Вспомните, сколько договоров было потеряно в переписке? А сколько клиентов ушло к конкурентам из-за продолжительного процесса взаимодействия? В основе операционного хаоса большинства компаний лежит отсутствие единого центра управления процессами и согласованиями. Документы и договоренности гуляют по почте, файлы хранятся в разных папках, версии путаются, а часть задач растворяется в мессенджерах. В итоге кто-то работает с устаревшим файлом, сроки срываются, снижается качество управленческих решений, а важное письмо так и остается «где-то в переписке». В этой статье расскажу, как навести порядок в процессах и автоматизировать их.
Как хаос в работе с документами влияет на бизнес
Даже небольшие сбои в согласовании документов могут замедлить ключевые процессы.
- Договор с клиентом. Если согласование затянулось, конкурент может заключить сделку быстрее и забрать контракт.
- Финансовая отчетность. Несвоевременно подписали, тогда готовьтесь к штрафам и проверкам.
- Запуск проекта. Когда задачи распределены по почте и мессенджерам, часть поручений теряется, сроки сдвигаются, а компания несет репутационные риски перед партнерами и клиентами.
В условиях высокой конкуренции такие задержки оборачиваются прямыми финансовыми потерями. Для среднего бизнеса это особенно болезненно: нет запаса времени и денег, и каждый сбой бьет по репутации и росту.
Как навести порядок в процессах: правила и действия
Чтобы минимизировать хаос, важно внедрить четкие правила работы с процессами:
- Прозрачные маршруты согласования. Каждый сотрудник должен понимать свою ответственность, роль и сроки на этапе процесса.
- Контроль версий. Использование единой системы для хранения документов и работы с процессами, что исключает дублирование и ошибки.
- Организация задач. Постановка и отслеживание задач в рамках единой платформы помогает избежать рассогласования между подразделениями.
- Вовлечение персонала. Важно выстроить систему вовлечения и руководителей, и сотрудников, которые в дальнейшем будут пользователями системы.
Что можно сделать уже завтра:
- Определите владельцев и менеджеров процессов, которые могут выступать инициаторами изменений и держателями требований.
- Настройте простые регламенты: разные документы = разные сценарии согласования.
- Используйте централизованное хранилище, где сотрудники работают только с актуальной версией.
- Внедрите инструменты для контроля сроков и ответственности.
- Раз в квартал пересматривайте маршруты: где застревали документы, кто тормозил процесс.
- Внедрите систему, которая поможет вам с этими задачами и сократит расходы на управление и контроль процесса.
Помимо внутренней подготовки с точки зрения операционной деятельности, важно выбрать систему для ведения и контроля этих процессов.
Как выбрать систему для автоматизации и контроля процессов
Современные системы электронного документооборота (СЭД) и BPM-системы (Business Process Management):
- строят маршруты согласований под разные документы;
- автоматически сохраняют историю изменений;
- показывают, кто задерживает задачу;
- напоминают о сроках, пока не поздно.
Правильно подобранная система помогает снизить нагрузку на сотрудников и ускорить работу. Чтобы избежать ошибок при выборе и подготовки к внедрению, стоит учесть следующие функциональные особенности систем.
1. Масштабируемость решения. Система должна расти вместе с бизнесом − добавлять новые процессы и пользователей без полной перестройки. Например, наш клиент, один из лидеров FMCG-рынка, выбрал систему Directum RX, которая позволяет настраивать маршруты согласования для разных документов без программирования. Не нужно быть разработчиком, система поддерживает no/low-code. Важно лишь четко понимать, чего вы хотите добиться и как изменения в процессах помогут достичь результата.
Кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере.
2. Интеграции. Возможность связать систему с 1С, Контур.Диадок, CRM, почтой и другими инструментами. В рамках данного требования система должна предоставлять стандартные интеграции с многочисленным списком систем, которые чаще всего используются на рынке России.
3. Удобство интерфейса. Сотрудники должны легко освоить систему, иначе автоматизация останется на бумаге. Если система не предоставляет нативное вовлечение в работу с функциями, то работникам придется постоянно обращаться к инструкциям. У них будет снижена мотивация на использование системы, и компании придется затрачивать больше ресурсов на вовлечение.
4. Отчетность и аналитика. Наличие дашбордов для контроля процессов и загрузки сотрудников.
5. Облачная или локальная версия. Важно учесть, где удобнее хранить данные − на своих серверах или в облаке. Здесь чаще всего на выбор влияет размер компании, структура систем и условий работы.
