Как в десять раз ускорить моделирование бизнес-процессов

На многих российских предприятиях производительность труда в разы ниже, чем в развитых странах. Причин здесь много, однако основная причина – это катастрофически низкий уровень организации труда. В корпоративном управлении широкое распространение получил процессный подход. Этот метод управления известен давно. Достаточно вспомнить труды Адама Смита о первых мануфактурах и разделении труда, работы Фредерика Тейлора, Эдвардса Деминга, Уолтера Шухарта, Алексея Гастева.

Вице-президент рейтинговой компании Gartner, Джанель Хилл считает, что «…В основе прогресса корпораций, отраслей и экономик в течение последних ста лет лежат достижения в управлении процессами. Приверженность процессам и качеству производства изменили судьбу послевоенной Японии, показав тем самым, что улучшение процессного управления способно обеспечить экономическую мощь». В настоящее время предприятия и организации находятся в начале новой эры процессного мышления – периода, который, по мнению Gartner, будет характеризоваться процессами, адаптирующимися к меняющимся внешним условиям.

По результатам исследований Ассоциации профессионалов управления бизнес-процессами (ABPMP International), процессный подход к решению управленческих задач становится доминирующей парадигмой менеджмента XXI века.

Управление производственными и административно-хозяйственными процессами и управление эффективностью сливаются друг с другом по мере осознания, что организация – это система взаимодействующих процессов, чья эффективность должна быть сбалансирована, и что именно на это должна быть нацелена стратегия. С другой стороны, все больше тех, кто занимается управлением эффективностью на уровне предприятия, приходит к выводу, что их деятельность даст реальную отдачу, если в первую очередь будет нацелена на повышение эффективности процессов, а не функциональных подразделений, оборудования и других активов.

Организация, не уделяющая должного внимания управлению процессами, остается в неведении о внешних и внутренних изменениях и может быть захвачена ими врасплох. Организация, которая документирует свои процессы, управляет ими и измеряет их, способна к непрерывному совершенствованию и к тому, чтобы своевременно обнаруживать и устранять проблемы.

Производительность – далеко не единственный показатель эффективности компании. Не менее важна конкурентоспособность. Этот вопрос постоянно занимает умы руководителей как крупных, средних, так и малых предприятий. Особое место занимает вопрос конкурентоспособности на мировом рынке. Конкурентоспособность должна постоянно отслеживаться, как наиболее важный показатель компании. Конкурентоспособность пропорциональна операционной эффективности бизнес-процессов. Вот почему знание эффективности процессов так важно для любой компании.

Интегральная операционная эффективность складывается из ряда ключевых показателей эффективности (КПЭ), таких как:

  • Производительность.
  • Уровень качества продукции.
  • Время выполнения процессов и процедур.
  • Уровень загрузки ресурсов.
  • Себестоимость и другие.

Для любой компании под эффективностью понимается взвешенная сумма частных показателей эффективности. Выбрав для компании определенный сбалансированный набор весовых коэффициентов, можно оценить интегральную эффективность компании.

Главная причина низкой эффективности – это низкий уровень операционной организации бизнеса, то есть плохо проработанные бизнес-процессы. Для гарантированного повышения эффективности необходимо иметь интегрированную систему нормирования, планирования, построения, мониторинга и анализа операционной эффективности компании. То есть необходимо иметь точную, полную, цифровую процессную модель компании операционного уровня. Создание такой модели в разумные сроки и с разумными издержками – сложная, амбиционная задача для любой компании, которая связана с рядом особенностей.

  • Каждое предприятие является уникальной системой с определенной организационной структурой, ресурсами, участвующими в процессах достижения установленных целей, и множеством ограничений, задаваемых действующими нормативами.
  • Ресурсы предприятия (трудовые, материальные, машинные, информационные) одновременно задействованы во множестве параллельных процессов, операций, проектов и программ.
  • Добиться высокой эффективности использования ресурсов возможно только на основе глубокого понимания происходящих на предприятии процессов, правил взаимодействия и способов распределения ресурсов.

Такое понимание может обеспечить комплексная интегрированная, операционная, имитационная бизнес-модель предприятия, объединяющая модели организационно-штатной структуры, бизнес-процедур, бизнес-операций, бизнес-процессов, выполняемых проектов и программ. Для ее построения используются системы под названием «Аналитические комплексы управления бизнес-процессами» (Intelligent Business Process Management Suites – iBPMS).

В отчете за 2017 год Gartner определяет iBPMS как комплексный набор взаимодействующих программных продуктов, которые координируют и интегрируют в единую систему связи сотрудников, оборудования и автоматов. В первую очередь система поддерживает взаимодействие людей как в ходе нормирования и планирования операций и процессов, так и в ходе фактического выполнения. Осуществляется это через мобильный и облачный доступ к схемам бизнес-процессов и к их интеграции к подсистеме краудсорсинга.

Функционал iBPMS – это и развитая аналитика, мониторинг фактической деятельности в реальном времени для принятия управленческих решений и интеллектуальной координации и управления взаимодействием участников процесса. В соответствии с материалами Gartner, программное обеспечение iBPMS должно поддерживать полный жизненный цикл управления бизнес-процессами компании, начиная с этапа разработки процессов, их анализа, верификации и внедрения, и заканчивая мониторингом и оптимизацией. При этом существует нацеленность развития систем iBPMS в область аналитики и искусственного интеллекта.

Система iBPMS должна представлять собой интеграционную платформу для применения накопленного цифрового опыта (программных систем) компании и сотрудников в практику, путем подключения клиентов и партнеров к бэк-офисным операциям и системам поставщиков посредством стандартизованных протоколов и интерфейсов взаимодействия.

В отчете Gartner явно прослеживается тренд на развитие функциональности Adaptive Case Management (ACM), а также управление процессами на базе анализа событий, происходящих в реальном времени. Конечно, упоминается интернет вещей (Internet of Things – IoT) как техническая парадигма, которая будет интегрирована с технологией iBPMS. В отчете Gartner упоминаются классические технологии Complex Event Processing (CEP) и Business Activity Monitoring (BAM), которые применяются с целью непрерывного мониторинга и управления процессами, а также отслеживания аномалий или исключений.

Новые архитектурные парадигмы, такие как сервисно-ориентированная архитектура (SOA), делают реальные бизнес-процессы более адаптивными. Еще больше повышают адаптивность такие подходы, как программное обеспечение как услуга (SaaS) и облачные вычисления.

BPM-системы обеспечивают соответствие между компонентами ПО и бизнес-требованиями к процессам.

Для построения точной, полной, динамической цифровой модели необходима база знаний об операционном устройстве компании. Источник этих знаний – сотрудники. Известно четыре способа извлечения этих знаний:

  • Интервьюирование. Традиционный и наиболее распространенный метод сбора данных. Он используется практически при применении любых известных BPMS. Однако он и наиболее затратный, требует привлечения внешних консультантов. Вопросы интервью обычно не стандартизованы. Состав вопросов и их содержание зависит от тех, кто их задает, поэтому и результаты моделирования не всегда предсказуемы и зависят от консультантов.
  • «Бумажное» анкетирование. Отличается определенным формализмом и результаты могут быть более предсказуемы. Однако низкий уровень ответственности анкетируемых в отношении ответов, трудности, связанные с представлением последовательности выполняемых операций, часто требуют проведения повторного выборочного анкетирования или интервьюирования. Кроме того, необходима длительная техническая обработка полученных анкет.
  • Метод Process Mining. Суть его заключается в автоматизированном извлечении исходных данных о процессах из логов автоматизированных систем операционного уровня. Чтобы воспользоваться этим методом, необходимо иметь на предприятии системы управления операционного уровня, причем этими системами должны быть охвачены большинство сотрудников. Такого практически нигде нет, поэтому применение этого метода ограничено.
  • Автоматизированное анкетирование. Обладает всеми положительными качествами «бумажного» анкетирования и свободно от его недостатков, так как автоматическая система помогает корректно отвечать на вопросы. Собранные в результате автоматизированного анкетирования данные обладают формализмом и позволяют автоматически создавать кросс-функциональные и сквозные бизнес-процессы.

Системы, ориентированные на методику Process Mining и технологию автоматизированного анкетирования, позволяющие быстро, детально и качественно автоматически генерировать модели бизнес-процессов, не представлены в отчете и квадранте Gartner. Возможно, это произошло из-за того, что таких систем пока очень мало. Тем не менее, исследования и разработки в этом направлении ведутся в Нидерландах, Италии и России.

Один из авторов цикла PDCA Эдвардс Деминг утверждал: «Если человек не может описать в виде процесса, что он делает, значит, он не знает, что делает». Действительно, каждый сотрудник, проработавший определенное время в компании, точно знает, что он делает и как он выполняет свою работу. А совокупные знания всех работников в деталях определяют, как устроено предприятие, и как оно работает. Для создания модели остается только собрать эти знания и преобразовать их в модель.

Для решения задачи генерации модели на основе технологии автоматизированного анкетирования необходим механизм передачи знаний сотрудников в базу формализованных данных об устройстве компании. Другими словами, система должна трансформировать знания сотрудников в базу знаний компании. Это можно реализовать в ходе полного формализованного автоматизированного анкетирования сотрудников. Причем, достаточно поместить в базу данные о деятельности всей совокупности ролей компании. Вот почему эта система получила название «Система ролевого моделирования».

Такой подход по сравнению с традиционным интервьюированием позволяет повысить точность и полноту модели. Время моделирования по сравнению с традиционным подходом сокращается с 1-1,5 лет до 1-1,5 месяцев, то есть приблизительно в десять раз. При этом отпадает необходимость привлечения дорогостоящих внешних консультантов.

Подобная система на основе автоматизированного анкетирования сотрудников создает в автоматическом режиме бизнес-модель предприятия, включая имитационные модели кросс-функциональных и сквозных бизнес-процессов, а в планах и имитационные модели проектно-процессной деятельности. Более чем десятикратное сокращение сроков моделирования достигается за счет комплексного подхода к процессу создания модели, а именно за счет:

  • Четкого следования событийному (по Гартнеру) определению бизнес-процесса.
  • Простого и понятного инструментария создания организационно-штатной структуры предприятия.
  • Хорошо структурированного набора вопросов для анкетирования сотрудников.
  • Автоматизации процесса сбора данных в ходе анкетирования сотрудников.
  • Исключения из процесса создания модели предприятия работ по интервьюированию сотрудников предприятия внешними консультантами.
  • Минимального набора символов языка BPMN 2.0 (десять базовых символов) для графического представления бизнес-процедур (workflow).
  • Высокой степени разделения труда и распараллеливания работ в ходе анкетирования (на вопросы, имеющие отношение к деятельности определенной роли (должности), отвечают сотрудники, занимающие именно эту должность, поэтому общее время создания базы знаний предприятия не превысит максимального времени описания своей работы отдельным сотрудником).
  • Автоматической генерации кросс-функциональных и сквозных бизнес-процессов.

Следует особенно подчеркнуть, что скорость построения модели, а, следовательно, и изменения внутренней организации бизнеса в ходе оптимизации бизнес-процессов чрезвычайно актуальна в связи с тем, что современная бизнес-среда весьма изменчива и компаниям просто жизненно необходимо иметь инструменты для быстрой, свободной от рисков, уверенной трансформации операционной деятельности.

Краудсорсинговая iBPMS может занять ключевое место и в системе бережливого производства компании. Все виды потерь, которые снижают эффективность, могут быть в явном виде описаны в операционной модели предприятия, а вероятности их возникновения может быть выявлена в результате мониторинга фактической деятельности средствами системы iBPMS.

Более двух веков назад экономист Адам Смит в своей книге «Исследования о природе и причинах богатства народов» привел пример повышения производительности труда в 240 раз только за счет правильной организации бизнес-процесса изготовления булавок. В современном мире производятся, выполняются и предоставляются миллионы наименований товаров, работ и услуг. Опрометчиво думать, что все процессы производства этих продуктов оптимальны. На наш взгляд, краудсорсинговая система iBPMS способна в кратчайшие сроки оптимизировать и существенно повысить операционную эффективность компании включая производительность.

Комментарии
Финансовый директор, Москва

"На многих российских предприятиях производительность труда в разы ниже, чем в развитых странах.". что есть производительность труда в мировом масштабе? в чем вы ее измеряете, делая вывод ро разы?

Генеральный директор, Москва
Лариса Лотоцкая пишет:
"На многих российских предприятиях производительность труда в разы ниже, чем в развитых странах.". что есть производительность труда в мировом масштабе? в чем вы ее измеряете, делая вывод в разы?

Здесь лучше сделать ссылку:

См. " Авторский коллектив. Практика менеджмента: Исследование McKinsey Global Institute. Эффективная Россия: производительность как фундамент роста. Российский журнал менеджмента 109, Том 7, № 4, 2009. С. 109–168."

И конечно процитировать президента:

В своем Послании к Федеральному Собранию 1 марта 2018г. В.В. Путин сказал «…Для дальнейшего изменения структуры национальной экономики, наращивания её конкурентоспособности необходимо на принципиально ином уровне задействовать источники роста. Где они? Прежде всего – увеличить производительность труда на новой технологической, управленческой и кадровой основе. По этому показателю мы всё ещё заметно отстаём….»


Аналитик, Москва

После прочтения данной, довольно интересной надо признать, статьи все же возникает ряд вопросов к автору.

Как видно из первой части статьи, предприятие все же пытается управлять своими процессами. По тексту складывается впечатление что процессы организации выявлены, описаны, и автоматизированы (посредствам внедрения какой-либо BPMN системы).

Далее, во второй части, автор продолжает, указывая на необходимость выявить процессы организации путем анкетирования либо других направленных на это методик.

В связи с чем возникают следующие вопросы:

  • Насколько актуальными будут те процессы, которые вместо профессиональных консультантов определят в общем то не имеющие специальной подготовки люди. Работники организации. И не попытаются ли они описать эти процессы не совсем корректно с выгодой для себя. И как это можно проконтролировать.
  • Как вновь выявленные процессы будут имплементироваться в уже функционирующую BPMN систему с наименьшими потерями для процесса управления и функционирования самой системы.
Слушатель MBA, EMBA, Москва
Эльвира Лихачева пишет:
Если Вы хотите узнать, что я понимаю под системным мышлением, то для меня это умение "видеть" "петли обратной связи" в происходящих событиях. В школе нас приучают к простой ...... А жаль, потому что польза большая и для производственной деятельности, и для жизни в целом. В практическом плане - это привычка регулярно задавать себе два вопроса:1) как - какими своими решениями и действиями (или нерешительностью и бездействием) - я обеспечил и поддерживаю нынешнее состояние?2) если я буду продолжать делать то, что я делаю сейчас, то к чему это приведёт, какой результат я получу?

А где здесь петли обратной связи? Хоть положительной, хоть отрицательной?

Слушатель MBA, EMBA, Москва
Сергей Лосев пишет:
Валерий Овсий пишет:
Системное мышление — это умение выделить в системе процесс, умение специфицировать входные данные процесса, выходные данные, ограничения на выполняемые работы, внешние влияние и управляющие воздействия.
Интересно, что в Вашем определении главное - это процессы.
А в определении из книги, рекомендованной Грефом, главное - структура. ("система - это множество частей, действующих как единое целое").
Думаю, что системный подход должен оба эти понятия (процессы, структура) включать в себя, синтезировать

здесь я +1 поставил. Рука дрогнула в сматрфоне...

Knowledge manager, Екатеринбург

Думаю, что спорить о строгости понятий "эффективность", "оптимальность" и "качество" бессмысленно. Эти понятия из того же ряда, что и "красота" и "гармония". Употребление этих терминов в деловой среде, тем более, в процессном управлении - это всегда обман. Эти термины, как упаковка, используются для общения с неподготовленным собеседником. Для процессов нужны другие категории - время, стоимость, метрики результата. И тогда, процесс "не эффективен по времени", "не оптимален по стоимости", но выдает "качественную" продукцию. Три разных точки зрения, можно опять спорить.

Генеральный директор, Москва
Олег Кузнецов пишет:
Думаю, что спорить о строгости понятий "эффективность", "оптимальность" и "качество" бессмысленно. Эти понятия из того же ряда, что и "красота" и "гармония". Употребление этих терминов в деловой среде, тем более, в процессном управлении - это всегда обман. Эти термины, как упаковка, используются для общения с неподготовленным собеседником. Для процессов нужны другие категории - время, стоимость, метрики результата. И тогда, процесс "не эффективен по времени", "не оптимален по стоимости", но выдает "качественную" продукцию. Три разных точки зрения, можно опять спорить

В BPM CBOK 3/0 (Свод знаний по управлению бизнес-процессами, Международная ассоциация специалистов управления бизнес-процессами)) термин эффективность упоминается 778 раз на 433 страницы текста. В этой фундаментальной книге эффективность самый употребляемый термин. Чаще употребляется только термин бизнес-процесс - 3487 раз. Таким образом, BPM CBOK 3/0 - это книга об эффективности бизнес-процессов.

Существуют разные категории эффективности: производительность, время выполнения, вариабельность, качество..... и др.

Что касается определения, то:

"Эффективность процесса – это отношение результата, достигнутого за статистически значимый промежуток времени, к затратам, понесенным на достижение этого результата, при заданных параметрах входного потока заявок."

Из-за того, что многие не понимают , что такое эффективность, у меня есть желание написать специальную статью на эту тему. Собственно статья уже написана. но написана она 1) для фундаментального научного журнала, 2) в ней упоминается программный продукт, умеющий в цифре измерять эффективность.

Knowledge manager, Екатеринбург
Александр Колосов пишет:
Эффективность процесса – это отношение результата, достигнутого за статистически значимый промежуток времени, к затратам, понесенным на достижение этого результата, при заданных параметрах входного потока заявок."

Александр, не получается понять, туман. "...отношение результата", "статистически значимый...", "при заданных параметрах входного потока". Кроме того, получается, что играя этими нестрогими параметрами, можно менять эффективность?

Генеральный директор, Москва
Олег Кузнецов пишет:
Александр, не получается понять, туман. "...отношение результата", "статистически значимый...", "при заданных параметрах входного потока". Кроме того, получается, что играя этими нестрогими параметрами, можно менять эффективность?

Олег, мне кажется, что чтобы я ни написал, у Вас появятся аргументы в пользу нестрогого определения и массы возникающих вопросов.

Приведу простой пример из учебника по арифметики начальной школы:

Из пункта А в пункт В отправился поезд со скоростью 50 км в час. За какое время поезд достигнет пункта В если расстояние между пунктами А и В 100 км.?

Следуя Вашей логике поставленная задача не полностью определена и решения не имеет.

Действительно. Пункты А и В имеют протяженность и эта протяженность не определена. Поезд состоит из вагонов. Каждый вагон имеет свою длину. В постановке всё это не указано. Поезд не может двигаться с постоянной скоростью (есть участок ускорения и торможения). И т.д. и т.п. И далее, всем российским школьникам, давшим ответ 2 часа, следует поставить неудовлетворительную оценку.

Вместе с тем, приведу еще несколько определений:

Результат процесса – это количественная оценка результата, достигнутого за статистически значимое время, при заданных параметрах входного потока заявок.

Затраты процесса – это издержки, выраженные либо в денежном выражении, либо трудозатраты, затраты на оборудование, машины и механизмы, материалы и т.п., понесенные на получение результата за статистически значимый промежуток времени.

Статистически значимый промежуток времени - характеризуется тем, что результаты и затраты процесса, многократно запущенного в равных условиях на любом таком отрезке времени, не будут существенно отличаться друг от друга.






Knowledge manager, Екатеринбург

Наверное, Вы правы, нельзя подходить к дисциплине "Управление" с математическими инструментами. Хотя, попытки эти не прекращаются, что и порождает споры. Да и школьники со временем понимают, что поезд почему-то не укладывается в положенные два часа.

За статью, Александр, спасибо! Без творческого подхода внедрять процессное управление невозможно.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
Пожар во Владикавказе

ЧП дня: на заводе «Электроцинк» во Владикавказе произошел крупный пожар.

Саудовская Аравия признала убийство

Аравийский генпрокурор подтвердил, что журналист Джамаль Хашкаджи был убит в консульстве в Стамбуле.

Бюджетный прогноз изменен

Цифра дня: Минфин повысил прогноз профицита бюджета в 4,4 раза.

​«Тинькофф» создал свою биометрию

Банк дня: «Тинькофф банк» предоставит свой алгоритм распознавания голоса.