METRO — оптовая компания с более, чем 90 торговыми центрами России, работающая в B2C и B2B-сегментах. Отдел непрямых закупок отвечает за 80% всех затрат компании — маркетинг, ИТ, HR и расходные материалы для торговых центров по всей стране, эксплуатацию, складскую и транспортную логистику. Диапазон широкий: от крупных рекламных конструкций и ИТ-лицензий до ценникодержателей для выкладки товара в торговых центрах. Всего в команде отдела работает десять человек.
Моя работа — видеть процессы целиком и замечать то, что изнутри не всегда очевидно: где команда теряет скорость и как это можно исправить.
Почему отдел закупок отказался от Excel
На определенном этапе работа с закупочными проектами велась в нескольких файлах:
- Годовой план закупок.
- Тайминги проектов (в формате диаграммы Ганта).
- Входящие потребности от внутренних заказчиков.
Файлы находились в общем доступе и регулярно обновлялись командой. Такой подход позволял решать текущие задачи, однако по мере роста объема проектов увеличивалась потребность в синхронизации данных и в их регулярной актуализации.
При общем доступе возникало много ошибок: кто-то что-то удалил, кто-то вставил не в ту ячейку, что-то не сохранилось. И это постоянно приходилось исправлять. Часть рабочего времени уходила не на сами закупки, а на восстановление данных — искали актуальную версию файла, исправляли съехавшие формулы, перезаполняли случайно удаленные строки. Все это усложняло работу с данными и повышало требования к их согласованности.
Загрузка команды тоже была неочевидна. Сколько активных проектов у каждого сотрудника? На каком они этапе? Где риски по срокам? Excel показывал строки с датами и числами, но не давал ответа ни на один из этих вопросов. При этом основным вызовом стала не столько операционная нагрузка, сколько необходимость видеть процессы целиком: оценивать статус проектов, загрузку команды и динамику выполнения.
Именно тогда стало понятно, что так дальше работать нельзя. Нам нужен был инструмент, который дал бы возможность видеть все процессы в краткосрочной перспективе, а не через полгода внедрения.
Почему выбрали таск-трекер вместо системы управления закупками
Сначала мы изучили российские аналоги профессиональных закупочных систем. По функциональности они выглядели достойно, но внедрение занимало годы и требовало серьезных инвестиций. Рассматривали и более доступные решения с внедрением около шести месяцев. Но отказались: функционал оказался избыточным — большую часть мы бы не использовали.
В закупках есть такой проверочный вопрос «what exactly fit for purpose?», который задают при проверке на соответствие решений целям. Иначе говоря: это про скромность в решениях. Если вам нужна ручка для того, чтобы что-то записать, вы берете обычную шариковую ручку за 100 рублей, а не ручку Parker за 1500, хотя она тоже пишет. Иногда мы забываем: технологии — это инструменты, а не статусные символы. Шариковая ручка не уступает Parker в функции — она просто не пытается быть чем-то большим. Мы смотрели на сложные проектные системы и понимали — это наш Parker. Мощно, красиво — но дорого и долго.
Нам нужен был инструмент, который заработает быстро, будет понятен всем и не потребует ни многолетнего внедрения, ни огромного бюджета. Решение нашлось под рукой — в ИТ-отделе. Оказалось, что коллеги какое-то время уже использовали Кайтен для управления проектами.
Здесь важно упомянуть об одном стереотипе. Таск-трекеры в сознании большинства — инструмент для разработчиков. Канбан-доски, статусы, воркфлоу — все это ассоциируется с ИТ, а не с закупками. Но если посмотреть на структуру закупочного проекта, принципиальной разницы нет: те же задачи, этапы, ответственные, дедлайны. Поэтому мы решили попробовать тестовый доступ Кайтена.
Как внедрить таск-трекер в закупочные процессы
Чтобы команда постепенно привыкала к системе, я начала ставить задачи в таск-трекере, используя ту же логику, по которой мы работали в Excel. Результат оказался неожиданным. Даже сотрудники без опыта работы с трекерами разобрались самостоятельно — через обучающие видео и базу знаний.
Чтобы сделать переход на новую систему более плавным, мы разделили внедрение трекера на два основных этапа:
- Перенесли в Кайтен структуру отчетов из Excel без изменений.
- Когда команда привыкла к инструменту, пересобрали логику и настроили конфигурацию под реальные процессы.
Так нам удалось запустить новую систему быстро и без хаоса, а улучшения внедрять постепенно, не ломая привычный ритм работы.
Как устроена работа в Кайтене
Когда начали внедрять Кайтен, мы активно взаимодействовали с командой платформы, чтобы собрать конфигурацию под наши процессы, а не копировать типовой шаблон. И вот что из этого вышло.
1. У каждого сотрудника свое пространство
Сначала мы создали общее пространство «Procurement Plan» — единый план закупок всего отдела. Внутри добавили именные подпространства для каждого сотрудника и настроили доступы, чтобы можно было отфильтровать проекты по нужному срезу: по категории, стратегии закупки, ответственному или статусу.
Нажмите на картинку, чтобы увеличить
Теперь через канбан-доску руководителям видны все проекты команды, а каждый сотрудник видит только свои. Нужная картина открывается сразу, без поиска по таблице. Кроме того, для карточек закупочных проектов придумали отдельный тип и визуальный маркер — чтобы наглядно различать их от всего остального на доске.
2. Вместо кастомных полей из Excel карточка в трекере
Одно из главных открытий — насколько гибко настраивается карточка в Кайтене. Мы перенесли в нее все необходимые поля из Excel: бюджет, стратегию закупки, целевые показатели, отклонения, категории и другие параметры. За первые две недели работы в Кайтене сразу поняли, каких полей не хватает, а какие оказались лишними — и моментально поправили конфигурацию под себя.