6. Широкие возможности при работе с документами. Выбранная система должна автоматически сохранять все версии документов и фиксировать актуальный файл. Так сотрудники смогут быстро находить нужный вариант, видеть, кто и когда вносил правки, и меньше терять или путаться в документах.
Кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере.
7. Управление задачами. В системе должна быть возможность следить за сроками и статусами задач в одном месте, чтобы руководителям не приходилось тратить дорогостоящий ресурс на микроменеджмент, уточнять статусы лично или гадать, кто чем занят.
Кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере.
8. Возможность настройки уведомлений и триггеров. У системы должен быть функционал отправлять уведомления и напоминания, чтобы задачи не задерживались и ничего не терялось.
9. Стоимость владения. Смотрите не только на цену лицензии, но и на дальнейшие расходы − внедрение, сопровождение, обучение.
10. Поддержка и обновления. Выбирайте решения, за которыми стоит вендор с регулярными релизами и быстрой техподдержкой. Крупный вендор с большой партнерской сетью дает клиенту больше возможностей.
11. Важность выбора партнера для внедрения. Это отдельный и важный фактор успеха внедрения, и его стоит выделить отдельным блоком.
Как выбрать надежного партнера для автоматизации
- Экспертиза в отрасли. Партнер должен понимать специфику вашего бизнеса как в рамках сектора, так и отрасли. Например, у нас более 25 лет опыта работы на рынке с разными сегментами и отраслями. Это позволяет нам сократить риски при внедрении и поделиться опытом в этом непростом процессе с заказчиками. Ищите проверенных партнеров сразу на старте, а также обращайтесь к вендору решения, которое вы планируете внедрить для помощи в этом вопросе.
- Опыт и репутация. Смотрите на количество реализованных проектов, сертификацию и отзывы клиентов − это снижает риски.
- Методология внедрения. Грамотный партнер не просто «устанавливает систему», а помогает описать процессы, приоритезировать их и подготовить команду. При консультировавании клиентов мы всегда учитываем опыт внедрения свой и заказчиков с похожими задачами. При этом мы не забываем, что каждый проект и компания уникальны. В нашей практике этап аналитики является неотъемлемой частью любого проекта, чтобы не только понять запрос бизнеса, но и подобрать решение, которые сработает.
- Обучение сотрудников. Наличие программ обучения, обучающих видео, документации и сопровождения на старте − критично, чтобы система была полноценно внедрена и приносила пользу бизнесу. Обращайте внимание на партнеров и вендоров продуктов, у которых уже есть сформированная база знаний по продукту. Мы включаем этап обучения в любой проект, чтобы сотрудники клиента могли не только пользоваться системой, но и уметь ее адаптировать под изменяющиеся процессы. Благодаря компании Directum и мы, и наш клиент можем опереться на многочисленные и структурные ресурсы для знания продуктов и технологий.
- Сопровождение и поддержка. Партнер должен быть готов помочь не только при старте, но и позже − при масштабировании и добавлении новых процессов.
Помимо поиска партнера необходимо уделить время подготовке к внедрению, чтобы снизить риски в этом процессе и ускорить срок реализации.
Как подготовиться к внедрению
- Описать текущие процессы. Зафиксировать, как сейчас согласуются договоры, кто участвует, сколько времени занимает каждый этап.
- Определить ответственных. Назначить «владельцев процессов» и проектную команду внедрения − это ускоряет согласование и обучение.
- Приоритизировать задачи. Сначала автоматизировать самые критичные процессы, например, договоры, счета, заявки на оплату. А в дальнейшем постепенно и планомерно развивать систему.
- Проверить готовность данных. Убедиться, что документы структурированы и хранятся в доступном виде для загрузки в систему.
- Продумать обучение. Составить план по обучению ключевых пользователей и каскадному обучению всей команды.
- Согласовать сроки и ресурсы. Реалистично оценить, сколько времени и людей потребуется для внедрения.
- Подготовить сотрудников. Объяснить команде, зачем внедряется система, и какие проблемы она решит − это снижает сопротивление изменениям и повышает вовлеченность.
СЭД и BPM − ключ к контролю и росту компании
Хаос в согласовании документов и управлении процессами стоит компаниям времени, денег и репутации.
Выстроенные прозрачные процессы и автоматизация помогают взять все под контроль: задачи и документы хранятся в одном месте, легко отслеживаются сроки и ответственные, а сотрудники тратят меньше времени на рутину. В результате бизнес работает быстрее, ошибки сокращаются, а команда может сосредоточиться на действительно важных делах, а не на борьбе с хаосом.
Партнерский материал
Рекламодатель ООО «ТАНАИС Ритейл» ИНН 7709675486 Erid: 2SDnjd8UDd9
Читайте также:
