Мария Яковенко: Что делать, если вам поручили организовать корпоратив

Мария Яковенко

Наступило долгожданное лето, и работающим в офисе хочется оказаться поближе к природе. Летом проводятся такие мероприятия, как День строителя, День железнодорожника, но и в других отраслях есть много поводов организовать корпоративный выезд. Поэтому хочется поговорить о том, как организовать хороший, запоминающийся праздник. Есть ли готовый рецепт? Наверное, нет, но есть алгоритм, следуя которому можно с наибольшей вероятностью избежать досадных ошибок и сделать мероприятие на твердое «четыре». Для того, чтобы мероприятие получилось фантастическим, запоминающимся, не похожим на другие нужно вложить в него всю душу, если, конечно, Вы ставите перед собой такую цель.

Как театр начинается с вешалки, так и подготовка любого мероприятия начинается с плана. Поэтому рассмотрим типовой план подготовки, снабдив его комментариями и мыслями, полученными в ходе большой личной практики организации корпоративных праздников и мероприятий разного формата и масштабов для компаний в которых я работала директором по персоналу. Комментарии могут оказаться кому-то полезными, кому-то до боли знакомыми, кому-то спорными или смешными, но таков мой личный и неповторимый жизненный опыт и восприятие действительности.

Организовать хороший корпоративный праздник не так просто как кажется. В чем разница между хорошим праздником и плохим? С моей точки зрения, хорошо – это когда люди сидят вместе за столом за полночь, им просто хорошо вместе и не хочется расходиться. Такая группа часто остается после удачно организованного праздника, когда многие уже разъехались и разошлись по своим делам. И дело здесь не в спиртном, а в общении, в той человеческой синергии, которая возникает за праздничным столом. Когда на следующий рабочий день с утра подходят люди и говорят: - спасибо за праздник.

Плохо - когда после официальной части тихонько выскальзывают за дверь, берут в гардеробе пальто и шапку, а на утро:

-Ну как?
-Как всегда ничего особенного, ну еда да, была, ничего.

Праздник складывается из простых и необходимых вещей и первое среди них – место. Комфортное место может оказаться где угодно, сегодня есть большой выбор: снять ресторан, зал, дворец или просто хорошую поляну, на которой будет работать кейтринг. Выбор зависит от времени года. Если мероприятие проводится на улице, то должно быть достаточно тепло. Важно также, сколько людей планируется пригласить. Например, в Петербурге можно найти зал, где разместятся и десять тысяч человек, но Вы действительно хотите арендовать Ледовый дворец? Стилистика праздника подбирается в зависимости от темы мероприятия. Можно корпоративный стиль разнообразить таким образом: допустим, мы серьезная и богатая компания, поэтому на Новый год мы проводим коктейль во дворце Юсуповых, а поскольку мы еще и молодая компания, то летом у нас есть праздник на природе и все приезжаем в джинсах. Хорошо. Концептуально.

Существует большое количество агентств, которые помогут подобрать площадку, договорятся об аренде и покажут несколько вариантов. Совсем не обязательно брать все хлопоты на себя. Это имеет смысл делать только в том случае, если нужно сэкономить около 10% от стоимости аренды и банкета. Именно такой процент, как правило, берут за услуги профессиональные организаторы мероприятий.

Испортить вечер себе и всем остальным, можно сэкономив на еде. Ее не должно быть слишком много, чтобы уходя, гости не смотрели с тоской на то, что осталось. Но еда должна быть хорошего качества, имеет смысл зайти пообедать в приглянувшийся ресторан и попробовать кухню. Еды должно быть достаточно, чтобы у гостей не было пустых тарелок. Для банкета раскладка минимум килограмм на человека.

Спиртное редко заказывают в ресторане. Чаще покупают оптом и привозят с собой. Есть гипермаркеты, а при большом заказе оптовые компании с удовольствие продадут партию со скидкой.

Программа. Здесь пятьдесят процентов успехов и неудач. Нужен ведущий, желательно с ним встретиться и познакомиться до праздника. Хорошо работать с ведущим постоянно, после пятого корпоратива он выучит наизусть фамилию и имя Вашего директора и сможет сам без Вашей помощи вытаскивать из зала полюбившихся ему сотрудников на конкурсы. Можно пригласить артистов. Без них бывает скучно. Мы не такие крутые массовики-затейники (как Вы не знаю, говорю за себя) чтобы два часа держать аудиторию. Отдохните хоть раз сами. Это применимо, если праздник проводится в традиционном ключе, то есть первые два часа все сидят за столом и смотрят на сцену, а последующие – танцуют и развлекаются.

Оптимальная продолжительность программы – около двух часов. Можно делать перерывы, чтобы размять руки и ноги. Приглашать звезд или нет, зависит от бюджета. Если есть возможность, нужен как минимум один артист и 2-3 номера «на разогрев». Приглашали фокусников, танцоров, артистов разговорного жанра, бывало удачно и не очень. В результате проб и ошибок начали просматривать фотографии или видео артистов до того как их пригласить. Еще лучше прийти посмотреть шоу, которое предлагают для корпоратива в клубе или там где оно проходит. Чтобы иметь представление. Иначе можно получить сюрприз и долго потом переживать на тему: что подумал обо всем этом Ваш генеральный директор. Артисты – люди творческие, а понимание того, что приемлемо и хорошо для Вашей компании у Вас должно быть свое собственное и достаточно четкое.

Подвозка до места праздника стоит денег, но она того стоит. Обратно можно автобусов оставить меньше, многие уедут сами на машинах. Организатор остается до конца праздника. Это часть работы. Если отдыхали на природе, соберите в лесу заблудившихся сотрудников и довезите до дома. Вам же спокойнее будет.

Охрану нужно брать с собой обязательно. Мало ли что. Двух человек вполне достаточно. Вид людей в черном, стоящих по периметру пляжа, наводит на интересные ассоциации.

К спортивным корпоративам можно отнести спартакиады, веревочные курсы, пейнтбол, катание на коньках, тройках, собачьих упряжках, лыжах, игра в футбол и тому подобное. Но любая активность травмоопасна. Нужно помнить об этом, иметь аптечку и телефон скорой помощи на случай, если, не дай бог, что. Часто на больших выездных мероприятиях дежурит скорая помощь и это оправданная предосторожность, проверено опытом.

На тот же случай. Положите в машину воды, бумажные полотенца и шашлыки, конечно, какой же спорт без хорошего шашлыка? Однозначно.

Я не описываю экзотику, например, однажды менеджеры компании предложили отметить двадцать третье февраля, проведя учебные стрельбы из самоходных установок на полигоне воинской части, заедая все это кашей сваренной в полевой кухне. Когда женская часть коллектива идею не поддержала, мужчины не поняли, почему, и слегка расстроились.

Для того чтоб люди пришли на праздник их надо пригласить. Можно раздать пригласительные билеты и указать место за столиком. Если на празднике собирается несколько десятков, а то и сотен человек, рассадку по столам сделать нужно заранее, чтобы каждый знал свое место за столиком и долго его не искал. Приехал, нашел, сел. Все. Отдыхает. Можно сделать объявление по электронной почте или просто повесить его на доске. Разошлите всем или раздайте карту проезда, чтобы все смогли доехать на машинах. Также дайте мобильный телефон для связи. Беспокойный вечер Вам обеспечен, но если Вы организуете праздник для людей, и хотите чтобы всем было хорошо, комфортно, чтобы спасибо Вам назавтра сказали, терпите. Сами в это впутались, терпите и радуйтесь.

Хорошо если Вам помогают. Например, кто-то из Ваших помощником может выехать на место за 1-2 часа подготовиться к приему гостей, а Вы отправляете автобус от офиса, следите, чтобы водителям сказали правильный адрес, что не факт. Был случай, когда из трех автобусов два доехали почти до Сестрорецка, а третий повернул в Кронштадт. Мы их ждали сидя за накрытыми столами минут сорок, встречали овацией.

И, наконец, о главном. Торжественная часть. В начале вечера руководитель что-то говорит. Иногда большую речь о достигнутых итогах и показателях, иногда просто поздравляет присутствующих. Иногда при этом что-то вручает: грамоты, ордена, медали, тульские самовары, премии и прочее, дело вкуса. Торжественная часть хорошо смотрится, когда она подготовлена, Ваш руководитель вышел на трибуну, обеспечьте его всем необходимым: напечатанным крупными буквами списком кого награждать и подписанными почтенными грамотами без ошибок. Ничего сложного.

Не забыть про самое главное, то есть про деньги. Бюджет в большинстве компаний планируется на год, это значит, что укрупненная смета вносится в бюджет подразделения заранее, а фактический бюджет мероприятия согласовываете с директором или другим должностным лицом, имеющим на это право, непосредственно перед заключением договора и оплатой услуг.

Рассказ идет о корпоративном празднике, то есть достаточно официальном мероприятии, на которое приглашено несколько десятков или сотен человек связанных профессиональными отношениями. Если вы собираетесь маленькой дружеской компанией в одном составе уже несколько лет, то все написанное к Вам не относится. Празднуйте на здоровье.

И, наконец, ответ на вопрос, зачем руководство затрачивает немалые средства на проведение праздника. Причина кроется в неформальной и сложно уловимой, но все, же отчетливо ощутимой традиции, в корпоративной культуре, одним из атрибутов которой как раз и является праздник. Традиция коллективных празднований существовала испокон веков во многих культурах не случайно. Праздник помогает снять накопившийся стресс, усталость, сгладить мелкие конфликты и неурядицы, познакомить новых людей с компанией, руководству посмотреть на всех своих подчиненных, собранных в одном месте и сказать: ничего себе сколько народу! Спеть гимн и порадоваться тому, что мы все вместе работаем в одной замечательной компании.

И именно в такие моменты корпоративное сознание расширяется и затем соединяет в себе всех присутствующих на празднике и происходит какая-то сложная реакция, неподвластная рациональному объяснению, в результате которой все становятся чуть-чуть добрее, начинают чуть-чуть любить друг друга и работать становится чуть-чуть легче. И, неожиданно для самого себя, человек говорит о себе и о компании, в которой работает: «мы».

В заключении хочу поблагодарить все компании и всех людей, которые когда-либо помогали мне в организации корпоративных праздников за их труд и терпение.

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Участники дискуссии: Леонид Харитонов, Вадим Петриченко
Коммерческий директор, Воронеж

Мария солнышко! Но все что вы написали, полная галемотья..... Давайте познакомимся поближк?!

Системный аналитик, Украина

Мария, добрый день, не обижайтесь - кто-то уже ''после того''... Орфография об этом просто кричит.
Но по сути - очень толково, спасибо. Конечно, возможно профи тут ничего нового и не увидят, но не все профи, а кому-то такого рода советы нужны позарез.
С уважением В.Петриченко

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Треть россиян проваливаются на стресс-интервью при трудоустройстве

Такую методику при отборе кандидатов использует почти каждый пятый работодатель. 

Компания Admitad раздаст 15% акций ключевым сотрудникам

Владелец компании рассчитывает, что это дополнительно усилит мотивацию команды работать с высокой эффективностью и поможет привлечь новых перспективных сотрудников.

Треть россиян работают удаленно из дома с детьми

При этом женщины остаются дома с детьми чаще мужчин – 76% против 24%.

Forbes опубликовал рейтинг лучших работодателей России

Forbes учитывал не только соцпакет, средние зарплаты и условия труда, но и экологический след компаний и их влияние на общество.