При этом поля, критически важные для отчетности, отметили как обязательные. Система не дает карточке двигаться дальше, пока ключевая информация не заполнена полностью.
3. Разные режимы для работы с одними данными
Каждый сотрудник выбирает наиболее удобное представление под свою задачу и привычки. Например, мне удобнее вести проекты на канбан-доске — видно, что в работе, что стоит в очереди и что завершено. Смотреть на отчетность комфортнее в режиме таблицы — она выглядит почти как привычный Excel. А загруженность и риски по срокам лучше всего оценивать в режиме таймлайна — он фактически заменил диаграмму Ганта из Excel. Если раньше нужно было вручную заполнять «дату начала» и «дату конца» проекта, то теперь достаточно взглянуть на таймлайн — и сразу видно, у каких проектов срок заканчивается, а у каких — еще есть запас по времени.
4. Родительские и дочерние карточки
В основном пространстве мы оставили статусы такими же, как в Excel: «Not started → In progress → Done → Cancelled/Frozen → FY (перенос на следующий год)» — именно из них делается вся основная отчетность в компании.
Нажмите на картинку, чтобы увеличить
А если проект нужно детализировать, мы создаем дочерние карточки. Они находятся в личном пространстве сотрудника, и там каждый выстраивает этапы проектов под себя.
Нажмите на картинку, чтобы увеличить
Создание дочерних карточек автоматизировали. Система сама создает их по этапам проекта — с нужными названиями и структурой. Изначально ожидали, что придется собирать все вручную, но оказалось наоборот: система берет эту работу на себя — и это стало приятным сюрпризом.
Нажмите на картинку, чтобы увеличить
5. Фиксация задачи с телефона в мобильном приложении таск-трекера
Отдельно нас выручает мобильное приложение. Если рядом нет компьютера, задачу можно сразу создать прямо с телефона. Раньше многие записывали поручения в ежедневники или на стикеры и забывали перенести в систему. Теперь фиксируем задачи сразу в Кайтене — так ничего не теряется.
Как изменилась работа отдела закупок с переходом на Kайтен
Прошло всего два месяца, как мы внедрили в работу таск-трекер. Это небольшой срок, но разница между «до» и «после» уже ощутима:
- Мы не ищем информацию — мы ее видим. В любой момент можно открыть таймлайн и сразу понять, сколько проектов у каждого сотрудника в работе, на каком они этапе и где уже появляется риск по срокам. В Excel такого функционала не было — приходилось тратить время на ручной сбор информации.
- Документы и контекст — в одном месте. Ссылки, файлы и материалы прикреплены к карточке — все находится под рукой. Больше не требуется искать файлы на сетевом диске сотрудников.
- Прогресс виден — не нужно гадать, что сделано, а что нет. Когда закрываем очередной этап, это сразу отражается на доске: карточка меняет статус и движется по колонкам. Прогресс виден всем в режиме реального времени по каждому этапу. В Excel можно было месяцами работать над большим проектом и не ощущать движения вперед — таблица не показывала, сколько уже сделано. Теперь же руководитель видит загрузку каждого сотрудника, а сам сотрудник — свой прогресс по проектам. А если нужно собрать отчет или презентацию по завершенному проекту, вся история сохранена в карточке — не нужно восстанавливать список выполненных работ по памяти.
- Передача дел другому сотруднику перестала быть отдельной задачей. Если раньше перед отпуском или увольнением нужно было написать подробное письмо-инструкцию по каждому проекту, то теперь в этом нет необходимости — весь контекст, история и статусы хранятся в Кайтене.
- Неполные данные видны сразу. Следить за тем, чтобы сотрудники заполняли ключевую информацию, стало проще: не нужно вручную проверять таблицы и напоминать каждому отдельно. Достаточно настроить обязательные поля в карточке-задаче — и система сама просигнализирует, что внутри элемента не вся информация.
Мы готовимся к следующему этапу развития — внедрению модуля Service Desk. Его планируем использовать, чтобы собирать все заявки на закупку через единое окно и автоматически распределять их по ответственным.
Сейчас сбор потребностей от внутренних заказчиков происходит вручную — через те самые Excel-файлы, которые каждый заполняет по-своему. В планах — сделать так, чтобы заявки попадали к нам через единую форму в Кайтене. Дальше система будет сама маршрутизировать карточку нужному закупщику — по предмету закупки или инициатору.
Вся переписка по заявке будет храниться внутри карточки — ничего не потеряется в почте. А главное — появится возможность отслеживать время от поступления заявки до завершения закупки. Пока что этот показатель мы считаем вручную через выгрузку в Excel. После настройки Service Desk мы сможем видеть его в реальном времени на таймлайне.
Выводы
История отдела непрямых закупок METRO — о том, что иногда команде не нужен избыточный функционал. Достаточно инструмента, который позволяет выстроить процесс под свои задачи и быстро видеть результаты. Мы потратили время на изучение сложных закупочных систем — и в итоге пришли к таск-трекеру, который коллеги из соседнего отдела использовали уже четыре года.
Сегодня наша команда из десяти человек ведет в Кайтене закупки более чем для 90 торговых центров, где видны статусы, сроки и загрузка, а вся работа собрана в одном месте. Без лишней сложности, но с понятной структурой и контролем.
Партнерский материал
Рекламодатель ООО «Кайтен Софтвер» ИНН 7714426252 erid 2SDnjdYkfoY
Читайте также:
