточек по доске автоматически запускает цепочку нужных операций.

Как выглядит доска HRS (нажмите на картинку, чтобы увеличить)

Внутри карточек подключен Kaiten-плагин, который добавляет кнопки для доступа к форме анкеты кандидата – данные можно заполнять и редактировать прямо там.

Как дополнение выглядит в Кайтене (нажмите на картинку, чтобы увеличить)

Заполненные данные визуализируются в карточке в виде таблицы. Аналогичным образом туда транслируются результаты опроса на базе Yandex.Форм.

Пример таблицы с данными о кандидате (нажмите на картинку, чтобы увеличить)

Архитектурно система работает так:

• Все сервисы читают из Kafka.
• Взаимодействуют через события (слабо связаны).
• Изменения вносят через Kaiten API.
• Часть данных и логов пишется в PostgreSQL.
• Асинхронные и отложенные задачи – через Airflow.

Схема решения (нажмите на картинку, чтобы увеличить)

Релиз решения планируем уже в ближайшее время.

2. Автоматизация NPD-проектов

Сейчас работаем над созданием еще одного внешнего приложения для управления проектами по выводу новых продуктов (New Product Development). Уже готов типовой проект: задачи, связи между ними, сроки и таблица контактов – кому что назначать. Работа ведется в нескольких досках, настроечных-шаблонных и рабочих.

Как используем метки (нажмите на картинку, чтобы увеличить)

• NPD-менеджер заходит на доску «NPD Project».
• Создает головную (титульную) карточку проекта: название проекта, тип NPD, участники проекта (из списка ответственных), метки (категория проекта, размер проекта).
• Переводит карточку из очереди в колонку «В работе».
• Система автоматически: создает все задачи из шаблона, размещает их в пространстве «Задачи по проекту NPD», устанавливает связь родительская-дочерняя, первая задача автоматически переходит в работу, назначаются ответственные на первую задачу, сдвиг срока задачи каскадно сдвигает сроки последующих, отправляются уведомления ответственным.
• Когда все пункты чек-листа задачи выполнены → задача переходит в «Готово».
• Следующая по связи задача автоматически переходит в «В работе».

Как выглядит доска NPD-проектов в Кайтене (нажмите на картинку, чтобы увеличить)

Таким образом, NPD-менеджер заполняет только титульную карточку, а система разворачивает структуру проекта полностью самостоятельно.

Вот как выглядит схема работы:

• События идут по цепочке Kaiten → Go → Kafka → сервисы.
• Все сервисы читают из Kafka и общаются через события
• Оркестрация – через workflow-engine, остальное – узкие сервисы.
• Изменения вносятся через Kaiten API.
• Состояние и отчетность – в PostgreSQL.
• Redis – только технический слой (идемпотентность, блокировки, кэш).
• Архитектура рассчитана на горизонтальное масштабирование (несколько инстансов сервисов).

Схема решения (нажмите на картинку, чтобы увеличить)

Сейчас проект на финальной стадии доработки – запуск планируется летом этого года.

Ключевые преимущества NPD в Кайтене (нажмите на картинку, чтобы увеличить)

3. Email-интеграция для тендеров

Еще один сценарий, который мы рассматриваем для оптимизации, – интеграция с почтой через поле карточки «email-комментарий». Так удобно автоматизировать всю тендерную переписку – требуется лишь добавить уникальный адрес в цепочку писем по тендеру, и вся коммуникация будет собираться в одной карточке. При этом все общение можно вести прямо через таск-трекер. На данный момент это решение оставили на уровне концепции – планируем вернуться к нему чуть позже.

Вывод

• Начинайте с малого, даже с бесплатного тарифа. Мы стартовали с пилота, собирали обратную связь от бизнеса и только потом перешли на полноценный on-premise. Никакого долгого внедрения – сначала проверьте гипотезы.
• Не унифицируйте доступы там, где это неудобно. Три уровня иерархии – стратегический, координационный, линейный – решили сразу две задачи: безопасность данных и экономию времени на администрирование.
• Переводите планерки из режима сбора статусов в режим принятия решений. Если статус задачи известен заранее – встреча становится короче и предметнее. Доска планерки с BI-дашбордами слева и задачами в центре – простое решение, которое работает.
• Автоматизируйте не ради автоматизации. Каждая надстройка – HR-приложение, NPD-автоматизация, интеграция с Kafka – появлялась как ответ на конкретный запрос бизнеса, а не как желание все усложнить.

API открывает систему для роста. Если инструмент закрытый – вы быстро упретесь в его ограничения раньше, чем вырастете. Мы выбирали платформу, из которой можно строить дальше.

Партнерский материал

Рекламодатель ООО «Кайтен Софтвер» ИНН 7714426252 erid 2SDnjdFyACj

Читайте также: